人事档案管理中人工智能的应用研究

亚特尔控股集团股份有限公司 王海燕

一、前言

现如今，随着社会发展进程的迅速推进，各个领域中的现代企业对于人事档案管理的要求水平也在随之提高。很显然，如果仍然采用传统模式下的人事档案管理制度，不仅无法满足当代人的实际需求，甚至还会阻碍现代企业可持续发展目标的顺利实现。为此，通过将人工智能技术合理运用到人事档案管理模式中，一方面可以满足现代企业的多元化用人需求，从各个角度、各个维度、各个层面上着手来发挥人事档案信息的实际作用，另一方面则能够有效提高人事档案管理的工作效率，减少不必要人为失误的同时，避免造成资源浪费。

二、相关理念概述

（一）人事档案管理

人事档案主要形成于企业的经营和管理模式的各个环节中，由企业内部各级员工的个人档案所构成。在人事档案中全方面记录了企业员工的整个发展历程，其中包括入职时间、工作经历、工作水平、晋升空间、获奖情况以及所受到的处分等等。不难看出，人事档案数据中所包含的信息量非常巨大且类型众多，在进行人事档案管理工作时会存在着较高的难度。在传统模式下的人事档案管理机制中，主要依赖于人工操作的方式，需要对企业的员工所有信息进行全面收集、整合、汇总、归类以及分析操作，同时还要根据后续的使用要求进行精准调取。除此之外，为了能够确保人事档案信息数据的完整性与准确性，同样还要制定出系统化的管理制度，便于后续工作中对档案信息进行核实。

（二）人工智能技术

人工智能技术从字面上理解，是基于人类智能所开发的一项新型智能理论，其中包含着智能技术开发、模拟展以及智能方法应用等多项功能。人工智能本身是一门综合性学科，可以被划分到计算机领域的分支体系中，其核心功能是针对各个行业领域的发展需求来设计、开发出新型的智能化机器设备，根据操作者的语音或其他指令来做出相对应的智能化反应。相比较来看，人工智能具有十分明显的应用优势，在使用过程中可以表现出高度的理性特征。不仅能够在第一时间给出相应的信息处理和信息反应，同时也可以最大化地减少人为操作失误。除此之外，人工智能技术的应用还不会受到空间、时间以及外界环境的限制，可以随时随地地开展工作，对于工作岗位以及周边环境的适应能力非常强。在最近几年来，随着人工智能技术的广泛应用，现代企业的经营和管理工作将开展得更加顺利，基于它强大的信息检索能力，可以在第一时间精准提取到人事档案管理系统中的相关信息数据，为使用者提供精准且便捷的服务。

三、人工智能技术在档案管理工作中的应用优势

首先，档案管理工作的核心要点即为档案信息数据的安全性和完整性。尤其是对于规模较大的企业或单位来说，为了能够支持可持续发展目标的顺利实现，则必须要对现有的档案信息资源进行高效率管理。在传统的档案管理模式中，档案管理人员每天都需要处理大量的档案文件。无论是档案收集和档案整理，还是后续的档案修改和档案提取，都由人工完成操作，不仅会耗费大量的时间和精力，同时还十分容易出现人为操作失误。人工智能技术的应用则彻底改变了传统模式下的档案管理方法。管理人员只需要利用计算机来给出相应的指令，人工智能技术则可以精准地提供档案管理的各项服务，大幅度提高档案管理系统运行环境的安全等级，保证档案管理的工作质量与工作效率。

其次，人工智能技术的应用还可以大幅度降低现代企业的档案管理运行成本。由于在传统模式下的档案管理工作中需要耗费大量的人力物力资源，不仅整个管理流程相对复杂，而且还需要耗费大量的时间和精力。人工智能技术是一项更加独特的前期投资，只需要投入一定的资金来配备相应的计算机设备和购置相应的技术软件，即可实现脱离人工操作，24小时不间断地完成档案管理工作，保证档案管理效率的同时降低企业的经营成本。

最后，由于档案管理工作的内容相对琐碎，其中所涉及的信息数据内容种类较多，管理人员需要从多方面入手来加强管理。人工智能技术的出现则很好地弥补了传统人工管理模式中所存在的各种不足，不仅可以有效简化不必要的档案管理程序，而且还能够快速地处理海量的信息数据，大幅度降低人工管理的出错概率。

