国有企业离职人员人事档案超期存放原因分析及解决路径＊

杨利军 高剑兰 何欣彤

（1.中山大学信息管理学院，广东广州，510006；2.深圳市创世纪机械有限公司，广东深圳，518125）

一、 引言

“档随人走”是人事档案管理的基本原则。但由于各种原因，国有企业（以下简称“国企”）普遍存在离职人员人事档案未能按期转出的情况，这给国企的人事档案管理带来了负担与风险。首先，人事档案的积压增大了清理难度，增加了国企的管理成本及保管风险；其次，部分国企面临人事档案保管权限和机要快递资格取消所带来的非法保管人事档案及转递人事档案的难题；再次，离职人员人事档案查找利用难，甚至产生“弃档族”为补档案花万元［1］的现象。

当前，学者们关于人事档案未按期转出的研究主要聚焦于“弃档”“死档”［2-4］等问题，对人事档案超期存放并未引起充分重视。根据调研，行政机构的人事档案管理相对规范，超期存放现象较少，但超期现象在国企中普遍存在。为此，本文以国企“离职人员人事档案超期存放”为研究主题，以期改进实际工作。

2018年印发的《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》）第二十五条规定：“干部人事档案管理权限发生变动的，原管理单位的干部人事档案工作机构应当在两个月内完成转递。”［5］1992年印发的《企业职工档案管理工作规定》（以下简称《工作规定》）第十八条规定：“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交。”［6］为简化研究，本文将“离职人员人事档案超期存放”的标准统一定义为人事档案在人员离职后2个月内未转出。

二、 研究过程

首先，通过对国企S公司人事档案管理员和相关离职人员的访谈，了解该公司离职人员人事档案管理基本情况以及人事档案未按期转出的原因。其次，在更大范围开展问卷调查，验证上述问题存在的普遍性与真实性。通过对广东、湖北、河北等10余省份100家国企的人事档案管理人员进行问卷调查，最终获得75份有效问卷。

问卷结果显示：在75家国企中，离职人员人事档案存放期限超过2个月的国企比例达到85.33%，而存放超过5年的国企比例达到37.33%。在这些保存有离职人员人事档案的国企中，离职人员与在职人员人事档案卷数之比平均为0.4∶1，最高的达到4.5∶1；保存离职人员人事档案卷数最多的国企达到2700卷。上述调查表明，国企普遍存在离职人员人事档案超期存放的现象。

三、 国有企业离职人员人事档案超期存放原因

1.人事档案管理制度原因

一是离职人员人事档案接收机构受限。调查结果显示，62.67%的人事档案管理员认为离职人员不及时将人事档案转出的原因是“新任职机构无人事档案保管权限”。离职人员倾向将人事档案转往户籍所在地的人才服务机构，以S公司为例，近3年离职人员档案转至现工作单位与转至户籍地人才服务中心的比例是1∶14。若离职人员户籍所在地没有提供网上办理档案接收函及档案托管业务，多数离职人员会选择暂时不予办理。

二是个人阅档权受限。有学者指出，超过70%的一线职工不清楚自己的人事档案包括哪些内容，不清楚职工档案保管的相关制度与规范；超过90%的一线职工认为职工档案只有到退休时才会发挥作用，平常并不在乎它的保管状态如何。［7］因此，离职时忽略人事档案的存在并将其长期存放在原工作机构。

2.离职人员自身原因

一是离职人员档案意识不强。70.67%的人事档案管理员认为“离职人员需要利用人事档案时”才会办理人事档案转出手续。目前，攻读研究生需提供的学习成绩单可以通过毕业学校的档案馆出具，评职称的学历认定可以通过在线学历认证来核实。如果不需要办理升学、评职称、迁户口等事项，可能到退休才需要调取人事档案。

二是离职人员流动频繁，但人事档案转递不便。过去，普通人一生之中只在一两家单位工作直至退休的情况较为常见；而今，多数人可能经常变换工作，甚至离开户籍地跨省流动。多数人在离职后，只能将人事档案转到户籍所在地的人才服务机构，对那些工作地、户籍地不同的人来说，办理档案转递手续、利用人事档案，就会比较麻烦。

3.原工作机构原因

一是部分机构的人事档案管理人员配置不达标。调查中，只有21.33%的国企有专人从事人事档案管理工作，其余均是兼职身份。与此同时，仅5名人事档案管理员毕业于档案学专业，有17名人事档案管理员既未接受过档案学的专业教育，也未参加过相关的岗位培训。13.33%的人事档案管理员认为“工作重点是维护在职人员人事档案，没时间顾及清理离职人员人事档案”。

二是部分机构的人事档案管理工作不规范。由于《条例》和《工作规定》对离职人员人事档案转出期限规定不一致，部分国企存在人事档案管理制度缺失、人事档案管理制度修订不及时的情况。即使在制定了转出期限规定的国企中，仍有69.3%存在超期存放现象；在未制定转出期限规定的国企中，100%保存有离职超过1年人员的人事档案，66.67%保存有离职超过5年人员的人事档案。调查还发现，58.67%的国企在办理解除劳动合同流程时才告知离职人员转出人事档案的要求及期限，37.33%在解除劳动合同后告知。

三是忽视长期影响被动清理。40%的国企“对超出规定期限未提供档案接收函的离职人员人事档案采取‘未清理’的方式”。这种工作方式，忽视了长期超期保存离职人员的人事档案会产生的严重不利影响，如增大清理难度、产生额外工作及承担额外风险。

