如何实现档案馆高效搬迁

万叶慧

摘要：本文围绕档案馆搬迁的议题进行探讨，对搬迁计划制定、搬迁前的准备工作、搬迁过程中的措施以及搬迁后的整理工作几大方面进行论述，旨在以最快的速度、最优的质量完成档案馆搬迁任务。

关键词：档案馆;搬迁;措施

一、引言

近年来，档案馆库扩容改造或档案馆新馆建成面临档案搬迁转移的任务，如何确保在短时间内高效、安全完成搬迁工作是档案馆面临的一项重要任务。

二、制定详细的搬迁计划

档案馆搬迁事情繁琐，需要提前制定详细的搬迁计划。由于档案馆人员少、搬迁时间紧、任务重，搬迁工作中存在一定的风险。因此搬迁前必须精密计划组织，全体人员统一思想、提高认识，根据具体的计划安排明确分工，协同配合。在制定搬迁计划的过程中，根据档案类型的不同，制定打包物品计划，设计搬运路线。在档案打包过程、搬迁过程以及上架过程中，对各个环节制定安全保障措施，做好涉密档案的保密安全工作，确保档案搬迁完整无损、安全高效。

三、做好搬迁前的准备工作

（一）熟悉档案馆新馆环境。一是提前对新馆各区域及房间分布情况进行合理规划。结合档案馆不同类型档案的特征，对新馆的馆藏布局以前瞻性的眼光來设计。家具设施、办公用品摆放位置一旦确定就不要轻易改变。档案资源的载体、内容、性质等不同，根据各自的特点设置文书类档案库、资料类档案库、特殊载体档案库、实物档案库、专业档案库、特色档案库等。二是对新馆内的馆藏环境进行清理检查，包括通风情况、光照情况、防火情况、防潮情况、防震情况，检查门窗加固安全防护措施是否到位，安保系统是否健全。保证地面清洁，办公区、库房整洁、通风，防止档案二次污染，确保档案资料的安全。三是估算排架长度、对新馆库房进行全宗定位。根据每个全宗现有档案数量及预估未来30年归档文件数量的长度，估算每个全宗的排架长度，以此做好全宗定位，贴好每个全宗位置标签，制作《新馆定位表》，方便搬迁工作人员清楚了解新馆各区域及房间位置、功能及用途，快速、准确找到档案上架位置，为后期档案上架工作打好基础。

（二）梳理老馆馆藏档案。一是对老馆馆藏的各种类型的档案进行整理，尤其是一些属于同一类型的，但是保存的位置不在同一个地点的档案进行清查，彻底做好档案盘库工作。做到对档案信息化管理系统中导出的所有目录与文本类档案对应，核对纸质档案和电子档案的案卷目录、文件目录是否吻合。校正和归位分散保存的同类档案，并做好相应信息记载和备份。二是档案的打包装箱。按照顺序对纸质文书档案进行分类打包，用纸箱或专业封装工具进行封装。对档案材料进行清点、在档案下架、打包、封装过程中注意排好顺序，核对好数量，用记号笔和不同色卡做好信息记录和档案类别区分，在中转箱上写清楚档案类型、数量、内容、起止档号，同时用不同颜色的区分出新馆不同类档案库房并在色卡上进行备注。打包和封装的过程中注意档案排列顺序，不要打乱序号的连贯性，不同全宗不要装在一个箱内。对于实物类型的档案采用专门的打包封装措施，注意填充泡沫，保护实物档案安全，打包和封装环节及时做好记录，在搬迁过程中进行重点保护，避免破损。按照倒序装车，正序下车的顺序安排装车，便于进行后面的档案清查和排列上架工作。

四、搬迁过程采取的安全高效措施

（一）成立搬迁工作领导小组。为确保整个搬迁工作万无一失，做到搬迁过程档案无破损、无遗漏、无丢失、无泄密，快节奏、高效率、圆满完成搬迁任务，成立搬迁工作领导小组。由领导小组制定详细的搬迁工作方案和工作计划，负责全面的搬迁工作事项，对各个部门及岗位在搬迁工作中的具体职责进行明确，避免出现职责不清，工作混乱以及责任相互推诿的现象发生。对搬迁过程中遇到的问题及时协调处理，保证人力、物力、财力配置科学合理，使档案馆搬迁工作高效有序。

