PDM产品数据管理策略引发的对高校教务管理系统的思考

摘要：教务管理是高校各项管理工作中的核心业务，随着教学体制改革的深入，特别是高职院校，专业要紧跟社会经济发展，开设的课程深度和广度不断延伸，教学体制也从学年制向学分制过渡，导致课程设置每一年级差异在20%以上。原有的教务管理系统在使用过程中已经出现瓶颈。为提高教务管理水平必须更新管理思想，增强对管理活动的科学认识，了解教学运行中的需求与痛点，通过运用先进的信息技术，融合更先进的教学管理理念，整合更智能、符合教学运行规律的，建立适合各个学校的自身需求的教务管理系统，是深化教育体制改革的必经之路。本文将对教务系统中教学计划管理这一顶层功能的实现，通过借鉴PDM系统管理的过程与理念，提出一些可行的想法。

关键词：教务管理系统;教务ERP;PDM产品数据管理;课程体系;人才培养方案

制造类企业存在计划员这个岗位，岗位职能对接工程师的产品设计图纸，确定采购项目，制定采购计划下达给采购员。在一个没有PDM产品数据管理系统（PDM是Product Data Management的缩写，即产品数据管理，包括零件信息、配置、文档、CAD文件、结构、权限信息和所有与产品相关的过程，帮助企业在整个产品生命周期内对产品数据和开发过程实施有效地管理）的企业，这项工作开展起来比较困难，首先要将设计的产品图纸打印区分类别，编制采购表格，下发给采购员，还要核对购买回来的物料质检入库，工作量较大。在生产过程中如出现多余或者损耗的物料又无法溯源查询，难以确定是设计图纸还是采购还是生产过程产生的问题。一旦出现问题，计划员就成了工程师、采购员，车间主任投诉的对象。实现PDM管理后，工程师完成设备图纸设计，就可以从系统中导出物料BOM，实现无纸化办公，计划员根据零件的信息描述，按物料类别直接下发到采购员。计划员在办公室中面对电脑就能掌控采购进程，采购过程中出现问题均可溯源，不会因为人为失误在这个层面出现问题，这项工作也就变得更加高效。

在高校中，有一部分教学运行工作与制造类企业中计划员岗位比较相似。教学秘书负责专业负责人（设计工程师）制订的人才方案课程体系（设计图纸），编制学期开课计划（采购计划），与教研室一起安排授课教师（安排采购员），按开课计划制定教材选用计划（采购零件）。现阶段这个过程中存在反复收集整理、调整、修改、手动录入等诸多人为操作的环节，因此不可避免会出现一些问题，比如课表冲突了，教材更新不及时、数量有误差等等。这些问题给学生管理、教师教学以及学校教学秩序等造成麻烦，但这些问题又不像制造类企业那样会造成直接损失，所以这些问题经常被掩盖，被忽视。

如果我们将人才培养方案制定当成一个新的设计项目，把人才方案中课程体系看成一台设备，每一门课程都看成一个零件。并且依托于一个类似于企业PDM系统的教务系统的管理，实现教务系统中教学计划管理这一顶层功能的设计，那么后续的开展工作将会更加顺利，教学过程中所有流程都有依据，所有变更都可查询，所有问题都能得到追溯。符合教学规律的教务系统建立将促使教务管理工作日益规范化、制度化、科学化、智能化、大大减少教务管理的人工操作，有效促进高校教学管理水平，提高教学运行效率。

一、规范标准模板才能绘制合格图纸——制定规则完善课程数据库

产品的制造依托于合格的零件。如果将人才培养方案中课程体系比喻成一台机器，那么课程就是组成这台机器的零件。一张规范的机械零件图纸的信息会包含图号、名称、材料、尺寸、表面处理、技术要求等，才能用来制造。一个完整的课程信息，可以包含课程代号、课程名称、理论/实践学时、周课时、授课院系、专业、教材信息、授课团队人员，甚至附带课程标准文件，才能称之为完整的个体。将这些课程放在服务器上就成了数据库的源，在人才方案制定课程体系的时候能直接选用。

