新形势下如何强化机关事业单位档案数字化管理

王雨飞

（北京公共交通控股（集团）有限公司档案中心，北京 100055）

众所周知，机关事业单位内部管理工作较为复杂，其中档案管理是一个非常重要的环节，是影响机关事业单位的运转效率的直接因素，而新形势下，传统档案管理已经无法满足机关事业单位发展的需要。对此，机关事业单位要力争走在时代发展的前沿，积极探索卓有成效的管理方法，为档案管理效率与质量的提升助力。近些年来，现代信息技术迅速普及，数字化管理成为一种大势所趋，在各行各业中得到了越发广泛的应用，机关事业单位也不例外，各个地区的单位都积极投身于档案数字化管理措施的探索中。但在实际机关事业单位档案数字化管理过程中仍然存在诸多问题，需要相关人员深入研究与分析，采取针对性改进策略，加强档案数字化管理建设。

1 新形势下强化机关事业单位档案数字化管理的意义

（1）有助于提升档案运行的效率。当前阶段我国形势步入了新的发展阶段，基于此背景，机关事业单位采取全方位、全过程的档案数字化管理模式，对档案管理运行效率的提升起着促进作用。通过更新完善档案数字化体系，加强档案改进工作，有助于保证档案信息的完整性。构建有效的数字化管理模式，可以极大减少档案管理的输出，构建科学、高效的档案运行系统，为机关事业单位、服务对象等不同主体之间的顺畅沟通提供平台，从而使各个机关与人民群众对档案的使用需求得到有效的满足，从根本上缓解档案管理人员的工作压力，同时切实提升档案管理质量。

（2）有助于提高机关事业单位经济效益。随着市场竞争的愈演愈烈，机关事业单位的发展迎来了一定挑战，在机关事业单位高速度跨越式发展的背景下，档案信息量保持爆发式增长的态势，而传统落后的档案管理方式很大程度制约着档案作用的充分发挥，工作方式与信息量逐渐出现了巨大冲突。在传统档案管理中，更多是采取人工方式，长时间采取这种粗放式管理模式，不利于档案管理工作效率的提升，还会大大提高投入的管理成本，对机关事业单位的经济效益造成一定阻碍。而加强档案数字化管理，能够很好地弥补传统纸质档案管理方式存在的弊端，极大降低储存空间，有效节省大量保管纸质档案的开支，提高档案查阅的便捷性、高效性。另外，采取传统档案管理方式，需要支出一部分费用用于影音原档案，而采取数字化管理方式就能减少纸张浪费，也不会因为反复查看档案而造成损坏，从整体上提高了机关事业单位的经济效益。

（3）有助于档案资料的统一管理。在传统档案管理模式中，档案主要使用的纸质材料，当周围环境潮湿或高温时，增加了受到损坏的可能性，而且需要安排一定的人力完成档案资料的保存与整理工作，而通过档案数字化管理方式就能很好地改善这一现状。借助于计算机工具，能够实现对所有档案信息的收集、整理、编目等工作，大多数情况下，还能利用计算机的自动化工具，大幅提升信息存储密度。而且，机关事业单位中的档案类型多样，在年限、形态以及保密权限等方面有所差异，管理起来需要采取针对性的处理方式，而将数字化技术应用到档案管理中，能够将档案信息上传到统一的档案管理平台，系统会科学合理地分类管理不同类型的档案资料，提高档案查阅、保存的便捷性，从根源上避免在查阅过程中对档案造成的损害。

2 新形势下机关事业单位档案信息化管理中存在的问题

（1）制度化管理有待加强。档案管理并不仅仅是对档案资料进行整理与保存，既要本着对历史负责的态度，还必须要服务于现实，也要为未来做好准备与打算，最大限度发挥出档案管理的现实意义与长远价值，切切实实开展好档案保管、统计与鉴定工作。在数字化管理成为主流趋势的今天，越来越多的机关事业单位积极推动档案数字化管理，但是，仍有部分机关事业单位尚未对档案数字化管理的内涵形成深入理解，对数字化管理的内容与范围模糊不清，并未深层次地研究怎样科学开展档案数字化管理，一定程度制约到档案管理的成效。正是因为缺乏科学的制度标准，导致档案数字化管理质量参差不齐，难以达到规范化的统一管理目标。

