浅谈企业数字档案馆建设

陈桂玲

（青岛市城市建设档案馆，山东 青岛 266000）

0 引言

档案管理是企业管理工作的重要组成部分，随着社会对信息需求规模的扩大和人们对档案重要性认识的进一步提高，手工操作的档案管理模式已很难适应企业发展的要求。近年来，企业数字档案馆建设得到了普遍重视，部分企业的数字档案馆已初具规模。但由于我国企业数字档案馆起步较晚，在数字档案馆建设中还存在许多问题。

1 我国企业数字档案馆建设中存在的问题

1.1 重视程度不够

长期以来，受传统观念的影响，档案馆一直为企业内部的边缘部门。一些企业领导认为档案馆只是单纯地收集、登记、整理、保管和查阅企业信息资料的部门，不需要开展数字化工作和现代化管理。甚至一些企业不专门设立档案馆，由企业综合部门兼管档案工作，没有认识到档案馆中所保管的信息资料在企业发展建设中的重要性。因此，很多企业对数字档案馆的建设都不够重视，所投资金也只能维持档案馆的正常运行。而数字档案馆建设是一项需要大量资金投入且回报较慢的工作，如果没有领导的绝对重视和充足的资金支持，数字档案馆建设将难上加难。比如，有些建设单位，只注重施工工程质量，而对档案的及时收集和保存不够重视，导致档案丢失，如果利用数字化技术管理档案，施工档案随时以数字档案形式上传，档案将会得到妥善的保存。

1.2 馆藏资源不足

企业档案馆馆藏档案多为企业内部形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的档案，由于缺少强制性法规、政策的约束，一些部门为了利用文件方便，宁愿自己保存也不愿交到档案馆保管。同时，由于档案的保密性及利用权限等限制，对于那些关系到企业机密问题的文件，相关部门总是以为防止泄密为由拒绝向档案馆移交。另外，由于原生电子文件对系统设备的依赖性，导致信息资源不能与其生产部门的系统设备相分离，一旦移交档案馆，将导致电子文件无法被利用。这些问题都导致了企业档案馆馆藏资源不足，进而阻碍了企业数字档案馆的建设。

1.3 专业人才缺乏

企业数字档案馆建设所需人才为复合型人才，既要具有档案专业知识又要同时具有计算机等相关知识，而在如今学科精细划分的时代，很少有人同时具备以上知识。另外，由于档案工作的边缘性特征，计算机人才一般不愿从事档案工作，而档案人才又很难在短时间内掌握计算机等现代信息技术，这个矛盾阻碍了计算机技术与档案工作的融合。此外，由于企业领导者对档案工作不够重视，档案馆引进的优秀人才多被调整至其他工作岗位，而现有的馆员又不能得到相应的培训，档案工作人员无法满足数字档案馆建设对专业人才的需要。

1.4 技术落后

数字档案馆建设是以信息源、网络、数据库为基础的，其相关技术是较复杂、较先进且不断发展的。建设一个完整的、先进的数字档案馆，需要采用数字化图像的存储与压缩、信息检索、文字图像处理、多语言平台互换互访等多项技术［1］。另外，数字档案馆建设还需要扫描仪、计算机、磁盘光盘存储设备等，但由于领导不重视、资金不足、人才缺乏等原因，企业档案馆所配备的软硬件都不能跟上时代发展水平，仅靠档案馆自身很难解决这些制约数字档案馆建设发展的难题。

1.5 信息安全无保证

数字化信息具有容易被更改且更改后不易被发现的特点，这给企业数字档案馆信息的安全可靠性带来了挑战。在计算机技术发展的今天，大量虚假的信息充斥网络，而企业数字档案馆由于前期投入不足，没有相应的技术来鉴定信息的真伪。同时，在档案数字化建设，特别是在纸质档案转换成电子档案的过程中，需要大量的人力资源，企业为提高工作效率，往往采用档案全部外包的方法。然而，由于外包公司不了解本企业档案的保密级别等信息，很容易在日常工作中无意间将企业的重要机密信息泄露给他人，从而导致企业遭受重大的损失。此外，计算机病毒、计算机黑客也是威胁档案信息安全的主要因素。

2 建设企业数字档案馆的发展对策

企业数字档案馆的建设作为一项开创性的工作，其发展过程中存在着许多问题。针对这些问题，我们应总结经验，吸取教训，努力实践，使企业数字档案馆的建设走上一条正确的发展道路。