建立课程数据过程中，需要注意的是课程代码。课程代码与制造企业中零件图样及设计文件一样，均应具备唯一的代号。从JB/Z 222-1984的机械标准来看，制造类企业在设置图号的过程中，想通过图号来识别零件性质，命名规则非常复杂，包含有级/类/型/种/项各种信息。这项标准制定在80年代，那时的机械品类单一，设计更迭缓慢。按照这个标准要求，编码规则就有好几页，新员工图号命名标准的熟悉过程也需要不少时间。近年来随着PDM产品数据管理系统广泛在大中型机械企业使用之后。复杂人工编码已经逐步被简单的电脑自动编码取代。

复杂的课程编码规则最终增加的是人才培养方案制定者、数据填报人员、教务系统管理人员的工作负担。手动输入的课程代码，需要注意编码规则，避免代码重复，还要确保不会发生输入的错误。在没有管理系统的支持下，查询到的结果包含的信息是非常有限。课程代码的复杂化将带来一些问题：

1）复杂的代码的区分不会给授课老师带来便利，反而增加的是教务人员的负担。

2）教务系统目前没有对所有人开放，代号编制使用都要通过教务员。因此制定人才培养方案的专业负责人无法检查是否有重复课程，也不能在人才方案编制的时候将新课程直接录入到教务系统中，也就导致了人才培养方案中的课程编码在一到两年后与教务系统不一致。

3）在今后发生机构调整，或者学院更名后又需要更新编码。

课程代号的编码规则可以参考PDM系统管理下的要求：在使用的过程中，代号的唯一要求就是唯一性。依托于管理系统存在的课程信息可以按以下流程进行设计：

1）减少分类，不必区分学院，专业，方向。比较有意义的区分可以定义为公共课（GG），思政课（SZ），理论课（LL），实训课（SX）四个大类。

2）本校为例2021年数据平台录入高职课程1300门（包含不同专业、方向的重复课程）。四位数代码即可满足使用。

3）人才方案编制人員在服务器端检索同学院相同课程，无重复课程，在服务器端申请课程代号，代号按自然数递增依次发放。填写申请原因，定义课程，完善课程信息（学院，专业，理论/实践学时，周课时，学分，教材信息，授课老师团队等）如有相近专业使用相同课程时，在课程信息添加多个对应专业。

4）教务管理员对信息完整的课程检查，发布。发布后普通权限不允许更改。

5）增加课程信息版本号的设置。课程相关信息的小改动，比如更新教材，授课人员等内容，填写修改更新信息，课程代号从LL0001-A变成LL0001-B，依此类推。并在服务器端保留修改人员信息，描述修改原因。如有教学学时，周课时，学分等重大变化，申请新代号并在人才方案中使用新代号课程。通过管理员审核发布。

二、做好顶层设计——建立与课程库关联的人才培养方案课程体系

人才方案编写过程中普遍存在问题，例如缺乏规范，质量参差不齐，版本管理混乱，协同性差，监控反馈沟通修改成本高，查阅困难等，方案中课程体系很难保证三年不发生改动。教务系统直接相关的是人才方案中课程体系，课程体系是人才培养过程和人才培养目标最直接的反映，人才方案制订成册后，使用最为频繁的部分就是课程体系，每一年的人才方案反复修改过程中，除课程体系论证的时间之外，课程设置与调整，课时计算也需要大量时间。人才方案中的课程体系编制的不规范对后续工作的开展带来很多麻烦。主要存在的问题有：

1）没有标准课程数据库的支撑。一方面修改课程没有依据，在已经有教育部发布的职业教育国家教学标准体系，或者课程标准的前提下，周课时量随意修改;另一方面，修改起来毫无成本，想改就改，不考虑教学实际条件（教学设备、师资）;没有在第一时间确定授课教师、教材这一些类可以提前计划的信息。

2）修改过程不可溯源。在三年学生培养过程中，不可避免会有一些课程的调整，纸质版人才培养方案修订不便。一些必要的调整无法落实到新一级的方案中，或者编写的错误又再次出现。

