大数据时代档案管理优化的路径探析

汪洋

摘要：大数据时代的发展，给档案管理带来了新的发展方向，为了适应现代化的发展路径，推动档案管理工作落实，优化档案管理工作模式，作为档案管理专业人员就需要结合时代背景，提出新的档案管理工作思路，实现档案管理模式的优化。为此本文结合大数据时代档案管理的工作特点，分析其发展机遇，判断发展中所面临的挑战，提出针对性的应对措施，以求能够实现档案管理工作的全面优化。

关键词：大数据时代;档案管理;优化路径

随着时代的发展，互联网信息科技也随之高速的发展起来，人类社会逐渐地迈入大数据时代，大数据成为了市场竞争的核心依据。而档案管理工作的核心目的就是为了有效地保存管理数据，提供相关的数据资料支撑，其中具体的工作业务包含数据档案的收集整理、鉴定分析、保管查询等等。在大数据时代的背景下，档案管理工作的实施也必然会按照大数据时代的基础要求，以新的技术手段、新的管理方式进行相关数据信息资料的收集、整理、更新和保存，才能让档案管理工作在当前的时代背景下充分地发挥自身的作用和价值。

一、档案管理工作在大数据时代的发展机遇分析

1、实现更加便捷的档案存储管理

传统的数据存储管理方式，主要受到存储空间范围的限制和影响，经过了大量的数据存储和数据录入之后，往往就会因为存储空间的限制，出现空间存储不足的情况。且对于各类型的机关事业单位、企业来说，因为每年产生的经营活动行为相对较多，存储的数据资料往往相对较为庞大，且因为实际的存储需求，需要实现持续性的数据输入，在传统存储方式的影响下，多数是通过分别存储或者删除数据的方式对整个存储空间进行扩张，以保证后期的相关资料可以有效的存储，这一方面对导致信息数据查询难度的增大，同时也会因为定期的清理导致相关重要的资料信息受到损失，这一问题对机关事业单位来说，问题还不显现，但对各类型的机关事业单位、企业来说影响较大。大数据的支持下，传统的数据存储空间和存储方式被不断地优化，信息化数据备份的实现，被不断地优化克服，大数据技术的支持，实现了巨大存储空间的实现，同时能高效地提供迅捷的备份管理和查询工作落实。

2、实现档案管理新技术的优化升级

档案管理工作的有效落实，主要是为了保证各项资料的及时调取，因此对于所存储的信息数据实施及时的检索和分析、查找和判断是一项基础的工作任务内容，随着档案存储管理工作时间推移，大量的同质数据在长期的存储之中存在，检索和查找信息往往需要消耗大量的时间精力。大数据信息处理技术的实现，在一定程度上有效地解决了传统档案管理工作中查询困难的主要问题，数据的存储空间被不断地扩张，检索的速度也有了显著的提升，在大数据技术的支持下，档案管理工作可以结合全新的搜索引擎进行实现，对于数据资料也能实现有层次、有维度的综合化管理，数据可以进行自动化的检索、分析和归类，提升了科学决策在档案管理之中的渗透和使用，加快信息化发展在档案管理工作中的运用。

3、档案管理工作效率的提升以及基础成本的降低

在大数据时代的发展过程中，随着信息化逐渐的渗透在人们生活的方方面面之中，让我们的生产生活质量都得到了全面的提升优化。同时高效快速的存储管理方式和数据管理方式也已经被广泛地使用，在这种形式下，就有效地提升了各单位档案管理工作的实际效率，同时随着信息化在档案管理工作中的有效渗透，档案管理的数字化信息化程度也随之提升，传统的纸质存储方式逐渐被云数据所代替，这本身就在空间行为上，克服了存储档案材料所消耗的存储空间纸张、存储空间范围、存储空间载体、存储维护项目的整体支出，在数据管理的基础上所有的时间以及财力的成本都得到了较大程度地降低和优化。

