轨道交通档案管理信息化建设存在的问题及对策

杨芳

【摘  要】基于轨道交通运输容量大、快速、安全等方面的优势，其在我国各大城市的建设规模不断扩大，轨道交通档案管理愈加重要。开展轨道交通档案管理的信息化建设具有诸多优势，但是当前在轨道交通档案管理的信息化建设中存在着一些问题，论文根据这些问题展开分析，并提出相应的建设方案，以使轨道交通档案管理的信息化管理优势得到更好的发挥。

【Abstract】Based on the advantages of large capacity， fast speed， safety and other aspects of rail transit， its construction scale in China's major cities continues to expand， rail transit archives management is more and more important. It has many advantages to carry out the informatization construction of rail transit archives management， but there are some problems existing in the informatization construction of rail transit archives management at present. This paper analyzes these problems， and puts forward the corresponding construction plan， so as to give full play to the advantages of informatization management of rail transit archives management.

【关键词】轨道交通;档案管理;信息化建设

【Keywords】rail transit; archives management; informatization construction

【中图分类号】G270.7                                             【文献标志码】A                                                 【文章編号】1673-1069（2022）01-0031-03

1 引言

随着我国城市化进程的不断加快，以及人口数量的增加，人们对于交通出行的需求越来越大。而城市轨道交通对于改善当前交通拥堵、满足人们短途出行的需求发挥出重要的作用，因此，我国各大城市开始大规模地兴建轨道交通。在轨道交通工程建设的过程中，产生了许多轨道交通工程建设的文件材料，但是这些材料种类繁多，如何有效地整理、利用这些档案材料成为一大难题。随着信息技术的不断发展，在轨道交通档案管理过程中引入信息化技术能够有效地提高档案管理的效率和质量，本文就如何在轨道交通档案管理中应用信息化技术展开相应对策探讨。

2 档案管理信息化建设的优势

2.1 能够有效提高轨道交通档案管理的效率

在信息化技术快速发展之前，轨道交通的档案管理主要依靠人力来进行，工作量极大，管理的效率极低，而且需要浪费大量的时间，已经无法满足当前轨道交通大规模发展的需求。而使用信息化技术对轨道交通的档案进行管理，则能够极大地提高管理的效率，节约时间与人力，促进档案管理不断趋于智能化和规范化。

2.2 提高档案利用率，提高档案服务的质量

在轨道交通档案管理中引入信息化技术，能够有效规范整合档案资料的数量，使各种轨道交通相关信息分类管理，且条理更加清楚，这样档案使用起来就更加的简便，可以有效地提高档案服务的质量。例如，用户在需要查询借阅轨道交通档案材料时，能够更加便捷地查找并提供，有效实现资源共享，使轨道交通档案管理覆盖的领域更加全面，轨道交通档案管理系统更加趋于完善。另外，引入信息化技术的轨道交通档案管理工作，提高了档案查找利用的速度和效率，使这些档案资料不只是尘封在档案室内，而是为后续工程提供参考和借鉴，有效提升其自身价值。

2.3 可处理信息量巨大，减少储存空间的浪费

信息化技术可以处理和储存的信息量巨大，可以有效满足当前轨道交通规模不断扩大而带来的档案资料数量增加，进而对储存空间更大的需求。随着各城市轨道交通的不断建设，各种图纸、文件、技术信息等档案资料随之不断增加，对于这些档案资料必须及时地规整保存，以方便后续使用。而信息化技术不断发展，各种储存信息的载体容量不断扩大，能够有效地解决轨道交通档案资料增多的储存问题，也节约了储存的实地空间，避免空间的浪费。

3 当前问题分析

3.1 对档案管理信息化建设重视不足

档案管理是整个轨道交通工程的重要组成部分，它是后期维护、新建、扩建轨道交通工程的重要参考依据。当前许多建设单位重点关注的内容是轨道交通工程的建设与运

营，而对于轨道交通档案的管理工作的重要性认识不足，并未投入相应人力物力来进行这项工作，更别说信息化的档案管理建设。还有一些建设单位认为对于档案管理就是档案收集、整理、保管好即可，没有认识到轨道交通档案资料的作用与价值，更加忽略了在轨道交通档案管理工作中引入信息化技术。

3.2 专业管理人才缺乏

对轨道交通档案管理进行信息化建设，就是要在档案管理的过程中充分引入现代信息化技术，使档案管理不断趋于计算机化以及网络化，拓展档案存储空间，实现轨道交通档案分类合理、规范有条理、高效便捷、安全效益的目的，这些都要求档案管理人员具备较高的专业管理技能和水平。现实情况是，有些建设单位虽然在档案管理工作中引入了信息技术，但是没有引进专业的信息化管理人才，导致信息技术只是简单地应用于图文信息转化为数字化存储方式、数据信息扫描、录入数据库的工作内容上;有的档案管理人员缺乏轨道交通方面的专业知识，无法利用信息化技术对轨道交通档案材料进行精细化的分类整理，导致档案管理的混乱，难以实现对于档案资料的高效利用。

