档案信息化建设与工程档案管理

何小琴

摘 要：随着工程项目规模的不断扩大，人们对工程建设的要求也越来越高。因此，做好档案管理工作是非常重要的任务。档案管理是工程建设过程中的重要工作，通过推进档案信息化，进一步提高档案管理水平，为工程项目提供高效、便捷的档案服务，从而推进工程项目健康有序发展。在我国信息化建设过程中，强化工程档案信息化管理，创新档案管理的手段，以确保我国工程档案信息管理的顺利实施。

关键词：档案信息化;工程档案管理;策略

在现代化科技时代的发展中，信息技术在各个领域得到有效应用。科学的信息技术不仅能够改善管理水平，还能给档案管理奠定良好的基础。这给工程档案管理提出了新的、更高的要求。因此，档案管理者务必要高度重视档案信息化建设，加强档案工作的创新，实现工程信息资源的共享，从而促进档案管理的现代化发展。

一、档案信息化建设的内容

档案信息化的核心是通过信息录入，将旧的纸质档案转化为信息档案。计算机技术应用于档案管理，将纸质资源转化为数据以便有效地存储、分类和处理，使档案管理能实现信息化。利用互联网技术可以查阅和共享资源，形成系统的数据库，促进资源使用和处理，提高数据管理效率。随着信息化推广的不断深入改变了传统的档案管理方式。有些企业档案管理正逐渐从纸质形式转向信息化模式。在信息化应用于档案管理过程中，人们对档案信息化建设不够重视。从广义上讲，档案管理信息化是企业档案与社会、文化等信息相结合的系统信息体，涵盖的内容非常全面，能为企业的决策和预测提供相对有效的参考。狭义上说，档案管理信息化是一种处理和管理档案信息的技术手段，它能够提高档案管理质量和效率。档案信息化管理将枯燥的档案转化为有用信息，使人们能够认识到档案信息的价值，档案信息化建设目标是以现代先进的信息技术为基础，将档案与社会系统联系起来，从而进行相对高效的分析与处理，促进档案信息与各类信息的结合，拓展更丰富的信息内容。因此，广义的档案信息化和狭义的档案信息化本质上是一体的，二者之间有着密不可分的关系。鉴于此，档案信息化建设对工程档案管理有着非常重要的作用。

二、档案管理信息化建设中的问题

在科学技术快速发展背景下，档案管理形式有了新的变化。档案工作者的职责是以全面、系统的方式提供档案资料，使相关文献信息系统真实有效，从而为用户提供更好的服务。第一，档案信息管理软件缺乏统一性。由于档案部门的规范不标准，并且使用不同的计算机模型，所开发的软件是不可互用的。由于缺乏互调，信息管理不能由计算机完成，信息编辑结果不能快速发布，限制了电子档案信息的处理效率。第二，档案管理基础工作缺乏有效规范。受到历史因素的影响，档案收集业务基础较差、质量低下。特别是各种文件、记录的兼容性不强，系统软件很难进行有效移植;同时它针对单个部门或系统执行服务，没有完整的自动化储存标准，从而影响了档案管理工作的信息化发展。第三，档案信息管理人员素质有待提高。档案管理人员需有较高的专业能力才能适应档案信息化建设。目前，许多档案部门缺乏现代高科技人才，档案工作者大多技术水平较低，即使引进了现代设备，仍不能充分发挥其功能作用，很难实现档案的信息化发展。

三、工程档案信息化管理的重要性

1.有利于提高工程档案管理质量

目前，在工程档案管理过程中，现代化建设的能力仍有不足。因此需要利用信息技术与档案管理结合起来，并使用计算机技术、互联网和大数据来完善工程档案管理工作的效率和质量，使之更加规范化。档案信息化建设比之前的档案管理更加合理和方便，它能够确保档案资料的完整性以及项目信息的有效性，从而扩大了工程档案管理的范围。信息技术将广泛应用于工程檔案管理，加强信息管理的综合能力。档案信息化处理不仅有利于保护工程信息和数据，还有助于扩大工程档案管理的范围。

2.有利于提高资源利用率和工作效率

档案信息化建设能够满足社会发展的需要。档案管理涉及的范围很广泛，内容和过程也很复杂。档案信息管理系统的建设可以节省大量的人力、物力。传统的数据采集、整理和信息服务需要手工处理，不仅工作量大，而且容易出现数据错误，所以构建完善的数据管理机制可以克服手工档案管理的缺点。所有文档数据都输入到电子文档管理系统中，可以通过软件操作直接进行整理。档案管理运用计算机操作，便于分类归档和开发利用，大大提高了资源的利用率和档案管理的效率。