（2）现代化管理设备不足。数字化技术在机关事业单位档案管理中的有效应用，对于档案管理质量的提升起着促进作用。纵观当前机关事业单位档案管理情况发现，对于数字化技术的应用缺乏全面性，不少机关事业单位采取的管理技术具有滞后性，无法满足实际的档案管理工作需求。在数字化技术的应用方面，大多数机关事业单位投入的资金远远不够，无法做到第一时间更新升级档案管理设备，导致设备陈旧情况越来越突出，无法达到当前阶段档案管理的应用标准，严重阻碍到档案数字化管理的整体效率。当前阶段，很多机关事业单位档案管理中，计算机检索至今尚未得到广泛的普及，主要的方式仍然是手工检索，增加了档案管理的工作量，降低了档案管理的效率。例如，机关事业单位人事部门在整理人员档案时，由于档案数量庞大，手工检索方式耗时长，导致档案管理效率较低，对档案管理的高效推进带来不利影响。

（3）档案管理人员经验不平均。随着档案数字化管理进程的加快，对档案管理者提出了更加严格的要求，必须要具备较高的综合水平。在机关事业单位当中，档案管理人员通常人数比较少，年龄普遍偏高，而且大多非专业出身，主要是依靠自身工作经验来进行管理，导致对数字化技术的掌握程度不高。从机构编制角度来看，机关事业单位对于这方面的管理非常严格，导致档案管理人员的替换无法满足工作需求，对档案数字化管理成效产生了直接影响。虽然档案业务培训有助于提高档案管理者的管理水平，但是无法解决深层次的专业问题，所以实际工作中急需专业管理水平、专业素养兼具的综合型人才。只有具备了专业性强的管理团队，才能增强机关事业单位的档案数字化管理成效。

（4）档案数字化管理具有安全隐患。不可否认的是，数字化技术在机关事业单位档案管理中的合理应用，确实可以显著提升档案管理效率，但人民群众普遍关注的问题依旧是互联网安全。在机关事业单位日常运转中，如果档案管理系统被病毒控制，亦或者是遭遇到黑客攻击，将会对档案管理信息带来巨大的威胁。再加之档案管理人员专业能力有待提升，自身专业知识水平不足，对档案管理的作用缺乏全面的了解，加剧了机关事业单位档案数字化管理信息暴露的风险。

3 新形势下强化机关事业单位档案数字化管理的策略

（1）建立规范化制度，让档案管理有据可循。基于新形势背景下，档案数字化管理作为一种先进的管理模式，要想将其有效地应用于档案管理中，需要从档案管理部门实际情况出发，从硬件设施的采购环节上下功夫，深层次研究档案管理系统的开发与运营。与此同时，针对档案数字化管理工作，建立科学性、合理性的规章制度，做到管理有规章制度作为行为依据，一切工作的开展严格按照规章开展，从而有效避免档案信息泄露、遗失等问题的发生。档案数字化管理工作具有复杂性、繁琐性，基于此，可以将档案数字化管理系统划分为多个职能不一样的模块，主要目的在于缓解档案管理人员的工作负担，主要包括档案分类管理、档案录入管理、档案密集管理等模块，将工作中出现失误的可能性降至最低，从而逐步提升档案管理的效率。

机关事业单位的档案类型具有多样性，可以从档案属性入手，对不同类型的档案采取分类管理措施。针对普通档案资料，以数字化管理系统为载体，能够对信息资源进行有效共享。目前，在评判档案数字化管理体系是否有效的过程中，最关键的衡量标准有两个，分别是档案管理效率、准确性。显而易见的是，通过发挥数字化管理系统的优势与作用，档案管理效率得到了极大的提升，但是要想提高档案信息的准确性，还必须保证信息来源的可靠性、准确性，所以，档案管理人员需要做好档案信息的定期维护，及时发现并完善信息缺失、错误的内容。

