试论新冠肺炎疫情防控专题档案的收集

芦宏伟

摘  要：本文以河南省疾病预防控制中心新冠肺炎疫情防控档案收集实践为依据，在分析疫情防控档案的形成特点基础之上，提出档案收集原则，探索建立突发公共事件下的档案应急收集机制。

关键词：疫情防控;档案收集;疾控机构;机制;突发事件

Abstract： Based on the collection practice of COVID-19 prevention and control Archives of Henan Provincial Center for Disease Control and Prevention， this paper proposes the collection principles of Archives based on the analysis of the formation characteristics of epidemic prevention and control Archives， and explores the establishment of Archives emergency collection mechanism under public emergencies.

Keywords： Epidemic prevention and control; Archive collection; CDC; Mechanism; The emergency

1 疫情防控專题档案的形成特点

1.1 内容的专业性。疾控机构疫情防控档案内容集中包含三个方面：一是新冠肺炎流行病学调查数据，包括病例的传染源、追踪和判定密切接触者数据、病例的发病和就诊情况、聚集性疫情传播特征和传播链数据等。二是密切接触者医学观察健康状况监测数据，包括密切接触者基本信息、接触信息和健康监测信息。三是实验室监测数据，包括新冠病毒检测标本送检表、检测结果数据等。从内容上看，这些文件与行政公文相比，具有较强的专业性。

1.2 形成的系统性。疫情防控专题档案形成是围绕疫情防控工作产生的，每一部分有较强的系统性。将此次疫情防控档案作为一个完整、独立的系统去管理，符合文件形成规律。以流行病调查数据为例，从病例的传染源信息，到密接者的时间、地点、活动范围信息、发病就诊数据、传播链数据等，这些文件材料系统记载和反映了该病例的产生、发展、传播的整个过程，在后期的收集和整理过程中，必须尊重文件形成的系统性联系。

1.3 产生的突发性。第一，由于突发公共卫生事件的不可预测性，文件形成主体的不确定性，客观上使得文件材料的形成和积累具有很强的随机性、非程序性。第二，文件的形成主体具有临时性和不确定性。随着突发公共卫生事件的发展，有关的防控指挥机制也必然要随着事态的变化而做出调整。以河南省疾控中心（下称中心）为例，2020年1月16日成立疫情防控工作组，全力开展防控工作。随着疫情形势的变化，1月26日后，中心随着疫情防控工作需要调整专项工作组及职责安排，以应对下一步工作需要。因此，内部机构及其职责的变化客观上造成文件形成的不确定性。[1]

1.4 来源的分散性。一方面，文件形成主体具有分散性。从中心层面看，在此次抗疫斗争中为河南省委、河南省政府制定防控政策提供决策支持，形成大量文件材料;从中心内部看，各个疫情防控工作组在抗击疫情过程中形成很多文件材料：如流调数据、实验室检测数据。外部文件则指的是支援湖北抗疫人员生活、工作中形成的文件材料。另一方面，文件的保管场所具有分散性。全面抗击疫情过程中，由于人手有限，文件材料收集往往只由兼职文书人员负责，甚至是防疫人员自己整理保管。而他们普遍缺乏文书材料收集、整理的专业知识，又往往造成文件材料形成、整理、暂存都较为分散。

2 疫情防控专题档案收集原则

2.1 及时划定文件收集范围。档案人员首先要了解本单位应急指挥工作组的权责划分、业务职能、成员构成、工作开展等基本情况;其次，档案人员要熟悉各个防控工作组文件材料的形成、积累情况;最后，基于本单位实际，及时出台文件材料收集范围的指导性文件。以河南省疾控中心为例，在疫情防控工作开始之初，就将档案工作人员编入综合协调组，着手准备文件材料的收集工作。并适时推出《关于切实做好疫情防控期间文件材料收集与保管工作的通知》，要求做好文件材料的收集工作。

2.2 疫情防控档案要应收尽收、应归尽归。2020年2月7日，国家档案局官网发布《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，通知明确要求：“将档案工作纳入防控工作的总体部署，做到疫情防控档案应收尽收、应归尽归。”中心以此为遵循，迅速做出响应。[2]

一是在本单位内部下发《关于切实做好疫情防控期间文件材料收集与保管工作的通知》《档案文献资料收集统计表》，要求各业务处所负责同志对本处所文件资料和实物进行分类统计，按照文件归档范围进行报送。

二是做好临时性文件的现场收集。疾控人员在疫情防控期间工作量大、时间紧，客观上造成了有些重要的临时性文件散存在业务部门或者个人手中。

三是征集个人手中的文件资料。疫情防控期间，中心大量的业务专家被派往省内各地市指导工作。对这部分文件资料，实行“随报随收”的原则，尽力保证疫情资料的齐全、完整。

2.3 加强对文件收集的监督指导。在疾控系统内部，各业务处所由于人员紧张，经费有限，往往并不设专职文件管理机构。负责文件收集和立卷的人员大都由业务人员兼任。疫情暴发时，他们既受到时间精力限制，又缺乏专业的文书立卷知识，导致归档文件质量参差不齐，影响后期档案的整理和利用。因此，加强对业务部门文件材料收集工作的监督和指导是十分必要的。

