高校档案管理的技术创新探析

赵雪飞

摘 要：档案管理工作是高等院校重要的基础性工作，也是衡量一个高校管理水平和服务水平的标志。档案工作记录了学校的发展历程，是学校评价办学水平的窗口，是学校教学、科研、管理等必不可少的资料，反映了一个学校的办学水平、文化水平、发展进程。随着新的科学技术的产生与发展，高校档案管理也需要不断发展与创新，适应信息时代的需求。本文对高校档案管理的发展状况和存在的问题进行分析，探析高校档案管理的技术创新，并分析创新型档案管理模式的特点。

关键词：档案管理；技术；创新

中图分类号：G271  文献标识码：A  文章编号：1673-260X（2023）07-0058-04

随着科技的发展，时代的变化，产生了各种新的科学技术，改变了人们生产和生活的方方面面。高校档案管理也要紧跟时代的步伐，进行科学和创新管理，使得档案管理更加科学化、规范化、技术化、现代化。科学是第一生产力，创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的动力，运用科学技术创新档案管理方法，使档案的发展适应信息社会发展的需要，使档案管理工作更好地服务于高等教育事业的发展。

近几年来，学者们对高校档案管理有了一定的研究，但研究内容主要体现在管理层面上和服务方式上的创新，对于技术层面的研究相对较少。近期，5G网络时代下的档案管理工作的创新发展研究、大数据时代下的档案管理与服务的创新研究、高校档案云技术的应用研究、人工智能技术在档案管理中的应用探索研究等等，虽然取得了一定的研究成果，但有待于进一步探究和论证。而多种新技术的综合应用，对档案管理工作来说是一个新的尝试，会给档案管理的发展带来新的契机，使高校档案管理工作再上一个新的台阶。本文就档案管理的技术层面综合应用进行分析，提出档案管理的技术创新方法。

1 高校档案管理的发展状况

高校档案管理指高等学校从事招生、教学、科研和管理等活动形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文案、图表和声像等不同形式载体的历史记录。1993年，国家教委颁布了《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，2008年国家教育部和国家档案局颁布施行了《高等学校档案管理办法》，使高校档案工作的标准化、规范化程度大大提高。从档案的收集、整理、归档和入库，每一个环节都严格执行高校档案管理办法与档案实体分类法，让档案管理工作细节有规可循、有法可依。

目前的高校档案管理有以下几个特点：第一，档案过程累计比较缓慢；第二，档案管理活动对档案形成者有依附性；第三，档案管理活动具有阶段性；第四，档案管理活动对社会有封闭性。高校档案管理办法中指出，高校档案管理要促进档案信息化建设，组织实施信息建设和电子文件的归档工作，开展档案管理人员的业务培训，使档案管理人员更加适应信息化档案管理的要求，使得档案管理更加信息化、现代化。目前，我国高校档案的管理水平还没有跟上高校事业的发展，大部分高校还处于传统的管理阶段，还需不断解决和完善档案管理工作中存在的问题。

2 高校档案管理存在的问题

2.1 对档案的重视程度不够

在日常档案工作中，很多管理人员缺乏对档案管理工作的正确认识，忽略了档案管理工作的重要性。还有一些高校更重视教学和科研工作，而将档案管理工作附属化，在管理理念上依然停留在传统档案管理观念上，对档案的信息化管理没有系统认识和理性的思考，档案工作发展缓慢，无法适应学校的建设与发展。

2.2 档案管理的分散性和不规范性

由于档案资料形成的时间不一样，部门来源不一样，因此会形成档案资料的分散性。由于档案的要求不一样，会出现档案填写不规范的现象，主要体现在档案资料的收集、整理、录入不规范；文书制作格式及归档不统一；立卷工作不规范；档案存放和保护不当。比如说，各类档案排列顺序和编号混乱，就会给档案查阅和利用等工作带来很大的困难；对电子文档，如光盘、软盘等介质档案保护措施不当，还会造成重要档案数据丢失或机密档案泄露的严重问题；对失效档案管理比较滞后，对过了有效期的档案资料没有及时处理，就会形成大量的冗余档案，给档案管理工作带来了负荷和成本。

