医院办公室档案管理的特点及提升路径刍议

吴美娜

摘要：医院办公室文件管理是医院管理的重要組成部分，加强医院办公室文件管理，促进医院科学管理，提高医院服务水平，维护医患利益，要充分尊重文件对住院患者的便利作用，重视文件工作的基础性工作，提高医院办公室文件管理人员的素质，更好地为有需要的患者提供服务。

关键词：医院;办公室文件;管理

经过长时间的发展，医院办公室文件管理在不断实践的过程中得到了更全面的完善。医院办公室文件管理对医院发展具有重要贡献。医院办公室文件管理在一定程度上决定了医院的发展，为了促进医院的发展和进步，更好地服务于公众，有必要对医院办公室文件管理进行更细致的研究，本文阐述了医院办公室文件管理中存在的不足和问题，改进了不足之处，并提出了进一步的建议。

一、医院办公室文件收发工作的特点及规律

（一）专业性更强

医院任何活动都围绕着“医”字，医院文件也.不例外，作为指导各项医疗工作的载体，涉及的内容与医疗业务密切相关，医院文件会有大量专业名词和术语，对医院文件的撰写、阅读、处理都需要具备一定专业背景才能更好完成。

（二）时效性更强

医院文件是伴随医疗活动产生的，目的是满足医疗活动、规范医疗行为。医院医疗活动全天候全年无休，任何时间都为诊治病人服务，不受节假日影响，突发事件较多，意外因素较多，文件要求实时、动态，才能积极响应，满足不断变化的因素。

（三）综合多样性

医院的各项工作，既需要接收国家、省、市各级医疗卫生行政主管部门的下行文，也需要向主管部门报送总结、请示、报告等上行文，既有院内各科室、部门之间的内部行文，也有与院外其他单位、机构的文件交换。所以，医院使用到的文种非常繁杂，常见的有决定、通知、请示、批复、函、报告、会议纪要等，覆盖大多数文件文种。

二、医院办公室文件管理的意义

（一）延续的医院办公室文件有利于促进医院迎检与审核

为了更好地规范医院办公室文件管理质量，医院办公室文件的管理评价和控制每年或每隔几年进行一次。在检查和评审过程中，需要有各部门多年的规范性文件和指导方针。文件管理的连续性可以帮助医院从容应对各种检查，真正做好准备。

（二）完整的医院办公室文件管理促进医院建设

加强医院办公室文件管理的关键是维护文件的完整性，同时，要做好文件保密工作，保证文件的利用，定期监测和评估医院办公室文件管理，确保文件管理质量。对于一些临床纠纷文件，应注意其文件价值的开发。充分收集策略，仔细分析医院在纠纷中的优势和劣势，形成分析报告，供医院决策者参考，指导今后的工作。

三、医院办公室文件管理现存问题

（一）文件信息化管理意识不足

总体而言，部分文件管理部门对医院办公室文件管理仍缺乏正确认识。当前的医院办公室文件管理模式已不能适应信息时代的发展特点，员工缺乏对医院办公室文件建设的了解，没有运用信息技术对医院办公室文件资源进行科学的管理，导致文件管理效率低下。

（二）文件信息化建设亟待加强

医院办公室文件管理部门没有充分认识到医院办公室文件管理的重要性，没有投入足够的技术和资源来开展这项工作。经过调查，一些中小型医院由于资金和技术的限制，没有购买先进的计算机软硬件，旧的系统难以满足医院办公室文件管理的规范要求，不能充分满足医院办公室文件管理的价值。

（三）文件信息化管理工作缺乏专业人才

为了适应信息时代的发展需要，加快医院办公室文件工作的信息化和科学化进程，仅靠软硬件设施是难以实现的，需要大量的专业人员。但就目前情况来看，一些医院并没有特别重视这项工作，对人员配备没有进行全面的分析，员工的专业素质普遍较低。在医院办公室文件管理中，传统的纸质文件仍是最重要的，专业信息学习能力不高。没有充分发挥医院办公室文件管理软件的功能，仅满足于信息的简单采集和存储，难以有效提高工作质量。另外，医院办公室文件管理员对医院办公室文件管理缺乏全面的了解。在日常工作中，缺乏对文件信息的处理技巧和信息能力，不可避免地会导致医院办公室文件管理因处理不当而丢失。

（四）对文件档案管理重视程度不足

随着新的医疗改革的不断进行，我国大部分对于医疗水平的重视程度逐步提高，但是对于医院文件档案管理工作的重视程度仍然有待提高。虽然许多医院正常的组织结构中都有着文件档案管理室，工作人员中也有人负责管理文件档案，但是医院领导整体上对于这一部分的工作重视程度依然不够，导致医院文件档案上收集的资料不够，档案室中的文件档案资料也不够完整。

