事业单位档案管理优化之策

文/国家国防科技工业局核技术支持中心 段晶晶

我国迈入信息技术快速发展的新时代，档案管理工作成为每个事业单位一项重要的、不可或缺的基础性工作。事业单位的档案主要产生于所属的业务部门，承载了事业单位的成长与发展轨迹。为保障档案管理工作能够有效并持续稳定发展，事业单位理应优化该项工作，提高档案精准服务水平。

一、优化档案工作的理念

档案工作者必须不断提高档案工作理念、提高政治站位和工作站位，认真执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，履行本单位各项档案管理规章制度；增强做好新时代档案工作的神圣感、使命感、光荣感，具备良好的政治素质和较强的业务能力。新时期，档案工作者必须与时俱进，聚焦档案工作中的热点、难点问题，加强对新形势下档案工作特点和规律的探索研究，以强烈的事业心、严肃认真的工作态度和一丝不苟的工作作风，严格按照工作程序处理好各项档案事务，不断自觉增强档案管理的事前、事中、事后服务意识，用心做好每件档案事务，始终将“为人民服务”作为自己的初心与使命。

二、优化档案工作与全局工作的融合

做好事业单位档案工作是加强档案科学管理、提高工作效率和工作质量的必要条件。为充分发挥档案的重要作用，档案工作者必须优化档案工作与全局工作的融合，主动融入，精准服务。首先，要及时了解单位发展趋势和工作重点，每年主动与计划部门联系，了解当年新增项目来源、数量、主要研究内容和进度安排、密级、项目负责人等与档案有关的信息，做到心中有数，优化档案管理程序，提前做好档案管理预案。其次，要提高为领导服务的效率，熟悉领导之间的分工和变化，了解分管领导及各部门的工作规律和时间安排。在文件传阅中，传递文件应按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行，勤于动脑、勤问多跑，以最快速度将文件传递到位，对当年形成资料整理归档。最后，为规范公文制发，提高档案质量，要积极立题、制作课件，以公文制发中存在问题为例，就公文管理办法进行讲解与交流，以获得大家对档案工作的积极支持和主动配合，使整体档案质量持续提升。

三、优化档案工作与各部门工作的融合

事业单位各业务部门是档案资料产生的源头，其中产生的档案资料是单位发展和自身建设的重要记录，对单位档案工作具有重要的基础性和支撑性作用。为提高档案工作的管理水平，优化档案工作与各部门工作的融合是重中之重，必须多措并举，扎实推进，取得实效。一是跟进服务。要主动到各部门与领导和项目负责人了解项目在研、完成情况和进度，收集他们对档案工作的要求，了解和掌握他们利用档案后的积极效果，不断优化服务水平。二是解决各部门科技文档量大、保存利用困难的问题，要积极调研其他相关单位档案收集做法，借鉴经验，优化流程。按照各部门的工作节奏，调整传统的档案收集方式，将每年底一次性的集中收集方式改为完成的科技文档随有随归的持续性收集，为部门的档案管理和利用提供方便。三是与各部门领导和兼职档案管理人员保持畅通交流，了解当年归档文档的数量，按照文档材料形成部门、课题组立卷的归档制度，指导各部门文档收集，做到各类文件材料完整、准确、系统和规范。四是要克服档案库房紧张的实际困难，调整库房布局，增加档案柜数量，通过档案倒架、文档销毁清理等方法，为档案的收集准备必备的库房存储空间。五是对于需要销毁的文档，要积极与上级指定的销毁单位联系，严格按照文件销毁制度，根据文档情况，组织集中销毁，有效减轻各部门收集保存档案资料的压力。

四、优化档案专职与兼职人员的融合

目前，事业单位的档案管理大部分是由专职、兼职人员共同负责的。要明确专职档案管理人员的作用，发挥专职档案管理人员在统筹、协调、指导、示范方面的作用。为充分发挥兼职档案工作者的最基层作用，要做到措施到位：一是人员到位。准确掌握兼职档案人员变动情况的特点，向领导反映，及时补缺，保障档案工作体系的完整性。二是业务培训到位。组织兼职档案人员要积极参加上级档案馆举办的各类档案业务培训活动，强化档案管理意识和依法利用意识，发挥积极作用。三是指导监督到位。要加强对各部门兼职档案人员的指导监督，指导兼职档案人员掌握档案预立卷工作方法，从源头上确保档案归档的完整性、规范性和准确性。四是交流学习到位。要组织兼职档案人员到机关、企业等档案管理成绩突出单位开展实地交流和学习，找出差距，改进工作。五是工作制度到位。要定期召开档案工作例会，组织专、兼职档案人员就工作中遇到问题开展讨论，分析问题，寻找对策，促进工作。

五、优化档案制度建设

做好新时期的档案管理工作，建立健全各项规章制度是关键。首先，要优化档案规范科学管理制度。根据档案管理办法以及法律法规等，结合实际工作需要加强文书档案管理制度的创新，在严格执行档案的保管、保密、查（借）阅、利用、移交、转递、统计、归档、整理、鉴定销毁等档案制度的同时，结合单位实际，本着“从严、从细、可行”的原则，通过与各部门座谈讨论、反复修改、上会研究、公布实施等程序，优化档案材料归档制度、档案安全保管制度、档案保密制度、档案借阅制度等，使档案工作的开展有章可循、有制可依，确保档案管理制度无差别落实。其次，要定期开展档案制度审核。应当就本单位制度的有效性、符合性和衔接性定期开展档案制度审核，找出制度建设尤其是制度本身存在的不足，并及时将最新档案政策、法规和要求融入改善单位档案制度，促进档案管理水平不断提高。