2.1 转变观念，增强档案管理现代化意识

在新的发展时期，企业领导者必须要认识到，企业档案不仅是企业领导进行决策的最主要依据和企业文化沉淀积累的重要源泉，同时也是企业发展的核心竞争力。数字档案馆建设的目的是为企业提供快捷、有效的服务，提高企业的效益。因此，企业领导者应不断改变自身观念，与时俱进，加大对数字档案馆建设的重视，增加人力、物力、财力支持，引进数字档案馆建设的相关技术、设备和人才，培养既有图书馆专业知识又有信息化技术才能的优秀人才，为企业数字档案馆建设创造良好的环境与条件。

2.2 丰富馆藏资源，建立统一的进馆标准规范

馆藏资源是档案馆建设的基础，数字档案馆更是如此。丰富的馆藏不仅是企业数字档案馆建设强而有力的后盾，还是实现档案信息有效利用的保障。企业数字档案馆信息资源由档案信息、现行文件、企业有效数据等信息资源组成，［2］要想将以上所有有价值的档案接收进馆，企业档案部门应建立统一的档案接收标准，规定哪些档案必须移交进馆，以及档案进馆的时间要求、格式要求、著录标准要求、数据扫描要求等，还要对涉密档案保管及利用做出详细规定，对不按规定将档案移交进馆的行为给予处罚。同时，档案部门还应做好原生电子档案的接收工作，保证建立的数字档案馆既能有效保管和利用电子档案，又不破坏原生电子档案的法律效力。

2.3 加强人才管理，培养档案工作人员的专业技能

建设数字档案馆，人才是关键。根据数字化档案馆建设的需要，企业既要引进一批档案管理专业人才，又要引进一批具有计算机专业知识的人才。同时，企业还应不断加强档案人才队伍的专业知识提升和技能培训，帮助档案工作人员不断学习计算机知识，掌握新技能，加强计算机工作人员档案知识的培训，不断提高计算机人才的档案意识，将档案与计算机有效地融合起来，培养一批同时具有档案管理与利用、系统开发与维护、数据库加工与分析、信息安全与保护等方面的专业人才。［3］另外，企业还可以将数字档案馆的建设与日常的技术维护工作外包给专业的软件开发公司，将数字档案馆运行维护中所需要的各个步骤具体化、流程化，在专业团队的支持下，加强档案基础工作，共同推进数字档案馆建设。

2.4 加大技术投入，提高档案管理的现代化水平

先进的技术是企业数字档案馆建设的有力保障。在企业数字档案馆建设中，为高质高效建设数字档案馆，企业应立足本单位实际，加大资金和人才投入，开发出适合本单位的数字档案信息管理系统，配备配足扫描仪、计算机、磁盘光盘存储设备等基础硬件设备，还要不断地更新、升级和完善档案数据库及设备，高效解决数字信息对设备的依赖、数字档案信息失真、文图处理、信息检索等问题，逐步改善数字档案建设所需的技术条件。同时，还要采用加密技术、签署技术、身份验证、防火墙及防写措施等技术来保证馆藏信息资源的原始性和真实性［4］。

2.5 重视信息安全，建立有效的安全保障机制

档案信息资源的安全是数字档案馆建设不可忽视的一个重要方面，但企业档案馆中确实有相当一部分档案信息关系到企业的运营发展等机密，因此在数字档案馆建设中，企业必须采取一系列的措施，以保证档案信息资源的安全和保密，阻止外来的侵袭和攻击，维护系统与信息的安全。［1］首先，企业应制定严格的档案安全及保密制度，从源头杜绝病毒侵害与泄密问题出现；其次，企业应大力开展网络安全等级保护定级备案、等级测评等工作，为档案管理系统和档案数据信息提供了安全的运行环境；最后，企业应及时开展档案信息资源异地异质备份工作，以防不可抗力因素对数字档案馆的危害。

总之，企业要想在激烈的市场竞争中脱颖而出，就必须充分认识数字档案馆对企业发展的重要作用。我国企业数字档案馆建设虽然还处在初级阶段，建设中还存在着很多问题，但企业档案管理部门应以积极的态度应对，理论联系实践，在探索中发展，在创新中提高，建设具有本企业特色的数字档案馆，为企业、国家和社会提供优质的信息服务，大力促进我国信息化事业的高质量发展。