基于“互联网+”的档案管理工作内容与模式转变

文/陈弘毅

当前社会已经步入“互联网+”时代，人们的生产生活均在此背景下受到极大的影响，档案管理工作同样如此。在工作内容上，传统的纸质档案逐渐被电子档案取代，因此在档案收集管理的每一个环节都与之前相比有极大的变化；在工作模式上，档案管理工作已经不满足于对于档案单一的收集和保存，越发重视档案潜在价值的挖掘，力求为用户提供更加全面、优质、人性化的服务[1]。面对这样的形势，档案管理人员必须准确预估行业的发展方向，及时更新档案管理理念，全面提升自身的综合素质，在“互联网+”背景下实现档案高质量管理。

一、“互联网+”背景下档案管理工作内容的转变

（一）收集方式的变化

在传统档案管理工作中，档案管理主要针对的是纸质档案，档案管理部门从各部门收取，人员工作量大、耗费时间长，且过程中较易出现重要文件损坏、丢失的问题，从而降低档案完整性。在“互联网+”背景下，档案资料以电子档案为主，档案管理部门直接从线上接收文件，便捷、迅速，再通过专业软件实现档案的分类和保存，极大地提升了档案管理工作的有效性和安全性。

（二）管理制度的变化

“互联网+”背景下的管理制度也要适应工作内容的升级与完善，充分发挥工作制度对于管理工作的规范和指导作用。目前档案的信息化管理中仍存在部门间格式不统一、兼容性较差等问题，档案管理部门就要从问题出发，注重电子档案的全局化、一体化管理，通过制定严格且灵活的标准制度制定，为电子档案管理提供支撑，将统一标准融入至管理的每一个环节，提升档案管理的整体性[2]。管理制度的变化不仅可以为人员管理档案提供便利，还有利于增强资源使用的便捷性，提升档案资源的使用率，更好地发挥档案价值。

（三）管理手段的变化

在“互联网+”背景下，档案管理工作人员所面临的最大任务之一就是增量电子化、存量数字化，经济发展水平的提升、企事业单位发展规模的扩大，都使档案数量呈几何倍增长，传统人工管理手段显然已经不适用当前形势，必须对管理手段加以创新。档案管理人员要提升自身信息管理水平，通过云计算、大数据等的使用，更加专业、迅速地完成档案管理工作[3]。计算机信息技术的融入可以实现档案资料的实时更新，极大地提升了资源利用率，但需要注意的是，人员要同样重视档案的备份和保护工作，最大程度地提高档案安全性、实用性及完整性。

二、“互联网+”背景下档案管理工作模式的转变

（一）跨界融合管理

档案部门多使用封闭式管理方法对档案材料实施管理，这样可以保证工作的保密性和安全性。同时，这一方法也会使档案工作服务持续维持在较低水平。封闭式的工作方法不仅会使档案资源利用率低下，还会阻碍公众档案意识的建立，进而阻碍档案管理工作的顺利、可持续发展[4]。在“互联网+”背景下，传统档案管理模式被打破，档案管理开始向跨界融合管理发展，通过工作模式的创新和优化，实现档案资源的共享、公用，将档案资源价值辐射至更加宽广的工作领域之中，深入挖掘档案管理工作的内在作用，通过跨界融合形成相对更加完整、合理、科学的管理体系，为档案管理工作价值的提升提供宽广的平台。

（二）信息化管理

在传统管理模式之中，档案管理人员多依赖部门内政策及制度实施管理工作，采用的也主要以粗放型管理方式为主。但这种以电子档案为主体的管理模式，档案数量呈爆炸式增长，已经逐渐不能满足发展需要，弊端越发明显，“互联网+”背景下，档案管理工作模式向信息化方向发展势在必行[5]。信息化管理的前提就是工作人员要树立起信息化管理理念，不断提高自身信息化水平，重视管理方式的创新和优化，将新型管理模式运用于档案管理工作中，使自身工作顺应时代发展趋势，使信息化理念融入至管理的每一个环节中。

