基于卡拉杰克模型对大型科普场馆内采购品类管理的应用研究

吕暘LV Yang；方慧婷FANG Hui-ting；贲浩程BEN Hao-cheng

（上海科技馆，上海 200127）

0 引言

大型科普场馆内采购项目具有种类繁杂、批次多、金额相对较小、需求难以预测等特点，再加上近些年来，由于大型科普场馆内的采购品类不断增加导致其项目种类更加复杂，因此目前大型科普场馆内面临着一大难题是由于项目种类多而杂造成采购重复性工作多、供应商参差不齐且监管难度大。大型科普场馆内的另一大难题是由于其特殊性，决定了采购直接影响到大型科普场馆的运行及运维，因此对采购的各个环节都需要层层把关，也因此造成大型科普场馆内的采购环节过多且审批环节也多。由于经常面临项目种类多且采购流程长这两大难题从而导致供货周期长供货难以及价格高的情况出现，进而直接影响大型科普场馆的运行。

我们能够做的是如何运用采购经验及所学的知识来解决大型科普场馆内采购中所存在的问题，本文将具体运用基于卡拉杰克模型的采购品类的分类方法，来探讨如何进一步提升采购管理水平，从而提升效率和质量。

1 大型科普场馆内采购分类管理现状及问题

1.1 采购分类管理现状

传统的大型科普场馆内采购项目的分类管理是按项目性质进行区分，即服务、货物及工程；或者按项目金额进行区分，即限额以上及限额以下（限额的界定根据不同场馆的采购金额及数量综合分析后界定）。两种分类的进一步细分则可以根据采购方式划分，大型科普场馆常见采购方式为：三方比价、馆内综合评分、竞争型谈判、竞争性磋商、公开招标，其中，三方比价与馆内综合评分用于限额以下采购，另三种方式用于限额以上采购。种类、金额分类后各采购员的分工会根据业务部门或者采购业务量以及限额的综合考量进行分配，结合大型科普场馆A 与B 的传统采购分类情况，举例如表1 所示。

表1 传统方式的采购分类

1.2 采购分类管理问题

①大型科普场馆内采购的项目品类具有种类繁杂、批次多、金额相对较小、需求难以预测等特点，根据以上传统分类的模式仅按大类划分会导致同品类的货物采用不同的采购方式即同质化的采购需求重复性工作。

②由于科普项目不断推陈出新，缺乏统一的标准，不同项目之间设计变更多，需求变数大，因此会导致金额变化，采购员变化，采购方式变化即会导致不同人员负责同一个项目交接不明以及同一项目采用不同的采购策略及方式。

③部分产品市场资源竞争性大，供给供应商数量多，技术、实力、信誉度参差不齐，供需双方缺乏需求信息的沟通和长期的合作机制。

④采购人员大部分精力忙于“一单一采，一单一签、一单一结”等重复性工作，没有足够的时间对市场信息、内部需求做分析研究，最终导致采购物资的质量、价格、资源难以控制、参差不齐以及出现项目紧急和供货要求高的项目供应商供货周期短以及供货难度大的情况。

以上所描述的现状问题是现行传统采购分类过于简单而导致的问题，本文将研究分析大型科普场馆内采购项目的细分品类管理，以此改善目前采购分类管理现状的问题，提升采购效率实现采购价值。

2 引入卡拉杰克模型进行品类管理分析

2.1 品类管理的理念

品类管理的理念起源是在美国的零售行业，后来逐步被应用到采购领域。采购品类管理是一种管理采购支出的方法，根据相似的供给方不同的技术需求将采购工程、货物与服务进行分类与归类，分为不同采购大类，并分析理顺各采购大类技术需求标准、市场上的供应资源以及内部的需求体量，通过分析，从品类对场馆的影响价值层面制定对应的品类管理策略并实施执行，从而提升大型科普场馆内采购的效率和质量。

以品类为核心的管理在采购管理中能分析出影响大价值高的工作内容，通过有序的品类分类整理可以减少杂乱急迫的采购，提升采购效率。品类管理是将采购品类细分并应用整个采购业务中，聚焦于采购货物或服务的技术需求标准的差异性，通过建立采购品类分类模型精准高效的差异化管理模式，从而提升采购效率和管理绩效以及降低采购风险。

