推进基层房产档案标准管理的几点思考

梁 军

（安康中心城区房产交易与物业事务中心，陕西 安康 725000）

近年我国房地产市场发展迅速，房屋产权交易档案不断增多，人们对房产档案管理提出更高的要求。房产档案需准确完整地记录房产的真实信息，一般来源广泛、数量大，且具有一定程度的区域性，与房地产经济发展密切相关，加上国家的房地产调控政策与法规较多，房产档案管理有利于国家房地产政策的落实，能充分反映各种政策落实后的效果，使国家相关部门能及时合理地调整政策，更好地服务于社会大众。现代化社会经济发展，推动我国房地产行业飞速发展，尤其是基层房地产行业近年快速发展，房产档案管理需要解决诸多问题，新形势下的基层房产档案管理工作者要具备较高的管理意识，重在推进基层房产档案管理的进一步发展，促使其长远意义充分发挥，推动我国房地产市场经济的快速发展。

1 推进基层房产档案标准管理的重要意义

1.1 基层房产档案标准管理的特点

现代化科技与经济飞速发展，我国的房产行业发展进一步加快，房产档案管理工作已不能适应现代房产档案管理需求，尤其是基层房产档案管理工作中存在诸多不足之处，导致房产档案管理工作较为滞后。基层房产档案资料大都是纸质资料，各项管理工作需要人工完成，比如房产档案资料的录入和查询以及整理等，导致基层房产档案管理工作人员的工作量大，且实际工作中有许多难度，稍有不慎便出现信息录入错误或者遗漏等，档案资料质量较低，档案管理工作效率欠佳。据实际调查显示，我国基层房产档案管理工作中采用的方式并无统一的标准和规则，档案管理中的问题并无标准的规章制度可以评判。由于我国社会经济发展飞速，传统的基层房产档案管理模式不能适应房产档案管理发展的实际需求，这也是目前我国基层房产档案管理的主要特点，要注重基层房产档案管理的新探索。

1.2 基层房产档案标准管理的重要性

基层房产档案管理涉及众多内容，推进基层房产档案管理工作时，要明确各项工作开展的目的，因为房产档案高质量管理，有利于工作人员的管理效率提高，更好地服务于需求对象，提高房产档案的利用率。推进基层房产档案管理要注重信息化手段的运用，各种房产档案可进行严格的分类管理，且房产档案的信息能被快速搜索，与传统的档案管理相比，基于信息化手段的房产档案管理方式更为简单便捷，工作人员能快速找到需要的信息和资料，从而充分改善基层房产档案服务水平。基层房产档案管理工作不断地创新能推动房产行业的发展，使房产档案信息广泛服务于现实社会，为档案事业的可持续发展奠定基础。

2 基层房产档案标准管理的问题解析

2.1 基层房产档案信息剧增，档案管理工作滞后

房产档案涉及的信息内容诸多，包括房地产权属登记和调查以及权属转移、变更等方面内容，一般有文字、图表和声像等历史记录，具有较强的保存价值。房产档案管理工作中形成的真实信息记录，是房地产权属登记和管理的重要依据，属于城市建设档案的关键内容。近年我国的房地产行业发展飞速，关于房产的档案信息不断增多，比如房屋产权权属登记和房产纠纷仲裁、房产交易等行为，均会产生大量的房产档案信息，尤其是国家高度重视城市规划建设、保护房屋权利人合法权益等方面工作，这则显得房产档案管理非常重要。但据实际调查显示，我国目前的房产档案管理工作较为滞后，尤其是基层房产档案管理，许多工作跟不上房产档案库存数量和信息量剧增的实际问题，比如某县的房产档案库存数量大约为12万卷，2018年全县发放产权证18 572本，抵押房产3 965件，4 962件预告登记信息，8 931人次的查档利用情况，这些基层房产档案信息数据的不断增多，使得档案管理工作面临较大的挑战，档案服务质量与水平欠佳。