（三）公共服务模式

传统档案管理服务的对象主要是国家相关部门，其范围有限，无法充分发挥档案资源的价值，也无法有效提升自身服务质量。在“互联网+”技术支撑下，档案管理工作与互联网技术的融合性渐强，服务对象也产生了较大的变化，服务重点由之前的政府部门逐渐向公共体系转变，不仅有效地增强了大众对档案资源的了解程度，还在一定程度上增强了档案资源影响力。通过服务对象的转变，档案管理配套的机制、方式以及机制等不断完善和优化，使之更加符合工作需要和用户需求，以互联网为媒介为大众提供更加具有针对性的高质量服务。

（四）协作互动管理

信息化档案管理并不是单纯地基于网络平台进行档案资料的录入，而是在互联网信息技术的支撑下全面了解各部门工作情况，以此为基础实现档案数据资源和工作内容的有效对接。因此，在“互联网+”背景下，相关档案管理部门要重视基础建设，在保证资金充足的前提下，为其提供人才和技术的支撑。此外，档案信息资源的开发管理还应选择统一的管理方式，各部门之间加强合作，通过协调配合，实现档案资源的协调性、互动性管理。

三、“互联网+”背景下实施档案管理工作的相关建议

（一）创新管理理念

认识和理念对行为起指导作用，要推动档案管理工作向信息化方向发展，就必须促使档案管理人员突破传统管理理念的束缚，主动更新管理理念，树立起信息化管理思维，通过“互联网+”技术的使用提升档案管理质量。人员如果不具有信息化管理理念，就不能符合行业的发展趋势，也无法充分发挥档案管理的价值，自然也就无法适应新时期、新形势下的管理需求。为此，相关部门需要将档案管理人员的管理理念作为其主要工作内容，建立起一支具有先进信息化管理理念的高质量管理团队，培养人员掌握现代化信息技术水平，以创新性思维引导管理工作发展创新。

（二）提升管理能力

经济发展水平的提升和企事业发展规模的扩大，使得档案内容越发多样，数量呈几何倍增长，这不仅极大地提升了档案管理人员工作质量，而且在很大程度上增加了管理工作难度，对人员的综合组织和管理能力提出了更高的要求。当前实施档案管理的人员中，仍有大多数非专业人员，不能很好地完成高质量的档案管理工作，无法有效地发挥档案管理的价值，提升档案管理人员的管理能力成为关键。相关部门可提高档案管理人员的招纳标准，增强人员的专业性，同时还可以定期对人员实施培训，培训内容不仅包括管理相关的专业知识和技能，还必须包括现代化信息技术水平。通过具有针对性的培训帮助人员形成知识结构体系，促使人员提升自身的责任意识，以更加积极的心态应对档案管理工作，为现代化档案管理提供人才支撑。

（三）建立档案管理平台

档案管理平台的建立是扩大档案资源应用范围、提升共享力度的重要手段，可以极大挖掘档案资源价值，为其他各项工作提供方向指导和资料支撑。档案管理平台的建立和使用不仅可以让档案资源在各领域、各部门间无障碍传输，实现档案资源高度共享，并能够保证档案资源的隐私性和安全性，减少信息泄露。信息通过审核后，各地区、各岗位人员都可以通过云平台进行自身权限范围内的档案资源的查找和下载，极大地提升了档案的使用频率，有效提高了档案管理价值。而且档案管理人员还可以通过云平台查看文件往来情况以及管理现状，通过平台对办理完毕的档案实施汇总和归档，在平台上自动形成文件目录，方便日后查找使用，减轻了各岗位人员工作量，提升了档案管理工作效率。

（四）重视档案管理安全

在“互联网+”背景下，档案资源在信息化管理过程中的安全情况也成了大众关注的重点，保障信息安全成为创新型管理模式下必须完成的工作，对个人信息、单位安全等均会产生重要影响。档案管理部门必须增强档案管理人员的安全意识，管理人员自身也要提升自身的责任意识，认识到档案管理工作的重要性，在保障档案安全性的前提下，全面提升自身工作质量，让档案管理在经济发展过程中发挥更大价值。

四、结语

“互联网+”背景下，档案管理工作的重要性越发凸显，而其工作内容和工作模式的转变也成为社会关注的重点，档案管理人员要认清时代发展趋势，在保障资源完整性和安全性的前提下将现代信息技术应用于档案管理工作中，让档案资源在各项工作中发挥更大价值，促进单位与社会健康稳定发展。