2.3 档案管理技术落后

大多数高校的档案管理均用手工管理方式，通过手工方式实现档案的分类、整理、归档、收发和查询等工作。随着高校的发展，档案材料也随之增多，这样的管理方式已经不适应现代化社会的需求。首先，档案管理是动态的，因此需要不断地更新和完善档案信息，纸质档案管理方式很容易出現档案不及时、不完整的现象。其次，传统的纸质档案会占用大量的空间，收发和查找也有一定的难度，随着时间推移和自然影响，使得档案的保存有一定的难度，可能会带来档案信息的缺失。虽然，有些高校已经采取了计算机管理方式，但存在着信息管理水平不均衡，系统管理软件不统一的现象；有些高校虽然建立了电子档案，但在管理技术上还比较落后；有些高校因资金问题，档案管理建设没有太多的发展，信息化设备有限，管理软件水平不高，缺乏通用性和统一性。

2.4 管理人员业务水平有待提高

档案管理水平的高低和质量的好坏，取决于管理人员的思想素质和技术水平。在思想素质方面，档案管理人员仍存在着对本职工作重视程度不够的现象，只注重档案的基础性工作，对档案的服务性工作认识不够；还有一部分档案管理人员是兼职人员，对档案管理工作不够重视。在管理技术方面，现有的档案管理人员大多数都没有经过系统和专业的培训，对档案管理的标准不够统一，技术和方法有一定程度的落后。管理人员的理解不统一，使得档案分类不准确；档案管理人员的调动，在一定程度上也会影响档案的管理；档案管理人员队伍不稳定，会造成档案的不连续性，对一些档案资料不清楚和了解。还有一部分档案人员对计算机操作不熟练，缺乏专业知识的功底，又缺乏学术研究、史料研究等，导致其在档案服务能力上缺乏活力，工作效率和质量得不到提高，这与目前档案管理工作的现代化要求相距甚远。

2.5 档案的宣传和开放力度不够

随着信息时代的到来，势必会形成档案管理的信息化高潮。然而由于档案管理部门管理方式比较保守，对档案的内容和查档方式、途径宣传很少，加上档案保密性的旧观念没有改变，使得保守档案机密与开放、利用档案信息资源的想法对立起来，从而限制了档案事业的发展。

2.6 缺乏统一的管理机制

高校档案工作是一项复杂的工程，需要建立起一套严格完整的管理制度。随着档案法的颁布实施，地方档案条例规定的出台，高校档案管理体制逐步建立，档案工作将发挥越来越重要的作用。但有部分高校还存在着体制不够完善，整体功能发挥欠佳，对档案工作缺乏监督指導等问题。档案管理工作缺乏系统化、长期化、专业化的管理机制。

3 高校档案管理的技术创新

信息化是当前社会发展的一大趋势，它对档案管理工作提出了新要求。基于目前高校档案管理存在的一些问题，结合当代新科学技术的应用，可以提高档案的管理水平，实现档案管理的现代化。

3.1 云技术应用于高校档案管理

云技术是基于云计算商业模式应用的网络技术、信息技术、整合技术、管理平台技术和应用技术的总称，可以组成资源池，按需所用，具有应用灵活便利的特点。早在2008年，EMC公司就与清华大学、复旦大学开展合作，针对云技术在高校的推广应用进行研究，最初是在高校实验室的优化和配置上的研究。目前高校档案数据比较多，管理起来有较大的工作量，涉及到各个方面，在保存时要耗费大量的时间和空间，而且传统的档案管理模式的信息管理成效也不明显。云技术可以直接将相关的数字档案信息上传到网络，无需各种存储设备，实现大容量云端存储。云技术的应用还有较强的抗灾能力，传统的纸质档案很难积极应对火灾及地震的危急情况，云技术的应用在很大程度上改善了这一问题。云技术利用网络读取时，能快速读取文件，避免档案资源的重复，更增加了档案资源的共享性，借助于手机和电脑终端，实现档案资源的合理利用。云技术可实现档案资源的共享，打破了信息孤岛现象，极大地满足了用户的需求。云技术给档案管理工作带来的变化是显而易见的，通过两者有机融合，能更好地发挥档案管理的作用。

