浅析中小型企业管理体系建立

李艳芝

摘要：以礼赠品行业某企业为例，浅析在该行业中小型企业管理体系搭建对于企业发展的重要性。对于一个企业来说，合理、规范、科学、可操作性的管理制度，能有效的提升企业整体效益，减少内耗，使得企业有序、稳定、高效的发展。一个企业管理体系的建立，与企业发展的需要、企业文化、企业所处行业性质、上下游客户形态等有着至关重要的联系。

关键词：礼品行业、企业管理、管理制度、建立、试运行

“无规矩不成方圆”，对于一个企业来讲，有了合理、规范、科学、可操作性的管理制度，才能成“方”成“圆”。企业经营管理不仅要遵循市场经济的发展规律，更要遵循企业自身的发展。企业管理制度作为一种规范而存在，企业管理制度是通过制定标准和规则对企业人员管理、经营活动等进行规范，以保障企业的持续发展，促进其获得最大效益。本文以礼赠品行业为例，根据该行业的行业特点，从企业管理制度建立时机的选择、如何建立、合理性的检视以及试运行四个方面做简要浅析。

企业管理制度建立时机

我国拥有五千多年的悠久历史，并被誉为“礼仪之邦”。我国礼文化是几千年来积累下来的财富，也是中华文明传统文化中重要的组成部分。

但是，同西方发达国家相比，我国的礼品行业起步相对较晚，东部和西部的礼品行业在发展过程中，产生了明显的不平衡性。而分散、小型化等生产方式和规模成为我国礼品行业发展过程中的主要特点。在这种情况下，现阶段我国呈现出相对薄弱的礼品开发能力。各个领域在设计方面没有形成身的特点，创新能力非常弱，而产品的内涵体现也不够丰富。更重要的是：现阶段相对薄弱的知识产权意识存在于我国的礼品行业当中。整个礼品行业运行模式较为简单，主要采取“以销定采”的模式;流通环节少，产品附加成本低;企业为了降低成本，生产环节全权委托;产品品类品牌复杂多样，竞争激烈，同质化严重。但是以上问题并没有完全阻止我国礼品企业发展的脚步。

由于礼品行业的发展，与国民收入水平关系较大;自中国经济复苏快速发展以来，礼品行业也迅速崛起。某礼品公司成立于2008年，2014年以来公司企业规模从30多人迅速增加到上百人。此时的健全的企业管理体系尤为重要，它将是企业稳步快速健康良性增长的前提。

就企业内部来说，公司内部组织结构简单;整体为扁平化的管理模式。基层员工占公司总人数的85%左右，销售与销售助理的比例为1.2：1。公司整体学历水平主要为高中、大专，本科以上学历仅占比2%（某企业内部数据）。销售需求反馈速度要快，销售助理事务繁杂一致。公司整体管理成本较低。企业成立初期为了提高销售反馈速度，增加销售转化率，减少中间信息交流传达环节，销售助理身兼数职，采销一体。随着业务规模扩大，市场逐步趋于成熟，人员急速扩增之际，企业管理体系也逐步被领导者重视，并列入全年战略规划。

如何建立

管理制度建立的注意事项：

中国是最大的礼仪之邦，中国的礼仪人情在礼品行业体现的淋漓尽致。也导致整个礼品行业，企业内部管理主要以人治为主，即使有相关制度流程，但是遇到很多情况，人的主观影响能完全推翻现有的制度，跨制度执行。从而导致，内部管理体系建立相对困难，推行起来更是有巨大的自身阻力。

目前大多数企业制度管理缺乏人性化，制度内容缺乏灵活性，常常以刻板的规则条款对员工进行限制，较少从员工权益层面出发制定灵活的反应机制。在礼赠品行业，这一方面的优势相对来说较为突出。整个行业以人为本，相对比较注重员工的个人感受，员工工作自由灵活的较高，公司氛围轻松，人情温暖，企业员工中老员工占比较大，老员工离职率相对较低。因此制度的建立要从员工的利益出发，不能过于刻板，需要灵活多变。粗放式的管理制度更適合于本行业的企业稳定快速发展。因此在制度体系建立过程中，尽量简化相关事宜处理流程。企业管理制度不仅是一种规范，同时也是维护员工权益的重要方法，现代企业管理制度更注重以人为本。因此，管理制度的制定要充分考虑员工的需求[1]。

企业管理制度包含制定和实施两个层面，制度内容要全面，但不一定要很细致，不过要确保在实施过程中能够涵盖企业管理的全过程[2]。企业管理制度要细化到具体的部门和岗位，从企业自身出发，结合企业现有的资源，明确正视企业现有存在的问题，以战略目标为导向，并制定部门和岗位的小目标。

整个管理体系的搭建一定要遵循现有的操作流程，以及现有的员工工作习惯。在不影响整个企业发展大局的情况下，尽量最小程度的减小员工现有的工作习惯和工作流程。在现有的流程基础之上做最大限度的优化。为了减少员工适应管理体系的时间，同时减弱员工对于新的管理体系的抵触心理。从而降低管理体系的搭建对公司运营的影响，保证公司运营体系稳定增长的情况下，再作新制度体系的建立及进一步完善。

