构建基于WBS框架的科研项目预算管理体系

闻建华

(四川九洲电器集团有限公司，四川绵阳，621000)

1 引言

随着我国军队改革的深入,国家机构出台了一系列新的相关举措,以促进武器装备科研市场竞争机制的形成。武器装备的采购方式由指定研制、独家采购向竞争性谈判、单一来源采购、邀请投标采购等多种方式转变,逐步打破军工垄断限制,强化军工产品市场的竞争形式。因此,必须对科研项目进行预算管理,对成本、进度、质量进行全方位管控,从而保证公司科研项目研发投入产出及市场份额。如何将科研项目预算管理和项目成本管理紧密结合起来,采取科学有效的方法对研制成本预算进行管控,有效提高研制经费管理水平,做好科研项目研制全周期的成本管控工作,成为项目经费管理工作面临的新课题。

2 科研项目预算管理的重要作用

2.1 协同公司现代化管理,发挥战略财务价值

在公司推进现代化管理模式中,全面预算发挥其战略财务价值,一个功能是资源配置,另一个功能是战略落地。科研项目预算作为全面预算的重要组成部分,在公司经营战略发挥的作用更显重要。公司的科研项目,其研制周期通常需要几年,甚至更长。这就需要科研项目预算指导财务管理工作,需要关注当期资源投入产出的合理性、可行性、在业务出现变化时通过适当的弹性调整机制进行修正,并且基于科研项目研制战略与目标,理解产品盈利模式,在预算阶段搞清哪些产品是战略产品、高盈利产品或市场发展所需产品等,哪些是需要收缩产能、减少科研投入的产品,从而对公司全面预算管理提供详细的分析和建议。

2.2 以项目预算为基准,做好研制资源配置

公司在制定详细的经营计划之后,需要确定科研项目预算,即对公司整体科研项目研制工作的量化过程,包括相应的财务计划、营销计划、销售计划、生产计划、采购计划等。在此过程中,财务所发挥的作用,不仅是为了实现其他部门的经营计划而编制一个财务计划,更需要参与到公司每个科研项目的研制计划过程中,对其合理性进行判断、评价,并给出专业性建议。

2.3 量化研制期完成情况,细化奖惩措施

科研项目预算绩效考核是量化研制周期所有指标和内容,将绩效考核与各责任主体结合,督促科研项目研制主体主动推动研制进度,并在管理环节做好重要的收尾工作。依据科研项目预算管理目标对预算责任单位的预算执行结果和预算执行过程中进行考核,对预算编制、预算执行、预算调整和预算绩效等环节进行综合评价和考核。

3 改进措施

针对公司在科研项目预算管理上存在的问题,探寻在业财一体化的基础上,研究如何能够以公司现有项目管理和预算管理为基础,在加强实际操作过程中,将预算管理和项目管理有机融合,形成高价值链工作流程,提高科研项目经费预算管理水平,同时提高公司现代化管理水平。

3.1 优化预算组织机构,提升科研项目预算能力

3.1.1 建立跨部门的预算组织机构,统筹配置资源,打破信息沟通壁垒

科研项目预算管理必须建立在完整、有效的管理组织机构的基础上,组织机构的人员负责信息沟通、统一指令、运转决策等工作,以保证项目全面预算的编制、审批、协同、执行、检查分析与考核的顺利进行。项目型组织的横向结构与职能组织的纵向层次结构相互叠加,充分发挥了各自的优势。项目团队与职能部门在项目与普通产品间相互连接,成立项目团队,实现公司人力资源的实时共享,减少了不必要的组织机构重复设置。当多项目并行时,能够较好地平衡部门内部资源。

3.1.2 提高部门领导重视程度,发挥项目预算的积极作用

做好科研项目预算管理,只有提高各部门领导对这件事的重视程度,才能发挥责任人最大的主观能动性,才能发挥预算管理对科研项目管理的积极效果。对相关管理者进行责任和权力划分,确保科研机构人人参与项目预算管理,为项目研制做出贡献,全方位保障科研项目预算的全流程管理。在科研项目研制过程中,明确各部门在预算管理方面的职责,应该涉及到项目管理、技术开发、项目执行、财务等部门。

