国有企业社会保险档案管理现存问题及对策研究

■石可

（太原煤炭气化（集团）有限责任公司，山西 太原 030032）

社会保险是国家对劳动者履行的社会责任，也是劳动者应该享受的基本权利，随着社会保险工作改革的不断推进，社会参保人员越来越多，社会保险档案数量急剧增加，一定程度上增加了社会保险档案管理工作的复杂性，因此，加强社会保险档案管理显得尤为重要。国有企业社会保险档案是社会保险档案的重要组成部分，优化国有企业社会保险档案管理可以全面提升社会保险档案管理整体水平，为社会保险行业的有序健康发展奠定坚实的基础。

一、国有企业社会保险档案管理的特质性

（一）国有企业社会保险档案管理的内容

社会保险档案管理的内容主要涉及参保人员档案、参保信息档案、缴费记录档案、待遇资格档案等方面的信息管理，旨在记录和维护参保人员的社会保险权益和待遇资格。参保人员档案，涵盖参加各项社会保险的个人档案信息，包括员工的姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等个人基本信息；参保信息档案，记录员工参加的社会保险类型，如养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等，包括参保时间、参保单位、参保状态等信息；缴费档案，记录员工的社会保险缴费记录，包括缴费基数、缴费金额、缴费日期等具体信息；待遇资格档案记录员工的社会保险待遇资格，包括待遇参考标准、待遇享受时间等信息；补缴和补退信息档案记录员工的社会保险补缴和补退情况，包括补缴或补退金额、补缴或补退时间等信息；转移和转出信息档案记录员工的社会保险转移和转出情况，包括转移或转出时间、转移或转出地区、参保单位变更情况等信息。

（二）国有企业社会保险档案管理的重要性

1.维护国有企业参保人员社会保险权益

社会保险档案中记录了参保人员的基本信息、参保情况、缴费记录、待遇资格等重要数据，可以确保参保人员缴费记录真实性、缴费基数准确性，避免出现漏缴、错缴等问题，保障个人参保权益的落实和维护。通过享受养老保险权益提高退休后的生活质量；通过享受医疗保险权益提高就医的可及性和可负担性等；通过享受失业保险权益帮助参保人员度过就业困难期，维护自身的生活保障；通过享受工伤保险权益，帮助参保人员在发生工伤或职业病时期，恢复工作能力和生活能力。

2.保障社会保险制度的稳定运行

社会保险档案中的数据可以为政府制定和调整社会保险政策提供参考依据。通过对参保人员的基本信息、缴费情况和待遇资格等进行分析，可以了解社会保险制度运行的状况和效果，为政府制定和调整社会保险政策提供决策依据，使政策更具针对性和可操作性，使社会保险制度更加完善和符合实际需求。

社会保险档案是进行社保核算管理的基础，能够提供参保人员和参保单位的相关信息，为社会保险经办机构进行核算、缴费计算、待遇发放等工作提供准确的依据。通过档案管理，可以保证社会保险管理的公平、公正和透明，维护社会保险制度的平衡和稳定，提高社会保险管理的质量和效率。

二、国有企业社会保险档案管理现存的典型问题

（一）社会保险档案整理不规范

社会保险档案管理过程中，存在档案分类不规范、档案信息遗漏或错误、保管措施不当问题，导致社会保险档案无法高效使用。一是档案分类不规范表现在社会保险档案分类标识简单随意，未包含档案编号、归档日期等要素，难以准确识别和查找；社会保险档案归档位置不统一，社会保险档案散落在多个不同位置，未按一定分类规则统一规划和设置，导致社会保险档案难以整理和管理。二是档案信息遗漏或错误，社会保险档案中的信息可能存在错误或不准确，由于录入错误信息，可能会导致社会保险档案信息的误解和错误决策。三是社会保险档案保管措施不当，保管环境不符合要求，使社会保险档案受潮、发霉、生虫，从而造成档案损坏和毁坏的风险。

（二）社会保险档案归档不及时

社会保险档案归档不及时会影响员工的社保权益，增加国有企业和员工办事成本，并引发纠纷。主要表现在：社保缴纳记录延误，导致缴费记录延迟更新，最终影响员工社会保险缴费的准确性和及时性；社保信息更新滞后，员工个人情况可能会发生变化，如婚姻状况变更、户籍迁移等，这些个人信息变更应及时反映在社会保险档案中，若社会保险档案更新不及时，会影响员工的社保权益；社会保险费用错缴或漏缴，社会保险费用的缴纳应根据员工的工资收入、缴费比例等因素计算并及时缴纳，如果未及时更新员工的工资收入情况，会导致社会保险费用的错缴或漏缴情况发生；社会保险政策调整未及时反馈，社会保险政策会不定期进行调整和变更，需要及时更新到社会保险档案中，以便保证员工社会保险准确计算和发放，如果社保政策调整未及时反馈，会给员工社会保险待遇带来不确定性。