六、优化档案培训教育

为进一步提升档案工作的影响力，应采取多种形式、措施和方法，提高正面宣传的吸引力和感染力。一是鼓励自学。鼓励档案工作人员广泛学习有关档案管理的政策规定和基础知识，从而提高认识，更新观念，提升档案业务素质。二是积极参加国家档案局和上级机关举办的线上、线下教育培训和取证考试。在“4·15全民国家安全教育日”“6·9国际档案日”等宣传活动中，采取“线上+线下”相结合方式，通过悬挂横幅、醒目位置利用Led显示屏播放主题，设置展板、播放视频、张贴海报、知识问答等多种形式，开展档案安全、档案教育等专题宣传，宣传国家有关档案工作政策法规、上级领导机关档案工作要求及本单位档案制度等，重点组织开展新入职人员档案意识和基本知识培训考试。通过培训辅导、骨干传导、氛围引导、文化宣导、座谈指导等措施，让档案观念入脑入心，进一步营造全员参与档案工作、全员重视档案工作的良好文化氛围。

七、优化档案资源建设

档案资源是档案事业赖以生存的基础，是提高档案工作为事业服务的根基和前提。《文件材料归档范围和档案保管期限表》（以下简称“保管期限表”）是开展档案鉴定工作的标准和依据，对推动单位档案资源建设具有重要意义。为适应单位各部门业务工作调整、变化的需要，正确界定各类档案归档范围，准确划分档案保管期限，确保档案信息资源齐全、完整、标准、规范，切实做到档案应归尽归、应收尽收，笔者所在单位根据工作的需要，2022年重新修订了“保管期限表”，重新履行审查手续。修订过程中，邀请档案专家举办档案工作学习班、引导各部门充分认识做好修订工作与规范单位档案管理的关系，并以印发征求意见函和召开座谈会等形式广泛征求意见，要求各部门尤其是新增部门结合对本单位职能职责、下设岗位、主要业务及所形成的文件材料进行认真分析，形成全面、系统反映本单位业务工作，保管期限划分准确的反馈意见稿。档案部门对反馈意见稿逐一按部门收集汇总、分析研判，查找出与当前实际情况不符的条款与内容，进行相应的调整，并充分采纳了国家档案局和上级领导机关的指导意见，切实优化了档案信息资源建设，提高了档案管理和利用的工作水平。

八、优化档案专业知识

随着现代技术的迅速发展，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的要求。从业人员要想胜任本职工作，必须提高自身政治水平和基本技能。首先，要端正思想，提高认识。要坚持业务知识常态化，养成自主学习的良好习惯，及时学习掌握最新政策法规，不断更新知识体系。其次，要积极参与上级档案部门组织的档案学习、工作经验和学术交流活动。学习档案工作的业务知识、档案法规标准、档案安全管理、经济科技档案管理等基础业务和文书学、档案管理学等档案学基础理论。再次，要结合工作实际，针对档案管理和服务的热点、难点问题，积极开展档案工作实践与研究，积极开展档案科研工作，并将研究成果体现在实际工作中，促进档案事业可持续发展。最后，要向一线专家学习。一方面，通过与业务人员的交流，了解各业务部门主要职能和重点工作；另一方面，通过实地参观学习、互动交流等方式加深对各部门业务知识的了解和熟悉，提高精准服务水平。

九、优化档案定密解密

涉密档案管理难度大，加强密级档案管理，是新时期档案管理的重点和难点，是做好档案保密工作的前提，也是促进档案信息资源合理利用的重要保障。为防止定密不准确、定密标准不统一和定密过度等问题的产生，要求提升档案定密工作能力和水平，可以通过举办定密知识培训，邀请相关领导、专家到单位授课，来提高管理人员对档案定密工作的认识和实际操作技能。同时，要采取个人自学和档案管理部门培训等方式抓好定密知识学习，增加工作人员的知识储量，改善知识结构，让依法定密和规范定密成为每个涉密人员的自觉意识和行为习惯。另外，及时做好解密审核工作。档案密级是动态的，是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。应当按照上级机关要求，定时对规定年份原有文件进行逐项清理，逐级分解，重点做好初审、中审和终审，按时梳理完成规定年份内全部档案，完成档案解密的工作，从而有效提升档案利用率，建立健全档案管理制度，规范档案管理。

十、优化档案基础设施

要认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，加强领导，加大投入，着力抓好档案管理的各项基础设施建设，多措优化落实。一是要按照档案保管利用要求，积极向领导反映，将原来档案人员在综合处集体办公，改为单独设立档案室并由专人进行管理。二是要切实改善档案室保管条件。档案库房应安装防盗门、火警报警装置、柜式灭火装置、温度计、湿度计、红外线幕帘等必要的档案安全保护设备和耗材，使档案室的硬件设施建设基本符合科学管理。三是为有效保管和利用档案信息资源，要按照“八防”要求，做好安全配套措施，加强档案保管，实施相关的安全保管规定，并定期对档案进行清洁、检查和清理等工作，做好库房温湿度登记等日常的统计台账工作，使档案工作更好地服务于事业单位的创新发展。