2.2 品类管理的优势

品类管理的优势是通过采购需求标准化引导需求提前规划，从而降低供应复杂度；通过分析结果从影响大价值高的内容着手储备、管理优化供应商库；通过分类需求制定合理的采购计划从而优化流程提升采购的效率；最大的优势是需求分类合并后可以减少应急采购的情况，减少采购员的日常工作频次即减少工作量。

通过发挥品类管理的优势可以减少重复性的工作，提升采购的效率，优化流程的管控以及通过品类管理进行分类合并更好地管理供应商及提升合作机制。最大化发挥品类管理的优势就需要先做好有序的品类分类整理，聚焦分类整理，我们查找分类的方法，也因此我们聚焦于分类模型，通过运用卡拉杰克模型建立分类模型整理细分采购品类。

2.3 基于卡拉杰克模型的品类管理分类

卡拉杰克模型是一个被广泛采用和认同的采购项目分类方法，大型科普场馆内采购项目可以采用该方法建立分类模型，根据该模型的两个维度来分类，从而建立分类模型。卡拉杰克模型的两个维度是收益影响和供应风险，在科普场馆中收益影响是指采购项目的质量、数量及金额占比对科普场馆营运的影响，供应风险是指采购项目的供给能力水平，如市场供应资源是否丰富、采购项目是否具有不可替代性等。对于每一个项目进行分析得出在这两个维度上的权重，然后可以将采购项目分为四大类：关键型项目、瓶颈型项目、杠杆型项目和普通型项目。

对于大型科普场馆的供应风险难度临界点在于是否可以至少有三家供应商可以参与竞标，因为根据修改后的《中华人民共和国政府采购法》中“第三十六条在招标采购中，出现下列情形之一的，应予废标：（一）符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足三家的”，所以将大型科普场馆内的供应风险难度临界点设为3；当有且仅有一家供应商可以满足项目采购需求时，该项目的供应风险难度为高风险，所以供应商风险难度的高点为1；当有超过3 家或者市面上有众多供应商资源时为低风险。收益影响即为采购金额支出的大小，根据《上海市政府集中采购目录及标准（2021 年版）》中“本市政府采购货物、服务和工程项目分散采购限额标准为100 万元”，将100 万（含）以上项目归类于收益影响大，100 万（不含）以下项目归类于收益影响小。故模型原点采购金额为100 万元，供应风险为3 家为宜，制成模型如图1，四类项目特点如下：

图1 基于卡拉杰克模型的分类模型

①关键型项目，指的是自身价值高供应难大的采购项目。关键类资源可获得性受很多条件的限制，如市场上有限的供应商资源、技术需求的复杂性和多变性等。该类型的采购数量是最少的，但总金额却是最大的。

②瓶颈型项目，指的是采购项目自身价值不高或者说比较低但是供应难度较大的工程、货物、服务。此类供给资源在市场上多为单一来源供应商，因此该类型项目特点市是市场供给资源并不充足。

③杠杆型项目，指的是采购项目自身价值比较高但供应难度低的工程、货物、服务。该类型项目没有特殊性，在市场上供应商资源充足。

④普通型项目，指的是自身价值低供应难度也低的采购项目。此类供给资源在市场上通常是大量的、低价值和低风险的。

3 基于卡拉杰克模型的分类应用—以A 馆为例的采购

我们根据品类管理理念以及卡拉杰克模型建立基于大型科普场馆的分类模型，取用大型科普场馆A 馆2021年数据为例进行研究分析，详细数据如表2 所示。以A 馆为例，经研究分析我们发现占据A 馆全年采购支出的70%的主要采购项目如：展厅维护设备、投影机光源采购、标本征集、保险服务、清洁用品采购以及视频拍摄服务等根据金额100 万（含）以上属于采购支出大收益影响大以及供应商资源3 家（含）以上属于供应商风险低来进行采购基于卡拉杰克模型的分类。

