新形势下事业单位档案管理工作的革新思路探究

2022-07-01 22:59杨黎言
三悦文摘·教育学刊 2022年12期
关键词:工作思路事业单位档案管理

杨黎言

摘要:档案管理工作是通过对档案资源归档、储存,为人民群众提供档案服务。档案信息量大、覆盖范围广,导致档案管理工作难度比较大。互联网信息技术的普及使得信息化管理、数字化管理成为主流趋势,数字化管理模式逐步应用于各行业之中。在互联网环境下,传统档案管理工作已经不能满足单位发展需要,事业单位有必要探索一种新的档案管理方法。本文对新形势下事业单位档案管理工作展开分析,并提出一些针对性优化策略,以期为推动档案管理快速、平稳发展提供一些有效思路。

关键词:事业单位;档案管理;工作思路

城乡档案馆的档案管理工作是一项非营利性的工作,涉及的档案信息范围广,且具有重要的社会价值。而信息技术的发展推动了档案管理工作的发展,使得档案管理工作更加快捷高效。当前,如何提高档案管理效率,提升档案管理工作的价值,也是城乡档案馆需要考虑的重要问题。

一、投入数字化档案管理设备

档案信息化发展有效提高了档案管理工作的效率。因此,事业单位有必要发展信息化档案建设工作。首先,调研单位内部的档案管理情况,并组织相关专家及档案管理工作人员讨论档案信息化建设档案。事业单位要投入充足的资金,做好信息化档案设备引进、系统与档案管理工作的匹配、档案管理人员培养等工作,为档案管理信息化发展奠定基础。数字化设备在运行时的安全性、稳定性、可靠性必须得到保障。城乡档案馆的数字化档案管理系统的建设过程大致为以下几个步骤:调研档案管理工作需求、设置档案信息化建设方案、申请资金、开发系统、运行实施、后期维护保养等,保障信息化档案管理系统和本单位的档案管理现实情况相符合。

二、构建档案共享体系

当前,各档案馆的“信息孤岛”问题较为突出,档案馆之间的档案信息共享机制不畅通,相互之间缺乏沟通,没有建立起系统化的档案资源共享平台和共享制度。这就导致各个档案馆的档案信息分散并重复保管,在档案存储过程中出现误差,重复性的工作增加了档案管理工作人员的负担,也降低了档案管理质量,同时也导致档案信息的查询和利用工作存在诸多不便。因此,建设档案共享体系成为事业单位档案管理工作改革的突破口之一。

构建档案共享系统,首先需要在档案管理硬件设施上做好标准化接口,在技术层面上保证各个档案馆可以共享和传递档案信息;其次,档案管理部门要强化档案共享意识,积极打造档案共享体系,破解“信息孤岛”问题,提高档案信息使用率,同时也可以帮助档案馆实现工作效率的提升,更好地为人民群众提供高质量服务。

三、增强数据分析服务

数字化档案管理系统可以对信息数据进行分析,挖掘数据背后的价值。因为城乡档案馆所涉及的数据信息覆盖面比较宽,因此档案管理工作比较繁杂,应用大数据分析技术对档案信息进行分析,挖掘档案信息需求,深挖档案背后的信息和价值,增加档案的价值,并发现城乡档案馆目前在档案管理工作中存在的问题,及时制定改进措施。

基于此,城鄉档案馆应该加强对档案数字化分析能力的培养工作,使工作人员掌握相关的数据分析方法,提高工作的附加值。同时,城乡档案馆还要重视人才挖掘工作,挖掘更多高素质的档案管理人员,以高素质的档案管理人才推动档案管理工作不断发展。在大数据档案分析系统中,妥善利用数据分析功能、云计算功能,都能使得档案资源发挥更大价值,进一步满足人民群众对档案信息的需求。

四、树立档案数字化管理意识

城乡档案馆要推动档案工作的改革,必须转变档案工作观念,树立数字化管理意识。档案管理工作人员要通过自主学习新知识,提高数字化管理技能。工作理念是影响工作思路的内在因素,必须改变管理理念,使档案数字化成为可能。此外,要把档案利用机制、工作机制、安全机制、保密机制等都纳入档案管理体系中去。

事业单位要做好员工培训。当前,随着档案管理工作向信息化、数字化转型,档案管理人员原有的工作方法、理念已经无法满足档案管理工作需求,不少档案管理工作人员无法适应新的档案管理工作。因此,事业单位要做好培训,组织档案管理工作人员学习信息化档案系统的使用方法,转变档案管理意识,熟练使用现代信息化设备,推进档案数字化管理,从繁杂的信息中提取出有价值的信息,进而有效提高档案管理效率。

五、结语

城乡档案馆要围绕国家档案法规与本校档案工作实际,制定可施行的具体细则做好档案,实现档案资源充分共享,高效便捷服务人民群众,开创档案信息化和智能化管理与服务的美好前景。总之,随着新时期信息技术的广泛应用,城乡档案馆的档案管理工作要改革与创新,在档案管理工作改革过程中还将涌现出许多问题。面 对新出现的问题与困境,档案管理者不应畏缩退却,应牢记档案管理工作服务于人民群众的宗旨,想方设法探索破解之道。

参考文献:

[1]邓红春.浅析新时期行政事业单位会计档案管理[J].四川劳动保障,2021(12):28-29.

[2]邵敏.浅谈事业单位档案管理及服务效能提升[J].黑龙江档案,2021(06):74-75.

[3]闫怀康.浅谈如何提升基层事业单位档案管理人员素质[J].黑龙江档案,2021(06):100-101.

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