（三）社会保险档案信息化程度不高

社会保险档案信息化程度不高主要表现在以下几个方面。第一，办事效率低下，使用纸质档案进行办事需要大量的人力和时间，使用纸质档案进行办事，需要查找、复印等步骤，耗费大量时间和劳动力，给缴费人员和申请人员带来不便，无法实现快速检索和共享。第二，数据管理困难，由于手工录入，有可能存在手误、遗漏、抄写错误等问题，同时纸质档案难以进行分类、整理和检索，造成数据混乱和丢失的风险。第三，信息交流受限，纸质档案无法实现数据的快速共享和交流，各级社会保险机构之间信息交流不畅，无法实现数据的一体化管理和统一查询，使得对社会保险数据的分析和监管变得困难。第四，储存成本高，纸质档案需要占用大量的物理空间进行存储和保管，增加了运营成本，同时纸张和打印等物资的消耗也对环境造成不必要的破坏。

（四）社会保险档案管理保密性不足

社会保险档案管理保密性不足将对个人隐私、社会秩序、经济和社会稳定等方面带来严重的危害。一方面，社会保险档案中包含大量个人敏感信息，如身份证号码、社会保险号、工资收入等，如果档案管理不严格，存在信息泄露的风险，会导致个人信息被不法分子获取和滥用，对个人和社会造成财产损失和法律风险。社会保险档案中有些信息也可能会涉及到安全保卫、国家机密等领域，如果泄露给外部人员或组织，可能对国家安全和社会秩序带来风险。另一方面，社会保险档案管理的保密性不足会导致公众对社会保险制度和档案管理的信任受损。自己的个人信息得不到妥善保护，会导致公众对社会保险制度的犹豫和质疑，影响社会稳定和社会保险制度的运行。

（五）社会保险档案管理协同性不强

社会保险档案管理协同性不强指的是在社会保险档案管理过程中，不同部门或机构之间的协同合作程度较低，缺乏有效的信息共享、协作和沟通机制。这种情况下，各个部门或机构往往独立维护、管理和使用自己的档案数据，导致信息孤立、数据不一致和工作协同困难等问题。

由于不同的部门或机构之间缺乏有效的信息共享机制，各自独立维护自己的档案数据，可能导致相同的信息被不同部门重复录入和维护，浪费了时间和资源，无法实现跨部门或跨机构的信息共享。由于不同部门在档案管理上存在差异或独立维护的情况，缺乏有效的沟通和协作机制，社会保险档案数据有可能存在不一致的问题，不同部门或机构之间的协同工作困难，影响数据的准确性和一致性，无法高效地完成档案管理任务。

三、国有企业社会保险档案管理优化对策及建议

（一）强化社会保险档案整理规范性，提高社会保险档案信息可靠程度

强化社会保险档案整理规范性可以提高档案的可用性、信息的完整性，提升社会保险档案保管水平和保管质量。第一，制定分类准则和档案编目格式。建立统一的档案分类准则明确各类档案的分类标准和要求，依据档案的性质、用途、内容等因素进行分类，确保档案分类的可操作性。制定统一的档案编目格式和命名规则，确保档案名称、编号、标签等信息的一致性，采用数字化编目方式，提高档案信息的可检索性和管理效率。第二，定期档案核对和数据校对。对现有档案定期核对和审核，核对档案的基本信息、关键内容和数据等，发现遗漏或错误的信息，及时修复和补充，逐一检查档案信息的完整性和准确性。针对档案信息中的关键数据，进行合规性检查，对于需要依赖他人提供的数据，及时核实并确保其准确性，加强数据源头的管理，提高数据质量和可靠性。第三，配备档案保管设施，落实岗位责任制。审查和改进档案保管设施，应配备专门的档案库房，控制存放环境的温度、湿度、防火等条件，采取必要的防盗和防灾措施。明确档案保管工作的岗位责任和权限，健全档案保管人员的管理机制，确保他们熟悉保管规范和操作流程，严格履行保管职责。

