如何提升档案管理员的文书档案管理水平

摘要：作为文职岗位的一个分支，档案管理工作在企事业单位中的地位举足轻重，只有综合能力较强的档案管理员，才能把工作干得尽善尽美。在社会分工越来越细的形势下，企事业单位的档案管理工作变得更加精细化，管理员不能有半点粗心，否则就会出现难以挽回的差错。本文通过介绍文书档案管理的重要性，分析当前文书档案管理工作存在的问题，最后研究提升档案管理员的文书档案管理水平的新路径。

关键词：档案管理员;文书档案;管理

对于文职工作者而言，绝大多数人基本上都坐于办公室，整理资料、做记录，还有一个重要的职务类型就是文书档案管理，该工作对于单位资料的保存至关重要。近几年来，网络技术迅速发展，数字档案馆建设的步伐日益加快，海量的办公业务数据文件都能通过网络互传和存档，原始数据则要保存在档案馆，以便更好地查询所需文案。然而，当前许多档案管理员的工作效率不高，甚至容易出现问题，经常会产生找不到资料和存档的情况，直接影响公司业务的正常开展。所以说，文书档案管理质量的提升，必须加强管理人员的培训，确保其工作准确无误。本文着重探讨如何提升档案管理员的文书档案管理水平，以便从根本上优化整个档案管理员队伍，力争让企事业单位的文书档案管理工作更加高效、更具有实效性。

一、文书档案管理的重要性

1.1提供精确性的原始凭证

不管是过去，还是现在，办公室文职都是不可缺少的工作类型，尤其是文书档案管理的重要性不可低估。从某种程度上讲，企事业单位的部门较多，业务部门主要负责室外活动的事项，财务部门负责单位的整个资金运转，档案管理部门负责文书资料的存档等。在所有的部门中，档案管理部门涉及的资料内容较为丰富，关乎各个部门业务的原始资料，一旦工作不认真，就会遗失资料而产生不可想象的后果。一般来说，文书档案管理工作必须做得完美无缺，因为它对于现在企事业单位的各个环节起着指导作用，可以为不同部门的负责人员提供完整且准确的纪实凭证，帮助急需历史记录查询的工作人员找到事实依据而不必大费周章。所以，文书档案管理是一个非常重要的工作，其与企事业单位的经营密切相联，不可分割，可以为相关工作人员提供精确性的原始凭证。

1.2提供有价值的参考档案

一般来说，企事业单位的文书档案都是特定时期的工作所需内容，而社会是不断发展变化的，这个资料的指导思想或内容肯定有不适应的地方，但是它有着不可低估的参考价值。如今，社会呈现出多元化倾向，人们的生活方式和工作方也变得多元化，企事业单位的经营模式也会在与时俱进的情况下变化多元，许多分支业务需要一定的历史记录进行指导，这时的办公室文书档案管理工作就显得至关重要。在新的社会环境下，企业的许多新增业务和部门都处于摸索阶段，一切运作体系都不够完善，一旦缺乏科学的引导，必将走向失败，但是有了科学的参考文书档案进行指导，则会一步一步地走向成功，像一些公司的重大活动开展之前，就需要调取借鉴以往活动档案作参照，不断满足企事业单位的发展需求，促进单位朝着良性的方向前进。

二、当前文书档案管理工作存在的问题

2.1档案管理观念滞后

在企事业单位，人们普遍认为档案管理工作无足轻重，甚至看不起办公室文书档案管理人员，觉得他们的工作没有什么技术含量，也没有会计、业务员等的工资高。伴随着我国经济的迅猛发展，各大企事业单位的规模日益扩大，业务量不断增强，工作环节也比以往更多，可以说逐步走向了精细化，这一切变化直接增加了办公室文书档案管理人员的工作量，尤其是所要保管和整存的文书档案也越来越多，一不留神，就会错放位置或遗失。然而，许多单位的文书档案管理人员感觉自己的工作繁琐又不重要，几乎不愿意改进管理方式，依然沿用传统的管理模式，这种滞后的档案管理理念无法高效地管理现代文书档案，有时还会给各个部门的资料查询添乱，既不科学，又无效果。

2.2管理的信息化不足

随着互联网技术的迅速发展，信息化进程日益加快，人们的日常生活和工作都与智能手机、电脑有着密切关系，可以说社会已经进入了信息化为导向的时代。作为企事业单位工作的一个重要组成部分，文书档案管理必然要领先运用信息化管理模式，全盘保管全公司的资料及各类档案。然而，当前许多企事业单位的档案管理的信息化并不令人满意，甚至拖拖拉拉，一切都流于形式，并没有充分发挥信息化在文书档案管理中的应有功效。例如：许多单位的信息化设备不齐全，硬件、软件都不足，甚至办公室电脑所安装的档案管理系统也不先进，难以提升工作效率。不难看出，当前企业事单位的文书档案管理的信息化严重不足，不但没有为档案管理人员带来方便，而且達不到预期的管理标准。

2.3管理人员素质偏低

对文书档案管理工作则言，它是办公室的一个重要业务事项，需要细心、认真、责任心强的人员来处理，否则会导致资料的放置处于凌乱状态。从这个层面来看，文书档案管理人员的综合素质是非常重要的，但是当前的管理人员的工作状况并不仔细，经常会出现杂乱无章的景象，有的单位没有专门的文书档案管理员，而是任用临时工来打理，临时工还要做其他杂事，没有更多精力管理档案，一着急就会乱放乱登记。可见，许多企事业单位的文书档案管理人员的素质偏低，缺乏良好的管理培训，没有形成文书档案管理的氛围，这种情况下管理人员本身就不够积极，遇到问题极容易敷衍了事。久而久之，文书档案管理人员会养成懒散的习惯，责任心不强，也不够认真，出错对他们来说也是家常便饭。

