当代企业人事档案管理存在的问题及对策思考

陈蕾

一、引言

人事档案是人才信息的重要载体，一般的人事档案涉及的當事人绝大多数还在岗位上工作，是记录和反映职工个人学习、工作和生活经历有关情况的原始记录。根据人事档案记载的内容可以看出一个人的经历和表现，它准确、真实地呈现了员工德、才、能、绩各方面的表现，能反映出他们的工作表现、奖惩情况、行为轨迹、家庭历史背景和经历的各种重大事件，是全面了解一个人历史的依据。

因此，人事档案管理工作的好坏优劣，直接影响着人才选拔、任用，关系到企业水平的提高和层次的提升，制约着企业的人才培养的质量和长远发展战略的实施。

二、目前企业人事档案管理中存在的问题

人事档案管理具体存在以下几方面问题：

（一）管理模式还未完全适应企业人事制度改革的需要

近年来，随着人事制度改革的不断深入，公开选拔、绩效业绩考核等新举措的不断涌现，人才的竞争择优和正常流动机制正在逐步形成。虽然人事档案进行了集中化管理改革，但是一些原本属于企业的三产单位，经过改制后的员工档案管理关系还未完全清晰明确，为日常人事档案管理工作带来了困扰，需及时跟上这一改革步伐。

（二）人事档案内容陈旧、部分不真实

人事档案中普遍存在以下现象：反映政治历史的材料多，现实工作中业绩、能力的材料少;个人填写的多，组织鉴定考核的少，有些鉴定材料中，多是以“希望”代替“缺点”;个人履历表中的年龄、参加工作时间、入党时间、学历等，存在前后不一致、不尊重事实的情况。这些情况使人事档案的真实性无法体现，使档案本身失去了原始记录的本质属性和固有的价值，给企业招聘人才或选拔人才带来了困难。

（三）档案检索慢，利用效率较低

目前人事档案管理工作还只是停留在简单地用计算机代替手工劳动，局限于纸质档案的建立和保管层面，《人事档案管理系统》只限于应用在人事档案目录的编辑，并不适合现代化的网络管理需要。时间都花在了来往路程上，影响了工作进度，需借助现代信息和自动化技术，引进先进的管理理念，提高工作效率，加速现代化管理。

（四）人事档案管理的服务效能有待强化

人事档案是人才信息的重要载体，是反映员工综合素质的最重要依据，为企业组织、人事工作的决策提供了可靠的依据，应该严格按照保密制度管理和利用。但在日常利用中，个别生产单位会过分强调保密，人为地给人事档案蒙上了一层神秘的面纱。利用一次档案需要部门领导、组织部、人事部、分管领导等几个部门盖章签字，手续十分繁琐，大大影响了档案的利用，也违背了档案利用“以人为本”的原则，一定程度上造成了在选拔和管理人才上的不公平和不公开的现象。

三、解决存在问题的对策思考

（一）进一步建立健全档案管理制度

要顺应改革的需要，适应企业人事制度的不断变化，调整人事档案管理方式，全面完成企业各二级生产单位和专业服务单位人事档案的全面接收工作，实行员工人事档案的统一管理。避免过去干部档案和工人档案分别编号、分散管理的状况。只有涉及到企业层面的管理人员档案，可以按照干部管理权限来进行分别管理。

对现行的档案查借阅制度、材料收集制度、鉴别归档制度、检查核对制度、保管保密制度等进行进一步完善。同时，针对体制改革、人员流动等新情况、新问题，制定一些新的制度。

（二）完善档案管理内容

人事部门应将当事人在某段工作期间的评价、成果、人才业绩、守法记录和“职业诚信记录”等内容纳入人事档案材料收集范围，这样人事档案材料就会更加实用。人事部门在撰写组织鉴定时要根据每个人的实际情况，公正、客观地反映每个人的个性特点和专业能力，不写成公式化的评语，比如职称评定时写上“同意申报”，年终考核时写上“同意个人小结”等，鉴定用语要因人而异，改变“千人一面”的传统模式。人事部门平时还要注重收集反映当事人综合能力、综合素质和权威部门认定的业绩考核材料、不断补充新内容，把个人档案与个人信用联系起来，使人事档案真正成为人力资源部门考评、使用和选拔人才的重要参考依据。