3.2 大数据技术应用于高校档案管理

大数据技术是以容量大、类型多、存取速度快、应用价值高为主要特征的数据集合，最早应用于计算机行业，目前正在快速地发展。大数据技术可以对数量巨大、来源分散、格式多样的数据进行采集、存储和关联分析，它采用分布式架构，对海量数据进行分布式数据挖掘，对数据进行专业化处理，实时交互式的查询和分析。随着大数据时代的到来，传统的档案管理已不能适应现代社会的发展，因此需要改变高校的档案管理模式，实现数据的共享与应用，数据共享及数据应用已成为行业发展的重要支撑方式。随着高校的发展，档案资料的不断增多，人工录入、提取和保存档案时，有时会使档案资料损坏或是流失，录入过程有时也缺乏严谨性和准确性。使用大数据技术，不仅能使档案资料进行科学分类，自动地生成编目和检索条件，还可以实现高级检索，满足多元化档案管理的需要。使用大数据技术，更加有利于收集信息资源，有利于档案价值的提取，更好地发挥档案的作用。大数据应用于档案管理主要表现在档案信息资源的管理、服务的创新及风险的管控。高校档案管理人员可以通过大数据对师生档案、教务数据和学术报告等数据进行采集和处理，分析档案数据的价值，同时可以利用大数据提供个性化的服务，比如，学生信息和成绩的查询等等。大数据技术应用于高校档案管理是具有前瞻性的，高校档案管理工作是一项复杂的工作，而且正在逐渐向精细化方向发展，运用大数据等现代化技术管理已成为必然。

3.3 5G技术应用于高校档案管理

5G技术，即第五代移动通信技术，是具有高速率、低时延等特点的新一代宽带移动通信技术，是实现人、机、物互联的网络基础设施。5G时代的到来，为我们构建一个新的网络环境，社会中各行各业都将迎来一次深度的变革。5G网络技术的出现，使得档案管理逐渐向数字化、信息化和人工智能化方向发展。随着时间的推移，高校档案资料也随之不断增加，传统的档案管理已无法适应时代发展需求。运用5G网络技术，不仅能实现对档案资料进行高量存储，还能对档案资料进行备份，提升了档案管理的效率；运用5G网络技术，可以实现档案资料的快速查询，减少了档案管理工作者的工作量，提高了档案管理的服务水平，提高了档案管理的能力；运用5G技术，还可以使高校之间档案数据的信息快速传输，实现信息资源的共享。随着5G网络的全覆盖和高速发展，为档案管理工作提供了良好的网络环境，利用5G网络优势，可开发出多样化的档案管理软件，利用管理软件对档案进行科学化管理。5G时代给档案创新管理带来了新的可能，实现档案的创新管理与创新服务。

3.4 超媒体技术应用于高校档案管理

超媒体是超文本利用引用链接其他不同类型的文件，包括声音、图片、动画、文字等文件类型，这些具有多媒体操作的超文本和多媒体在信息浏览环境下的结合，就形成了超级媒体。超媒体技术包括超文本和超链接，超文本是用超链接的方法，将各种不同空间的文字信息组织在一起的网状文本，用以显示文本及与文本之间相关的内容。将超媒体技术应用于高校档案管理可以实现档案资料的超链接，超媒体技术不受空间限制，用户只要将查找的档案资料中的关键信息找出来，就可以通过超链接查到相关的全部档案信息，显著提高了档案资料的查找速度和效率，同时还可以根据需求查找检索档案资料，实现档案信息的智能化检索。超媒体技术在档案管理中的应用比较广泛，音视频的压缩与存储技术能为档案的存储和传输提供可靠的方式，超文本和超链接技术能使分散的档案数据进行有效地组织，建立起链接关系，从而方便查找与利用，远程协作技术可实现档案管理的异地协同工作，动画技术可使档案资料更加形象化、生动化，拉近了档案与用户之间的距离。超媒体技术与高校档案管理的有机融合使档案工作在技术上提升了一个层次。

3.5 虚拟现实技术应用于高校档案管理

虚拟现实技术是仿真技术的一个重要方向，是仿真技术与计算机图形学、人机接口技术、多媒体技术、传感技术、网络技术等多种技术的集合，主要包括模拟环境、感知、自然技能和传感设备等方面。模拟环境是由计算机生成的、实时动态的三维立体逼真图像；感知是指理想的应该具有一切人所具有的感知；自然技能是指人的头部转动，眼睛、手势及其他人体行为动作，由计算机来处理与参与者的动作相适应的数据，并对用户的输入作出实时响应，并分别反馈到用户。目前，虚拟现实技术多应用于实物档案的展示，并能充分地发挥实物档案的展示作用。实物档案是一种特殊的档案形式，是对发生过的活动和事件进行具体生动的反映，实物档案存储有一定难度，因此，虚拟现实技术的应用，使得实物档案在虚拟环境中得到展示，使观看者有身临其境的感觉。虚拟现实技术创新了档案展览形式，可以吸引人们参加档案展览，扩大档案的文化传播影响力。虚拟现实技术的出现为档案工作带来了新的发展契机，丰富了档案宣传教育的手段，提高了档案工作的服务质量。

