浅谈公文写作用语规范性要求

黄淑宁 欧阳顺

【摘要】跟诗词歌赋、小说、散文等文学作品相比，公文写作不一定要讲究文采，但一定要讲究行文规范，在起草过程中需要注意用語规范性要求。

【关键词】公文写作;用语;规范性;要求

1 公文写作的用语要求

公文在语言的表述上，讲究准确性、严谨性和简洁性。

1.1 准确性

准确性是公文写作最基本的要求，具体体现在两个方面：一是材料使用要准确，公文的遣词造句需要清楚准确的把文件内容表述出来，所用材料必须符合公务活动和现实生活的实际，不能像文学创造那样进行虚构和编造。二是表述要准确，公文语言要恰如其分的表达思想内容，正确记载和传递信息，做到概念准确、推理正确、语法规范，避免产生歧义，不可随意使用具有感情色彩的词语。

1.2 严谨性

严谨性主要是指公文中的叙述和说明，要严密周全、交代清楚、合乎逻辑，前后不能自相矛盾。公文的书面性质很强，应避免使用方言词和口语化很强的词，不可随意使用缩略词语、字母、生僻词以及网络新词新语等。

1.3 简洁性

公文语言应该简洁朴实、平实易懂、简明扼要，切记堆砌华丽的词藻和滥用修辞格。在段落层次上要注意结构清晰、句式简洁、篇章严谨，尽量使用短句。

2 “习惯用语”使用要规范

规范性的公文习惯用语，可以反映公文的行文关系和工作程序。在使用习惯用语的时候，应该根据文种表达的需要，酌情选取。

2.1 开头用语

在公文的开头部分，往往要说明时间、原因、目的等。常用的开头习惯用语有：

表示时间的有：“兹、兹有、兹派、兹因、兹将”等。“兹”就是“现在”的意思。

表示依据的有：“根据、据查、据反映、按照、遵照、依照”等。

表示原因的有：“由于、因、鉴于”等。

表示目的的有：“为、为了”等。

表示范围的有：“关于、对于”等。

2.2 称谓用语

第一人称，常用“本”和“我”，比如：本公司、本校、本部门、我院、我局等。

第二人称，常用“你”和“贵”，比如：你处、贵公司、贵校等。其中，“贵”是尊称，一般用于事务文书和日常文书当中，在党政公文中，除了“函”以外，其它文种一般不用。

第三人称，一般用“该”，很少用“他”。比如：该单位、该同志、该生等。

2.3 引述用语

引述用语一般用于回复对方，作为行文依据的表述用语。比如：“收悉、敬悉、惊悉、阅悉、接、前接、近接”等，主要用于引述来文。

2.4 经办用语

经办用语有“经、业经、均经、兹经、并经”等，用来说明工作处理的过程，表明处理时间以及前后的经过。

2.5 期请用语

有“希、请、望、拟请、务请、遵照执行、参照执行”等。其中，“希”“请”“望”等，上下级可通用。“遵照执行”“参照执行”等是上级对下级行文的时候，在文章末尾提出的要求。

2.6 询问用语

有“当否、妥否、是否妥当、是否可行、请批示、请批准、请回复、请指示”等，常用于请示、报告、函等文种的结尾语。请示写这种用语，是为了请上级给予“批复”，而报告写这种用语是为了表示尊敬、客气。

2.7 敬谦用语

有“谨、谨启、谨复、谨代表、谨祝、敬盼、恳请”等，以示恭敬，属于谦词，在“函”中经常使用。

2.8 表态用语

主要有“同意、不同意、照办、可行、不可、准予、批准”等，一般是下行文的用语。

2.9 承启用语

承启用语在文中具有重要的作用，用来承上启下，使行文更加连贯流畅。承启用语有“为此、对此、鉴此、据此、综上所述”等，往往用在开头的总述之后，用来连接下文，起到过度的作用，或承前启后的作用。有些还可以用在正文的结尾部分，对全文进行综述。

2.10 结尾用语

前面提到的询问用语，一般也是结尾用语。此外，还有“特此报告、现予公布、为要、为盼、为荷”等。其中，“特此报告”用于上行文;“现予公布”用于下行文。“为要”有加强期望语气的作用;“为盼”带有盼望的意味;“为荷”带有感谢的意味;它们一般用于平行文。“为盼”“为荷”表示客气，“为要”不表示客气，尽量少用。

3 用词不当问题要注意

公文写作中用词不当的问题，直接关系到表意的准确性，最终影响文稿的质量。

3.1 词语的误用

在公文中主要表现为，滥用与不同领导级别有关的专用词汇。有些人不分领导级别，动不动就用“重要指示”“重要讲话”“重要讲话精神”等词语，这些词语要看用于哪一级的领导，对中央领导可以用，对其他级别领导就不能随意使用。比如一个单位、一个企业、一个部门领导的讲话，就不能随便用“重要”来形容。

