ISO/TC46/SC11文件（档案）管理标准化工作最新动向及启示＊

沈 荣

（中国人民大学信息资源管理学院，北京，100872）

关于文件管理标准的现有研究大致可分为宏观、中观、微观三个层次。宏观层面的研究主要探讨的是文件管理标准体系，包括理论支撑［2］、框架搭建［3］、现状与实施战略［4］、域外经验［5］等方面的研究。微观层面的研究大多着眼于某项具体标准的解读或比较，如 对ISO15489系 列［6］、ISO30300系 列［7-8］、ISO23081系列［9］和ISO16175系列［10］等标准的分析解读。当前，我国聚焦ISO文件管理标准化工作实践的中观层次研究不多，一方面是缺少对最新进展的追踪，另一方面现有研究侧重于ISO与SAC的对比研究［11］，忽视了ISO与SAC的对比本身具有不对等性。作为全球最具影响力的标准化组织之一，对ISO工作的研究更应侧重把握方向引领作用和借鉴意义。因此，本文聚焦SC11标准化工作最新进展，揭示文件管理标准的国际最新动向，旨在为我国文件管理标准建设指引方向，并为SAC/TC4的文件管理标准化工作提供国际标准化优秀实践的经验参考。

1 SC11工作进展及最新动向

2022年5月10日至19日，SC11第51届工作会议在线召开，来自18个国家的66位专家学者出席，各工作组分别进行汇报并通过了工作决议。［12］5月30日，SC11发布了由20个国家提交的2022年成员国活动报告。文章基于对以上活动的分析，对新技术环境下文件管理标准、完善标准实施的配套指南、标准化工作转型等最新动向进行探究和阐释。

1.1 标准体系涵盖文件过程、分析及系统三大板块

截至2022年8月，SC11已发布文件管理相关国际标准和技术报告19项、在研5项。除1项技术修正和1项标准修订稿外，剩余18项已发布标准和4项在研新标准构成了SC11的文件管理标准体系，其主题涵盖了文件过程、分析和系统三大板块，详见图1。

图1 SC11标准体系

SC11文件“过程”相关标准主题涵盖：转换与迁移、数字化、标准起草者指南和处置（在研）；分别对应《ISO 13008：2012 信息与文献 数字文件转换和迁移过程》《ISO/TR 13028：2010 信息与文献 文件数字化实施指南》《ISO 22310：2006 信息与文献 标准起草者在标准中说明文件管理要求的准则》和《ISO/AWI TS 7538 处置》（在研）。

文件“分析”相关标准主题涵盖：文件管理体系（MSR）、文件管理、鉴定、风险、企业架构中的文件要求、工作过程分析和成熟度模型（在研）。分别对应ISO 30300文件管理体系系列标准、《ISO 15489-1：2016 信息与文献—文件管理第一部分：概念和原则》《ISO/TR 21946 ：2018信息与文献 文件管理鉴定》《ISO/TR 18128：2014 信息与文献 文件过程和系统中的风险评估》《ISO/TR 21965：2019 信息与文献 企业架构中的文件管理》《ISO/TR 26122：2008 信息与文献 文件工作过程分析》《ISO/DTS 7126信息与文献 文件管理能力评估模型》（在研）。

文件“系统”相关标准主题涵盖：文件系统、元数据、可信第三方和特定技术环境下的文件管理。对应ISO 16175文件管理软件的流程和功能要求系列标准、ISO 23081元数据系列标准、《ISO 17068：2017 信息与文献可信第三方数字文件仓储》《ISO/TR 22428-1：2020云计算环境中的文件管理第一部分：问题和考虑》《ISO/WD TR 24332可信文件、文件系统和文件管理相关的区块链分布式账本技术》（在研）和《ISO/AWI TR 8344 结构化数据环境中的文件管理问题和考虑》（在研）。

1.2 致力于新技术环境下文件管理标准制定

目前SC11共成立了13个工作组，分管不同的标准项目或任务，具体如表1所示。其中，除负责战略方向的特别工作组（AG1）外，12个承担具体制定任务的工作组中，有3个工作组关注区块链、云计算等新技术在文件管理中的应用，致力于制定新技术环境下的文件管理标准，分别是：区块链联合工作组（JWG1）、云端文件工作组（WG17）和结构化数据环境中的文件管理工作组（WG22）。

以上分析说明在机组运行状态下，在转子转速和负荷变化较小的条件下，相对于径向振动信号振幅值，轴向振动的幅值对靠近推力盘强度较低部位的主轴横向裂纹更加敏感，特别是在转子推力盘侧存在疲劳源的状态下，而且这种轴向监测诊断手段不必引进相位信号，反而更加方便。

