铁路企业档案管理中存在的问题及解决对策

黄海霞

摘要：铁路企业档案会对企业生产及经营产生重要影响，需要将文字、图像类文件留存下来，纳入历史记录范围，使其充分发挥出自身价值。在新形势背景下，铁路企业档案管理中还存在着诸多问题，需要积极探寻解决对策，推动档案管理工作的迅速发展。本文主要叙述了铁路企业档案管理过程中存在的诸多问题及有效的问题解决策略。

关键词：铁路企业档案管理;存在的问题;解决对策;

随着铁路企业的迅速发展，档案管理过程中出现了众多问题，可能会对企业的经营与决策产生一定影响，需要明确档案管理过程中存在的问题，制定针对性的解决策略。

一、铁路企业档案管理中存在的问题分析

（一）档案工作管理制度不够规范

档案室的独立性程度较高，需要和其他工作分开管理。在此背景下，档案管理工作与文书、工程工作的相关关系越来越小，档案管理工作的难度日益增加，难以接触到文件资料的具体形成过程，只根据文件资料即完成了归档工作。除此之外，文书及工程部门人员并未充分认识档案的价值，忽视了具体归档实施的操作过程，这对铁路企业文档归档规范性造成了巨大的影响，提高了文件丢失的概率。

（二）档案工作管理人员的专业素质较低

铁路企业从事档案管理的工作人员大多数是非专业性的人才，属于兼职工作范围。铁路建设强度不断增加，涉及的档案材料种类日益丰富，对档案专业技能的要求不断提高，档案专业知识水平有待于提高，档案员的专业素质水平不过关，不能够做好档案工作管理与应对工作。同时，档案管理工作的效率偏低，对正常工作流程造成了较大的阻碍作用。

（三）档案工作管理的硬件设施有待于完善

诸多铁路企业正在着力建设众多大型项目，涉及到丰富的铁路资源，存储空间严重不足。传统的库房难以顺应档案信息化的要求，需要引入电子化管理的新型方式，提高档案管理过程的科学技术水平，提高管理效率与质量。例如，在整理声音或者视频档案文件时，可以运用电子设备进行管理。铁路企业的领导层对档案管理工作的重视程度不够，经费投入水平有限，硬件设施的更新进度较慢，导致档案管理质量较差，效率较低。

（四）档案管理手段相对落后

国家企业的改革日益区域完善，铁路企业重视经济效益的增长，忽视了档案管理工作的进展，造成档案损坏、丢失等问题，给其后续发展过程造成了严重的阻碍。例如，韩城机务段、宝鸡机务段整合过程中，存在着资料分类不够清楚、资产流失的现象，给档案资源带来了严重的影响。

二、铁路企业档案管理工作中应对各种问题的有效策略分析

（一）提高领导层的领导能力，明确各级人员的职责范围

首先，铁路企业内部的档案管理机构要统一管理档案，严格实行档案管理制度，实现综合管理的目标。在企业生产过程中，可能会记录下文字、图表、声音等各种形式的记录信息，需要按照一定规则做好分类管理工作，将各种形式的文件资料积累起来，并在竣工时及时移交档案，使其充分发挥出自身价值。各层级单位需要不断完善档案管理制度，如保管制度、保密制度、利用制度、岗位责任制度等。企业档案的所有制度属于企业本身，任何工作人员都有保存档案的权利与义务，不能私自留存档案。行政管理、生产经营、技术管理类的文件需要每年度归档一次，截止日期为第二年第一季度。产品研发、设备管理、基础建设等类型的文件资料需要在项目完成之后的15日内及时归档，并移交给档案处管理。项目部人员需要严格遵守企业制定的档案管理制度，做好关于各类施工工程材料的收集工作，妥善保存并及时移交给档案部。

其次，项目经理需要将档案交接工作写入制度管理过程中，使得档案人员离岗或者调动之前做好交接工作，在办理完交接手续之后再进行调动。若档案管理人员并未办理交接手续，禁止其签发调动企业的通知，禁止办理工资转移工作。在档案管理人员离职之前，需要对所有档案进行一次清理，使得账目和物品相符合，分类存放未整理的文件资料，及时催还借阅资料，写好档案移交清单及報告。在移交过程中，需要做好监督管理工作，由机构负责人统一管理安排专业人员进行监督，促使其认真履行工作职责，严格按照原则办事，提高办事程序的规范化程度。

（二）提高档案管理人员的整体素质水平

铁路企业需要招聘专业素质水平较高的档案管理人员，使其将自身技能带入到企业发展中，提高铁路企业的档案管理工作水平。档案管理工作十分繁琐，需要运用专业化技术提高管理工作的规范化程度。例如，在档案整理过程中，需要严格审核其质量，做好把关工作，加强专业技术人员的知道，使其能够在更加规范化的环境中完成工作任务，提高档案工作管理的效率与质量。同时，档案管理人员需要树立终身学习的理念，掌握当前档案业务进展的最新情况，提高自身的业务水平，能够根据铁路企业的实际情况制定出科学合理的档案管理制度，提高档案管理人员的工作效率及档案管理体系的规范化程度。

（三）增加对档案管理工作的资金投入，加大硬件设施的建设强度

在铁路企业管理档案的过程中，需要将有价值的资料留存下来，做好对不可再生资源的保护工作。档案资料对于企业的发展来说具有重要的价值与意义。因此，铁路企业需要足够重视档案管理工作，加大对档案管理必需品及用具的资金投入水平，积极购入先进的设备，切实保障档案资料。同时，还应该增强档案管理基础设施的投入水平，购买专业库房及存放档案的箱柜，扩大档案存放空间，提高档案管理工作的效率与质量。

（四）提高信息共享程度

高铁时代迅速到来，档案查阅次数及数量不断增加，传统档案的主要载体是纸张，具有携带不方便、传递效率较低、难以顺应时代发展需求的缺点。档案局提出，需要建立覆盖范围广泛的档案资源管理机制，为人民群众提供更多便利，增强档案管理工作的智能化水平。铁路企业需要不断创新服务管理策略，革新传统档案管理过程中存在的缺陷，积极引进现代信息管理技术，建立起优质的档案信息管理机制，打造出高质量的信息共享平台，提高信息资源共享程度。

（五）做好档案管理的宣传工作，加强铁路企业档案管理意识

铁路企业需要不断加强档案制度的宣传管理工作，普及档案管理知识，使得全体员工都树立档案管理观念。档案管理工作人员需要意识到自身工作的重要性，将更多热情投入到档案事业中，认真做好档案管理工作，学习更多专业技能，提高业务人员管理档案资料的质量及效率，为铁路企业的顺利发展奠定强有力基础。

（六）不断优化档案管理条件

档案保管条件的质量会对档案完整性及其发挥的价值产生重要影响。铁路管理行业需要坚持创新性理念，做好为民服务的工作，建立智能化程度较高的档案管理工作室，统一管理企业内部档案。可以配备智能档案的密集柜，使其具备各种防护功能，使其满足档案保管的各种条件，满足安全存放的要求。

结束语：

综上所述，在信息技术水平不断提高的背景之下，需要在档案管理过程中提高科学技术水平，展现出科技档案管理过程中的优势与作用，提高科技档案管理工作的质量与效率，呈现出科技档案的更大价值，推动社会经济的快速发展。我也高层人员需要积极转变管理观念，不断创新与尝试新型档案管理手段，增强管理效果，推动档案管理的现代化水平，使其能够更好的为企业经济发展服务，提高自身经济的竞争力水平。

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