关于高校信息化档案室建设的研究与思考

孟桂兰

德州职业技术学院组织部档案室 山东 德州 253000

引言

形势不断发展、科技不断进步，档案管理的信息化也逐渐成为高校档案管理的一个重要内容，信息化程度越高，也就意味着高校利用档案这一原生信息的效率越高。作为聚集了大量信息、人才以及技术等优质资源的地方，高校在国家档案信息化建设工程中担任了十分重要的角色，因此高校信息化档案室的建设不仅仅是处于有效利用高校档案的角度，也是时代发展、社会发展对高校提出的客观要求[1]。尽管目前高校信息化档案的建设工作已经取得了一定的成就，但是由于高校自身的局限性、档案信息化软件开发过程中的局限性等一些问题的存在，高校信息化档案室建设工作仍然处于不断探索、不断完善的过程中。如何能够做好信息化档案室的建设工作，让其能够在长远时间内发挥积极作用，是目前高校、信息技术部门以及档案管理部门需要齐心协力，共同解决的一个问题[2]。笔者针对信息化档案室建设的现状，就关于高校信息化档案室建设给出一些自己的思考。

1 高校信息化档案室建设的必要性

1.1 形式不断发展的客观需要

高校传统档案室主要是采取手工管理的方法，给予信息使用人员以手工服务。这种管理方法不仅在检索、利用信息时不仅会耗费大量的时间和精力，而且无法保持信息利用的准确性。对于一些电子档案，传统档案室没有充分利用起来，甚至是清洗、丢失了很多的电子档案，无法满足人们当前阶段对档案信息的需求[3]。所以说高校档案管理是需要进行信息化的，信息化档案室的建设存在必要性。在2000年12月印发的《全国档案事业发展“十五”计划》中提出“加快档案信息化建设”，显然，这对高校信息化档案室的建设工作提出了新的要求。而且中国教育网、科研网等教育相关网站的建立，规章制定、教育通知等各种信息资料都以电子文件的形式发布在网上，高校档案室必须与时俱进地完成信息化，才能适应社会经济、科技发展的趋势[4]。

1.2 改进档案管理工作质量水平的客观需要

当前在高校档案室中，传统纸质档案以及新型电子档案同时存在。纸质档案主要是手工管理，需要人工根据档案管理准则完成档案管理工作，管理工作的质量水平会受到管理人员的责任心、能力以及其他诸多因素的影响，不同管理人员档案管理工作的质量水平也会存在差异。电子档案在管理时更多的是借助计算机管理程序对电子档案进行管理，档案管理的工作质量比较稳定，不会因为管理人员的差异而产生不同的工作质量[5]。所以如果高校想减少人员差异给档案管理工作带来的不便之处，就需要加快信息化档案室的建设除此之外，信息化档案室的建设也会促进管理人员提高自身的业务水平，不管改进档案管理的整体工作质量。

2 高校信息化档案室建设的意义

传统档案管理是将纸质档案经过简单的原始保存后，作为一种内部资源供高校本身使用，不能充分利用高校档案这一原始信息。但是高等教育在不断发展，高校档案数量、形式也发生了新的变化。档案形式的多样化需要高校建立信息化档案室来管理、利用新型档案。信息化档案室的建设则是在档案管理工作中，借助现代化设备，采取更加先进的管理方式，对手工管理进行取代，更加细致地完成档案管理工作，满足对高校档案这一原始信息的新需求[6]。信息化档案室的建设能够实时、化自动化的给予档案高效管理，保证档案搜寻的及时性、信息资源的时效性，尽可能减少人力物力的多余耗费，有利于档案管理工作的水平提高、效益增收。总的来说，高校信息化档案室建设，有助于推进高校事业建设、有利于减少人力物力浪费，更加高效利用学校档案，更好满足师生对学校档案的需求。

3 高校信息化档案室建设的问题

尽管高校信息化档案室建设工作目前已经取得了一定的成效，档案管理系统已经初步完备，但是建设过程中仍有问题需要解决。

3.1 在思想上不够重视信息化档案室的建设

部分高校领导并没有足够重视信息化档案室的建设工作，只将它日常工作附属品，没有进行足够的研究。与高校的科研部门、行政部门相比而言高校，档案管理部门倾向于被认为可有可无、无足轻重，档案管理人员收入水平、社会地位处于比较劣势的状态[7]。仍有高校档案室采取传统管理办法，存在思维定式，对现代化的档案管理工作无法适应。除此之外，信息化档案室的建设工作中也没有达到相应的宣传广度和深度，导致高校教职工在日常教学活动中不重视原始资料的管理工作，对应归档材料保存工作存在缺失，不利于档案管理工作的开展。