3.3 轨道交通信息化建设标准与制度缺失

当前档案管理的主要制度依据是国家主管部门颁布的DA/T 28—2002标准及DA/T 66—2017、CJJ/T 180—2012标准，以及一些地方性标准。但是这些标准并没有档案管理信息化建设相关的内容与规定，对于轨道交通档案信息化建设所使用的软件、格式等也都没有统一的标准，这非常不利于建设企业开展档案管理的信息化建设，无法促进轨道交通档案管理的统一规范以及信息化。轨道交通建设单位与运营部门也缺乏相应的制度来规范档案的信息化管理，导致缺乏专门的档案管理机构，档案管理人员配备不足，另外还有权责不明，分配混乱，或者各自为政，缺乏沟通联系的问题，导致档案管理的不规范以及信息化建设停滞不前。

3.4 数据库更新滞后

軌道交通档案管理信息化建设的基础就是数据化的建立，但是当前有些建设单位在数据库的建立过程中，往往不能够及时地更新数据库，数据库也没有统一的规范、格式、内容等。另外，整个城市的轨道交通档案数据库无法进行开放共享，缺乏一个整体的数据信息交流和集成的平台。轨道交通工程产生的档案材料不能及时归档录入数据库，导致信息化建设的进程受到阻碍。

3.5 档案管理使用的信息化软件缺乏统一标准

当前各地轨道交通档案信息化管理所使用的软件多种多样，缺乏统一的标准，没有一个规范的格式，这样很容易导致数据信息不兼容、不能共享以及数据信息管理混乱的情况，这对轨道交通档案管理的信息化建设造成了很大的障碍。

3.6 资金投入少

轨道交通档案管理引入信息化技术所需要更新的内容较多，也需要增添许多软硬件设施以及增加人手，来完成初步建设过程中的一些烦琐的工作内容，因此，在档案管理信息化建设的初期需要投入大量的资金。但是由于一些轨道交通建设和运营单位为节约成本或者对此不够重视，在档案管理的信息化建设上投入较少，不能满足全面信息化建设的需求，进而导致轨道交通档案信息化建设步伐停滞不前。

4 建设原则与对策

4.1 建设原则

轨道交通档案管理的信息化建设主要目的就是将现代信息技术融入轨道交通档案管理的过程当中，利用计算机、网络系统以及多元化的储存方式建立起一个统一的档案管理平台。我们在思考档案管理信息化建设的对策与方向时，必须要遵循以下的原则，达到以下目的，才能真正实现轨道交通档案管理的信息化。

首先，合理性原则。在运用信息技术处理轨道交通档案资料时，必须要按照国家及地方政府对档案管理的规定进行处理，将档案资料转化为数字化形式，要满足统一的标准，以提高各种数据信息的兼容性，提高数据信息的使用效率。其次，效益性原则。轨道交通档案管理的信息化建设必须能够实现一定的经济与社会效益，使用现代化信息技术来处理档案资料，节省人力与物力，并提高档案资料的利用率。最后，安全性原则。在运用信息技术整理、保管档案资料时，必须要保证数据信息的安全，开发保护网络安全的技术措施，避免数据信息的丢失、泄露等。

另外，进行轨道交通档案管理信息化建设，还必须实现以下特性：①虚拟性。将纸质的档案资料通过扫描、输入等方式转化为电子文档和数据信息，原来的电子形式的文件转换为统一的电子文档格式。②集成性。在有限的空间容量内实现所有档案资料的保管。③开放性。打破地域和不同建设、运营单位的限制，将轨道交通档案资料对外共享，对外开放借阅、调取。④便捷性。查询、检索方便快速。⑤技术性。利用信息技术实现自动化管理，提高档案管理的工作效率。

4.2 建设对策

4.2.1 转变理念，提高对档案管理信息化建设的重视程度

要实现轨道交通档案管理的信息化建设，轨道交通的建设与运营单位必须提高对档案管理信息化建设的重视程度，培养运用信息化技术的理念，将档案管理的信息化建设提上日程，列入工作计划，提高档案管理的质量和效率。