管理体系建立流程：

设立项目负责人。整个礼品行业均是以销售为导向，在企业中，销售部门是企业的核心部门，除销售部门之外的所有岗位除特殊职能类的部门之外（财务和人事行政）均是以销售活动需求而建立。如：外部供应链体系、采购部、设计部、物流部、管理层。所以项目负责人需要为销售与其他部门的纽带，和沟通的桥梁。营销中心总经理助理是个最佳人选。

岗位职责梳理及分工。清晰划分采销界限，设置组织架构，成立各个部门，对于各个部门岗位职责及工作流程进行梳理盘点。初步建立各个部门内部管理流程体系。

根据梳理出来的岗位职责，开立沟通交流会议。梳理各个部门之间的协调配合流程。初步建立公司整体的管理制度体系框架。

营销体系内部管理流程。在营销体系之外的管理体系完善的通知，营销体系内部的管理制度也要随之梳理并逐步完善。主要分为两大板块，销售

助理工作盘点，销售人员指导手册的建立。

合理性的初步检视

制作企业策略地图，以便检视制度的合理性

根據前期建立出来的管理制度体系框架，结合公司的战略目标，管理目标，制作企业的策略地图。根据企业策略地图，检视不足待完善区域，锁定该区域，与对应部门负责人沟通确认详细的解决方案，同时征求销售部门意见。综合对比分析修订一版合理的制度流程。

日常问题及各个部门冲突和矛盾对于制度检视的作用

根据日常工作过程中所遇到的问题，以及各个部门协调配合所产生的冲突和矛盾。结合现有的初版管理流程体系，检视现有的体系是否解决之前所产生的问题或者对之前的问题进行分解弱化，尽量减少对目前工作所造成的影响。

“接地气”，检视制度实用性

为了保证后续的推行顺利，反复检视管理制度。前期各部门负责人参与制度流程的制定及完善工作，从而保证各个部门负责人具有较强标准和规范意识。使得制定出来的制度“接地气”，从实际出发，与实际相联系，应用于实际，指导于实际。

由于本次管理体系搭建为整个企业最初版本，目前所搭建的管理体系为粗放式的框架。具体详细、创新、科学的管理体系将会与公司发展同步进行完善和更新修订。

企业管理制度的试运行

企业管理创新往往要经历一个漫长、曲折而又复杂的变革过程。企业管理制度的建立不等同于企业管理制度的落地。因此制度的落地还需要更为漫长的试运行时期。在试运营的过程中，不断地根据实际问题、实际矛盾去调整现有的制度，并作进一步合理的修订。

试运行之前的培训

项目负责人在流程发布之后，就各部门负责人及试运行部门人员，进行培训宣传，让对应人员清楚本次流程项目的目的和意义，动态实施过程，以及个人所担负的责任，防止试运行期间，管理制度偏离原本设定的方向和目的。

试运行计划

选定目的区域（就公司目前的部门情况、市场运行情况等方面综合考虑）：北上广办事处及石家庄办事处。设定试运行计划表，明确起止时间，固定时间节点对应的具体工作内容。实时记录试运行期间所出现的问题，并准确记录、分析解决问题。以便后期形成全面的试运行报告。

试运行过程

试运行过程中，所有参与人员都有责任对该制度试运行过程中存在的问题进行记录，提出改进建议，并及时采取改进措施。问题分三类：第一类，管理制度流程设计的问题。对流程标准文件设计的缺陷描述不清晰等问题进行记录和修正，并及时更新流程标准文件，以符合实际操作。第二类，试运行中发现的业务上的问题：包括公司直以来的运营方式、资源配置、组织架构、企业文化等等。第三类，组织问题。在试运行过中发生的组织协调问题，也需要记录并且予以沟通解决。以上所有问题，项目负责人在每周一会定时收集，并于周二开会讨论解决方案。

管理制度的优化

试运行结束后，项目负责人负责对管理制度、流程图及标准文件进行优化，完善和版本升级。制度说明书中的活动说明要简单，清晰，易懂。制度的主要活动要有相关的标准文件支持。

结束语

基于礼品行业的特殊性，以及企业所处的阶段，企业管理制度的建立相对粗放，但是也要保证一定的科学合理性。企业若是想要获得更长远的发展，就必须要进行管理制度的建立以及未来的制度创新。礼品行业是典型的以人为本的行业，因此注重人才培养，提高管理人员的管理意识和员工的标准规范工作意识，才能保证企业管理制度能逐步落到实处，从而成为企业有序良性发展的基础。

参考文献：

[1]王军华. 国有企业制度创新主体的合作博弈分析[J].企业管理，2018，（06）：108～111

[2]邱玥，关玥. 当前我国国有企业管理创新机制研究[J].河南社会科学，2018，26（06）：48～52