（2）加大资金投入，提升装备技术水平。先进性的档案管理设备，能够为档案数字化管理建设提供硬件支撑。因此，为了不断提高机关事业单位档案数字化管理的效率，必须要不断优化档案信息管理设备，促进档案信息安全性的提升。首先，档案数字化管理具有突出的系统性特点，涉及到十分丰富的内容，所以，这项工作的开展需要投入大量的财力、物力与人力。因此，档案数字化管理的推进，需要机关事业单位加大投入力度，以提供充足的资金支持。其次，为了精准地分析机关事业单位档案数字化管理中出现的问题，必须要立足于机关事业单位运行的实际情况，在分析档案数字化管理问题的基础上，不断优化与完善档案管理方案，同时积极引入与时俱进的数字化技术与设备，为强化档案数字化管理提供技术与设备支撑。最后，档案数字化管理设备主要分为两大类，分别为硬件设备、软件设备，这些设备需要较多的资金来进行采购，所以，机关事业单位要认真做好前期预算工作，最大限度提高资金利用率，适当节省资金的投入。引入档案数字化管理设备后，相关档案管理人员要对设备有一个全面、明确的认识，做好设备的定期保养工作，为档案数字化管理工作有条不紊地推进提供保障。

（3）打造高水准档案管理队伍，提高档案管理水平。现如今经济社会发展已步入快车道，为了提高机关事业单位档案管理的核心竞争力，加快档案数字化管理建设是十分有必要的。档案管理人员综合素质的高低，是影响事业单位档案数字化发展的关键性因素。因此，打造一支知识化、高效率、高素质的档案管理队伍是非常重要的，只有这样才能发挥出档案管理工作的作用，进而为社会发展提供更好的服务。目前在机关事业单位档案管理队伍中，团队人员在理论水准、专业技能以及文化素养等方面存在一定差异，影响到档案数字化管理水平的提升。针对此，机关事业单位应该采取行之有效的措施来培训档案管理人员，加强档案管理队伍的建设，为档案数字化管理注入动力。首先，多措并举开展多样化培训。面向档案管理人员，不断拓展与延伸培训内容与范围，做到主次分明，提供更加广泛的培训内容。相比于传统档案管理方式，在复杂性、危险性方面档案数字化管理方式更加突出，所以，要根据档案数字化管理特点与工作实际情况，完善培训管理的要点，强化培训的效果。档案管理人员也应该不断加强学习，增强对计算机的熟悉程度，提高自身的计算机操作水平，扩充自身数据管理知识储备库，循序渐进提升自身对信息化数据的整合、分析、编研等综合能力。其次，积极引进高水准、专业性强的档案管理人员，并组建相应的管理团队，更好地辅助档案数字化管理的各项工作，为档案数字化管理提供技术人才支撑。最后，进一步细化档案管理岗位职责，将责任落实到每个档案管理人员身上，增强档案管理人员的责任意识，打造一支纪律严明、技术过硬的综合性档案管理团队，逐步提升档案管理工作水平。

（4）转变档案数字化管理方式，提高档案信息质量。当前阶段，借助于互联网技术，还不能实现对机关事业单位档案内容的更新，这也使一些不法分子钻了漏洞，做出了一些违规行为，对档案信息系统的安全性带来了极大的威胁。例如，为了谋取私利，有些工作人员擅自修改自己的人事档案，如学历、参加工作的时间等，但是档案系统无法有效地证实这些违法行为。因此，为了全方位、有效性管理机关事业单位档案信息，需要不断提升档案管理人员的识别能力，定期全面检查档案数据信息，一旦发现违反档案管理标准的情况，要第一时间采取有效措施进行处理，并严格惩处擅自篡改档案信息的不法分子。除此之外，在档案数字化管理过程中，可以制定完善的电子档案管理方案，并落实到纸质档案中，对其做好保管等各项工作，从而有效地实现不同部门之间档案信息的共享。同时，还能汇总不同部门的档案信息，提升档案管理系统的信息量，不断优化档案信息的质量，为机关事业单位档案信息化的开展奠定基础。

4 结语

综上所述，机关事业单位档案数字化管理适应信息化时代的要求，是提高档案运行效率、整体经济效益的有效途径。档案数字化管理工作效率的高低，是机关事业单位能否实现可持续发展的关键，要认清当前机关事业单位档案信息化管理中存在的问题，重视档案管理制度规范化，投入资金优化设备技术，加强档案管理人才队伍建设，完善档案管理中的保密建设，转变档案数字化管理方式，为机关事业单位稳定可持续发展助力。