水利工程建设项目档案管理存在问题及对策探讨

陈万霞

(四川省水利人才资源开发与档案中心,成都 610041)

水利工程项目档案是指水利工程建设项目在工程建设及管理过程中,经过鉴定、整理、归档后形成的具有保存价值的文字、图表、电子、音像、实物等的历史记录[1-2]。但是,由于水利工程建设时间跨度长、参建单位多、档案形成范围广、档案管理涉及的规章制度多、参建单位相关人员对档案重要性认识不够等原因,当前,水利工程项目档案管理还存在认识、制度、人员、管理等方面的问题。

1 水利工程项目档案管理存在的问题

1.1 缺乏对档案重要性的正确认识

水利工程项目档案是整个水利工程建设的凭证和依据,是项目建设和管理的真实记录,同时,也为各类监管、验收、稽查、审计等提供不可或缺的档案保障,重要性不言而喻[2-3]。但是,有的项目法人单位对档案重要性的认识不够,重建设、轻档案,没有发挥好对项目档案负总责的作用,没有同步制定项目文件管理和档案管理相关制度,没有把项目文件管理要求纳入合同制管理;没有及时对项目文件的形成收集、整理与归档等情况进行考核;没有同步建立相应的档案管理机构,人员配备、职责分工、经费保障和设备配备都落实不到位。

1.2 缺乏全面规范的制度保障

有的项目法人在工程建设前期和实施阶段没有制定项目文件管理和档案管理相关制度,待工程竣工验收前,为应付档案验收,才仓促应付制定相关制度;有的虽然建立了相应的项目档案管理制度,但没有结合项目实际,制定的管理制度不健全、不规范、可行性不强,没有严格合理的考核办法,未形成有效的项目档案监督管理机制,档案管理工作流于形式;有的对项目档案分类原则没有交代,导致分类标准前后不一致;有的保管期限与现行标准不符,2006 年12 月18 日正式发布施行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已将保管期限从永久、长期、短期改为了永久、定期两种, 定期又实行“标时法”, 分为30 年、10 年两种年限,但有些2010年后的水利工程建设项目,制定的保管期限仍旧为永久、长期、短期。

1.3 缺乏稳定的专业档案人员

水利工程档案管理工作贯穿于水利工程建设的各个阶段,政策性、专业性和技术性强,从事水利工程项目档案管理的人员需要具备较好的水利和档案相关专业素质,并需要在该项目上长期工作才能全面了解和胜任工作。但是,水利工程大多远离城市,位置偏远,条件较为艰苦,人员不稳定,更换频繁,绝大多数参建单位没有专职档案管理人员。从事兼职档案管理工作的人员大多是水利工程专业技术出身,懂工程建设管理业务知识,但是没学过档案业务知识,不能规范完成水利工程档案的收集、整理、整编,不知道项目文件如何分类,如何归档,如何规范签章。有些工程建设项目配备了档案专业的技术人员,但缺乏水利工程建设管理专业知识,难以发现归档文件资料存在的问题。例如,某工程建设过程中出现重大变更,竣工图未根据变更做更改,但档案专业出身的工作人员看不出问题所在,未提出更改要求就予以归档。甚至因为有些工作人员档案意识淡薄,工作随意性大,不注重原始档案资料的收集,部分档案不能及时存档,到了档案验收的时候,有些重要的水利工程项目原始资料还散存在个人手中。

1.4 缺乏系统规范的管理意识

水利工程项目文件形成直至归档过程中,应该规范操作,规范管理。但在一些水利工程实施前期,负责项目可研、申报等临时成立的机构,后期和项目法人单位未进行全面交接,导致前期合规性文件缺失,例如地方政府主管部门关于同意前期工作的通知、项目选址意见书及报批文件、可行性研究报告、环境影响评价报告及批复、水土保持方案报告及批复等重要文件缺失,且无从查找补充收集归档。有些工程项目未在项目开工之初,将档案工作的有关要求纳人项目建设的合同之中;在对项目实施全过程控制管理的同时,未将项目档案工作要求列入相关控制管理内容,参建单位只重视工程建设进度和质量,忽视档案资料的收集、整理,导致施工资料归档不及时,出现大量资料缺失,大部分建设项目的音像文件归档不规范,缺少实物档案,未实现档案数字化。有些项目已归档文件内容不全,只有正文,没有附件,只有请示,没有批复或只有批复没有请示;有些项目文件复印件多,且未规范备注提供复印件单位、原件保存地址,未加盖公章;有些项目档案准确性不够,施工过程进行了变更,但竣工图未进行修改,导致图物不符。

2 水利工程项目档案管理问题对策

2.1 强化水利工程档案重要性认识,建立健全档案管理制度

水利部、国家档案局高度重视水利工程建设项目档案管理及验收工作,2021年4月,水利部印发了《水利工程建设项目档案管理规定》[1],2023年4月水利部、国家档案局印发了《水利工程建设项目档案验收办法》[4],这给建立健全水利工程建设项目档案制度提供了根本遵循。