2.2 管理者法制观念不强，日常管理归档意识较低

基层房产档案管理工作较为混乱，工作责任并不明确，实际工作中并无科学合理的管理制度，部分基层管理者不具备较强的法制观念，工作责任心较低，房屋权属登记完成后，档案资料不能及时归档，导致未整理的档案资料不断增多，管理效率低，致使房产档案不能有效利用，并容易造成较严重的房产档案资料丢失的情况，对基层房产档案管理工作造成较大的影响。如果登记的房产档案资料未能及时归档，则发生材料破损的风险明显增强，且关于房产档案的统计报表和影像等资料未能及时入档，导致房产档案不能有效利用，比如基层部分房产档案中无准确的分幅平面图和测绘资料等，严重时可能导致房产档案失效。

2.3 档案信息内容不全面，房产档案管理环节断开

基层房产档案管理功能欠佳，因为房产档案管理内容较少，主要包括房屋权属登记类档案采集和保管等，实际工作中主要是对上述资料进行利用，关于房产的拆迁信息和预售等资料并未及时登记和更新，甚至有房产档案中并无物业用房缴费和安全鉴定等方面内容，导致档案信息内容不全面，档案管理业务不及时、不连续。基层的房产交易和房产权属登记等方面档案管理工作并未统一管理，导致相关业务环节断开，这种分开管理的房产档案，导致房产档案管理工作不能统一协调，致使实际工作中存在诸多管理漏洞。

3 推进基层房产档案标准管理的把控要点

3.1 确保基层房产档案完整，提高管理工作标准

基层房产档案标准管理要注重档案的完整性，保证各种档案不坏、不丢，严格保证档案资料完好无损，对出现损坏的资料及时抢救。注意保证基层房产档案的安全性，避免因为工作疏忽而出现档案丢失的问题，确保各种档案资料不会散落，加强基层房产档案集中管理，提高基层房产档案管理水平。要避免基层房产档案管理井然有序，避免各种档案不散乱，注意保管工作有序达标，整齐排列各种档案资料，保证基层房产档案摆放有规有矩。

3.2 强化基层房产档案现代化程度，提高管理人员法律意识

基层房产档案标准管理要注重现代化，同时管理人员的法律意识要不断加强，实际管理工作中要不断加强基层房产档案管理人员的职业道德，保证基层房产档案不被篡改，避免历史事实未能被真实记录，防止各种基层房产档案资料被歪曲。基层房产档案标准管理一定要实事求是，秉持尊重历史的原则，最大程度维持基层房产档案资料的原貌，不断提高基层房产档案管理水平。基层房产档案管理人员要不断提高自身的现代化水平，增强自身对各种信息的认识和应用能力，强化自身对各种信息的鉴别能力，有效提高基层房产档案资源完整管理的意识，为社会各界提供基层房产档案资源查询的途径，提升基层房产档案资料的应用率。基层房产档案管理人员要注重自身综合能力加强，不断学习各种有用的现代化设备，能有效将各种现代化设备用于基层房产档案管理工作中，紧跟时代的发展，根据国家的规定展开基层房产档案标准管理工作，确保每项工作依法办理。

3.3 把控基层房产档案管理创新，推动标准化管理发展

基层房产档案管理工作要进行不断的创新，管理人员要注重自己观念的创新，对各项管理工作进行有效的创新，确保各项基层房产档案资料标准化管理。要注意基层房产档案管理工作创新不可以将基础管理理念和手段全部抛弃，不仅要对基础管理工作进行深度分析，综合总结当下与未来的管理趋势，要在不断发展的过程中进行创新。管理人员要基于基层房产档案管理实际情况进行合理的创新，关注市场经济模式的发展，着眼于未来发展进行分析，同时注意借鉴有效的管理方式，积极主动学习新的知识和技能，持续强化管理人员自身综合能力，可推动标准化管理进一步发展。