（三）加快人事档案管理的信息化建设

1.建立和完善企业人事档案管理数据库系统，实施人事档案动态管理

利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将人事档案个人基本资料整理输入计算机，使人事档案数据化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行计算机操作。同时，档案的数据系统建成后，不仅能够全面反映员工的基本情况、工作履历等固定信息，而且可以记录员工工资、职级、学历、岗位变动等动态信息，一旦员工基本情况发生变化时，可以随时准确地将最新信息录入计算机，保证档案信息的时效性、真实性和准确性。

2.建立企业人事档案网络化管理体系，实施企业人事档案的分级管理

按管理权限，从企业机关、各二级生产单位、专业服务单位到各生产装置逐层逐级建立人事档案局域网，通过局域网之间的相互联结，实行人事档案的网络化管理。建立人事档案网络化管理系统，重点要解决好使用权和管理权问题。在使用权上，可以根据不同用户的情况，通过密码和身份确认，提供所需的档案资料。在管理权上，可以实行分级管理制度。要坚持谁管理谁负责，严格按管理权限由总经理办档案科负责档案的日常管理和修改维护。

3.建立员工个人电子档案系统，实施人事档案自动化管理

为了适应人才内部柔性流动的需求，为便于档案的查阅流转，可以将员工人事档案中能够公开部分的内容以类似于IC卡的形式，制成电子档案。该档案由主管部门制作并负责维护更改，由个人持有，用人单位只能阅读无法更改。个人电子档案的建立，可以有效地减少弃档、“死”档和无档现象。同时，还可以减轻档案工作的工作量，减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏。

（四）增强服务意识，强化服务效能

为企业人力资源管理工作服务，是我们人事档案工作的根本目的。作为人事档案管理人员的我们必须增强服务意识，拓宽服务领域，及时根据企业中心工作的需要，主动参与，超前服务，把“死档案”变成“活档案”，因此，拓展利用服务渠道，开发人才信息资源，是我们义不容辞的责任。例如，可以每年对辞职离开企业（特别是大学本科以上学历的青年）的员工相关信息综合后进行分析，为企业调整人才政策提供参考;也可以分类对企业现有队伍进行数据分析，直观地了解员工结构现状，包括年龄层次、学历层次、职称层次、女干部、非党干部比例等等情况，为企业制定相关人才政策提供依据。

（五）增加人事档案管理人员配备，不断提高人员业务素质

企业人事档案实行集中管理后，应该适度根据人事档案卷数的增加配备足够的专职管理人员，有了充足的管理人员，才能有足够的时间和精力对人事档案进行归档、建档及对档案材料进行开发利用。

其次，人事档案工作是一项政策性、专业性、技术性很强的工作，因此我们要自觉严守工作纪律，不断提高自身的政治素质、业务素质和职业道德修养，拓宽知识面，不断提升自身的政策水平和业务技能，充分应用现代化科学技术来推进人事档案管理工作的科学化和规范化。

综上所述，随着企业人事制度改革的不断深入，企业人事档案管理工作应从健全管理制度、完善管理内容、强化服务效能、提升档案管理人员素质等方面入手，继续推进人事档案管理一体化，重点做好集中管理单位人事档案的接收、整合工作，走信息化、现代化的路径，以档案网络化建设为依托，以各种先进技术为手段，最终目的是为了更好地利用人事档案资源，发挥人事档案的实际效能，为企业的生产和未来发展提供有卓有成效的服务。

参考文献：

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[3] 王淼.小论提高高校人事档案的服务效能[J].黑龙江史志，2012.6（总第271期）

[4] 杨涛.高校干部人事档案要向信息网络化管理发展[J].档案与建设，2010年01期