我国档案馆引入众包服务的SWOT分析

顾丽娅

Jeff Howe于2006年6月在美国《连线》杂志上首次提出了众包的概念，他认为所谓众包就是指一个公司或者机构把过去由员工执行的工作任务，以自由自愿的形式外包给非特定（而且通常是大型的）的大众网络的做法[1]13。档案众包简单而言就是基于互联网平台（如档案网站、档案馆微信平台等），让广大网民来完成以前由档案馆人员完成的工作任务。相比于外包这种商业模式而言，众包更多的是一种志愿活动，对于图书馆、档案馆等非营利性组织而言，借助社会大众的力量来进行相应的工作，拓宽信息资源开发渠道，提升图书馆、档案馆的服务质量和水平，是一种值得探索的新模式。

一、档案馆引入众包服务SWOT分析

20世纪80年代初，美国旧金山大学韦里克教授提出了SWOT分析法，即对研究对象的内外部竞争环境和竞争条件进行态势分析，他认为S（strengths）是优势、W（weaknesses）是劣势、O（opportunities）是机会、T（threats）是威胁[2]153。

通过SWOT方法，可以对我国档案馆引入档案众包模式所面临的优势、劣势、机会和挑战进行全面、系统、准确的研究，从而根据研究结果制定相应的发展策略。

1.引入档案众包服务优势分析。

（1）国内外已有相关众包项目。2016年，上海图书馆历史文献众包中心搭建了众包系统，该系统为社会公众提供了一个元数据著录和全文标引平台，借助一定的激励机制如积分兑换，吸引社会公众对自己感兴趣的内容进行基于人、地、时、事等内容特征的深度著录，此外该系统还支持对无法进行机器自动识别的全文进行抄录和标引。截至2020年12月，该系统共发布了72个项目，其中23个项目已完成相关著录、抄录及标引工作。

2015年3月10日，新加坡国家档案馆推出公民档案管理员计划，该项目主要是希望凭借新加坡民众之力对国家档案馆内已经数字化的档案进行抄写转录，或是对一些旧照片进行描述，以期推动国家历史的研究。此外，美国的“公民档案员”项目、荷兰的“众在参与”项目等都是外国基于档案众包模式的成功应用。

国内外的相关档案众包项目的成功实践为我国档案馆引入档案众包模式提供了良好的借鉴。

（2）档案馆的地位与性质。档案馆是党和国家的科学文化事业机构,是永久保管档案的基地,是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心[3]84，也是我国政府信息公开的窗口。

随着社会对档案馆认识的不断加深，越来越多的人开始关注档案，关注档案馆。档案用户的数量不断增加，而多数档案用户思维活跃并具有一定科学文化知识，档案馆可以通过系列措施吸引与档案众包项目相关且感兴趣的用户，充分调动他们的积极性和提高他们的参与热情，为档案众包提供坚实的人力基础。此外，档案馆作为一个非营利性质的机构，社会大众对其认可程度较高，愿意为国家文化事业的发展和传承尽一份力[4]115-119。

2.引入档案众包服务劣势分析。

（1）档案众包项目选择的局限性。我国档案馆的馆藏非常丰富，且随着社会对档案利用需求的不断提升，大量尘封在档案馆的档案急需进行著录、抄录或标引以满足社会的利用需求，但并不是所有的档案都适合进行众包。第一，档案馆的馆藏档案中，一部分是处于保密阶段的，涉及国家或者机构利益，或者其他原因而不便于公开以提供利用的，因此能够参加档案众包项目的档案必须是解密公开并符合档案馆提供利用条件的；第二，由于档案转录、抄录及标引等工作相对而言还是比较枯燥的，要想吸引社会大众参与到档案众包项目中来，最重要的是该项目内容本身是有一定吸引力的；第三，档案众包是通过互联网面向所有用户的，因此参与者的水平是档案馆无法进行前端控制的，因此为了保证档案众包的质量，只能选择一些简单易操作的项目提供给用户进行著录、抄录等工作。基于以上三点，档案众包项目的选择具有一定的局限性。

（2）档案众包的可投入资金有限。档案众包虽然是一种志愿活动，但是为了维持项目的正常运行以及为提高用户的参与积极性而采取的激励措施，特别是物质激励都需要一定的经费作为基础。档案馆作为非营利性机构，收入主要来自一般公共预算拨款收入及上年结转。以浙江省档案馆为例，2019年收入预算为7243.97万元，由于新馆专用设备和展览建设等阶段性项目经费的减少，2019年一般公共预算当年拨款是6432.81万元，比2018年执行数减少3683.59万元[5]。一般公共预算的缩减对档案馆而言，更需要将每一分钱都花在刀刃上，因此在维持现有档案工作正常开展的基础上，很难有多余的经费来保障档案众包项目的开展和推广。

（3）档案众包理念的影响力不足。2006年，Jeff Howe首次提出众包的概念距今不过13年，提起外包可能大家都清楚或者都听说过，但说起众包不知者十之八九，更遑论档案众包。档案众包这一概念在我国出现不过是近几年的事情，而且现有的档案众包项目如辽宁省档案馆的“社会档案人”项目以及上海市图书馆的众包系统在社会上影响力相对而言并不是很强，社会公众甚至是档案馆工作人员对于档案众包这个概念的认知也很薄弱，导致现有众包项目完成度不高，因此我国档案馆要引入档案众包模式存在一定的劣势。

