办公自动化中计算机信息处理技术的应用

边文婕

（山西省政法管理干部学院 山西省太原市 030012）

在大数据时代，计算机信息处理技术更为先进，融合了人工智能、大数据、云计算等各种新技术，网络运行更加通畅，存储容量更大，网络系统平台的兼容性更为良好。目前，在计算机网络系统中配置人工智能技术，有助于改善网络系统运行状况，提升运行安全，降低网络病毒和外界因素（如磁场、雷雨天气）对网络的负面影响。与此同时，能够改善软件服务功能，实现软件服务功能多样化与智能化，为用户提供良好的软件应用体验，提高电脑画面质感。另外，随着科技水平的不断提升以及各种新软件相继成功开发，中国计算机网络行业的发展态势也更加良好，办公自动化水平也得以大幅度提高。

1 办公自动化中计算机信息处理技术的优势

从基本概念来看，办公自动化是借助计算机处理技术和互联网+技术来开展办公作业，代替传统人工操作，减轻工作人员的负担，提升办公效率，降低人为性失误率。对于事业单位办公自动化来讲，主要应用领域体现在五个方面：

（1）实现物质化办公；

（2）加强流程化协作；

（3）做好信息化文字处理与排版工作；

（4）做好信息存储工作，并实现信息共享；

（5）加强内部沟通[1]。

简而言之，加强事业单位办公自动化建设，有助于消除传统办公模式的不足，促进本单位办公自动化系统持续升级，实现信息采集、加工处理、传输、存储一体化，加强各部门的有效沟通，全面提高单位办公效率，完善办公体系，充分确保办公质量。

从计算机信息处理技术功能来看，其主要功能体现在四个方面：

1.1 数据管理功能

在大数据时代，计算机信息处理技术水平更高，能够做好数据信息收集、整合存储、加工提炼、组织、传输工作，对数据进行有效汇总，全面提高数据管理效率[2]。在事业单位办公自动化中，发挥计算机信息处理技术数据应用管理功能，可以迅速获取更为精确的结果，自动生成直观化统计图表，完善工作数据，并独立展示数据信息。在当代事业单位内部数据信息管理工作中，充分发挥数据管理功能，可以全面做好数据资料收集工作，深度分析数据内容，帮助本单位策划最合理、有效的方案。

1.2 邮件传输功能

据了解，在不少单位内部，会运用电子邮件来传输重要信息，下发通知，同时，设有自动化电子邮箱。和传统纸质文书发布工作相比，电子邮件更为简便、灵活、高速，可以节省信息传输成本，满足了无纸化办公需求。在计算机信息化技术的支撑下，事业单位内部邮件技术也在不断升级，能够满足“一对多”和“多对一”的传输[3]。另外，因为计算机信息化技术具备兼容效果，所以能够满足多种不同内容的传输需求，包括文本、图片、数据、音频、视频等，均能够运用电子邮件实施传输。工作人员可以运用单位邮箱来下载邮件，做好各种文件查收工作。

1.3 文字图表处理功能

各单位办公自动化系统在持续升级，在日常工作中，会运用计算机信息处理技术做好各种图像、表格以及文字处理工作。举例而言，工作人员会借助Excel 开展图表管理工作，依次完成图表设计、管理、制表作业，实现图表智能化管理。Excel 属于图表管理工具，促进该项工具和计算机信息技术应用的有机融合，能够进一步提高数据信息编辑、记录和传输工作效率，使办公自动化体系更为规范。

1.4 数据通讯功能

在计算机信息处理技术的支持下，事业单位数据通讯传输体系更加完善。在日常办公过程中，能够借助自动化数据通讯技术收集、存储、管理和传输各种信息资料（包括图像与文本信息），进一步优化信息共享效果。计算机信息处理技术具备数据通讯功能，各单位不仅会运用该技术来完成信息资料处理工作，而且会借助该技术召开远程会议，拟定科学的会议决策，对决策方案进行整理、评估与打印，提高了会议交互性，突破了传统会议在时间与空间领域的界限。

2 办公自动化中计算机信息处理技术的应用

在信息时代，办公自动化中计算机信息处理技术的应用体现在四个方面：

2.1 运用计算机信息处理技术改善单位办公环境

随着办公自动化建设的不断加强，各单位办公环境也得以有效改善，办公模式得到了创新与优化，提高了各部门与工作人员之间的沟通效率，单位协作更有效，能够满足跨部门办公和远程云办公需求。事业单位通常要和上级单位、外部组织进行交流，在对外沟通过程中，借助本单位办公自动化系统，能够使交流领域得以拓宽，消除空间上的界限，提高对外交流效果。在日常办公中，单位内部工作人员能够借助Microsoft Word、Office 和Lotus 完成书面材料的编写工作，及时录入案卷档案，迅速做好图表编辑作业[4]。与此同时，事业单位能够依托办公自动化系统迅速传达办公文件，避免出现办公文件下发不及时问题。目前，在计算机信息技术应用中，图文制作演示是比较常见的，办公人员可以结合自身的工作需求，对相应的图片视频、声音进行辩护处理，设计成自己喜欢的形式，通过幻灯片的方式展现出来。图文制作及演示可以进一步增强文字表达的形象性，更容易突出表达主题。办公人员在日常工作中涉及大量的文字信息处理工作，如报告、文件等处理，工作人员可以借助计算机信息技术来实现对文字信息的处理。