三、提升档案管理员的文书档案管理水平的新路径

3.1提高档案管理人员的重视度

做好档案管理工作，让公司的资料和文档更好地归类，以便相关人员查找，必须强调人员的管理水平，也就是要提高档案管理人员的重视程度。一方面，大力宣传文书档案管理的意义，让所有管理档案的员工都能从思想上意识到这份工作的地位，同时单位要定期组织员工学习档案管理方面的相关知识，并做好档案验收工作，找到问题所在，及时解决。另一方面，创新管理观念，即“创新”是时代的主题，也是企事业单位向前发展的动力，文书档案管理虽是办公工作，但是不同管理理念的人员所做出的管理效果也不一样，这就是创新理念所带来的益处。例如：在过去，档案管理人员只有在活动结束后接管档案，而现在可以直接参与活动并从中采集文书档案信息;在过去，由其它部门向档案管理者移交档案，现在可以由档案管理人员主动服务，为其归档。

3.2加快档案管理的信息化建设

当今社会，办公室工作模式发生了翻天覆地的变化，一个突出特征就是信息化工作形式的普遍运用，在很大程度上为海量的文书档案管理提供了便利。不管怎么说，信息化管理模式已是社会发展的大势所趋，也是各企事业单位必须注重的技术，这就表明文书档案管理工作水平的提升，需要加快单位档案管理的信息化建设。大体上讲，单位工作人员要将传统档案工作逐渐转变为信息化管理工作，让电子化的文书档案管理更好地为单位各个部门服务，不断提升文书档案的利用率。例如：单位要为文书档案管理提供充足的硬软件设备，创造良好的信息化建设氛围，让档案管理人员更好地为领略到信息化管理的魅力，积极地在实践中摸索和创新管理方式，真正实现文书档案管理的信息化。

3.3提高档案管理人员综合素质

综合素养涉及一个人的专业知识是否扎实，道德品行是否端正，业务能力是否达标，这些在很大程度上决定着一个人的工作水平。在新形势下，不断提升档案管理人员的文书档案管理水平，既要对档案管理人员进行专业知识的考核，确保其基本专业知识能够应对工作的需要，又要定期培养其思想道德素质，确保文书档案管理人员具备优良的职业操守和政治素养。在平时的管理过程中，单位必须要求所有档案管理人员遵守职业道德，维护资料的真实性和原始性，确保自己保管的一切文书和档案完整无缺。一旦档案管理人员拥有较强的责任心，就会认真对待自己的工作，遵守宪法和法律，恪尽职守，并在此基础上努力做到坚决不不泄露资料中的任何秘密。

3.4健全文書档案管理制度体系

制度体系是企事业单位员工必须遵守的准则总称，约束员工的行为，更是一个单位赖以生存的制度基础。所以，提升档案管理员的文书档案管理水平，使其更好地为公司的文职工作服务，促进单位的长久发展，很有必要健全文书档案管理制度体系。第一，管理人员所在单位要从实际出发，吸取其他企事业单位的档案管理实践经验，优化文书档案管理制度体系，使其更好地适应自身的现代化转型。第二，建立科学的文书档案管理制度，还要完善单位档案管理的审核体系，检测本企业的专项制度是否执行到位，审核其合理性与科学性，最大限度地为文书档案管理工作提供制度保障。

结束语

综上所述，面对新的形势，企事业单位的管理工作必须做到位，严格要求每一位员工，确保各个管理环节都要达标。在所有的管理事项中，文书档案管理属于办公室的事情，看似简单易做，实则容易出错，需要细心、耐心和高水平的管理技巧，这对现代档案管理人员的管理水平提出了更高要求。作为档案管理工作者，一定要意识到本职工作对于单位的重要性，不可有半点马虎，并要学习新的管理知识，增强自己的业务素养，以较高的管理能力投身于文书档案管理的各个环节之中。对于企事业单位而言，还需要引进优秀的专业档案管理人员，给予优厚的待遇，稳定其心态，鼓励其专心地做好文书档案管理，不断提升办公室的文书档案管理水平，进而优化单位的各项资料和文案收集服务工作，最大限度地保证企业各个阶段的业务都有据可依。

参考文献

[1]廖佳洁.机关文书档案管理工作现状、存在问题及对策[J].兰台内外， 2020（19）：16-18.

[2]耿哲.基层档案管理员如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务， 2020（12）：103-105.

[3]安朱佳.浅谈企业文书档案管理的重要性及工作规范[J].现代国企研究，2018（22）：70.

[4]王桂娥.试析基层档案管理员如何做好文书档案管理工作[J].经济师， 2019（10）：271-273.

[5]张聪.试论文书档案管理中存在的问题及对策[J].现代交际，2015（07）：109.

[6]赵洁.浅谈办公室文书档案管理效率提升对策[J].办公室业务，2021（06）：63-64.

[7]金小月.新中国成立后文书档案工作标准化建设研究[D].安徽大学， 2020.

[8]王鑫鑫.国有企业档案管理工作现状分析[D].黑龙江大学，2019.

作者简介

徐苗（1984-09-18），女，黑龙江省哈尔滨市，汉族，学历：研究生，职称：馆员，方向：档案管理员。