3.2 信息化档案室的建设经费投入不足

信息化档案室的建设需要一定的物质基础，包括扫描仪、光盘刻录仪、计算机以及缩微阅读机等高性能现代化设备，而且还需要各种应用软件，如档案信息数据库、信息处理系统等功能齐全的软件。但是目前情况来看，高校在信息化档案室的建设过程中并没有投入足够的经费，缺少了资金支持就无法购买足够的设备，知识档案室的基础设施建设滞后，不利于信息化档案室建设工作的开展。

3.3 档案管理人员的业务素质不达标

档案管理工作需要管理人员具有很强的专业性，这就对工作人员专业知识水平提出了很高的要求，尤其是信息化档案室中的现代设备的使用则需要工作人员更专业知识和技术水平。但目前信息化档案室建设过程中，大部分的档案管理人员不能同时具备档案管理、计算机信息处理能力，尚未完全适应管理工作的转变。并且，高校档案室的多为兼职管理人员，人员的流动性比较大，人员变动频繁，档案管理工作的交接、档案管理业务的熟练度无法保证，不利于档案的有效管理[8]。匮乏的专业技术人员、不稳定的管理队伍，使得高校档案室管理工作难度变大，对信息化档案室建设存在着制约性。

4 高校信息化档案建设中问题的相应对策

信息化档案室的建设是一项复杂的长期工程，高校需要在较长时间内持续做出积极努力才能更好地完成信息化档案管理的建设工作。笔者根据上文中提到的信息化档案管理建设中存在的一些问题，给出自己的思考，为高校信息化档案室的建设提供一些可行的方案。

4.1 增加资金投入，保证设备齐全

《高等学校档案管理办法》中对高校信息化管理档案建设工作提出了经费设置的要求，高校要设立专项经费，为信息化档案室的建设提供资金支持。针对目前信息化档案管理经费不足的现状，加大资金投入，是促进信息化档案室建设的一个重要举措。在信息化档案室建设过程中，一方面要将建设中所需经费作为预算的一部分纳入预算。建设过程中所需要采购的计算机、档案管理软件等基础设备，都要在预算的考虑范围内；另一方面，应该向上级教育部门申请对档案人员编制，为高校信息化档案室配备档案管理人员，采取专职、兼职相互搭配的模式，为档案室管理工作的开展奠定基础。

4.2 整合资源，充分利用互通的校园网络

分级鉴定现存的馆藏档案，在有序整理后，通过微缩胶片转换、扫描或者手工录入等手段将纸质信息转化为电子数据，原本的纸质档案转化为电子文件，将数字化的档案统一纳入数据库。通过校园网查询入口、归档入口等功能行入口的设置，将文档一体化，做到校内校外资源整合。本校信息化档案室网站为主体，与本校校园网和其他高校校园网、档案管理室网相互连接，形成档案分享网络，实现学校内部、学校间档案快速共享。

4.3 培训强化，提高管理人员素质

信息化档案室的建设工作中，高素质的管理人员是必不可少的一个要素，如果想充分利用好信息化档案室，需要配备相应的管理人员。信息化档案室的工作人员，在可进行传统档案管理的基础上，还要能够熟练操作计算机，利用计算机完成录入数据、管理数据库等工作[9]。高校可以采取多种方式，如知识竞赛、座谈会、专家辅导讲座等，更新档案室人员的知识结构，学习新技能、新方法，适应信息化档案室对管理技能的新要求。同时，也要着重培养和储备信息化档案室高水平管理人才，提升管理人员专业素养的基础上，为人员流动提供交接储备。

4.4 由点及面，纵深向推动高校信息化档案室的建设

作为一项十分具有挑战性的工作，体制、经济和技术等因素都会制约到信息化档案室的建设进展。高校不可能在短时间内完全实现档案信息化，但我们同样也不能消极对待[10]。相反，我们要主动出击，抓住时机，在最有利的角度展开信息化档案室的建设工作，由点及面，逐步完善。

5 结束语

综上所述，高校信息化档案室的建设是形势发展、经济社会发展的必然趋势。目前信息化档案室建设已经取得了一定的成就，但仍然存在建设资金不足、人员素质不匹配的不足之处。为此，高校应该积极采取应对措施，为信息化档案室建设提供资金保障、人员储备，且是满足信息化档案室建设工作的需求，为高校事业的开展创造有利条件。