同样的道理，“视察”一词也被滥用、误用。“视察”是指上级人员到下级机构检查工作。为了区别，地方领导到基层检查工作一般不用“视察”，只用“考察工作”“检查工作”“指导工作”或“调查研究”等，中央领导同志下基层才使用“视察”。

3.2 滥用指令词

作为公务文书，“要”这个字的使用频率非常高，但是用的太多太滥也不行。比如有些公文、讲话稿，不论是否为强制性的要求，通篇都是“要”字。更有甚者，有些不适合用“要”字的公文，也没完没了的“要”，形成了习惯。比如说，在工作汇报当中使用“要”字，就好像是下级机关在向上级机关下达指令似的;工作总结本来是谈情况和体会的，也总是用“要”字，就好像在谈未来的打算，写的跟计划一样。此外“应、应该、必须、务必”等指令词，也不能滥用，要注意行文方向，注意行文内容适不适合使用这些指令词。

3.3 词语搭配欠妥

从语法上来看，词语搭配欠妥是一种语病。这种语病在一些文稿中经常出现。比如：“公开曝光”。曝光本来就是公开的意思，再加上一个公开，纯属多余。难道还有不公开的曝光吗？

3.4 称谓写法问题

在各类文稿中，某些领导的职务和姓名的写法经常容易混淆，主要有下面两种情况：

第一是：职务在前、姓名在后，比如“局长×××”。

第二是：姓名在前、职务在后，比如“×××局长”。

这两种写法的区别在于：职务在前、姓名在后的“局长×××”，是一种客观性的表述;姓名在前、职务在后的“×××局长”，是一种称呼用语，含有敬意。它们的使用场合不同，公文一般采用前一种方式来客观的表述，就是职务在前、姓名在后的方式。

4 近义词的选用要准确

在平时的写作过程中，近义词是经常容易混淆的词语，在写作过程中要注意正确辨析和准确选用。

4.1 “制定”与“制订”

制定：从结构上来看是动补结构，一般用于定出法律、规程、政策等。比如：制定公司章程。这个“制定”偏重于作出最后决定，使之完全确定下来，经常与政策、法令、方针、路线等词语进行搭配。

制订：从结构上来看属于联合结构，意思是创制拟定，比如：制订工作计划，指的是制订这个过程。所以，“制订”偏重于从无到有的创制、草拟之后的订立，注重的是过程。“制订”经常与计划、方案等进行搭配。

4.2 “权力”和“权利”

权力：这个“权力”是与职务相关联的，有职务才能有一定的权力。普通人享有的是“权利”，如公民的权利、党员的权利等。当然，领导干部作为普通公民、党员的时候，这些权利同样享有。

权利：这个“权利”是与义务相对应的，权利和义务具有法定性。在公文中，使用“权利”的场合比“权力”要多一些。

4.3 “截止”和“截至”

截止：表示到某个时间停止，强调停止。“截止”不能带时间词语作宾语。“截止”一般用在时间词语之后。比如：“报名工作已于昨日截止。”意思是说报名工作昨天已经结束了，不能再报名了。

截至：表示停止于某个时间，强调时间。“截至”的后面须带时间词语作宾语。比如：“截至目前已有100人报名。”意思是说现在报名人数为100人，但报名还没结束，还可以继续报名。

另外，可以说“截止日期”，这里的“截止”是定语，“日期”是中心语，不能说“截至日期”。

4.4 “作”与“做”

从历史发展来看，“作”先出现，“做”是作为“作”的同义字后来才出现的，它们的用法有相近和交叉的地方，也有一些不同的意义和用法。一般而言，从事抽象活动的用“作”，比如：振作、著作、佳作、作報告等;从事具体活动的用“做”，比如：做作业、做手脚、做试卷等。

4.5 “出席”“列席”“参加”

在会议中，“出席”和“列席”都有“参加”的意思，它们的区别在于，法定成员参加本组织的会议叫“出席”，其他人员参加叫“列席”，但上级领导除外。比如说，公司召开党委会议，公司党委委员叫“出席”会议，非党委成员，哪怕是公司领导，也只能叫“列席”会议。原则上，列席人员没有表决权。上级领导参加会议也叫“出席”，不能降格为“列席”，尽管上级领导并不参与表决，这种“出席”姑且算作特例。

4.6 “暴发”和“爆发”

“暴发”与“爆发”两个词都是动词，都含有“突然发作”的意思，但又有细微区别。两者的使用范围有所不同，“爆发”的使用范围比“暴发”宽。“暴发”多用于山洪、大水或疾病等具体事物。“爆发”既用于具体事物，如火山，也用于抽象事物，如革命、起义、运动等重大事变，再如力量、情绪等等。

4.7 “病症”和“病征”

“病症”是指机体（人类、动物、植物、微生物等）出现异常状态的外在表现特征。“病征”指的是表现在机体外面显示出是什么病的征象。简单地说就是，病征是将发病前的警告，而病症是已经发生疾病的现状。

5 结束语

综上所述，只有准确使用公文写作用语才能使公文更具规范性，表达更清晰。