4.2.2 制定信息化档案管理规章制度

在应用信息化技术进行轨道交通档案管理的过程中，必须有明确的规章制度来指导、规范工作的开展，否则即便在档案管理工作中应用了现代信息技术，也会使实际工作混乱无序。首先，要结合信息化技术应用的过程中出现的各种问题和情况，有针对性地制定相应规定来明确处理方法;其次，在制定出管理制度的基础框架后，可以采取听证、讨论、专家咨询等方式来对规章制度进行细化完善，保证规章制度的可行性与合理性;最后，在规章制度投入运行后，应当根据运行的实际情况，实时调整制度中不合理之处，使轨道交通档案信息化管理制度能够更加贴合实际情况，更加具备可行性。

4.2.3 提升档案管理人员的综合素质

针对档案管理信息化建设需要更高素质水平人才的情况，必须加强对档案管理人员的素质提升工作。首先，在聘用轨道交通档案管理人员时，应当适当地提高聘任的条件，要求应聘人员具备一定的轨道交通相关专业知识以及丰富的档案管理专业知识、信息化应用专业知识，可以适当提高档案管理人员的待遇，以吸引优秀人才加入信息化档案管理队伍，提高档案管理队伍的整体工作能力和工作水平。其次，随着信息技术的不断更新换代，企业必须对档案管理人员开展定期的技能培训，使档案管理人员能够始终掌握最先进的信息化技术，并将其合理地应用到轨道交通档案管理工作当中，提高档案管理的信息化水平。

4.2.4 明确信息化建设的步骤与途径

首先，需要建设一个数据库，即将纸质的档案资料进行整理后转化为数字形式，将这些数据信息组合在一起形成轨道交通档案信息数据库;其次，对数据库中的信息进行整理分类并归档，在整理的过程中应当对电子文件的准确性进行核对，保证所转化成的数据电文与纸质原件内容保持一致;最后，将建设单位和运营单位的信息化数据库与交通监管部门进行联网，实现数据共享，在保证档案资料使用安全的前提下，将各单位的数据库融入统一的监管平台，方便交通监管单位对档案资料的查询、调阅。另外，需要将一些重要的档案资料、数据信息等从所有的信息中整理出来，以便为后续轨道工程的维护、改扩建或新建轨道工程提供参考，提升档案资料的价值与档案信息化管理的效益。

4.2.5 统一轨道交通档案信息化软件标准

首先，最好是由国家交通监管部门牵头，组织研发专用的轨道交通档案信息化管理平台和软件，并在全国范围内推广，尽可能地使轨道交通建设运营单位都使用统一的软件，这样能够有效地提高轨道交通档案信息化管理的水平;其次，国家相关主管部门应当制定出统一的轨道交通档案信息录入标准，明确录入规范，实现轨道交通档案信息化管理工作规范有序以及信息化管理的标准化。

4.2.6 加大对于轨道交通档案信息化管理的资金投入

轨道交通建设与运营单位必须转变观念，认识到档案信息化建设投入与收益比，增加轨道交通档案管理信息化建设初期的资金与人力投入，配备信息化管理相应的软硬件设施以及开展专业管理人员技能培训。在初步完成后，后期的档案管理工作能够趋于规范，有效地提高档案管理工作的效率，且能够使档案资料的价值得到最大程度的发挥，因此，会实现足够的初期投资回报。另外，随着信息技术的不断更新换代，档案的信息化管理将逐步趋向智能化、自动化，能够有效地节约管理的成本。

4.2.7 完善档案信息检索方式，提高档案资料利用率

设置多种条件的检索软件和工具，能够使用户快速便捷地查找所需要的参考材料，充分发挥出档案材料的价值。首先，应当对档案信息数据库进行分类整理，并制定出详细的目录，使用户能够快速地找到所需要的关键内容;其次，将所有相关的轨道交通工程所涉及的档案材料进行收集并录入数据库，形成完整的轨道交通档案，可以在事后查阅时清晰地了解具体的情况，便于参考借鉴或用于解决问题，避免因细节疏忽导致的决策失误;最后，对于新增的轨道交通工程档案材料及时录入归档，并做好整理，保证档案材料的完整性。

5 结语

轨道交通档案管理的工作量大，且需要长期开展，对其进行信息化建设不仅能够提高档案管理的效率和质量，也能够最大限度地发挥出这些档案资料的价值。轨道交通建设单位和运营单位以及国家相关部门必须提高对档案管理信息化建设的重视程度，增加资金投入，统一档案数据库的管理标准、模式，完善档案信息化管理规章制度。同时，引进专业的信息化档案管理人才，不断提升轨道交通档案管理人员的整体水平，完善档案信息化建设过程中的各种保障措施，将现代信息技术充分应用到轨道交通档案管理工作当中，最终实现规范、高效、智能和高水平的轨道交通档案管理。

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