辽宁地区城建档案馆数字档案资源有效利用现状调查

郭 瑶 谢永宪 薛 婷 秦晶亮

随着信息化、网络化、数字化蓬勃发展，“智慧城市”概念的提出，GIS、BIM、CIM等技术在城市建设管理中的应用，为城建档案工作开辟了新的领域。在海量数字资源管理模式下，城建档案管理如何适应“智慧城市”建设发展的需要，实现数字档案资源的有效利用为城市建设服务是我们亟待解决的问题。本文通过调研，试图摸清辽宁地区城建档案馆数字档案资源有效利用的现状，找到数字档案资源有效利用工作中存在的问题、面对的困难，以期为我国城建档案馆数字档案资源的有效利用研究和实践提供现实依据。

一、调查方案设计

本课题的调查研究对象是辽宁地区城市建设档案馆。城市建设档案馆是一个城市集中统一管理城市建设档案的专业档案馆。

1.调查内容。本课题将调查研究的核心内容“数字档案资源有效利用”，具体为以下六个方面：第一，数字档案资源开发基础；第二，数字档案资源有效利用的制度建设；第三，数字档案资源利用需求；第四，数字档案资源开发程度；第五，数字档案资源提供利用；第六，数字档案资源的系统平台保障。

2.抽样方案。本次调查采用普查法。截至2020年底，辽宁省共辖14个地级市，分别是沈阳市、大连市、鞍山市、抚顺市、本溪市、丹东市、锦州市、营口市、阜新市、辽阳市、盘锦市、铁岭市、朝阳市、葫芦岛市。14个地级市城建档案馆相关工作负责人根据工作经验填写了问卷。

3.调研数据收集方法。本次调查采取的数据收集方法为问卷自填法，具体做法是：首先，将设计好的问卷发布在问卷星上；然后，与普查对象的相关负责人电话沟通问卷填写事宜，说明调研目的、意义及填写注意事项；同时，将问卷星的链接发给相关负责人，并约定完成问卷填写的截止时间；最后，按计划下载问卷数据[1]。

二、数字档案资源有效利用的调查数据分析

1.数字档案资源的开发基础。统计数据显示，样本单位馆藏囊括了综合类、城市勘测类、城市规划类、城市建设管理类、市政工程类、公共设施类、交通运输工程类、工业建筑类、民用建筑类、名胜古迹园林绿化类、环境保护类、县（村）镇建设类、人防军事工程类、水利防灾类、工程设计类、地下管线类、声像类、其他等18种档案类型[2]。其中，达到或超过50%的样本单位拥有综合类、城市规划类、城市建设管理类、市政工程类、交通运输工程类、民用建筑类、工业建筑类、地下管线类等8个种类的档案。57.14%的样本单位（8家）数字化率达到了40%，28.57%的样本单位（4家）数字化率达到了60%。57.14%的样本单位（8家）制定了电子档案接收制度/管理办法，用于指导移交单位行程符合规范的电子档案。42.86%的样本单位（6家）实现了馆藏的全文检索。

数据表明，样本单位数字档案资源开发基础有待加强。样本单位馆藏内容种类丰富，但是数字化率偏低，没有任何样本单位数字化率达到80%，42.86%的样本单位（6家）没有制定电子档案接收制度/管理办法，57.14%的样本单位（8家）没有实现馆藏的全文检索。

2.数字档案资源有效利用的制度建设。统计数据显示，71.43%的样本单位（10家）制定了档案提供利用的制度/管理办法。50%的样本单位（7家）制定了本单位档案提供利用工作的计划/规划。数据表明，样本单位对档案利用工作重视程度有待加强。

3.数字档案资源的利用需求。统计数据显示，档案利用者的目的比较集中，从高到低的百分比依次是建设审批及竣工验收（85.71%、12家），旧城区改造利用规划（78.57%、11家），改造拆迁利用规划、编修史志、部门工作考察（71.43%、10家），学术研究（42.86%、6家），查阅办学和开办公司安全保障资料（28.57%、4家）。利用者查询利用较多的内容主要是工业建筑类、民用建筑类（57.14%，8家），城市规划类、市政工程类（50%，7家），城市建设管理类（42.86%，6家），其他类别所占比例不高。

4.数字档案资源的开发程度。数据显示，57.14%的样本单位（8家）确定了档案信息开发流程。50%的样本单位（7家）建立了档案开发利用体系的平台。样本单位主要围绕城市规划管理（50%、7家）、城建工程设计（42.86%、6家）、名胜古迹（35.71%、5家）等内容开展了档案展览等多种档案开发形式。78.57%的样本单位（11家）、42.86%的样本单位（6家）、35.71%的样本单位（5家）分别围绕重大工程项目、新中国成立70周年、中国共产党成立100周年开展了档案展览等多种档案开发形式。样本单位每年为城市改建、扩建、领导规划决策提供必要数据的比例由高到低依次是1—2次（35.71%、5家）、9—10次（28.57%、4家）、5—6次（21.43%、3家）、7—8次（7.14%、1家）。35.71%的样本单位（5家）没有建立专题知识库，14.29%的样本单位（2家）分别建立了1个、4个、5个和其他数量的专题知识库，7.14%的样本单位（1家）建立了2个专题知识库。数据表明，样本单位数字档案资源开发程度不高。还有42.86%的样本单位（6家）没有确定档案信息开发流程，50%的样本单位（7家）没有建立档案开发利用体系的平台，日常和专项档案开发形式与比例都不多，为城市改扩建、领导决策提供必要数据的次数、建立专题知识库的个数都很少。

