信息化环境下人社档案管理探讨

赵红群

摘  要：随着新时代的发展，提升人社档案管理的信息化建设水平，对维护社会和谐稳定发展，保障民生有着极为重要的意义。现阶段，大数据、云计算等新兴技术取得了蓬勃的发展，对人们的日常生产生活带来了极大的改变，人社系统业务涵盖面极为广泛，档案文件数据十分复杂，从而为人社档案管理人员带来了非常大的工作难度，浪费了大量的人力物力资源。基于此，应当重视人社档案管理的信息化建设，转变档案管理理念，构建信息化档案管理平台，这样能够大幅度提升人社档案信息化管理工作的质量与效率。本文重点探讨了信息化背景下人社档案工作，希望对人社档案管理工作提供参考意义。

引言

人社档案主要指人力资源与社会保障档案，在社会民生档案当中占据这非常高的地位。人社档案主要包含了仲裁、人事人才、社保、就业、工伤等方面的民生信息。因此，新时代想要保障民生，为惠民提供良好的服务，应当加强对人社档案的良好管理，这样才能提高为人民群众的服务水平。因为现阶段人社档案管理工作业务涵盖面十分广泛，牵涉到许许多多的部门，具有很强的专业性。因此，想要使人社档案管理工作的質量与效率得到大幅度的提升，需要将信息技术引入到其中，加强档案管理工作的信息化建设，这样才能使人社档案管理工作符合新时代的需求。

一、信息化建设对人社档案管理的影响

（一）提升人社系统对信息化的认知水平

在人社档案管理的过程中应用信息化，人社系统为了提高数字化作业的质量与效率，在人社部门推动了学习信息技术的热潮。并且在新管理办法与政策的支撑下，各部门都对信息化建设予以了高度重视，不仅认识到了信息化建设对人社档案管理的重要性，并且明确了自身职责，转变了以往落后的档案管理理念，树立起了良好的档案管理创新意识与服务意识，对人社档案管理的信息化发展带来了极大的推动作用。其二，在开展人社档案的信息化建设时，人社系统各部门逐渐重视数据库、信息中心的建设，加强信息化机构的构建，从而使档案信息化管理有法可依、有规可循。自上而下形成了完善的管理组织体系，从而为人社档案的信息化管理带来了极大的推动力。

（二）档案信息化管理的能力提高

将信息技术应用于人社档案管理的过程中，能够确保档案信息使用的标准性与规范性，使各组织与机构在共享、交换档案信息的过程中，确保了档案信息的安全性。档案管理工作者深刻的认识到，通过信息管理系统的构建，才可以实现档案信息的统一化管理。通过信息化的建设，会对管理制度带来极大的转变，对管理系统当中的职责划分、突发事件管理、具体权限、保养管理制度、信息安全性维护与交流管理、问责制度等进行有效的革新。这样才能使人社档案管理工作者，在践行各项新制度的过程中，有效的管理信息档案，使人社档案信息化得到了有效保障，提升了人社档案的安全性。

（三）节省了大量的资源

以往在开展人社档案管理工作的过程中，通常情况下会耗费大量的人力物力，主要用于材料的安置、分类与整理，并且需要设置专门的空间对纸质材料进行储存，还需要设置专门的工作者来看管档案资料。如果发生了火灾、受潮等意外情况，很容易导致人社档案资料的损失。如果人社档案信息出现了丢失、损毁，会极大的制约人社系统的良好运行。将信息技术引入到人社档案的管理工作者，有效提升了人社档案管理的服务性与便捷性，并且大幅度的节省了人力资源、物力资源，不需要专门开辟储存空间来放置纸质材料，能够使更多的空间用于人设系统的服务，对人设系统的良好发展带来极大的促进作用。通过对人社档案管理的信息化建设，有效提升了对人社档案的风险管理，不需要将工作重心放在档案库的消防方面，主要工作集中于维护信息化管理系统，从而使管理效果得到充分的提升。

（四）规范了人社档案管理流程

通过对人社档案信息化管理系统的有效，能够使档案的管理与收集方式得到极大的转变。在收集人社档案的过程中，针对不同的信息资料采取不同的方式予以采集。针对业务档案的信息数据采集，可以利用标准数据接口自动与档案管理平台进行连接。针对财务档案与文书档案，可以利用库和库之间的数据传输管道导入数据，从而有效的补充、管理人社档案数据。