表1 SC11工作组概况

在SC11工作会议决议的推动下，WG17承担的《ISO 22428-1信息与文献 云计算环境中的文件管理：问题和考虑》标准草案已完成审查并提交给NP投票，同时取消了《ISO/PWI TR 22428-2 信息与文献 云计算环境中的文件管理 第2部分：服务质量和SLA》项目。WG22承担的结构化数据环境中的文件管理项目已于2022年7月底完成用例研究，并任命Johannes Pieterse为项目负责人。

1.3 完善标准实施的配套工具和指南

为帮助标准使用者全面了解已发布的标准及标准间的关系，更恰当和高效地使用标准，SC11往往会随标准发布其实施所需的工具或指南，如2012年发布用于ISO 30300系列标准配套实施的术语白皮书［13］和文件过程与控制白皮书［14］；2018年发布用于ISO/TR 21965 ：2019中ArchiMate图表建模的Archi tool项目文件工具及用于指导ISO 23081系列标准实施的元数据方案创建白皮书。［15］

随着标准的更新，SC11也会对已发布的白皮书进行更新，近期特别指定WG8工作组的安小米和加小双委员承担ISO 30300 系列标准配套的文件过程与控制白皮书更新任务，这类指南性质的白皮书有助于标准使用者明晰ISO 30300系列标准间的关系以及如何利用SC11颁布的相关标准产品来支持和实施标准。

1.4 标准间协同和机器可读是转型目标

SC11尤为注重标准间的术语一致性，并提出机器可读的转型目标。在术语一致性方面，SC11已将《ISO 30300：2020信息与文献 文件管理 核心概念和术语》推荐为各工作组召集人和项目负责人标准术语一致性检查的基准，此后制定和更新的所有SC11标准，都在术语专章统一引用ISO 30300：2020术语，如ISO 30302：2022、ISO 23081-2：2021。此外，机器可读也是SC11专家提出的文件管理标准的转型目标。实际上，其他国际标准组织如国际电工委员会（IEC）也提出标准化工作数字转型的SMART目标。所谓SMART，即standard machine applicable，readable and transferable。机器可读是标准工作的发展趋势，未来文件管理标准制定工作也要考虑到机器的可用、可读和可解释。

2 我国文件管理标准化工作的不足之处

我国目前缺少专门的文件管理标准分技术委员会，SC11标准的引进率与澳、英、新、韩等国相比较低，存在新技术环境下文件管理相关标准编制滞后、缺少配套实施工具和指南、标准间的术语混乱等问题。

2.1 缺少专门的文件管理分技术委员会

全国信息与文献标准化技术委员会（SAC/TC4）是经国家标准化管理委员会批准设立的，在全国范围内负责图书馆、文献和信息中心、出版、档案、文件管理、博物馆的文献、索引和文摘服务，以及信息中心标准化工作的专业标准化技术委员会。目前下设书面语言转写分技术委员会（SAC/TC4/SC2）、自动化分技术委员会（SAC/TC4/SC4）、统计分技术委员会（SAC/TC4/SC8）、识别与描述分技术委员会（SAC/TC4/SC9）4个分技术委员会，尚未成立文件/档案管理分技术委员会，ISO/TC46/SC11标准化工作缺少专门的对口机构。

2.2 SC11标准的采用率较低

根据SC11于2022年5月发布的20个成员国活动报告中SC11各项标准的采用数对18项标准进行影响力排名，同时结合澳大利亚、新西兰、英国、日本、韩国标准化委员会官方网站的SC11标准采用情况，得到各国对SC11标准的采用情况，如表2所示。

表2 SC11标准采用情况

SC11标准的采用情况被视为评价各国文件管理标准化水平的重要指标，近年来，我国在SAC/TC4的组织下虽积极引入SC11标准（8项采标、1项在审），但对SC11标准的整体采用率仍明显低于澳大利亚、英国、新西兰、加拿大等文件管理标准强国，与韩国相比亦有一定差距。

2.3 新技术环境下文件管理标准滞后

尽管云计算、区块链、人工智能等新技术早已融入社会生活的方方面面，其应用于文件管理的理论和实践研究也都有了一定程度的发展，但目前我国关于新技术环境下的文件管理标准尚为空白，国家标准计划中也暂无相关立项计划，已严重滞后于实践的发展。

2.4 缺少标准实施的配套工具和指南

当前国内文件档案管理标准领域尚未发布过标准实施指南、白皮书等配套工具性出版物，文件管理人员常感慨标准繁杂却不知道怎样选择恰当的标准并付诸实践，相关配套设施的缺失也会影响标准落地的最终效果。