（二）及时整理归档社会保险档案，为相关工作提供可靠有用信息

社会保险档案归档及时可以保障个人权益，提高政策执行效率，及时归档可以有效管理和运用社会保险档案，为相关工作提供有效支持和依据。首先，设立专人负责。指定一名专人担任社会保险档案的归档负责人，负责监督和协调档案的整理、归档工作，并确保社会保险档案管理工作的及时进行。其次，建立流程和制度。制定社会保险档案的整理、归档流程和制度，明确各项工作的具体步骤和责任分工，确保各个环节的责任和适时性。再次，加大投入和资源配备。增加人力、物力、财力等资源的投入，可以适当增加档案管理相关人员，提供必要的设备和工具，确保档案整理和归档工作得到充分支持和配备。最后，及时掌握社会保险政策调整变动。关注社会保险政策的调整和变动可能涉及到的人群和覆盖范围，及时更新员工社会保险档案信息，保证员工社会保险准确计算和发放。

（三）推进社会保险档案信息化程度，提高社会保险档案管理效率

信息化的社会保险档案系统能够提供更多的功能和服务，数字化存储和管理社会保险档案，建立信息系统和数据库，不断提高社会保险档案管理效率。第一，建立社会保险档案信息平台，集中管理和存储社会保险信息，提供在线查询、申报和缴费等便利服务，方便缴费人员和申请人员办理相关业务，减少纸质文件的使用，提高办事效率。第二，建立数字化社会保险档案，将纸质档案进行数字化处理，建立电子文档库，利用云计算和大数据技术，对社会保险档案进行存储、分析和挖掘，实现档案存储、检索和共享的便利性，提高数据的价值和利用效率，同时电子档案可以通过网络存储和备份，不再需要大量的物理空间，节省存储成本。第三，建立数据共享与整合各级社会保险机构之间建立数据共享机制，通过互联网和专用网络，避免信息孤岛问题，实现数据的共享、整合和一体化管理。

（四）增加社会保险档案管理的保密性，减少信息泄露和滥用风险

提升社会保险档案管理的保密性，确保个人信息得到妥善保护，减少信息泄露和滥用的风险。同时，也能增强社会对社会保险档案管理的信任和满意度。一方面，强化保密意识，健全监管机制。加强对保密工作的宣传和培训，提高社会公众和社会保险档案管理人员的保密意识，教育他们正确处理和保护敏感信息，防止不当操作和滥用行为，并且建立举报机制，鼓励公众发现和举报违反保密规定的行为。同时，建立健全监管机制，加强对社会保险档案管理的监督和检查，同时制定相关法律法规来保护个人信息隐私，对违反保密规定的行为进行法律制裁。另一方面，建立完善的权限控制系统，定期开展监督和审查。通过建立严格的权限控制系统，限制不同级别的人员对档案的访问和操作权限，只有经过严格审批和授权的人员才能查阅和处理档案，减少信息泄露和滥用的风险。建立数字化社会保险档案的国有企业，还要采取技术手段加强社会保险档案的安全保护，包括数据加密、防火墙、安全协议、入侵检测等措施，以保证档案信息不被未授权人员获取和篡改。另一方面，对档案管理的过程和操作进行定期或随机监督检查，发现潜在的安全漏洞和风险，及时进行修复和改进对违规人员进行处罚和教育，加强管理约束，确保档案管理整体安全性。

（五）提升社会保险档案管理的协同性，促进不同部门和机构间信息共享和协作

提升社会保险档案管理的协同性对于提高工作效率，保障信息准确性，提升管理水平具有重要的意义。通过加强协同管理，可以提升整个社会保险制度的运行效能，实现多方共赢。一是要建立统一的档案管理信息共享平台。建立一个统一的信息共享平台，可以利用云计算、大数据等技术，使各个部门和机构能够在同一个平台上进行的共享和交流，将各个部门和机构的档案数据集中管理，实现数据共享和统一查询，避免信息孤岛的问题。同时，设立档案管理协调机构或指定专门的协调人员，负责统筹不同部门和机构之间的协同工作，促进信息共享和协同合作。二是要制定统一的数据标准和规范。统一的数据标准和规范，包括数据格式、字段定义、命名规范等，确保各个部门或机构之间的数据格式、数据质量和数据内容的一致性，减少数据不一致的问题，从而保证不同部门和机构的档案数据能够互相兼容和共享。

四、结语

国有企业社会保险档案管理是社会保险档案管理的核心内容之一。目前，国有企业社会保险档案管理存在诸多问题，已滞后于社会保险改革进程的快速发展，通过强化档案整理规范性、及时归档、推进档案信息化程度，增加档案管理保密性及协同性等一系列措施提升国有企业社会保险档案管理水平，进一步维护社会保险业务档案真实、完整和安全，充分发挥国有社会保险档案的服务作用。