二、档案管理工作在大数据时代所面临的挑战

1、档案管理工作的理念和工作流程需要优化

传统档案管理工作的落实中，要想实施档案相关数据的处理优化，多数情况下是按照基础的分类管理、标记统筹、整理分析、归档管理进行的具体操作。在大数据的支撑环境下，数据信息内容不断地被多种新型的基础知识所丰富完善，所需要存储的数据信息内容逐渐呈现出多元化的趋势，信息数据之间不再是单向的传输，或是重叠的展现，更多就是通过相互之间的交叉，实现有效的衔接处理，若使用傳统的工作模式，在信息分类的基础上就难以实现及时有效的工作落实，更难说实现信息数据的标记、整理、归档、分析等相关的环节内容。为此档案管理工作的有效落实，就需要结合当前现有的工作内容和工作思维方式，对相关的工作理念和工作方法进行优化调整，梳理现阶段所执行的操作流程和工作方式，形成属于大数据时代独有的档案管理工作方式和工作思路，继而全面加快数据革新，推动档案的信息化管理模式构建。

2、档案管理数据资料存储形式需要转变

大数据的推进下，档案管理的相关材料数据相对繁多，有别于传统的纸质载体呈现方式，当前的档案资料的保管方式也有了较为明显的转变，为了达到高质量的存储管理工作落实，现阶段的档案数据资料主要以电子文档、图片信息、音频视频等方式进行存储管理。档案资料的存储方式相应地也需要通过不断地丰富、完善进行全方位的构建，其本身的机密化水平相对不高，因此较为繁琐复杂的原始数据资料需要实现大数据技术的有效应用，基于大数据技术手段对其进行分门别类，实施及时有效的存储管理，以便于在具体需要的过程中可以通过检索的方式进行调阅，为相关的决策人员提供全方位的数据支持。档案管理数据资料的存储方式，在传统的管理方式下都是以线下纸质流转存储的方式构建形成的为了保护传统文件资料档案的完整性，在进行信息化管理的过程中所有的存储，都可以通过信息化扫描的方式进行记录，将相关的文献资料进行分类处理，加之通过扫描记录的方式，将所有的纸质文献资料传递到网络环境之中，实现网络数据进一步筛查，实现档案管理信息数据存储空间、范围、内容的扩展，建立起全方位的数据信息库，保证各项决策的有序实施。

3、档案管理人员综合素质需要全面提升

大数据时代要想推动档案管理工作有效落实，就需要相关的档案管理人员充分的认识到自身管理工作的重要性，在进行管理的过程中按照相关的规范实施信息化的管理，这个过程中就需要档案管理人员具备相对全面的综合管理工作能力，适应大数据时代的档案管理工作要求。大数据档案管理的特点在于档案管理工作中所涉及的档案数据种类繁多，其本身的处理方式呈现出复杂化的状态，在进行档案管理的过程中，相关的管理工作人员不仅仅要具备科学化的管理工作思路和管理工作模式，也需要在现有的工作基础上，相对熟练地掌握多种现代化信息技术手段以及多种类型的档案管理工作模式对档案资料进行细致的分类。作为档案管理工作人员来说，要想实施现代化的档案管理工作落实，就需要在现有的工作基础上，针对工作的实际内容以及自身的相关基础知识，构建出较为全面系统的知识体系结构，进一步地增进对于新技术新手段的应用能力，从而更好地实现档案管理工作能力的提升，为后期的档案管理工作落实奠定基础。

4、档案管理的制度不断优化

作为档案管理人员应当不断优化档案管理的方式，通过制度管理的方式，推动档案的制度化管理模式。一是结合当前各机关事业单位、企业的实际发展现状，对各开采、经营发展、财务管理等多种档案进行有效的规划处理，通过系统的方式和方法，制定针对性的档案管理措施，实现档案的规范化管理。二是通过制定档案室管理制度，加强各机关事业单位、企业的规范化管理，让所有的档案都能以正确的方式存放于档案室。同时档案室制度的建立，也是为了统筹档案借阅管理，实现档案的规范化、合理化管理模式，提升档案的管理质量。三是制定档案管理分类制度，通过档案的规范化分类制度确立，让所有的档案都能够以既定的工作要求进行合理的位置摆放，从而减少各档案归集混乱的现象产生，充分做到查找的有据可依。