2.2 降低事业单位工作成本

在传统办公模式下，事业单位通常要对大量的办公文件与档案文书进行打印，为此采购大量的A4 纸和打印墨水等，同时要定期维修打印设备，耗用了许多资金成本[5]。随着办公自动化的深入，无纸化办公模式应运而生，这样无须打印过多的文件，能够节省大量的成本，减少资源浪费问题。

2.3 推进办公规范化管理

在传统办公模式下，事业单位通常要以人为方式来实现办公规范化管理，这样难免存在人为性失误，无法确保相关制度的执行标准。事业单位在实施办公自动化模式以后，充分引进了计算机信息处理技术，可以在本单位办公系统内录入各项标准制度，这样不仅能够建立完善的办公考评系统，使内部管理体系更完善，而且能够对本单位办公行为进行合理约束，加强办公规范化管理，也能够及时发现问题并解决问题，减少人为性失误。

2.4 提高事业单位会议效率

各事业单位为了提升办公效率，做好各项管理工作，经常会借助网络来召开远程会议，当前计算机信息技术为视频会议的顺利召开提供了有力的支撑,进一步创新和完善了单位办公模式。目前,各单位在召开远程视频会议的过程中，常用软件有腾讯会议、钉钉、云视频会议和QQ 等[6]。事业单位会通过召开视频会议的方式突破传统会议的时间与地点，促进各部门、上下级之间的和谐，及时做好会议统计工作，制定科学的会议决策，提高办公实效性。

4 办公自动化计算机信息处理技术的优化途径

4.1 完善办公自动化系统

优化办公自动化中计算机信息处理技术应用方案，首先要充分借助计算机信息化技术完善事业单位办公自动化系统，建立科学的办公系统框架。从整体结构来看，办公自动化系统组合要素主要包括B/S 模式服务器、计算机信息传输服务器客户端和自动化办公统一数据库。其中，B/S 模式服务器能够满足各项服务功能，提升办公效率，降低办公成本。计算机信息传输服务器客户端能够做好信息安全传输服务工作，自动化办公统一数据库会对数据信息进行统一整合处理与安全存储，方便随时调阅和查询。

其次，要设置好各项应用功能模块，满足多样化功能需求。据了解，当前不少事业单位所设置的应用功能模块大致分为以下五种：

（1）公文管理功能模块。该模块能够满足事业单位公文无纸化办公需求，提升公文管理工作效率，促进事业单位内部公文拟稿、审核、发布和归档等工作流程的有效对接，全面实现公文自动化管理，提升接收发文的沟通效果。

（2）个人办公管理模块。该模块的主要功能是为事业单位内部工作人员提供个人办公业务处理支持，细化各项事务的处理流程，落实工作人员的个人职责，做好日常安排和通讯安排工作，对通讯录、地址簿和电子邮件予以细化。工作人员可以运用个人办公管理模块做好各种权限信息的新建、编辑、接收、发布与查阅工作，设置详细的标题与内容，编辑好附件，合理规范发布范围。

（3）日常事务处理模块。对于事业单位来说，该模块的主要功能是做好本单位各项会议管理工作，编制和发布会议计划，做好会议安排，优化会议总结方案，实现会议通知通告的及时发送。

（4）行政管理模块。该模块能够管理好事业单位各项事务，包括办公用品管理工作、事务管理工作和车辆管理工作。对于事业单位内部办公用品管理工作，运用该模块能够实现办公用品采购、入库管理、信息统计、登记和办公用品发放以及报废处理工作的一体化管理。对于事务管理，运用行政管理模块能够做好事务组织安排工作与人员接待工作。对于车辆管理工作，运用该模块可以登记车辆信息，科学安排车辆的出行，做好车辆申请工作，随时掌握车辆的使用状况。

（5）公共信息管理模块。该模块用于管理事业单位内部的信息发布工作，包括各项规章制度、公告与讨论决策的发布。

4.2 提高无线办公效率

在信息时代，运用计算机信息处理技术优化事业单位办公自动化模式，可以有效提升无线办公效率。当代事业单位会借助Wi-Fi 将本单位的计算机网络和工作人员个人办公设备相连接，从而实现无线办公[7]。工作人员借助笔记本电脑、平板电脑或者智能手机等移动设备均可以完成办公信息无线传输作业，及时与本单位进行有效沟通。例如在召开视频会议的过程中，运用计算机信息处理技术能够完整呈现办公信息的画面，加强各部门与工作人员之间的沟通，了解工作人员的办公状况，解决一系列现状问题。