4 推进基层房产档案标准管理的核心内容

4.1 注重基层房产档案基础业务管理，制定档案管理工作发展规划

房产档案管理部门要高度关注基层公民的实际需求，了解其对房产档案工作的具体需求，根据公民的需求制定合理的档案管理工作发展规划，构建完善的规章制度，确保每项档案管理工作有据可循。重视房产档案资料收集，加大各种档案资料整理，对房产文件和材料进行仔细归档，要加强材料归档范围确定，制定合理的分类方案和归档制度，要求档案管理根据要求与规则进行。综合了解基层房产档案资料，对其进行科学的分类，确保档案资料合理排列，并对档案材料进行整理和装订，管理部门安排专业的工作人员去基层进行业务指导，使基层的房产档案管理人员能正确立卷，辅助其做好房产材料收集和征集，对积压的各种房产资料进行分类管理，指导其对相关房产档案进行有效移交，保证每份房产档案资料及时归档，使基层的房产档案管理得到有效管控。

4.2 提高基层房产档案信息化管理水平，完善档案管理信息系统

基层房产档案管理要高度关注数字化建设的进程，不断提高档案信息化管理水平，构建完善有效的房产综合信息数据中心，将楼盘表作为工作核心，纳入房产电子档案信息，做好电子档案数据库和房产测绘数据库，对房产数据的各种信息进行全面管理。针对纸质档案信息化管理时，采用专业的技术对档案案卷进行扫描，将各种纸质档案数字化。基于基层房产档案管理数字化，对房产资料和数据做全方位的整合，确保楼盘实现挂接，使各项管理工作形成严密的逻辑关系，保证房产档案管理信息系统完善。采用数字化技术将基层房产档案信息数据全部纳入，确保信息系统中的资料完善，数据信息准确无误，信息之间具有较强的关联性，能确保房产档案得到综合管理。推进基层房产档案管理要重视房产档案管理信息系统的不断完善，保证在业务接受审核时，具有直接的相关业务数据显示，使各种电子文件有严密的逻辑关系，促使房产档案信息和交易信息在系统内形成统一。基层房产档案管理信息系统要注意结合地理信息技术，注重图文资料的细节管理，加强房屋权属登记管控，保证每项信息数据的可靠性，使房产档案得到全方位管理，将商品房预售和合同备案、测绘等信息综合管理，确保房产可以以图像、影像进行管理，提高基层房产档案管理图文一体化水平。基层房产档案管理工作进行信息化管理前，工作人员要根据实际情况设置合理的管理目标，要防止工作重复，加强房产档案的归档质量，有效提高房产档案归档效率。

4.3 加强房产档案资料收集和利用，提高房产档案服务水平

基层房产档案管理要注重档案资料收集和利用，根据基层的工作实况，构建合理的客户收集网，注重重要单位的资料收集，定期收集个人的房产变动信息，充分完善房产档案信息网络，提高档案信息利用服务水平，动态收集房产档案的利用情况。请专业的人员对房产档案进行严格的编研，不同时期的房产热点不同，且有着不同的重点需求，管理者要注重自身馆藏的运用，加强编研质量与利用，对房产档案进行严格的筛选，过滤掉不符合编研要求的资料，选择可用于房产档案管理系统中有价值的资料，对各种资料进行综合分析，根据实际需求进行各种资料加工，对其进行适当的拓展，使其内涵丰富。房产档案管理者要加强开发，编研出符合基层房产档案管理的信息资料，确保信息资料具备系统化和层次化，提高编研资料的质量和可利用性，促使基层房产档案管理的服务功能增强，能为社会提供高质量的房产档案服务，使其更好的发挥经济价值。注重基层房产档案利用方式的改进，不断完善其服务方式，加强房产档案利用的宣传工作，利用房产档案为社会主动提供服务，为档案馆引入更多的客户资源，并充分扩大房产档案对社会的影响力，更好地满足社会利用者的需求，使档案的有偿利用率有效提高，提升房产档案细节管理水平。

5 小结

基层房产档案标准管理关系着房产行业和国家经济发展，要做好房产档案管理模式的探索，重在以新型房产档案管理手段，不断提高房产档案管理工作水平和效率，使其更好地服务于社会。文章对推进基层房产档案管理做出几点思考，注重基层房产档案基础业务管理，制定档案管理工作发展规划， 提高基层房产档案信息化管理水平，完善档案管理信息系统，加强房产档案资料收集和利用，提高房产档案服务水平。