三、档案管理工作在大数据时代条件下的优化路径

1、充分认识档案管理的重要性

档案管理质量的提升对于机关事业单位、企业的经营管理水平有着直接的影响。一是对于机关事业单位、企业管理人员来说，应当不断重视档案管理，从而提升经营管理质量。机关事业单位、企业领导人是一个机关事业单位、企业发展的核心，作为领导者要明确各机关事业单位、企业的发展方向，从而通过提升领导本身的档案管理意识，增进机关事业单位、企業的内部管理能力。各机关事业单位、企业的档案管理不仅仅只是做好纸质档案的有效管理，同时也要做好档案的规范，提升档案管理人员的发展管理意识，从而不断优化档案管理质量，实现档案的高效管理。二是作为档案管理人员，应当树立正确的价值观念，明确自身工作的重要性和责任，在管理过程中对于突发的安全事件应当及时进行上报处理，规避可能出现的档案管理问题。三是通过创新的档案管理模式，优化陈旧的档案管理理念，从而不断推动各类档案的优化管理，从而实现档案的高质量管理。

2、优化档案数据的安全性

大数据技术手段的高速发展，为我国现代化的档案管理工作带来了便捷，实现了档案存储、综合整理、技术优化，与此同时也面临着多方市场的考验和影响，因此加快大数据档案管理势在必行。其中大数据形式下的档案数据信息内容多数是按照电子数据的方式进行系统的存储管理工作，这种存储数据的方式一旦出现多重安全风险隐患问题，就很容易产生大量不可逆的数据信息损失，档案数据的安全性已经成为当前档案数据管理的核心内容。为此不同于传统档案数据的安全保障措施手段，多数条件下档案数据安全问题多数是依赖于网络的安全实现以及档案管理人员的信息安全技术水平，通过线上网络和线下管理两种基础的措施手段，更好地加快内部管理工作落实，继而有效的增进档案数据安全管理工作推进。为此档案管理工作要在现有的管理基础上，建立起信息安全管理工作制度，以此通过制度化的管理工作措施，有效地强化档案人员的主体责任意识，通过监督管理制度的有效落实来全面强化数据安全的管理保障，切实有效的增进档案数据的安全性。

3、重点提升档案管理人员的综合能力

在互联网技术以及大数据技术高速发展的基础上，档案管理工作的实现更多的是需要信息传输手段以及大数据的优化处理以及系统的控制管理工作，在此基础上，要全面的推动档案管理工作的高质量发展优化，就应当有效地优化现阶段档案管理人员的结构特点，注重对于新生代人员力量以及新鲜血液的有效输入，在优化从业人员管理工作的基础上，全面推动内部管理工作落实，重点优化档案管理人员的综合工作能力和综合素质水平，针对档案管理工作的实际特点，加大培训力度优化，针对大数据背景下的档案管理公益工作新形势、新特点针对性地举办多样化的培训活动，让档案管理人员不断的优化自身的管理工作方式和管理工作理念，继而有效地适应现阶段的档案管理工作需求，增进档案管理工作的有效性。

4、突出技术提升实现数据高质量应用

在当前的档案管理工作推进的基础上，作为管理人员要深入分析档案数据电子化的整理归集，继而形成较为完善的档案管理工作资料内容，但是因为技术手段和管理手段等方面的限制，很多单位虽然掌握了一定数量的数据信息，但是档案数据的挖掘和有效利用等方面就有很大的空间，同时也没有实现档案数据资料在于单位内部的横向资源共享，限制了整个档案资料的可行性，为此在大数据技术的高速发展下也源于档案数据的核心价值，加大资源投入，在高速优化安全防护的基础上，有效地保证档案数据的安全管理。

5、具备一定的专业技能素养

在当前的各机关事业单位、企业档案队伍中，很多档案管理人员没有专业的技术能力，同时档案管理的人员相对缺失，造成档案管理质量降低。为了有效的提升档案管理的队伍质量。一是应当不断优化队伍建设，在各机关事业单位、企业本身选择专业过硬的技术人员，开展档案管理工作。二是以信息化技术为依据，让档案管理人员通过线上信息化档案管理系统的操作，不断提升档案管理质量，提升档案管理队伍的综合工作能力，实现档案的高效管理。

总结：在新的时代发展过程中，为了有效地提升档案管理工作水平，发挥档案管理工作优势，作为档案管理专业人员就应当充分分析传统档案管理存在的实际问题，基于现代化的管理方式进行档案的综合管理，一方面提升了档案工作的录入质量，另一方面也加快了档案的数据分析和数据查询，让档案管理工作质量得到全方位的提升。

参考文献

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