大数据时代审计档案信息化管理的挑战及对策

樊兆刚

【摘要】当审计档案尚在适应信息化时代的高速变革步伐时，大数据信息化时代又呼啸而来，而审计档案向来以专业性、形式规范性等特点而著称，所以，在大数据时代这一新形势下，如何开展审计档案信息化管理工作成为我们亟待解决的问题。

【关键词】大数据时代;档案管理;信息化

大数据时代背景下的档案管理工作，有效地创新了传统档案管理思想与模式，并且在收集、管理和利用档案方面，均可借助大数据挖掘技术，进而全面优化档案管理与服务。由此可见，以大数据时代为研究背景，深入研究并分析档案信息化建设的相关内容具有一定的现实意义。阐述档案管理的重要性，对大数据时代下档案管理存在的问题进行详细的分析，针对各种问题提出具体的解决方案，从而提高企业信息化管理的效率，促进企业的长远发展。

一.审计档案信息化管理的现状

1.审计档案信息化管理的安全性存在隐患

首先，相对于以往的审计档案管理，大数据时代下的审计档案的信息化管理使得权限问题、保密问题异常突出。以往，在空间上，所有的档案资料都集中存放于档案室中，而大数据时代下的审计档案信息化管理则可允许部分用户跨地域访问数据库，这在客观上造成了数据库系统有被不法分子远程非法侵入的风险。其次，以往只有工作人员在工作时间、在档案室这一特殊场合才能存取档案资料，其他人员未经许可根本没有接触档案的权限，甚至不允许进入档案室，这为档案安全提供了时间上、人员上和空间上的多重保障。

2.审计档案信息化管理缺乏合理规划和统一的规范、标准

從当前我国档案管理的现状来看，各地的档案管理工作相对分离，存在各自为政、各自管理的现象，全国的审计档案信息化管理也没有形成一个全面协调发展的局面，许多地方审计机关的档案管理没有对未来的发展进行长远规划，甚至近期目标尚不明确。此外，审计机关档案信息化管理工作在各地没有形成统一的规范和标准。

3.审计档案信息化管理缺乏专业的技术人才

在审计档案信息化管理工作中，需要使用到的各类应用软件都需要专业工作人员才能够充分地发挥其作用。目前我们的审计队伍中，虽然拥有一大批档案专业人才，也有一批力量较强的计算机人才，但是在很大程度上还是贴合度不高的两套人马，融合度不强，对于大数据时代下如何进行审计档案信息化管理仍然处于摸索阶段，发展滞后。

二.大数据时代下审计档案信息化管理面临的挑战

1.缺乏档案管理的创新意识

档案管理是十分重要的管理活动，但许多管理者没有认识到档案管理的重要性，只是将档案简单地归纳管理，缺乏档案管理创新意识，在查找资料时会浪费大量时间，还在降低档案管理的效率。一些年纪较大的管理者很难接受大数据时代全新的管理模式和方法，档案管理创新未能落实到实处。

2.缺乏专业人才队伍

由于信息时代科学技术的发展突飞猛进，档案管理的方法，手段也日益更新，而由于传统观念的影响，目前档案管理仍未走向新技术应用的前沿，相应的大数据应用的专业人才队伍也未配套建设，目前的档案管理人员大数据管理意识薄弱，相关专业水平不高，只会将纸质信息录入电脑，停留在电子化管理阶段，数据分类也缺乏科学性与合理性，没有真正实现信息化管理。

3.缺乏安全管理的意识

大数据具有信息资源丰富的特点，提高了档案管理的开放性，动态性，许多档案信息的价值无法估量，需要在安全的信息环境下进行分类和管理，但目前的档案管理行业缺乏安全管理制度，加上网络具有一定的虚拟性，很容易出现信息泄露的问题，影响了档案管理工作顺利开展。

4.缺乏专门的数据库

档案管理工作缺乏大数据时代下的具体流程与规范，在这种情况下，档案的登录修改，存档各环节容易造成失误与偏差，甚至会导致数据的丢失，特别是如果档案管理服务的后期监督没有跟上，档案管理的质量和效率会大受影响。管理者需要掌握信息收集和整理能力，建立专门的档案数据库，才能提高档案管理的效率。

三.大数据时代下审计档案信息化管理的对策与建议

1.创新档案信息化建设思想

全面建设档案信息化期间，最重要的就是要形成大数据管理思想，通过与档案管理具体状况与内容的有效结合，创建适应时代发展需求的档案信息化机制。尤其是要强调大数据时代背景下的智能化与网络化特点，确保档案的信息化建设在规划与标准方面更统一。利用大数据技术的必要前提就是可视化分析档案信息资源，借助数据挖掘和语义引擎等多种形式，在大数据技术的帮助下，自动化地搜集、整理并深入分析档案信息，最终实现对信息的保存与合理利用，逐渐健全档案信息化体系。

2.创新管理理念，满足管理需求

随着大数据时代背景下档案管理技术手段的提升，对档案管理的要求也不断提升。档案管理部门要与时俱进，创新管理理论，拓展管理途径，提高档案管理的质量。首先，档案管理部门要树立人性化管理理念，在管理档案的过程中提出以人为本的思想，认真听取档案管理的需求，给予人们平等的信息获取权利。其次，要树立个性化的管理理念，大数据明确了档案管理的分类，人们对档案管理的需求也发生了很大的变化。

3.提高管理质量，建立管理团队

团队是档案管理的支撑和基础，在各行业的档案管理工作人员，应该以大数据的思维去管理档案。富有创新意识的管理团队才能够满足大数据的要求，因此，档案管理部门应调整招聘要求，多吸收具有大数据信息素养的管理人才，鼓励人才想象创新，将大数据技术合理运用到档案管理工作中，营造良好的学习与工作氛围，提高档案管理人员对大数据价值和作用的认识。

结束语：综上所述，基于现代科技水平的提高，人们日常生活中产生的数据信息逐渐增加。要想确保档案管理工作质量与效率，最重要的就是要强化档案管理机制，不断提高档案管理工作人员自身素养合能力水平。为了适应新时代的发展需求，档案管理工作人员应具备创新意识，将大数据技术与档案管理紧密结合起来，制定出严格的档案管理制度，构建安全的档案管理平台，丰富档案管理工作的服务内容，培养专业的管理人才，建立一支高素质的管理团队，从而促进档案管理的信息化发展。

参考文献：

[1]郑明伟，王锋华.探讨大数据时代事业单位档案信息化建设策略[J].电脑迷，2019（2）：16-17.

[2]孟丕然.浅谈大数据档案信息化建设及其开发保护和利用[J].赤子，2018（35）：203.