5.数字档案资源的提供利用。统计显示，样本单位熟悉馆藏档案与利用流程工作人员的百分比由高到低分别是30%—50%（含）（42.86%、6家）、10%—30%（含）（35.71%、5家）、70%—90%（含）（14.29%、2家）、50%—70%（含）（7.14%、1家）。样本单位在利用服务过程中使用模糊检索技术的比例是78.57%（11家），使用语义分析技术的比例是64.29%（9家），使用电子签章的比例是42.86%（6家），使用知识图谱的比例是35.71%（5家）。利用者检索档案方式的比例由高到低依次是主题词（78.57%、11家）、题名（64.29%、9家）、著者和代码（50%、7家）。71.43%的样本单位（10家）收集了利用者评价。样本单位在数字档案资源提供利用过程中出现困难的比例由高到低依次是缺少经费（64.29%、9家）、缺少专业人员（57.14%、8家）、缺少必要技术（50%、7家）、领导不重视（28.57%、4家）。数据表明，样本单位对数字档案资源提供利用工作做了大量工作，但困难重重。78.57%的样本单位（11家）熟悉馆藏档案与利用流程的工作人员百分比没有超过50%，知识图谱、电子签章使用比例偏低，样本单位收集利用者评价的比例有待提高，经费、人员、技术严重短缺。

6.数字档案资源有效利用的系统平台保障。统计数据显示，21.43%的样本单位（3家）建设了符合国家档案局要求的数字档案馆，比例较低，数字档案资源有效利用的系统平台保障问题严重。

三、数字档案资源有效利用优化策略

1.夯实开发基础。（1）提高档案数据质量。坚持“存量数字化、增量电子化”原则，尽早实现档案馆馆藏存量档案100%数字化。保障档案数据质量，进一步提高馆藏存量数字资源质量，确保移交进馆的数字化副本符合进馆质量要求。（2）接收建筑信息模型数据入馆。建筑信息模型档案的存储与利用，有利于解决建筑项目长期运营和维护过程中的数据存储、动态更新与各种数据利用问题，为智慧城市建设提供建筑的基础信息。各城建档案馆应尽快接收建筑信息模型数据入馆，建设建筑信息模型数据开发的基础，提高轻量化展示能力，满足建筑信息模型数据利用需求。

2.持续加强制度建设。各城建档案馆需要建设数字档案资源开发利用制度体系，在管理制度层面统一档案开发利用工作的开展，做好顶层设计和系统布局，规范管理档案资源建设要求、档案开发业务流程、开发成果评审与评比纳入等方面的内容，加强档案开发工作的顶层策划，推动档案开发成果向系列化、专业化发展。

3.多方面做好开发工作。档案开发工作是在深入研究档案信息内容的基础上，对档案信息进行收集、筛选、加工，形成不同形式的开发成果，以满足利用需求的一项专业性工作。（1）利用数字技术提升档案展览吸引力。将数字技术应用于档案展览，能提升展览的互动性、多维性以及体验感，以此提升档案展览效果，从而达到更高效的传播与科普作用；能帮助观众更好地理解与吸收档案展览内容，满足人们的精神文化需求。（2）拓展开发形式。除了档案展览，各城建档案馆可以积极利用馆藏数字档案资源，开发多种类型的档案产品，如综合类开发成果，包括史、志、年鉴、大事记、画册、展览大纲等；工程项目类开发成果，包括工程项目建设史、工程项目情况简介、工程项目建设专题片、工程项目建设大事记、工程项目建设图册等。（3）建立专题知识库。各城建档案馆可根据馆藏档案内容，建立专题资源库，通过有组织地分析、筛选、整合，把某一特定专题的档案集中、有序、系统地组织在一起，为城市改建、扩建、领导规划决策提供必要数据。（4）协同开发档案资源。联合开发、协同开发是档案资源开发的新趋势，可以为档案资源的开发注入新活力，为档案管理带来优势，并通过新颖的档案资源开发方式更加充分地发挥档案的价值。

4.持续做好提供利用工作。（1）加强人员培训。首先，善于学习借鉴兄弟单位的或者不同行业，如博物馆、图书馆等单位的好做法。其次，及时总结经验教训，发挥专业优势。最后，“走出去”与“请进来”相结合开展知识培训。（2）善用利用者评价。利用者是档案提供利用的服务对象，档案的提供利用应充分了解用户当前和未来的需求，选定资源基础，明晰档案开发的方向，根据利用者最关心、最感兴趣、最具代表性的话题进行选题，并选择合理的开发模式，为利用者提供档案开发产品，满足利用者多样的利用需求。（3）主动推送数字档案资源产品。在现有的档案开发基础上，运用大数据分析手段，分析出利用者对城建档案相关知识的需求，按照专业分类，将微信公众号及新闻媒体的相关碎片信息，整合资源，主动推送，为社会大众提供系统性的城建知识，满足社会各类人员的需求。（4）使用电子印章技术。电子印章技术的应用可以减少纸质材料和实体印章使用，建立程序更便利、资源更集约的政务服务新模式。在城建档案馆提供利用过程中使用电子印章技术，可以大幅度减少人工操作，提高工作效率。（5）引入知识图谱技术。在城建档案知识开发利用中，用可视化技术描述城建档案知识资源及其载体，挖掘、分析、构建、绘制和显示知识及它们之间的相互联系，将在很大程度上帮助社会公众理解、发现城建档案知识点，提高城建档案的利用率。

5.加强平台保障建设。数字档案馆是数字档案资源有效利用的依托平台。数字档案馆利用知识管理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，以档案利用需求为导向，有针对性地主动提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务，最终实现档案服务的知识化[3]。各城建档案馆需建设集基础设施、档案管理系统、数字档案资源、标准规范、安全保密体系于一体的档案数字化综合应用平台，实现档案信息资源的全过程管理和高效便捷利用。