2.5 标准间术语混乱，协同性差

我国文件管理标准间术语的不一致问题主要体现在：其一，不同单位编制的标准术语各异。如我国文件管理相关标准中采用的ISO文件管理标准、SAC牵头制定的文件管理标准、国家档案局牵头制定的文件管理标准及相关的档案标准。以电子文件（electronic records）和文件（records）的定义为例，《GB/T 17678.1-1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理》将电子文件定义为“能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列”；《GB/T 26162-2021 信息与文献文件（档案）管理概念与原则》将文件定义为“机构或个人在履行其法定义务或开展业务事务活动中作为证据或资产而形成、接收、维护的信息”，二者对于文件定义的侧重点截然不同，前者更偏重“电子”这一形式特征，忽略了文件作为证据或资产的本质特征。其二，版本更新导致衔接脱节。如我国等同采用ISO 30300：2011（已被ISO 30300：2020替代）为《GB/T 34110-2017 信息与文献 文件管理体系基础与术语》（现行），而今年7月实施的GB/T 26162-2021 与ISO 15489-1 ：2016术语保持一致，未能与GB/T 34110-2017保持一致。

3 对我国文件管理标准化工作的启示

3.1 大力推进SAC/TC4文件管理分技术委员会的建立

国家档案局应加大支持力度，广泛吸纳优秀标准化人才，学习ISO标准化工作的先进经验，加快促成SAC/TC4/SC11档案/文件管理分技术委员会成立，与ISO/TC46/SC11实现更好地对接，为我国文件管理标准化工作提供强有力的统筹和科学的指导。

针对我国SC11标准采用率有待提升、采用标准版本较旧的问题，一方面，新设立的SAC/TC4/SC11要在加快更新现有过时标准的同时引进更多SC11标准，为我国所用；另一方面，要积极收集数字转型、新技术环境下我国文件管理的用例示范，讲好中国故事，提出中国方案，牵头制定更多国际标准，为全球治理做出中国贡献。

3.2 瞄准前沿，加快制定新技术环境下的文件管理标准

人工智能、云计算、区块链、物联网等新技术与社会生活和业务活动深度融合，新技术在文件管理中的应用在带来新机遇的同时，也带来了新的挑战。首要的挑战在于如何识别新技术环境中的文件。以结构化数据环境为例，文件不再仅以传统版式文件的形式存在，根据其定义和法律及业务背景，数据库中的字段信息、表、审计日志甚至整个数据库都可以被认为是文件，其识别问题也给文件鉴定、处置等多个管理环节带来新的挑战。

国内外学界对于云计算、区块链、人工智能等技术应用于文件管理的理论和实践已有一定探索和研究，目前SC11已着手云计算、区块链、结构化环境数据下的文件管理标准制定，同时中国、俄罗斯、西班牙、伊朗等多国标准化专家也密切关注人工智能在文件管理中的应用。美国国家档案与文件署（NARA）也于2020年发布了《认知技术白皮书》［16］，提出物联网、机器人流程自动化、机器学习与人工智能四种认知技术有助于促进文件管理自动化的观点，并认为需要调整当前文件管理方针和标准去管理由认知技术生成的文件。

相较之下，我国文件管理标准工作需更加关注前瞻布局，关注新技术给文件管理带来的挑战并研究对策，可在引进SC11相关标准的同时，考虑与大型科技公司合作制发我国自主标准。

3.3 重视标准配套指南的编制工作

文件管理标准体系构建是随着时间推移不断完善的过程，未来的标准数量只会更多，标准使用者无从选择、利用效果欠佳的问题将愈发不可忽视。针对目前文件管理标准配套指南空白的现状，SAC/TC4应加强重视，有计划地着手进行标准配套指南的补充。

初步阶段可将现有采标的国际标准中已有的配套指南进行本土化，我国目前已有相应的翻译成果，如朱莉和安小米曾译制的《ISO 30300系列标准和ISO/TC46/SC11其他产品间的关系：文件过程及控制白皮书》［17］，但仅作为学术研究成果发布，未被纳入标准体系框架之内。因此，仍需基于具体实践开展翻译和本土化工作。后续可将元数据方案创建等其他指南逐步纳入文件标准体系框架并进行推广。在此基础上，系统梳理文件管理标准体系，结合标准使用者的实际需求，有重点、针对性地开展标准实施配套指南制定工作。

3.4 标准协同，加强术语一致性

鉴于我国对SC11文件管理核心标准ISO 15489系列和ISO 30300系列等同采用，这两套标准在我国文件管理标准体系中起着重要的基础作用，成为我国相关标准建设的基本框架和原则。因此，针对我国文件管理标准中术语混乱的问题，首先，应加快对GB/T 34110-2017（采用ISO 30300：2011）的版本更新，并将其确立为整个文件管理标准体系的通用术语标准；其次，梳理现有文件管理标准中所采用的术语标准，统一规划和更新，通过版本迭代逐步实现术语的协同一致。最后，在制定相关领域标准的术语时要更加紧密联系内容产业和其他技术委员会、分技术委员会和工作组，加强标准间的术语工作的对话与交流。

SMART目前来说还只是理论探索阶段，但我国文件管理标准应以此为转型目标，在术语一致的基础上提前规划、循序渐进，研究机器可用、可读和可解释文件管理标准。