四、提升医院办公室文件管理的措施

（一）创建完善的制度

在医院的日常运营中，临床科室是最重要的科室，这就导致了医院对办公室文件管理的重视程度较低。因此，医院管理者必须重视医院办公室文件管理。第一，医院文件管理者投入更多的资金，完善医院办公室文件管理。要按照国家法律、法规和要求完善医院办公室文件管理制度，结合自身特点，加强医院办公室文件管理工作的规范化、制度化，将原有的分散管理模式集中起来，提高医院办公室文件管理的效率，充分实现资源的整合。

（二）强化信息化管理力度

在医院办公室文件管理中实施信息化管理是未来的发展趋势，因此，医院必须投入充足的资源，配备完善的软硬件设施，这也是医院做好办公室文件管理的重要前提。要实现这一目标，就必须利用网络信息技术，为医院办公室文件配备现代化的办公设备，建立完善的医院办公室文件系统。此外，办公室文件的安全性需要提高，以避免病毒攻击、信息丢失和盗窃。在信息交换管理过程中，为了提高办公室文件的安全性，有必要建立用户权限。在此期间，必须注意信息化只是管理文件的一种手段，信息化并不能解决文件管理的所有问题[3]。信息化只会提高医院办公室文件收集、处理和传递的便捷性，相关管理者不应过分依赖信息系统。

（三）提高文件管理工作人员的素质

在办公室文件管理中，工作人员的整体素质与工作效果和效率密切相关。定期培训文件管理人员，不断更新相关知识，提高工作组技术水平。鼓励办公室文件管理人员参与实践学习，与他人交流。医院办公室文件管理人员要注重等级制度，促进医院办公室文件管理的发展。文件人员除了具备必要的知识和技能外，还应增强医院办公室文件管理人员的专业素质和责任感。此外，医院办公室文件管理的作用是提供社会服务，没有直接的物质财富，很难激发文件管理人员的工作积极性。

（四）明确管理格局

要提高医院办公室文件管理水平，就必须理清文件管理的秩序，实行集中管理，提高工作效率。因此，有必要改变医院办公室文件多部门管理的现状，建立统一的专业的文件管理模式，明确行业管理职责和权限，对不同类型的文件和文件进行分类，建立全面、系统、专业的信息库，必要时可查阅。但是，办公室文件管理的工作内容将会增加，此时可以添加一个文件管理器，实现对办公室文件管理问题的沟通，确保高效、高质量的完成办公室文件管理工作。

（五）加强文件档案管理工作与文书工作之间的联系

若想促进医院文件档案管理工作质量不断提升，需要加强医院文件档案工作与文书工作之间的联系;加强他们之间工作的联系，加强协调性，互相配合工作，促进工作效率不断提高。同时，文件档案管理人员要加强对文书工作的监督，只有两项工作之间相互配合、相互促进，才能确保文件管理的规范性。

（六）注重将传统文件档案的方式与信息化文件档案建设方式进行整合创新，推动医院文件档案信息化多样化发展。

档案管理方式是档案信息化建设的重要推动力量，因此医院应该主动适应互联网+医院发展新常态，在注重推动文件档案的传统管理与建设方式不断创新的基础上，在文件档案数字化处理、归类入档与开发利用上，加大传统文件档案管理与信息化建设方式的整合创新，不断推进文件档案信息化建设形式的多样化发展，力求形成文件档案信息化建设的强大持久合力。

（七）加大投入，不断夯实注重医院文件档案信息化建设的人力、物力与财力基础。

档案工作推进所需要的各种条件是档案信息化建设需要的软件与硬件，因此，医院应该主动适应互联网+医院发展的新常态，积极推进文件档案信息化建设的各项条件的配置与供给，从档案工作人員数量与质量的提升到计算机的配置、文件档案管理软件的开发利用上加大投入，全面升档换级文件档案信息化建设的各项软件与硬件设施以及其他相关条件，以此为文件档案信息化建设提供充足有力的各项条件与资源供给。

结束语

因此，医院办公室文件的内容比较复杂，为了保证医疗企业的可持续发展，必须充分考虑医院办公室文件管理。因此，医院办公室文件管理必须充分认识文件管理的重要性，增加文件管理的技术设备，打好硬件基础。此外，医院办公室文件管理要加强信息化建设，促进资源的有效整合。医院文件管理作为一项重要的管理工作，必须规范化，不断优化工作方法，妥善保存与医院管理有关的数据、文件、内容和背景信息。同时，企业必须加大对信息化建设的投入，注重培养高素质的办公室文件管理人才，促进办公室文件管理事业的长远发展。

参考文献：

[1]林森.医院办公室档案管理规范化的对策[J].卷宗，2021，11（4）：54.

[2]张铭涛.医院办公室档案管理规范化的对策研究[J].兰台内外，2021（8）：31-33.

[3]张悦.医院办公室档案管理的特点及其应用分析[J].中国保健营养，2021，31（7）：364.