对加强档案管理工作的认识和思考

王继萍

摘 要：档案是单位工作的记录和凭证，记录着单位的发展变化全貌，维护着单位的权益。随着社会信息化的深入发展，档案也被列入社会信息的重要内容受到了更多的重视和关注。目前，虽然档案管理工作得到了不断加强，但是仍然存在很多不利于档案发展的问题和难题，需要进行必要的改进，才能为档案工作的健康发展创造有利条件，为社会发展注入档案力量。

关键词：档案管理;认识;思考

社会进入新的发展时期，社会信息化，信息共享化成为一种社会共识，人们的信息意识不断增强。档案是信息的记录载体，是特殊形式的信息承载体，但是档案本身的社会属性又区别于一般的社会信息，它的保密性、政治性和唯一性、凭证性特征明显，并且很多档案信息的直观性不够明显，需要经过系列的鉴定和发掘，提炼转换为合理的表现形式才可以更好地进行社会传播利用。做好档案管理工作在保存社会记忆，记录工作过程的同时，可以更好的提供服务利用，为促进单位发展，提升工作质量提供帮助。

1 档案管理的基本价值作用

档案管理包含有多个方面的目的和作用，最为根本的是为国家积累档案资源财富，并通过开发利用服务助推社会发展和工作质量效益双提升。做好档案管理工作的价值意义具体有以下几个方面：

1.1推进文化建设。档案属于社会信息范畴，是历史文化的有效载体。在当今文化建设和文化软实力不断加强的环境下，社会文化建设得到了前所未有的重视，加之信息技术在文化开发传播中的重要作用，形成了社会文化多样化和历史化的需求特点。档案含有丰富的历史和现实文化因素，经过筛选处理可以有效转化为积极地社会文化元素，丰富社会文化的内涵，增强文化建设的深度和广度，为社会文化建设注入新的生机和活力，促进优良文化的更好传播，推动整个文化建设的高质量发展。

1.2 助力管理决策。档案的真实性和凭证性为单位工作发展提供基本工作查考的同时，还可以从中总结工作经验教训为单位管理决策提供依据。比如，单位开展一项重要活动或工作时，可以在科学论证的基础上调阅类似工作的档案内容，回顾工作中的得失，总结有益经验，进而做出更为科学合理的决策，避免浪费更多的时间和精力，提高了工作质量。

1.3 发挥依据性作用。档案的形成是按规定要求，严格按档案办理流转程序转变而成，具有无可辩驳的真实性特点，这就可以为解决问题，维护单位合法权益，保障利用者个人合法利益提供了根本性依据作用，减少问题纠纷的发生。

1.4促进科学管理。单位的发展要靠规范的管理来实现。档案可以发掘自身优势促进单位的科学管理。如，档案记载了单位的各项工作过程，包括技术改进、管理要求，以及有关人和事情的处理内容，用这些真实具体的事例可以为管理提供借鉴和警示，存进单位各项管理的科学化，提升管理水平。

2 档案管理工作中的问题

2.1档案管理不规范。没有按照每个门类的管理要求开展管理工作，突出表现为档案目录编制缺项，档案卷盒选择使用不标准，档案检索工具编制不完善以及具体的卷盒封面脊背填写潦草，导致档案管理利用的不便捷问题明显。

2.2 档案管理意识不强。档案工作细致具体，需要强化档案管理意识，安心档案管理。但在实际工作中很多因为意识不清导致工作不到位的情况发生。一是忽视档案人员技能知识的学习提升，不能及时开展新业务标准规范的解读和实践，工作知识和观点陈旧而保守。二是工作标准不高，满足于常规性的收集和整理，以档案存放于档案库房为目的，对于保管的情况以及开发利用等工作不管不问，应付了事，档案管理存放混乱，甚至无法检索利用。

2.3 档案收集不齐全。档案材料的齐全完整，形成完整的体系是档案收集工作的基本要求。很多单位不注重档案材料的及时收集，对于本单位应该形成哪些档案材料，以及材料的保存价值等心中模糊，导致不知道材料收集是否齐全，有关形成部门交多少材料收集多少材料，出现很多材料留在个人或部门手中，时间一长容易出现丢失或销毁等情况，给档案管理带来很大的损失。并且很多单位档案门类材料收集不全，只注重纸质材料收集，对于音像照片以及实物等载体的档案材料收集更是不齐全。

3档案科学管理的方法途径

3.1 关心档案人员的成长发展。档案管理人员与单位其他业务人员一样，都是单位的工作人员，不仅要于其他人员的工作待遇和提拔使用一样的标准，还要注意加强档案人员业务知识的专项教育，做好培训提升工作。要根据新形势下的档案管理要求，及时学习专业档案部门新的规范标准，主动将计算机技术应用与实践工作，让档案人员学会熟练掌握计算机管理档案的技能方法，更好地管好档案。

3.2 注重档案收集齐全。要改进收集方法，注重收集的时效性。对于形成完毕的档案材料要实行随时收集的方法，对于形成时间跨度大的文件材料要注意做好跟踪收集，掌握形成进度，做到及时收集。同时还要注意扩大档案材料的收集范围，将具有一定存放利用参考价值的各门类档案都纳入收集视野，形成齐全完整，联系密切的档案资料有机联系体系。

3.3 合理划定档案保管期限。要根据档案资料的内容用科学的方法判定其存放价值，对于具有重要利用价值反映本单位主要职能工作的档案要作为长久档案进行分类存放，对于参考使用价值一般的档案材料进行定期存放，對于不是本单位工作形成的普发性的文件材料可以作为短期档案进行存放。通过合理科学的区分保存价值，体现档案存放保管期限的科学性和规范性。

3.4 运用现代化管理技术。随着计算机办公的普及，大量的现代技术以及网络技术提高了工作效率，改变了传统的工作方式。对于档案管理工作来说，这是好的机遇和条件，要主动与新兴现代网络技术相适应，实施现代化的档案管理方式，提升档案工作现代化水平，做到与单位现代化发展相同步，更好地服务单位其他工作的发展。

4 结语

随着社会发展脚步的加快，档案管理工作方式更多的是向新技术应用的转变，作用更多体现的是服务效率的提升，服务价值的加大。为此，档案管理工作应摆上单位发展的重要议事日程，加大人员的培养力度，投入配置更多先进的设备设施，为档案管理水平的持续提升提供基本保障。

参考文献

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