3.6 射频识别技术应用于高校档案管理

射频识别技术是当前最重要的识别技术之一，是一种无线通信技术，可以通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据，而无需识别系统与特定目标之间建立机械或者光学接触。射频识别系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成，是集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的综合技术。射频识别技术是物联网应用技术的核心基础技术，该技术的原理是通过射频识别发射器发射无线电波，激活射频识别标签震荡电路，产生电流，进而对芯片中的存储信息进行读写的新一代标签身份识别技术。在技术应用上，其具有承载信息量大、无需接触式识别、可一次识读多个标签、读写速度高的特点。将射频识别技术应用于高校档案管理，将简化档案使用者的借阅流程，提高档案的流通效率，大幅度降低档案清点和查找的工作量，将档案管理人员从繁杂的重复性的劳动中解放出来，更加有针对性地提供个性化服务，提升档案工作的服务质量。

3.7 人工智能技术应用于高校档案管理

人工智能技术也为称机器智能，指由人制造出来的机器所表现出来的智能。通常人工智能是指通过普通计算机程序来呈现人类智能的技术。人工智能技术应用于档案管理，在很大程度上降低了档案管理的出错率，特别是指纹识别技术、人脸识别技术、语音识别技术和虹模识别技术，提高了档案管理的安全性。目前，人工智能技术发展迅速，引起了很多领域的改革，已深入人们生活和工作的方方面面。在高校档案管理方面，人工智能技术可实现档案的数据化、分类与归档、档案影像的修复着色、智能安防等。人工智能技术可将照片、录音和录像等档案资料存储在计算机内，形成可分析、编辑、处理和检索的数据信息，通过综合应用语音识别和人脸识别技术实现语音和图像的数字化。分类和归档一直是档案管理工作的重要组成部分，通过人工智能技术的辅助管理，能更好地提升档案分类与归档的准确性和高效性。随着时间的推移，有些图片、影像资料会改变原貌或者不太清淅，采用人工智能技术进行着色修复处理，可以提升档案的质量。人工智能技术采用集人脸识别、步态识别、人体特征识别、语音识别等于一体的多模态识别技术，构建智能安防系统，为档案的安全安防工作提供更好的技术保障。

4 创新型高校档案管理方式的特点

随着信息化技术的不断发展，高校档案的信息化进程将不断加快，不断改进档案的管理模式，形成创新型档案管理模式。创新型档案管理模式有以下几个特点：

4.1 准确性

新技术的应用，可根据档案管理的内容自动完成档案信息的录入，让档案工作者从繁忙的劳动中解脱出来，还能实现档案质量的自动检测，对人工录入的档案信息进行比对，发现录入错误的信息并及时更正，确保档案信息的准确性。

4.2 安全性

新技术的应用，可以定期自动化备份档案数据，并对档案数据进行自动监控，确保电子档案数据不被纂改，同时还确保纸质档案的安全性，实现了档案的安全化管理。

4.3 多样性

新技术应用，可以实现档案格式的相互转变，便于档案资料的保存与管理，可以实现档案管理流程的多样化，根据个人的实际需求，自定义档案的业务流程和档案查找工具，满足多样化的业务需求，实现档案的个性化服务，提高档案管理的服务水平。

4.4 共享性

新技术的应用，打破了原有高校档案信息的封闭状态，使高校之间的档案资源进行快速传输，实现了档案资源的共享，增强了档案资源的开放性、互通性与共享性。

信息化时代给档案管理工作带来了很多的机遇与挑战，档案工作者需要掌握时代的节拍，积极探索新的管理方法，升华管理理念，学习管理知识，改进管理方法，不断寻找档案管理的创新之路。随着信息化进程的不断推进，现代管理技术的快速发展，档案管理者要与时俱进，不断提高档案管理水平和服务水平，使档案管理更加规范化、信息化、科学化和现代化。

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