3）表格课时无法自动计算。修改一门课，学期课时，总课时，理论实践课时占比等都会随之发生变化，这些信息都要重新手动计算。

在课程数据库的建立后，编制人才培养方案时，专业负责人就可以按学院专业分类检索调用数据库中的课程，课程如果有信息更新，例如教材更换，就更新课程版本例如：从课程LL0001-A升级到课程LL0001-B或者在数据库中新建新课程在放入在人才方案课程体系中，并确定开课学期。形成一个以人才方案为主干，授课学期为枝干，课程为叶片的“树”。实现在选定年级专业，开课学期两个变量后，就能读出一份与之对应的开课计划。确定无误后，管理员发布《XX级XX专业人才方案》-A并不允许普通权限修改。

三、自顶向下——由人才方案导出学期开课计划

每一年学期前确定开课计划，专业负责人负责三个年级的教学计划检查与更新。在第二条的人才方案的顶层设计基础上，教务处统筹公共课程变更，专业课开课如果有调整，专业负责人将《XX级XX专业人才方案》-A升级版本到《XX级XX专业人才方案》-B调整教学计划并做好修改记录，检查课程信息（课时，学时，教材，确定授课教师），进行课程版本更新，例如将LL0001-A升级到课程LL0001-B。确定无误后教学秘书读取相应学期的教学计划。根据课程信息选定教材，授课老师。生成授课计划、教学任务、导出教材等清单。这个过程中需要注意以下两点：

1）开课计划临时改动。计划改动通过顶层人才方案课程体系进行修改，做到所有改动可追溯。

2）与教务系统功能的整合。人才培养方案修订（至少是课程体系），教学计划制定，开课计划制定应该是逐级推进的连续过程。必须实现在同一系统平台上实现三者的关联，并且与教务系统原有功能对接。仅为实现单个功能，比如为了人才培养方案信息化管理购买某个软件而不与教务系统做好对接，那将会增加额外的工作量。

以上系统的建立，预计能实现以下功能，并且简化教学运行过程中一些繁琐的工作：

1）所有课程可追溯信息，课程包含的信息，例如教材，授课教师团队等都可以追溯。通过链接附件文档即可进行课程标准管理。

2）人才方案中选用服务器端课程，教务统筹公共课，专业课自动计算理论/实践课时，生成课程体系表格，粘贴到人才培养方案中，计算理实一体化占比，各专业人才方案作为一级目录，公开，引用，方便统一建立专业群课程体系设计等。

3）实现人才培养期内的动态调整。按对应年级人才方案一级目录，设定学期，开课计划自动生成，方便教务管理员核对。

4）与教务系统对接，直接生成每一学期各专业授课计划，部分课程直接选取课程设置中的授课团队教师，初步制定教学任务。

5）通过修改权限的管理，确保课程的唯一性，并做好版本迭代。确保每次使用的都是在一定时间段的最新版本。不同专业、方向使用同一门课程的，避免出现使用教材不统一，课程信息更新不及时等人为造成的问题。

6）课程信息可以参考数据平台填报信息字段要求。减少数据平台课程填报时候的错误和工作量。

7）系统建立后，节省编制人才方案过程中在计算核对课程体系那一部分的内容的时间。减轻各学院制定教学计划，开课计划，教材清单，教学任务的工作量。数据平台课程信息填报时，在系统中设置字段接近，课程这一部分的填报工作也将变得容易与准确。避免人为操作可能会造成的错误。

结语

人力成本在企业中是最大的成本，企业需要大量“螺丝钉”、“按钮工”式的普通操作工，因此会尽量通过顶层设计解决大部分问题，并利用PDM系统对物料信息进行管理，避免人为失误出现在生产过程之中。如果总是在制造过程中修修补补，就算这台设备通过“技能大师”之手完成，所付出的时间与人工成本也是企业不能接受的。教学运行过程中涉及的人与事非常繁杂，通过运用先进的信息技术，做好顶层人才培养方案课程体系的设计，关联好教学活动中的各项指标，参数，融合更先进的教学管理理念，整合更智能、符合教学运行规律的，建立适合各个学校的自身需求的教务管理系统，教学运行环节的推进将更加顺畅，教务管理人员也可以从年复一年的低效工作中解脱出来。

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作者简介：王珂：（1988—），男，大学本科，工程师，交通与物流学院教学秘书。研究方向：特种加工、设备制造。