四、人工智能技术在人事档案管理中的应用建议

（一）人事档案信息数字化

在上文中已经初步介绍了传统人事档案管理模式中所存在的不足，由于绝大多数的人事档案管理采用的都是纸质存储方式，不仅非常不利于档案信息的收集、分类和整理工作，而且还会对后续的管理、存放以及携带工作设下重重阻碍。尤其是对于一些规模较大的企业来说，由于企业内部员工数量非常庞大，如果单纯地使用纸张作为档案信息载体，不仅会浪费宝贵的纸质资源，同时也并不利于档案信息的查找和转移，甚至会在后续的管理和使用过程中导致人事档案信息内容的损坏或丢失。而通过将人工智能技术运用到人事档案信息的数字化处理环节中，一方面能够大幅度提高人事档案管理工作的执行效率，有效实现无纸化管理目标；另一方面还可以简化不必要的工作流程，释放大量的人力资源。从人事档案管理人员的角度出发，人工智能技术的应用将释放了他们更多的时间和精力。在传统的管理模式中，档案管理人员无论是对档案信息的收集、签字，还是后续的盖章和收发工作，均需要当面进行，这些琐碎的事务不仅会占据档案管理人员大量的时间，同时还十分容易出现各种类型的错误。而人工智能技术的应用，使得上述所有工作环节均可以在互联网中完成，同时还可以将人事档案信息的相关数据进行备份处理，大幅度提高档案管理的安全性和可靠性。

（二）人事档案智能检索

人事档案管理的智能检索功能涵盖了多项内容，其中包括信息管理、自动统计以及精准检索等等。在上文中已经对人工智能技术的特征和优势进行了初步介绍，在此处不多加赘述。而人事档案管理的最主要目标是进一步提高档案信息资源的利用率，因此不仅要完成对现有人事档案信息数据的保存和管理，同时还需要为管理者以及档案信息的使用者提供精准的服务。在对人事档案信息进行智能检索时，使用者只需要在计算机系统中输入关键词，系统则会从海量的档案数据库中筛选出精准内容。但相比较来看，由于人工智能技术在我国的档案管理领域中应用时间尚短，因此相较于发达国家来看仍然存在着一定的差距。截至目前，很多企业所构建出的目录人事档案管理系统，其中的各项功能仍然不够完善，导致用户在使用检索功能时不够便捷。在未来的发展与应用中，需要从多个角度入手，进一步丰富检索功能的同时，简化不必要的操作流程，让用户可以精准地找到自己所需要的档案信息。

（三）人事档案价值评定

对于人事档案信息的价值性和真实性进行评定，是开展档案管理工作的重要基础指标之一。但在具体的工作过程中，人事档案信息的价值评定却需要经历非常多的环节，执行难度较大。而人工智能技术的应用则可以更加顺利且高效率地完成此项工作，其中所具有的专家系统功能，一方面可以帮助档案管理人员自动化完成档案价值的鉴定工作，另一方面则可以模拟人类的思考方式和鉴定标准来给出明确的鉴定结果。可以丝毫不夸张地说，人工智能支持下的专家系统所给出的价值评定结果相当于各个领域的专家水平，同时具有发散性和机动性的优势。人工智能技术可以根据人事档案信息中的相关数据来展开科学合理地推断，并更加灵活地解决现实问题。从另一个角度加以分析，如果聘请真实的专家来对人事档案的价值进行评定，不仅需要提前预约好固定的时间和地点，同时还应当为专家支付高昂的费用，而人工智能技术的应用只需要完成以下三个步骤即可。首先，构建出专家系统数据库，将人事档案信息的价值评定方法标准以及相关知识都纳入数据库中；其次，针对专家系统数据库的使用要求来对档案管理人员进行培训，让他们能够尽快熟知人工智能技术支持下的工作流程；最后，对已经建立完成的专家系统进行多次验证，确保整个系统功能完善且运行稳定。

（四）人事档案安全管理

除去上文所提到的几项内容之外，人工智能技术还可以大幅度提高人事档案管理系统的安全等级。首先，人工智能技术的应用可以通过指纹、声音、面部识别以及虹膜识别等各种方式来保证档案管理系统的安全性。不仅可以避免传统人事档案管理模式中的诸多不便，同时也能够节约大量的时间来对档案信息进行使用和管理，有效提高工作效率。其次，发展到目前为止，人工智能技术支持下的监控系统已经非常成熟，不仅可以实时对所记录下来的视频影像进行检测和分析，同时还能够在第一时间给出报警信号，为档案管理人员的相关行动打出提前量。最后，人工智能技术还可以帮助档案管理系统随时监测来自互联网环境中的非法入侵行为。大幅提高防火墙的技术等级，对网络病毒以及黑客攻击进行自动拦截，确保档案管理系统不会受到攻击和破坏。

五、结束语

综上所述，人工智能技术已经不再是一个新兴词语，而逐渐成为我们日常生活中不可或缺的一部分。通过将人工智能技术运用到人事档案管理工作中，将大幅度提高档案管理的工作质量和工作效率，进而为我们的日常工作、学习、生活提供更多的便利支持。