（二）设计搬迁路线。新档案馆和老馆之间的距离不同，采用的运输方式也不同。对于在同一栋楼内的搬迁，可以组织人员直接搬到指定的房间位置。如果新馆和旧馆之间不属于同一栋楼，采用车辆运输进行搬迁。搬迁的线路以最短为宜，确定适宜的运输路线。

（三）配备搬迁人员。档案馆搬迁需要一定的劳动力。搬运人员要有体力，同时还要有较高的责任心和保密意识。搬迁工作小组根据档案馆现有人员的性别、年龄等实际情况进行分配，在人手不够的情况下，选用政治水平高、工作作风扎实、有丰富工作经验的服务公司共同在规定的时间内完成档案搬迁工作。在正式搬迁前，做好搬迁人员思想动员工作，说明搬迁的重点和注意事项。每天的搬迁工作结束后，进行工作总结，及时分析搬迁中的问题，找出原因，协调好各个部门，推进问题解决。在搬迁工作小组的统一带领下，组织周密，分配灵活，使搬迁工作真正做到人尽其用，合理高效。

（四）保证档案在搬迁中的安全。档案中有一部分是涉密档案，确保涉密档案的安全性是搬迁工作的重点之一。对参加搬迁的人员进行安全性教育，增强搬迁工作人员的安全意识，在搬迁的过程中具备极高的保密意识和警觉意识。在搬迁的整个过程中，加强安全保障工作。请电视台密切配合，对搬迁全程进行视频拍摄，使搬迁的各个环节处在监控状态下，全过程做好防泄密、防窃密工作。运输途中，档案馆派专门人员跟车押运，连同公安人员武装护送，提高档案搬迁过程安全。

（五）对可能的突发状况制定应急方案。针对搬迁过程中可能遇到的风险提前制定应对方案并准备好相应的物资设施。在搬迁的过程中，运输车辆要具备防雨、防晒、防火、防盗等功能。在遇到强风雨天气时，及时启动防雨设备。运输前，对车辆进行检修，保证车辆运输中不发生故障。除了在运车辆以外，准备备用车辆，一旦在运输过程中出现了状况，可启动备用车辆，尽可能做到当天装车，当天卸车，并将档案运送到新馆库房，禁止档案长时间留在运输车辆上。

（六）正式搬迁前，进行试搬运。组织人员先进行一次试搬运，目的是为了正式搬运时心中有数。做好一切准备工作后，可用桌椅等设施做为运输品进行试搬迁，对运输路线提前熟悉，然后对运输途中可能出现的状况进行预估，对运输搬迁的安全保障工作进行实际测试，计算好各个环节的时间，进一步优化和完善搬迁方案和安全应急措施，确保正式搬迁工作圆满完成。

五、档案上架整理工作

档案到达新馆后，在工作人员的监督下按照档案中转箱标注的信息分别运送到相应档案库房，在前期对密集架长度及准确定位的基础上，将进入库房的档案进行清点核实、排列上架。每批次档案资料上架完毕后要填写《搬迁全流程登记表》，并与《清点统计表》中数量进行核对。所有档案资料上架完毕后，由各组负责人与档案管理科人员进行交接。搬迁过程中形成的所有清点、交接材料等统一交由保管科存档。在人员力量充足的情况下尽量做到搬迁当天档案随进馆随上架，避免档案进馆后积压，为档案排放节省人力和时间，加快档案上架速度。

六、结束语

综上所述，档案馆搬迁工作是一项繁重而复杂的工作，因此，档案馆搬迁需要进行科学细致的计划安排。为了保证档案馆搬迁安全高效，成立搬迁工作领导小组，设计搬迁路线，配备搬迁人员，制定应急预案，通过全面部署安排，配置调动各方资源，全力做好档案馆搬迁工作，保证档案搬迁安全、有序，高效。

参考文献

[1]张佩华.谈档案馆搬迁工作[J].兰台世界，2016（10）：44-45.