为实现重要文件材料应收尽收的工作目标，中心办公室一方面加强对归档文件质量的检查，每周都定时定点派出办公室档案管理专业人员深入各业务机关，巡回指导检查文件材料收集工作;另一方面加强文件收集工作的宣传。在疫情防控文件收集工作开始之初，加大宣传力度，保证文件归档活动的顺利进行。同时，提高档案管理人员意识，认识到只有认真做好疫情防控文件的整理、保管工作，拿出更多更精彩的编研成果，才是对疫情防控文件集中归档工作的最佳宣传和动员。

3 做好疫情防控专题档案收集工作的几点思考

3.1 提高领导重视与加强部门之间协作。疫情防控专题档案收集工作，涉及面广，时间跨度长，牵涉部门众多，实际操作难度大于常规文件的收集。从中心疫情防控专题档案收集工作经验来看，笔者认为获得领导对疫情防控专题档案收集工作的重视与加强部门之间的合作，可拥有以下几方面优势：一是直接影响疫情防控专题档案的收集政策在各部门实践中的贯彻力度，进而影响最终的收集效果;二是领导的重视是疫情防控档案收集专项工作获得人、财、物的关键保障;三是上层领导的关注能够有效提高档案从业者的工作积极性和创造性;四是领导的关注、部门的协作，使各处所相关人员能有效把握疫情防控文件收集的最佳时机，避免重要文件遗失或遭到破坏。

3.2 建立及时有效的档案收集制度。疫情防控专题档案收集制度应包括清晰明确的归档范围、档案收集责任人制度、详细的档案收集统计表、档案移交报送手续等要素。疫情防控档案收集制度既要保证科学严谨，使疫情防控文件材料做到应收尽收;又要简单方便，通俗易懂，保证非档案专业人员能够“按图索骥”，照单全收。

中心此次疫情防控专题档案收集的经验是：适时发布专题档案收集通知并安排相关人员采取措施;收集范围要科学、清晰，在全省疾控系统严格执行。具体来讲，中心2020年2月下发《关于切实做好疫情防控专题档案收集工作的通知》，明确划定疾控机构疫情防控专题文件材料的收集对象、范围，并下发到全省的疾控系统，指导文件材料收集工作。3月，中心下发《档案收集统计调查表》，要求对全中心各处所单位疫情材料进行全面调查、报送。并首次将上述工作贯彻落实情况纳入到各部门、各具体负责人的年终考核评分中去。12月，根据前期收集到的文件，开始编写中心疫情防控工作大事记。并根据编写需要，及时对不完整的文件进行补充收集。

3.3 激发档案专业人员的工作热情。从此次收集工作实践来看，无论是领导的重视、部门之间的协作，以及有效的档案收集制度，并不能充分决定疫情防控专题档案收集工作的质量。能够决定最终工作水平的是文件收集的主体——档案工作者。

档案工作者十分了解本单位档案管理活动的实际情况，以及收集疫情防控专题文件材料所要面临的实际问题。通过常年在档案管理实践中积累的经验，他们可以给出一些解决具体问题的办法，保证档案收集工作的质量。以河南省疾病预防控制中心为例，档案部门统归中心办公室管理，在疫情防控工作筹备之时，档案部门就主动要求加入中心疫情防控综合协调组，开始筹划疫情防控文件收集。随着抗疫斗争进入白热化，检验检测数据、流行病调查数据、每日向上级递交的疫情报告等文件越来越多，档案部门开始与时间赛跑，及时下发文件收集通知，划定材料收集范围，抢收珍贵的防疫资料。疫情防控取得阶段性成果后，档案人员下发《档案收集统计表》，要求各业务部门向中心办公室报备疫情文件的收集积累情况，为下一步做好档案的整理和开发利用做好准备。纵观整个过程，档案人员的重要性在于：用敬业的态度做好文件材料的收集工作，用专业的思维制定文件收集制度，用积极的工作热情不辞辛劳指导各部门做好文件收集工作。

3.4 探索建立突发事件档案收集机制。笔者根据档案收集与应急机制的一般性概念，将档案应急收集机制定义为：在突发公共事件背景下，组织内部围绕实现特定的档案收集目标，建构起来的应急组织结构和行动程序。档案应急收集机制的内涵强调：第一，在形成动因上，档案应急收集机制是为了弥补突发事件中档案常规接收制度的迟滞而建构起来的，目的是减少突发公共事件下重要专题档案的散失。第二，档案应急收集机制是一个完备的组织管理系统。包含人、财、物、档案资源和制度环境等诸要素。其功能发挥依靠于系统内要素之间及要素与外部环境作用的结果。档案应急收集机制的建立、存续、结束的过程实质上是组织内部特定档案管理目标建立及实现的过程。在突发公共事件来临之际，如何把握先机，及时有效地将应急防控专题档案收集完整，是档案业界应该关注的重点。

*本文是河南省档案局2020年科技项目的阶段性研究成果，项目名称为：河南省疾控机构新冠肺炎疫情防控专题档案的管理及利用策略研究;项目编号：2020-R-42。

注释与参考文献：

[1]向在仁.宣传学概论[M].成都：四川省社会科学院出版社，1988：20.

[2]中国国家档案局[EB/OL].[2021.4.5].http：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202006/cfc8c422e68f4d3aae46389a3c470a5f.shtml.

（作者單位：河南省疾病预防控制中心行政办公室  来稿日期：2021-08-20）