表2 A 馆采购基于卡拉杰克模型的分类（2021 年采购数据）

①关键型项目。关键类资源可获得性受很多条件的限制，如市场上有限的供应商资源、技术需求的复杂性和多变性等。该类型的采购数量是最少的，但总金额却是最大的。管理此类采购项目资源的供应安排需要重点开发市场资源和管理现有供应商，并建立长期，紧密的合作关系，通过长期合作，寻求双方利益的最大化。在大型科普场馆内这类项目一般对其安全、运行、服务有较大影响。比如大型科普场馆的场馆展厅设备，藏品安装维护项目，主题巡展项目及物业安保服务等。根据采购数量金额以及供需风险评估归类出关键型项目，后续需要对细分类别进行深度分析研究，研究分析市场资源现有供应的情况，如是需要长期提供的大型设备或者维护运维服务，建议通过和供应商长期合作的模式需求利益最大化。

②瓶颈型项目。此类项目的资源在市场上供给有限，因此该类型项目的策略是确保供给充足。管理此类采购项目时需要开发备选供应资源以及做好项目准备工作，以确保供给资源不间断，提供更高的供给安全性。瓶颈型项目，对大型科普场馆的安全、运行、服务具有一定影响，比如昆虫标本征集采购、投影机维修以及大型运维设备维修服务等。这类项目采购建议提前开发资源储备供应商，有备选供应商供应资源，保障供给不间断。

③杠杆型项目。该类型项目在市场上供应资源充足，因此可以在市场上进行多家调研比价择优选择供给方，节省采购支出。可以采用公开招标采购方式，在满足技术要求的前提下，最大限度地为场馆节省采购支出。对大型科普场馆的安全、运行、服务影响较小，如采购印刷服务、招标代理服务、法律服务以及风管清洗服务等。这类型的服务在市场上较为常见，供应商资源供应资源充足，所整合此类项目的采购选择性更广，因此数据分析供应商调研分析在这类项目采购上需要做更多的工作，从而多家比价为科普场馆节省更多的采购支出。

④普通型项目。管理此类采购项目的策略是简化采购过程，从而减少申请人、采购员和审批人的时间成本。可以采用合并同类项项目一次采购多次下单的模式，选用竞争性磋商、竞争性谈判以及馆内比选等采购方式，在满足技术要求的前提下，择优选择价格最优的供给方并签订框架协议，最终达到减少流程的同时也节省了成本。对大型科普场馆的安全、运行、服务的影响微乎其微，如办公用品采购，通用品采买，清洁用品等日常损耗类的项目。这类项目建议统计往年的采买总计数量及品类，根据统计数据合并同类项并结合预算与使用部门一起测算第二年的采购量。之后可以根据已经估算的采购量邀请供应商参与竞标竞价，择优选择年度供应商签订单价合同，从而减少采购员的工作量全年竞价竞标一次，实际采购根据单价合同的价格多次下单，简化采购流程减少申请人审批人的时间，最终在优化流程的基础上也节省了支出。

4 基于卡拉杰克模型的分类应用的实施保障建议

综上所述，采购进行品类管理建立分类模型，可以提升采购管理的水平，减少采购流程，增强监管的力度，目标在于提高采购工作效率，合理利用市场资源。如何保障该模型的应用实施，建议如下：①加强内部交流沟通。需求人员、采购人员、项目负责人员、实际使用人员等相关人员一同参与技术需求方案的编写与修改，如此可以精准分类且减少技术需求在采购过程中经常修改从而提高采购效率。②加强项目需求管理。根据过往的数据对需求进行分类，并通过数据分析对需求进行统筹管理，尽可能做到需求应尽可能全包含，能合并采购就合并采购，从而大幅度提升合并采购规模效益与采购效率。③规范技术需求模版和采购文件模版。根据分类模型形成各类标准化统一的标准模版，减少采购在沟通需求阶段的时间花费。④考虑保供要求。不仅要考虑供应商的质量与价格，供应商的所在地供货周期也需要纳入考量范围，并且需要不断挖掘新的供应商以保障采购供应。⑤成立专业的工作小组。成立基于卡拉杰克模型分类各类专业的采购工作小组，负责处理该类型采购的供应商管理以及跟进新增的该类型采购需求。