3.有利于促进工程档案资源共享

目前，我国工程档案信息化总体水平落后，对于档案资源的共享方式也尚未成熟。工程项目建设需要具备规范化和统一化，也就是要满足在不同部门之间对档案信息共享的需求。但是，如今工程档案的计算机化建设水平相对较低，没有系统的管理方式和执行体系。所以，为了达到工程档案信息化管理要求，在区域范围内采用统一的管理软件，促进档案资源的共享，从而提升档案管理的有效性。在当今的社会发展中，我国档案管理正朝着信息化的方向前进，取代了之前的纸质文档，解决了档案信息检索中的问题，实现了工程档案管理的现代化。所以，改进工程档案的信息管理，开发和利用档案信息管理软件，充分发挥工程档案资源的作用价值，从而提高档案信息化建设的效率。

4.有助于促进建筑工程行业的发展

工程档案是关于我国建筑行业各种信息的集合。除了纸质材料，还有许多图像和视听材料。加强工程档案中的信息管理，能够有效储存和处理档案数据。档案信息化能够有效促进建筑行业的发展，为我国建筑行业的未来创造有利条件。档案信息化建设有利于促进各类档案信息的整理和存储，为工程建设发展提供有效的资源，以确保工程建设健康长久的发展。

四、加强档案管理信息化建设的策略

1.加强对档案信息化建设的重视

工程档案信息化管理能够促进项目档案管理可持续发展。建设工程单位高度重视工程档案数字化管理任务，加大资金投入，建立组织部门，培养高素质、高质量的管理人员，引入先进的设备技术，探索适合建设工程发展的管理制度。工作者是档案信息化建设的核心，管理者的专业性会影响档案信息化建设的效果。进一步提高档案工作者对信息化管理的重视，充分发挥档案信息化管理的作用，从而提高员工的责任感和积极性。必须特别重视档案信息化建设，并对这项工作进行有效地推广和宣传，以保障信息化建设与其他行业相融合，从而实现共同发展。

2.完善档案信息管理体系

加强信息化管理能够有效保障档案信息工作的发展。建立完善的信息管理系统是档案管理顺利推进的保证。建立完整档案信息管理服务系统应加强部门合作和服务联系，严格按照档案信息化的法律条例，建立新的电子管理系统，并加强内部的信息流动服务。首先，注意建立和改进档案管理制度，以确保工作顺利进行。在信息管理系统的建立、归档服务方面，应建立相应的信息化管理机制，并与其他信息管理法律法规相结合，确保档案管理政策的全方位落实。其次，档案管理机构需要加强各部门之间的合作，建立各部门之间的协调机制，积极响应电子档案管理的新形势。

3.加强档案管理系统的技术及资金保障

信息技术的应用能够促进档案管理的顺利运作，充分的资金对于确保先进设备的应用是必不可少的。因此，在档案信息化建设中积极利用技术和资金，进一步保障档案信息化建设。为了保证信息系统的正常运行，需要提高信息资源的可靠性和安全性。为了确保用于档案管理的资金得到落实，有必要建立全面的资金管理制度，加强其严谨性，并将其纳入预算。与此同时，档案的信息化需要各种先进技术的支持。档案服务应注重先进技术的应用，加快新技术的引进，确保软件系统适应时代的发展。此外，要加强对专业技术信息人才的培训和支持，促进和鼓励他们开发新技术，在工作和实践过程中提高技术水平。

4.提高档案信息管理水平

档案电子文件是目前档案管理中主要的存储形式。虽然档案管理不能直接产生经济效益，但它可以服务于社会，并产生潜在的经济效益。目前档案记录的数量越来越多，要保证电子文件的安全性和完整性是单位档案管理中最为重要事情。通过选择科学的管理软件，有效提高档案的管理水平。运用综合软件形成文档记录并且发挥真正的作用，实现档案信息化管理的科学化和规范化。此外，通过加强档案工作者的综合能力，可以提高项目档案信息化的和谐发展。在这方面可以看出档案信息化管理对工程建设来说是非常重要的因素。提高档案信息管理水平可以保障工程项目的顺利运行。

5.强化档案信息化建设力度

首先，用计算机来编辑各种电子文档。通常工程档案主要包含文献资料、技术数据和职员信息。在保障档案管理的使用价值和效率基础上，可以对档案进行计算机管理，并根据一定的规则创建和维护工程公司的档案。其次，提倡档案管理制度标准化。只有规范初始信息的管理，才能保证信息的准确性和有效性。通过这种方式，数字化技术可以充分应用于信息规划的转型中，使信息管理发挥重要作用和价值。最后，建立完善的、坚实的档案资源库。创建资源库的根本目的是保持开放性，保证信息资源不断优化，提供便捷服务。开发人员将所有存档信息转换成信息模式，进行全面搜索和分区，上传到企业创建资源库，要求专人管理资源库并进行信息更新，有效处理资源库中存在的问题，保证资源库的顺利运行。