各级水利工程建设管理部门、项目业主和勘测、设计、施工、监理单位要提高档案管理重要性的认识,认真组织对国家制定的水利工程档案相关制度和法规进行研究学习,明确水利工程档案质量的好与坏直接影响着工程质量和工程使用。要在工程项目实施前期就应结合工程项目实际,建立符合本部门、单位实际的水利工程档案管理制度,并不断完善和实施。特别是项目法人单位,要在项目开工之初,就档案工作制定严格合理的考核办法,把项目档案工作的有关要求列入控制管理内容,形成有效的项目档案监督管理机制,并将档案工作的有关要求纳人项目建设的合同之中,对项目档案实行合同化管理。同时,各参建单位要严格按照水利部、国家档案局规定要求,明确任务和职责,做好职责范围内的水利工程建设项目档案的收集、整理、归档、保管,特别要从日常文件的收集工作做起,确保原始文件材料不缺、不漏、不少,保证档案的全面完整和真实性,使水利档案管理系统、规范、标准[5]。

2.2 强化档案管理人才队伍建设,提升水利工程档案工作效能

相对于文书档案工作人员,从事水利工程档案工作的人员需要具备的专业技能更高,既要懂文书档案、科技档案相关专业知识,还要了解水利工程相关的专业知识[6]。要加强对水利档案工作人员的培养和培训,打造一支政治素质高、业务素质精、能力素质强、长期稳定从事档案工作的档案管理人才队伍。

首先,各级水利工程建设管理部门、项目业主和勘测、设计、施工、监理单位要明确负责档案工作的机构或部门,并严格准入制度,选拔专业能力强、职业素质高、甘愿从事档案管理工作的人进入档案管理队伍。其次,要加强对档案管理人员的培训。兼职的水利工程专业的档案管理人员,要从学理论、学规定、学制度、学实际操作入手,让这部分人员熟悉党和国家有关档案工作的法律法规、方针政策、规定要求及单位关于档案的规章制度,知道如何入手如何抓档案工作。要常态化、经常化培训,使其具备收集、整理、整编等档案管理的基本业务技能,把现代信息技术熟练运用于档案管理工作;档案专业出身的管理人员,要加强水利工程建设专业知识的培训和学习,让这部分人员多深入工程勘测、施工现场,多掌握工程建设业务知识,不断扩展知识面,适应档案管理工作能力要求[7]。最后,要提升档案管理人员的职业认同感。加大对档案管理工作的经费投入,改善档案人员的办公条件、配备现代化的档案管理工作设备,落实岗位责任制,建立内部管理激励机制,在职称晋级、工资待遇等政策上予以适当倾斜,激发档案管理人员的工作积极性和热情。

2.3 建立系统工作机制,促进水利工程建设档案规范化管理

水利工程建设档案要做到规范化管理,需要项目法人、勘察设计、施工、监理等单位和主管部门共同协作、加强配合、明确任务、履行职责,建立好系统工作机制。

项目法人承担着工程建设组织重任,工程建设过程中管理文件材料最后都要归口到项目法人汇总。项目法人单位要强化管理意识,承担起集中统一管理的职责,协调好关系,促进形成项目档案“形成高质化、流程科学化、整理规范化、移交完整化”规范、系统的工作体系。

各参建单位严格按照要求,成立相应工程档案工作领导小组,积极配合项目法人单位做好原始文件的收集整理归档工作,完善信息化管理手段,按照规范体系开展水利工程项目文件材料的原始积累,做到完整收集、准确审核、规范整理、规范归档、最后能高质量移交,形成“横向到边,纵向到底”的档案管理工作网络。

相关工作人员要切实树牢档案重要性认识,负起责任,注重日常原始资料的收集保存,加大水利工程文件资料的收集渠道,确保原始资料不丢失、不遗漏,尽量拒绝复印件存档,特别要注重照片、音频、视频和实物资料的收集整理,保证档案的完整性、准确性、全面性。

上级主管部门要切实严格管理,不定期组织开展工程档案专项督查检查,通过查问题、促交流,查缺补漏,提高相关单位对档案重要性的认识,提升人员业务能力水平。同时,严格验收要求,凡档案内容与质量达不到要求的水利工程不得通过档案专项验收;未进行档案验收或档案专项验收不合格的,不得进行或通过工程的竣工验收[1,4]。

3 结语

随着水利部、国家档案局对水利工程项目档案工作的重视和严格要求,水利工程项目档案在工程建设和管理中的作用不断凸显,各参建单位对项目档案重要性的认识将进一步加强,也必然会促进形成完整、准确、系统、规范、安全的水利工程项目档案,为提升水利工程质量、确保工程安全提供有力保障。