3.引入档案众包服务机会分析。

（1）档案馆对档案利用越来越重视。档案是社会历史长河中形成的璀璨的文化遗产，也是重要的信息资源，随着社会档案意识的提高，公众对档案的利用需求也在不断提升。为了更好地发挥档案的价值，满足社会公众的档案利用需求，近年来档案馆对档案利用工作越来越重视，档案利用方面的经费投入占比越来越高。浙江省档案馆2019年经费预算中，一般公共服务（类）档案事务（款）档案馆（项）2194.80万元，占据了2019年支出预算的30%，主要包括档案资料征集，档案抢救、保护、编纂、修复、现代化管理，档案信息资源开发、提供、利用，档案馆设备购置、维护，档案陈列展览等方面的支出。

档案馆对档案利用工作越来越重视的背景下，不同于传统的档案资源的开发利用方式和手段也会愈加受到档案馆工作人员的青睐，因此档案众包对于我国档案馆而言无疑也是一种档案开发利用的新尝试。

（2）社会档案意识在不断提升。社会档案意识是人们对档案和档案工作这一客观事物的反映和认识，是档案工作存在和发展的基础。档案意识根据思维主体的不同可分为档案专业人员的档案意识和社会大众的档案意识[6]4-8。近些年来,随着我国社会经济的不断发展,公众文化程度的提升以及档案宣传力度的加大,人们的档案意识也相应地在一定程度上得到加强,用档案说话已成为大家的共识。随着档案意识增强，档案利用的人数也在随之增加，意味着能够参与到档案众包的潜在用户数量在提升，这对于档案众包而言无疑是一个利好消息。

（3）互联网技术的日益普遍。档案众包是一种基于互联网平台，让广大网络用户参与其中的项目，因此网络的普及程度肯定是越高越好，网民的数量越多越好。根据CNNCI第43次《中国互联网络发展状况统计报告》显示，截至2018年12月，我国网民规模达8.29亿，新增网民5653万，互联网普及率为59.6%，较2017年底提升3.8个百分点[7]，这为档案众包服务的实现提供了坚实的人力基础。另外，随着现代信息技术的不断发展，众包平台的搭建和管理也有了技术支持和保障。

4.引入档案众包服务威胁分析。

（1）档案的信息安全受到威胁。档案是国家重要的信息资源，承载着传承历史、促进国家经济和社会发展的重要使命，因此档案安全一直以来都是档案工作中的重要环节之一，是开展各项档案工作如档案编研、利用等工作的基础。档案工作历来由档案馆内部人员完成，档案的安全性可以得到很好的保障。

引进档案众包服务，也就意味着将原先由档案工作人员完成的转录、著录、标引等工作开放给社会公众完成，一旦档案馆负责众包的人员在审核档案是否可以进行众包的过程中没有严格把关，将涉密档案放置在网络上，那么档案的信息安全会受到极大的威胁。

（2）档案馆服务质量受到影响。目前而言，档案工作者大多数都经过了档案专业教育或者档案管理知识培训，对于档案工作的各个环节熟悉、了解，工作完成水平和质量较高。而档案众包项目面向广大社会公众，为保证参与的广泛性，档案馆在前期的参与人员选择上并不会也很难多加控制，从而导致由于档案众包参与者的文化水平、知识结构参差不齐，缺乏档案意识和相关能力，在完成转录、抄录等工作时会出现转录出错、标引错误等问题。如果档案馆没有对档案众包项目结果进行审核，而直接将用户完成的质量不一的成果提供利用的话，显而易见，利用者会对档案馆的服务质量提出质疑。

二、档案馆众包服务实施策略

1.搭建多渠道档案众包平台。目前，了解档案众包的人相对较少，为了提高档案众包的参与度，提供便利的参与途径是关键。根据CNNCI第43次《中国互联网络发展状况统计报告》显示，截至2018年12月，我国手机网民规模达8.17亿，全年新增手机网民6433万。网民使用手机上网的比例达98.6%，使用台式电脑、笔记本电脑上网的比例分别为48.0%和35.9%。从统计报告可以看出，我国网民利用手机上网的比例极高，因此除了现有的通过电脑端形式进行众包之外，还可以考虑在手机客户端实现档案众包。目前，各个省市都建立了自己的档案网站，并且很多省市档案馆还拥有自己的微信平台，为搭建多渠道档案众包平台提供了良好的基础。

2.由点及面提升众包影响力。档案作为一个新生事物，如何扩大其社会影响力，从而吸引更多的用户加入到档案众包的活动中是关键。上海图书馆提供了一个很值得借鉴的方式，其历史文献众包中心和南京大学合作通过竞赛的方式开展的盛宣怀档案抄录项目，以上海图书馆众包系统为平台，选取盛宣怀档案中与辛亥革命相关的信函、电报、公牍、奏折等若干以供抄录。

由于高校拥有大量的人力资源并且高校的老师和学生具备良好的科学文化知识，因此档案众包的推广可以先在高校试点，从教师和学生的团体进一步辐射至社会各个领域、各个阶层。

3.规范化档案众包服务管理。没有规矩不成方圆，档案众包也应该受到相关规范的制约。档案馆应该针对档案众包的各个环节制订一套全面且可操作性强的众包制度，例如档案馆众包项目的审核制度、档案众包参与激励机制等等，通过完善档案众包的操作流程，让档案众包在相关规范的制约和指导下逐步发展成熟。

由于档案众包理念刚刚萌芽，档案工作者及社会公众对其认知水平有限，其涉及的技术和管理规范不成熟，因此要在我国大面积开展档案众包活动还有很长一段路要走。但是不可否认，档案众包作为一种全新管理和服务模式，给我国档案信息资源开发利用提供了新的思路，我们目前所要做的就是克服困难、规范管理，让档案众包这一模式能够在中国档案界生根发芽、茁壮成长。