6.创新工程档案管理手段

如今，随着经济社会的快速发展，工程项目建设有了更高的标准，为了满足工程实施的要求，需要改进工程档案管理方式。工程实施过程就是项目档案的建立和形成，工程项目的所有阶段都需要进行档案整理。但是，通过不同部门管理会使档案建立更加困难，所以，必须加强信息化管理来保障档案工作的效率。档案工作人员必须改变之前的管理理念，运用现代化的方式管理档案信息。构建全面、科学的档案信息培训制度，加强考核标准，进一步提高档案人员的综合素养。信息数据的准确性是确保档案管理顺利实施的重要因素，所以需要严格控制数据质量，确保数据完整准确。使用资讯科技管理项目档案，还应注重数据审计系统的建立以及数据录入后的校对工作。

7.强化工程档案服务创新

档案工作者需要从战略的角度出发，从科学发展的角度出发，把档案工作推向科学发展的道路。加强服务意识，强调创新意义，档案工作必须从传统走向创新，提高发展意识、与时俱进。相关单位部门要把档案管理工作与党和国家发展大局联系起来，把档案事业发展与经济社会全面协调发展结合起来，抢抓发展机遇，拓展发展空间，促进档案工作快速发展。

8.提高档案管理人员素质

随着档案技术的发展和档案应用的多样化，新设备正在逐步引进。虽然现代设备是有效的，但它们需要专门的工作人员实施运作。为了获得可靠的专业知识，跟上时代的发展，就需要更新我们的认知系统。档案工作者的知识体系与工作者的结构密切相关。因此，有必要建立集技术和专业知识于一体的现代化档案管理队伍。第一，档案工作者不仅要掌握专业知识，还要增加理论知识的多样性。在档案管理中有效利用现代科学技术成果，这对档案工作者提出了更高的要求。档案工作者不仅需要更好地理解和学习各种理论和管理知识，而且需要掌握相关计算机和数学知识等，以便为以后的信息和现代档案管理奠定基础。第二，为了获得更全面的专业知识，档案管理的重点是管理和配置优化。在此基础上，重点学习档案管理中涉及的各种知识，无论是档案管理还是档案著录、复制和装裱，都必须准确掌握和熟练操作。可以说，档案管理人员必须具备较强的专业知识和能力。通过对档案管理过程的研究，推进档案管理技术不断发展进步。档案管理者应掌握现代管理技术，深化对档案信息资源的分析，逐步提高档案咨询信息服务和开发利用服务水平。

五、工程档案信息化管理的发展趋势

如今，工程档案的创建是很复杂的过程，通常是依据工程项目的实施情况用档案形式的加以记录。在工程项目所有的阶段中，档案的采集和分类是通过多个部门进行运作的，使得工程档案的体系建设和实施更加困难，所以，需要加强档案的信息化建设，以提升档案管理的高效性。第一，要做好档案的网络化管理，就要选择合理的档案管理软件，完善信息化管理系统的规则条例，摒弃不适合发展的传统制度，消除地区与部门之间隔阂，进一步改善工程信息的转换能力，并为社会服务奠定良好的基础。第二，打造全面、科学、合理的档案信息化人才培训制度，定期安排工作人员参与培训，同时还要增加考核标准，从而提高档案工作者的专业能力和综合水平。第三，档案工作者应提高对信息技术和管理的重视。让他们具备丰富的信息管理系统知识，调整好工作态度，积极加入单位的软件开发工作，提供可靠的信息资源，以保证系统能够正常运转。第四，信息化管理系统的重要因素是数据的质量。所以，必须严格控制数据，以确保录入信息的完整性和有效性。探究建立数据审核制度，数据录入前审核数据，数据录入后认真校对信息，环环相扣、把关落实。

六、结束语

总而言之，我国档案信息化建设应该顺应时代的发展趋势，采用计算机技术促进工程档案的发展。提高档案信息化管理，加强先进科技的利用，促进档案的有效管理和资源的综合利用，使信息资源更加稳定。这对于促进企业发展和提高社会经济效益，提高档案信息检索工作的效率，提高档案资源的利用具有重要意义。与此同时，管理要与时俱进，技术要不断创新，以适应社会的发展，从而取得更大的成效。

參考文献：

[1]牛继来.浅谈档案信息化建设与工程档案管理的重要性[J].办公室业务，2018

[2]傅晓玮.试论档案信息化建设与工程档案管理[J].低碳世界，2017

[3]李 剑.浅谈工程档案的信息化建设与管理[M].北京：2013年5月建筑科技与管理学术交流会，2013

（作者单位：重庆市南川区林木良种场）