4.3 满足远程办公通讯需求

在当前融入计算机处理技术的办公自动化系统中，不少事业单位为该系统配置了BWV3.24F/D 软件，这样能够有效降低通讯软件的运行成本，优化计算机使用功能，改善Windows 操作系统，满足远程办公通讯需求。BWV3.24F/D 软件安装非常方便，运行安全可靠，通常是以程序安装包的方式进行安装（用磁盘也能够实现安全安装），在具体安装过程中，无须调制解调器，传输速度较快，能够满足远程办公通讯需求。另外，部分事业单位会给486/33的计算机配置2400bps的调制解调器，这样能够让本单位办公自动化系统内部的数据信息（以文件为主）实现远程通讯传输的目标[8]。

4.4 加强计算机信息处理技术安全应用

在21 世纪的信息时代，计算机网络技术为各单位办公自动化建设提供了诸多便利，然而，也伴随着网络病毒、黑客攻击和信息泄露问题。对此，要注重加强计算机信息处理技术安全应用，提高单位办公自动化系统安全等级，设置安全防火墙，发挥安全加密技术的作用。一般来讲，在防火墙设置工作中，首先需要建立智能化防火墙，将网络分为内网和外网，防火墙所保护的网络就属于内网，防火墙会为内网设置安全账户，禁止非法登录。外网在访问内网之前，必须经过验证，验证合格方可允许访问，这样可以避免内网受到非法攻击，做好信息保护工作。其次，要注意不断健全防火墙识别机制，以便于准确判断潜藏性病毒，及时防预来自外网的攻击，进一步加强办公自动化系统安全建设。据调查了解，不少单位内部办公自动化系统安全加密技术运用了数学模型，这样不法分子一般很难破解，这样能够大幅度提高信息处理技术安全等级。当前安全加密技术常用的模型有两种，一种是空间实体模型，另一种是拓扑关系模型。后者主要是Polyvrt 结构，其记录内容为链信息，在多个不同对象中，可以共用运用同样的节点，这样能够节约存储空间[9]。然而，拓扑关系模型有显著的不足之处——该模型结构组合复杂，难以做好数据编辑与维护工作。对此，可以运用空间实体模型来弥补这些缺陷，这种模型的公共节点时常会重复出现，即使修改模型内的某个对象，也不会影响其他对象，能够有效增强空间数据的可维护性。在办公自动化系统安全管理模型构建工作中，可以对这两种数据模型的优点进行结合，这样能够设计出节省存储空间且便于维护和编辑的数学模型。总而言之，满足办公自动化系统安全运行需求，必须注重提升单位内部数据保密等级，引入先进的保密技术，以便于为本单位办公自动化系统设置完善的防护层。同时，要对访问密码进行定期更改，以此维护内部存储数据信息安全管理。在数据传输过程中，有时受网络病毒的影响，可能会出现拦截现象，为了避免这种问题，需要构建完善的信息传递线路保护机制，采用信息加密方式优化数据保护层，避免不法分子恶意攻击系统，不断加强办公自动化系统数据保密等级，为本单位日常工作创建良好的环境。目前，不少事业单位会运用人工智能神经网络技术为来改善本单位办公自动化系统结构，进一步优化办公软件安全防护功能，在处理海量信息的过程中，运用人工智能神经网络技术不仅可以有效提高信息的安全程度，而且能够使单位内部网络安全知识的储备量得以增加，预测后期有可能面临的风险问题，运用数字模型分析各种网络风险，自动提出应对方案。在运行办公软件系统的过程中，运用人工智能神经网络技术可以对软件所涉及的各种入侵信息实施迅速检测，如果发现入侵软件存在危险因素，就会立刻迅速识别，及时拦截风险，发出预警信息，查杀网络病毒。此外，当前事业单位在办公自动化系统中配置的新技术还有多层感知技术、循环网络技术和入侵检测技术等，这些技术共同组建了完整的入侵检测神经网络系统，有效提高了神经网络检测功能的精准度，能够及时消除网络风险，避免出现单位内部信息窃取和恶意篡改问题。

5 结束语

综上所述，优化办公自动化中计算机信息处理技术应用方案，首先要充分借助计算机信息化技术完善事业单位办公自动化系统，建立科学的办公系统框架。其次，要设置好公文管理功能模块、个人办公管理模块、日常事务处理模块、行政管理模块和公共信息管理模块，以此满足事业单位办公自动化需求。再次，要注重提升无线办公效率，实现远程通讯传输目标。另外，要注重加强计算机信息处理技术安全应用，提高事业单位内部办公自动化系统安全等级。