4.人才服务机构原因

一是人才服务机构服务手段落后。当前，大部分地区人才服务机构提供的人事档案接收函及人事档案托管手续均需现场办理。为办理档案转递手续，离职人员需要在现居住地、户籍所在地、原工作机构间来回跑，整个流程大概需要一个月左右的时间。跨省调档，则会花费更长时间，存在诸多不便。

二是人才服务机构服务范围不一、限制条件多。根据《流动人员人事档案管理服务规定》（以下简称《服务规定》）第七条［8］，流动人员人事档案按属地管理，即由其户籍所在地或现工作单位所在地的人才服务机构进行管理。但在实际工作中，不同地区的人才服务机构接收范围并不统一。例如，S公司注册所在地S市的人才服务机构只接收本市户籍人员的人事档案，不仅包括干部档案还有工人档案；另一注册地H市的人才服务机构则同意接收在本地工作的外地户籍人员档案，但只接收干部档案不包括工人档案；而无论是S市还是H市均不接收从本地工作机构离职的外地户籍人员人事档案。同时，人才服务机构限制条件多。部分人才服务机构要求流动人员先提供解除劳动合同证明才出具档案接收函，但部分国企规定人员必须提供新档案保管机构的档案接收函才能完成离职审批手续并开具解除劳动合同证明。75家国企中有30.67%如此要求。二者之间的冲突使离职人员无法顺利地完成人事档案转出手续。部分人才服务机构要求转入档案必须齐全，否则便做退档处理。但对档案有缺失的人员而言，人事档案材料究竟是何时丢失的已经难以查明，且补档手续麻烦，导致人事档案无法转入人才服务机构，只能超期存放在原工作机构。

四、 国有企业离职人员人事档案按期转出解决路径

1.及时修订人事档案管理制度

一方面，建议对《工作规定》第十八条、《服务规定》第七条中关于人事档案接收机构的内容进行修订，去掉“户籍所在地”“户口所在地”的限制条件。只要在当地工作或生活，本人就可申请转入人事档案。这样，既便于离职人员就近办理人事档案存放手续，也便于国企人事档案保管权限取消后，将人事档案整体移交至企业所在地就近的人才服务机构，解决国企改革改制后面临的人事档案转递“难”的困境。另一方面，由于从来源内容、整理过程、法律总则等层面看，人事档案本人阅档权的实现具有合理性［9］，建议开放限制，人事档案相对人可以直接查阅人事档案目录及部分人事档案材料。对于经本人填写或确认的、抑或是文件形成后已对外公布的人事档案材料，应允许本人直接查阅，对于少数机密材料不宜向其本人开放的，可以限制查阅。这有助于对一般人员普及人事档案基本知识，保证人事档案相对人的知情权，同时，也能有效监督人事档案工作的规范性。

2.通过宣传、培训提高人事档案相对人档案意识

首先，通过对新入职人员进行人事档案管理规定宣传、管理知识和转递流程培训等，切实提高入职人员档案意识。其次，在人员离职时，履行告知义务，告知离职人员其人事档案大致内容、人事档案的用途和重要性、人事档案转出的期限和流程、超期转出人事档案的危害并厘清超期存放人事档案的责任。再次，开展人事档案专题展览或讲座，公布企业保管和更新人事档案的情况，提高员工档案意识。

3.规范工作机构人事档案管理

一是按《条例》规定，配足人事档案管理人员。尽量招收档案学专业毕业的人员从事档案管理工作；对非档案学专业毕业的档案管理员，应进行上岗培训。同时，尽量保持档案管理员的稳定性，提高国企人事档案管理的规范性，促进离职人员人事档案按期转出。

二是完善国有企业人事档案管理制度并加强落实。目前，国家出台的人事档案管理制度对离职人员人事档案转出的前提条件是离职人员提供新保管机构的档案接收函，并未规定在未提供新保管机构档案接收函的情况下原工作机构应如何处理这些离职人员档案。国企应根据国家相关法律法规、本地人才服务机构的规范完善本单位的人事档案管理制度。对于离职人员人事档案超期存放问题，不仅要从制度制定上进行规范、从制度执行上加强落实，还要从工作流程、工作方法、人员沟通和配合上加以改善。将人事档案管理工作纳入企业绩效管理和目标管理，加强过程管控和结果管控，保证离职人员人事档案按期转出。

三是重视长期影响主动清理。人事工作人员应和档案管理员密切配合，及时移交离职人员人事档案材料并提供离职人员名单等，以促进离职人员人事档案转出工作。涉及改革改制工作的国企更需重视离职人员人事档案的安置工作。通过对外公布离职人员名单、告知离职人员限期办理人事档案转出的规定和经办人联系方式等措施，确保离职人员人事档案按期转出。

4.完善人才服务机构工作

一是提高人才服务机构信息化水平。互联网时代，人才服务机构应加快推进“互联网+政务服务”工作，推进开具档案接收函、查阅利用档案、到档情况查询等业务全程网上申请办理，节省人事档案相对人在不同地区之间来回奔波花费的时间和精力，提高离职人员主动转递人事档案的积极性。

二是简化服务流程、优化服务水平。应健全人事档案管理体制并加强落实人事档案管理的主体责任，明确和统一人事档案接收范围，规范人事档案接收工作。对个人委托存档的，可按照本人意愿，由其现工作单位所在地、居住地、原工作单位所在地或户籍所在地的流动人员人事档案管理服务机构负责。流动人员人事档案比较集中的人才服务机构，应尽快制定并实施在本地就业、本地离职或居住的非本地户籍流动人员的人事档案管理服务相关规定，并加强落实，简化人事档案转递手续和流程、减少转递手续办理的限制，不得拒收符合存放政策的人员人事档案。