建设项目档案管理存在的问题及改进对策

文/刘小艳

建设项目是国家经济发展的引擎，项目的重要性决定了伴随产生的档案的重要性。

一、项目档案管理存在的问题

1.档案工作与公司管理、业务程序脱节：比如档案工作计划不能融入公司发展计划，文件归档职责没有融入岗位职责，档案部门不能参加生产协调会、设备开箱、课题结题验收、项目竣工验收等。

2.收集难：项目档案所涉及部门和参建单位较多，资料员流动大，文件材料收集不好控制。

3.时间紧：伴随着项目周期持续时间短，不同阶段都有相应的任务，参建方以签订合同为期，合同终止就撤，档案工作相对滞后，很难与工程建设同步进行，容易造成脱节情况。

4.整理难：项目程序复杂，项目档案专业性强，档案移交单位较多，形成的档案各门类载体多样化、数量更加庞大。要对档案规范化、系统化整理有一定难度。

二、建设项目档案管理对策

1.要从项目资料形成的源头上进行控制

1.1 将项目资料收集纳入项目前期工作、项目招投标、单位工程开工、施工、竣工验收的各项管理程序；纳入公司的竣工验收、年度及每月计划和公司有关人员的工作计划；纳入到各职能部门的职责范围及有关领导和工作人员的岗位责任制。

1.2 专、兼职档案人员要参加工程招投标会、单位工程月进度及质量验收、工程竣工验收会；参加设备仪器开箱、项目各阶段及各单项工程竣工验收会。同时，公司在下达各项任务及计划时，一定要提出档案资料收集及归档要求。

1.3 公司每次在检查计划进度的同时，必须检查文件材料积累和收集情况；公司在评定各项技术成果、验收项目单位工程、验收设备仪器质量的同时，要验收其所形成资料的完整、准确、系统情况；项目试生产的同时要制定试生产过程中资料形成及积累的要求，进行试生产工作总结的同时要检查、验收试生产过程中形成资料的完整、准确、系统情况；单项验收进行的同时档案人员要及时、准确、完整地收集单项验收形成的档案材料。

项目档案是项目建设全过程的真实反映，不仅对项目生产建设、运行管理、维护维修、改扩建等具有凭证、查考作用，而且为政府审批部门及审计、稽察单位对项目的监管、事故调查和社会监督提供有力支撑。但在实际工作中建设项目档案管理存在一些突出问题，本文针对这些问题提出了一些改进措施

2.根据项目资料收集的实际情况，定期或不定期地对项目档案资料收集积累存在的问题进行考评，而且奖罚分明。

2.1 明确监理单位及建设单位相关部门及相关人员对施工资料收集、监督责任，要明确因责任心不强引起资料收集的不完整、不准确所承担的责任及奖罚措施。

2.2 要把检查施工单位工程资料形成是否与单位工程进度同步作为制度，对于不同步的情况要进行制止和处罚。

2.3 用合同来约束各参建单位对项目档案资料的移交。公司与勘察、设计、施工、监理及设备购置等单位签订有关合同、协议时，要设立专门条款，明确提出其归档职责及纸质文件和电子文件的归档范围、质量要求、整理标准，提交套数、时间等。

2.4 用经济手段对项目资料的移交进行约束。“档案管理部门签字认可”需纳入合同的结算程序。凡是档案资料没有整理或不符合要求，没有办理项目档案资料移交手续的，档案室没有签字认可，财务部门不予结算。

3.档案人员要重视自己业务水平的提高。施工单位资料员必须要了解单位工程概况，必须对每一个单位工程都应该收集哪些资料做到心中有数；要清楚单位的施工范围，有哪些分部，每一分部包括哪些项，每一分项包含哪些检验批，应该产生哪些施工记录，只有这样才能保证施工资料完整准确。

4.施工单位资料员要熟悉工程资料的涉及范围、内容、格式。

4.1 建设单位各部门的兼职档案管理人员要搞清楚所负责收集项目资料的来龙去脉，要清楚一个主要文件形成后面有哪些支持性文件，要检查是否齐全。

4.2 施工单位资料员要认真阅读工程施工质量验收技术资料的各种表格填制说明，按要求认真填报。

5.档案人员要提高自己对档案有效性的认识。档案具有参考、凭证作用，因此，档案人员在收集资料的时候心里要有一把尺子，要清楚所收集的文件是否具有参考和凭证作用。同时，档案人员不但要对档案的作用有深刻的认识，还要有很强的责任心。

综上所述，要做好建设项目档案管理工作，就要通过不断优化制度、规范标准、过程监管等具体举措，形成“齐（门类齐全）、准（内容准确）、快（快速收集）、新（创新利用）、严（考核严格）、实（实效明显）”六个特点。将文件材料的收集归档工作贯穿到生产经营及项目建设全过程，纳入公司的考核体系和工程整体质量管理中，纳入到各参建单位的合同管理中，并适时追踪，查缺补漏，紧扣企业发展的实际情况，不断进行创新，力争打造特色突出、效益明显的档案管理新局面。