信息时代背景下办公室档案管理工作探讨

陈红艳

摘要：目前，我国在办公室的档案信息化管理建设中依旧存在较大问题，阻碍着办公室内部各项事务管理的效率，作为相关有关部门，必须要积极探索相关的原因以及解决方法，不断促进办公室在资产管理方面档案信息化管理的进程，尤其是在投资和融资方面的档案管理，更要充分的利用信息化技术，为提高办公室资产管理档案工作效率的提高提供支持。

关键词：档案管理;信息化;优化;质量

引言：近年来，随着国家信息化的大力发展和建设，我国档案信息化不断地随之发展，为后期档案信息化管理的进一步深入发展奠定了良好的基础。但是在办公室档案管理上，由于技术手段和经济条件的诸多限制，导致办公室档案信息化管理的并不全面，目前，我国的档案管理信息化只是基于部分地区的试点，大部分地区仍然没有建立档案信息化的建设系统。因此，如何推进档案信息化管理制度建设已经成为了急需解决的问题，必须从国家和社会的各个方面进行必要的资金和技术支持，发挥档案信息化管理在我国档案发展和管理中的重要作用。

一、档案信息化管理现状

（一）档案信息化的整体环境

环境对于档案信息化的发展具有重要影响，良好的环境能够帮助档案管理信息化的快速推进，为档案信息化的进一步优化提供必要的支持[1]。目前，社会各个行业在档案管理中，信息化都得到了比较充分的应用，读者在进行相关文献查找时，只需要点击鼠标就可以快速的知道文献所在的位置，从而快速的拿到资料。但是，在信息化应用的同时，依旧存在一定的问题，在目前的应用中，档案信息化中的存储信息大多数都是原始信息，这些信息往往都是由各个部门上报，因此存在一定的差异性，这时候就需要将这些信息进行统一化，但是由于该项工作压力较大，因此在实际应用中，基本很难完成，为档案信息化发展带来了一定的阻碍。

（二）档案信息化管理的数字化能力

档案信息化其实就是档案的数字化，在资产管理中，使用档案数字化的方式一般有两种。第一种是通过扫描、录入等方式将纸质版或者声像版的信息全部进行数字化;第二种方式就是通过整合信息资源，通过现代的多媒体技术将其建立成为电子文件。第一种方式是比较传统的方式，需要花费大量的时间和人力，而且操作起来比较复杂。第二种方式需要的时间较少，而且效率较高，但是需要比较复杂的技术，如果处理不当，就会造成信息的大批量流失，存在一定的风险性。因此，目前的档案信息化发展中，由于数字化技术还未形成规模，因此导致档案信息化资源在整合的过程中无法形成有效的推动力。

二、办公室档案信息化管理中存在的问题

（一）档案信息化管理系统并未普及

档案信息化管理信息化的系统对于档案信息化管理工作带来的便利和作用已经得到了社会的认可，办公室在资产管理方面也正在大力推进档案信息化管理信息化工作。但是，由于技术和资金问题，办公室档案信息化管理系统目前并没有的到全面普及，相关的运营商目前并没有办法能够一次性提供如此复杂的通讯借口，这使得目前的信息共享工作依旧无法展开。而且在办公室档案管理中，各个部门之间的信息沟通不畅将直接影响工作对接的效率，对于投资的成败造成巨大的影响。

（二）档案信息化管理制度建设不够

目前，虽然办公室的资产管理中正在大力的推进档案的信息化管理，但是在实际工作的进行中，由于档案数量较多，使得工作展开时的质量受到影响。虽然目前办公室管理档案信息化已经建立了一定的制度要求，但是由于许多条文过于陈旧，并不适应当今时代的发展，导致许多要求都流于形式，对于实际的工作并无法起到限制作用。

（三）缺乏档案信息化管理的专业人才

科学技术和管理人才是推动档案信息化管理的关键[2]。目前，大部分办公室的人才资源有限，能够真正实现信息化管理的人才不足，主要原因在于相关部门的编制人员较少，大多数属于公益岗位，并不具备相关工作要求的素质，这就大大的降低了办公室资产管理档案信息化管理建设的质量和效率，同时也对办公室的投资和融资工作造成一定的隐患。

三、档案信息化管理优化措施

（一）加大档案信息化管理信息化的建设力度

档案信息化管理人员是办公室档案管理的重要组成部分，目前大部分办公室档案信息化建设的力度依旧不能满足相关的要求需要，因此，办公室必须要进一步加大档案信息化管理的建设。这项工作的开展是为了进一步加强办公室内部各项事业建设的需要，因此需要多个部门的协调帮助，共同建设。办公室要依据自身的实际情况给予档案管理部门一定的资金支持，加大基础网络的建设，为档案管理部门给予相应的自主权，增强部门管理的实际作用。要进一步的完善和整理内部相关的档案存放，组织专门的人员进行相关的系统建设培训，保证信息化系统建设工作的后期推进。

（二）推进相关工作的制度建设

制度建设对于推进办公室资产管理档案信息化具有重要作用，各部门要充分利用相关便利条件大力发展档案信息化管理，加强相关工作的制度建设，为档案信息化管理人员的监管提供相关的技术支持，保证档案信息化管理人员教育转化的速度和质量，真正发挥档案信息化管理制度的作用。通过制度化的管理，充分促进办公室档案管理工作的秩序化发展，保证每个环节的工作流程符合规定，加快档案信息化的发展速度。

（三）加快信息化建设人才的培养

档案信息化管理系统的使用人员的不足仍旧是档案信息化管理中的主要问题，为了保证信息化建设的持续推进，必须保证相应的人员配置以及技术配置[3]。办公室要注重对于信息化建设的人才的培养，针对信息化建设管理的人员进行相关的培训，在自我培养的基础上，积极面向社会招聘相关的专业人才，加快信息化建设的人才队伍的建设，同时，办公室要针对相关的技术人才给予特殊的照顾，鼓励他们认真钻研，积极突破，为档案信息化管理贡献自己的力量。

四、结束语

檔案信息化建设中的问题通过不断地探索一定会解决，为了进一步提升工作质量的质量，办公室要不断地提升相关工作效率，为档案信息化的管理提供新的好渠道，保证档案信息化管理工作又好又快发展。

参考文献：

[1]刘红岩.论我国档案信息化管理制度的健全与完善[J].学术交流，2021（4）：15-16.

[2]刚彦，王敬.浅析档案信息化管理信息化监管[J].中国管理信息化，2018（15）：15-118.