在开展档案管理工作的过程中，在进行档案接收、信息订阅、扫描、系统管理、编目、统计分析、查询、鉴定、借阅等操作都有着十分完善的规定。以上的工作环节，都需要依照既定的程序来进行实施，因此，只要信息化设备能够良好运行，就能够非常规范的依照程序来完成整个档案管理流程，从而使人社档案管理的效率与质量得到了大幅度的提升。

（五）信息技术得到了进一步的扩展

其一，由于信息技术在人社档案管理工作中的应用，人社系统的各单位都构建了自己的APP、公众号、门户网站，建立了许多的互联网平台官方账号，从而使社会公众能够在互联网平台上与政府部门良好交流沟通，这样能够充分的提升政务工作的效率，为社会公众的日常办事带来更大的便利，有效的提高服务性。能够有效的提升人民群众与政府机关的联系更为紧密。其二，通过大数据与云计算技术的有效应用，政府部门能够对社会公众的需求进行充分的了解，并且结合群众需求对开发相应的移动应用平台，使云平台的功能得到有效的完善，从而使人社系统当中的政务网站与其他系统网站紧密结合，实现档案信息的共享，对人社档案信息库进行有效的补充，充分的提升人社档案的完整性。例如，针对传统的社会保障工作，利用智能化技术实行智慧养老、智慧社保等资料信息能够快速的上传至人社档案库当中，从而使领导层能够快速获取一手资料，针对实际情况做出有效的决策。

二、信息化背景下人社档案管理的策略

（一）转变理念，高度重视档案信息化管理

人社档案信息化管理符合新时代的发展，人社部门以及人社档案管理部门的领导层，需要及时的转变理念，强化档案管理信息化建设理念，主动引入信息技术应用于人社档案的管理，将人社档案信息化管理与部门其余业务同落实、同考核、同部署，使档案管理人员充分的认识到人设档案信息化建设的重要性，将人社档案管理信息化建设与部门业务放在同等地位，必须针对信息化建设工作提供财力、物理、人力的投入。

（二）加强培训，提升档案管理人员的专业素养

在开展人社档案管理信息化建设工作的过程中，需要打造一支高技术、高水平的复合型管理人才。基于此，需要提升人社档案管理岗位人员的配置力度，结合人社档案信息化建设的是需求，提高专业人才的配置数量。可以利用招聘等形式，在人才市场上吸纳档案管理专业的高水平人才。其二，还需要使人社档案管理工作者的专业素养得到大幅度的提升。结合人社档案信息化管理的实际需求，对档案管理工作者开展云计算、大数据、计算机技术等知识技能的培训，利用请进来、走出去的形式，使人社档案管理人员的整体业务水平得到大幅度的提升。

（三）加大投入，提升档案信息化管理的软硬件设施

在开展人社档案管理信息化建设的过程中，应当结合实际需求，添置刻录机、计算机、扫描仪、数码相机、档案管理软件等软硬设施，使人社档案信息化管理的软硬件设施得到充分的完善，从而符合档案管理信息化的要求。其二，应当推动人社档案纸质材料数据化工作，利用第三方技术，使部门当中的馆藏纸质资料都进一步实现数字化。应当结合人社部门业务的转变，及时的对档案数据库的资料进行扩容、升级，这样才能使人社档案管理工作适应信息时代的需求。

（四）完善制度，规范档案信息化管理的业务流程

结合人社系统的业务需求，需要健全人社档案的信息化管理制度。结合《电子档案移交与接收办法》、《档案法》、《档案信息系统安全保护基本要求》、《保密法》等，对人社档案管理的销毁、收集、利用、管理等制度进行充分的完善，有效加强人社档案信息化的管理规范与信息标准，使人社档案信息化管理的业务流程更加通畅，从而使目前的人社档案管理符合新时代的要求，有效的提升其工作的规范性、标准性。

结语

人社档案能够对个人的发展信息进行有效记录，是个人难以替代的重要凭证。因此，应当对人社档案管理工作的规范性予以高度重视。现阶段，信息技术飞速发展，使人社档案的效率得到了大幅度的提升。人社档案当中所产生的巨量数据信息，利用信息化平台实现统一化的管理模式，能够充分的提高人社档案管理工作的便捷性，这对也人社档案管理人员的专业素养有了更高的要求。因此，新時代人社档案管理人员应当加强学习，转变理念，提高业务能力，这样才能使人社档案管理工作符合信息时代发展的需求。

参考文献：

[1]陈青.浅谈人社档案数字化发展路径[J].潍坊学院学报，2020，20（06）：139-141.

[2]刘影.大数据时代人社档案管理工作创新探讨[J].就业与保障，2020（01）：100-101.