事业单位档案管理现代化、电子化发展论述

臧丽丽

摘要：本文首先分析事业单位档案管理现代化、电子化发展的可行性因素，然后详细论述事业单位档案管理现代化、电子化发展策略，主要包括加强档案管理人员队伍建设、强化信息化基础设施建设、积极开展档案安全保密工作、完善信息服务功能，通过不断分析旨在实现档案管理与现代化、电子化发展的紧密融合，将事业单位档案管理水平推向全新的高度和深度，仅供参考。

关键詞：事业单位;档案管理;现代化;电子化

一、事业单位档案管理现代化、电子化发展的可行性因素分析

（一）可以实现无纸化办公目标

在事业单位档案管理过程中，现代化和电子化的应用，可以实现传统纸质档案实现向电子管理模式的顺利转变，将办公信息化、电子化的发展进程推向全新的高度。目前，无纸化办公并不陌生，但是在事业单位办公方面，纸质文件仍然占据着主导位置，不仅无法满足纸张的节约化需求，而且文件堆积现象会愈发明显，使得空间和时间出现严重的浪费现象。而档案电子化的出现，可以紧密融合于无纸化办公，两者之间形成合力作用，从而不断强化档案管理的现代化、电子化水平，并推动无纸化办公目标的顺利实现。

（二）可以促进电子政务的健康发展

基于本质视角，档案管理的开展，与行政工作中的档案资料有着密切的联系，在日常行政工作中，文字、图片等资料中，涵盖的政务价值显著，通过分类和整理这些资料，然后发布到行政网站之中，将档案管理在电子政务发展中的促进作用发挥出来。同时在网站中，通过电子信函的方式，还可以公示出部分信息，从而有效落实电子档案工作。

二、事业单位档案管理现代化、电子化发展策略

（一）加强档案管理人员队伍建设

在开展档案管理工作过程中，人为操作是重要的构成要素，所以对于档案管理人员来说，应正确认识和对待档案管理的现代化与电子化，注重自身业务能力水平的提升，为事业单位档案管理工作的顺利进行提供人力支持。所以事业单位应加强档案管理人员的积极培养，将培训力度提升上来【1】，积极渗透先进的档案管理理念，实现向档案管理人员的顺利传递，不断增强档案管理人员的自主学习能力、信息处理水平等，对电子档案中的复杂化数据进行准确整合与分析，使档案管理现代化、电子化需求得到满足。

（二）强化信息化基础设施建设

基于现代化和电子化角度，事业单位应大力加强基础设施建设，具体来说：首先，在档案管理工作中，应配备齐全的计算机与网络设备，严格控制好存储环境，特别对于其温湿度，并积极开展通风工作，满足特定的散热需求。其中，应积极运用大数据技术，为档案信息化平台的构建提供合理依据，并对相应的数据库进行配置，促进档案信息收集与整理工作的顺利进行，并充分彰显出档案管理工作的独立性。其次，加强专业软件与设备设施的应用，以便于通过电子化形式来录入和保存档案资源，进一步强化档案检索效率。借助于先进的软件技术，可以将档案资料更新的动态化、时效性展现出来，为实时查询档案资料提供极大的便利性。最后，事业单位应大力加强档案数据库建设，不断规范档案资料录入、分类工作等，实现查询系统的顺利构建，不断提高档案信息利用效率，还可以避免在传统查询过程中出现的无效浪费现象。档案数据库建设框图如图1所示：

（三）积极开展档案安全保密工作

针对于电子化文书档案，其特殊性特点显著，再加上不同档案对于公开性、保密性均提出了明确的要求，所以在软件系统中，应积极设置权限，特别对于特定的文书档案，旨在形成对无关人员查阅的预防性作用。一般来说，事业单位对于保密文件的安全性提出了明确的要求，所以应提高对加密处理的高度重视，对加密的期限和时间进行设定，一旦超过保密期，仅仅由负责人可以实现解密。

在构建安全的文书档案信息环境方面，基于档案管理人员角度，应对移动硬盘等档案保存载体进行合理保管，并对不同的数据备份方式进行应用，其中，对于服务器存储和本机备份而言，就是说加强磁盘阵列技术的应用，设置在两台服务器上，以便于合理存储所有的档案数据，使数字化优势展现出来，每天备份在PC机上，然后给予定期同步操作，防止数据库信息出现不协调现象。而在其他数据备份方式中，实物介质的存储和备份也具有一定的应用优势，通过数字化影像的方式，对所有文书档案数据录制成关盘，基于两份的方式，在防磁柜内进行合理存放，同时实现所有档案信息、数字化影像的完整保存【2】。此外，事业单位应加强档案软件的设计研发，对于不同的档案资料，应进行合理分类与整理，同时对档案管理系统的权限进行设置，实现档案资源的高效化利用，在档案工作台模块构建以后，可以实时化浏览与下载电子文书，并实现在线借阅，不断提高系统管理效能。面对保密性文件，应注重申请这一环节，要想顺利借阅单位档案信息，必须要通过特定的审批程序，有效预防不安全因素的出现。

（四）完善信息服务功能

要想实现现代化、电子化在档案资源管理中的紧密融合，不同部门之间应保持有机沟通，激发出其他部门对于档案管理工作的重视程度。其中，凭借完善的档案管理信息服务功能，可以为不同部门工作人员之间的交流提供极大的便利性，共同致力于档案管理系统的构建，从而不断提高档案管理工作的一体化建设水平。特别在事业单位内部，管理平台的构建，应对不同的档案模块进行设置，凭借交互式交流模块，可以使档案信息的沟通与传输水平得到增强。交互式交流模块框架如图2所示：

结束语

总而言之，科学技术的日益发展与进步，对于事业单位的发展产生了深刻的影响，其中，现代化和电子化管理模式的出现，可以不断改进档案管理模式，实现档案管理的有效处理。同时，档案信息应确保高度的完整性，全面记录其信息过程，基于档案管理人员角度，应注重软件和硬件设施的完善，加大安全保密工作力度，实时化共享档案信息，同时也要保证自身良好的综合素养与专业水平，给予档案管理现代化发展强有力的人才支持。

参考文献：

[1] 刘丽秋. 论事业单位管理档案管理中现代化方式的运用[J]. 中外企业家， 2019， No.648（22）：133-133.

[2] 李静. 新时期关于行政事业单位现代化人事档案管理建设的意义和对策探究[J]. 神州（上旬刊）， 2020， 000（015）：279.