3.2 建立科研项目预算管理制度,制定科研项目预算流程及标准体系

3.2.1 建立预算管理机制

科研项目预算管理水平的提升,要从项目立项源头进行管理,注重科研项目预算管理的制度建设,全面提升预算执行环节的监控力度,建立预算绩效考核机制。在科研项目预算绩效考核过程中,项目财务代表提供考核结果,协同项目经理对执行率过低、过高的项目进行原因分析,找出原因所在,及时制定修改方案。

3.2.2 完善预算管理流程

按部门职责定位,建立从预算编制、预算执行、预算调整、预算绩效考核全域管理流程。

(1)预算编制。由科研项目管理者对科研项目计划进行详细分解,完成项目研制WBS,财务代表根据WBS完成项目全生命周期概算,概算范围内根据研制进度按年分解预算,年度预算逐级分解到各承研单位,在编制科研项目费用支出明细、附表说明等。由项目经理对编制的科研项目预算进行审核,上报领导层,对预算费用进行审批。审批后的科研项目预算反馈科研项目管理者,并上报预算管理部门。

(2)预算执行。分解到年度的项目预算,由项目管理部门牵头,会同项目团队成员,编制细致的年度科研项目预算,并上报财务管理部门进行批复,审核批复的科研项目预算初始化到资金与预算双控系统中,发生的费用在该系统中进行报销。

(3)预算调整。科研项目按规定不得随意调整,需要调整的项目预算必须有明确的调整原因。预算调整部门提出申请,经项目团队、预算管理办公室审核,审核后的数据录入资金与预算双控系统中,后续可以继续报销。

(4)预算绩效考核。公司领导层每季度根据科研项目的研制情况,对科研项目预算管理及其执行情况进行评估与分析,形成季度预算执行分析报告。经营部门制定一套行之有效的激励与约束机制,实现由上到下的监督、约束机制,将预算执行率的考核纳入部门绩效考核中。

3.2.3完善预算核定标准体系,建立项目测算指标数据库

进一步加强预算编制的合理性和科学性,在功能模块费用、专项试验费、会务费、特定外协费、材料定额、工装工具定额、废品率、小时费用率等方面逐步摸索历史数据,建立更趋合理的成本编制标准,保证预算项目各指标的可操性。

3.2.4 规范项目预算管理

规范项目预算管理体系,明确预算职责,明确各事业部、业务部门两级预算管理统一分工,各级对全面预算、项目预算进行预先分控,编制本部门、本级次项目管控预算,做到事前预算、事中控制、事后考核的动态过程,以项目预算推动全面预算的全面落实。

3.3 构建科研项目预算模式,夯实科研项目预算管理基础

科研项目管理是综合考虑技术、进度、经费、质量等多要素的系统性工程,实现项目经费和项目计划的有效匹配、布局后续项目的资源配置是项目管理和经费管理的重要纽带。基于WBS科研项目预算管控模式,是通过建立一个从项目工作任务分解(WBS)到组织结构分解(OBS),再到财务科目分解(ABS),最后与项目年度工作计划、预算有机结合的自上而下、逐步细化的管控体系,明确项目研制各阶段、各工作包、各系统的成本开支,将项目任务与成本、预算、计划等有机衔接,横向延伸到承担研制任务部门,纵向扩展到项目研制全过程,构建形成矩阵式项目全周期预算管理体系,如图2所示。

图1 科研项目预算流程图

图2 科研项目预算管理体系

3.3.1 项目工作分解(WBS)

通过对科研项目研制特点的分析,将研制任务分解为若干阶段,每个阶段进一步细化,形成项目WBS工作分解包。WBS工作分解包是项目任务分解的最小单元,也是项目成本核算的最低层级和基础单元。

3.3.2 项目组织分解结构(OBS)

根据项目节点的需要,合理安排每个末级工作包的计划,编制项目进度计划,落实责任主体,形成项目的组织分解结构(OBS),即将项目工作任务与责任单位相结合的过程,它将工作包与企业组织结构进行匹配安排。OBS还包括各项目参与方的组织,甚至可以扩展到各项目“利益相关者”。

3.3.3 账目分解结构(ABS)

财务账目分解结构(ABS)按项目成本控制要素和成本组成要素可划分为多个具备不同属性的财务科目。ABS则由项目核算的成本要素组成,运用适当的成本估算方法如类比法、参数法、工程法等,将经费在研制任务之间分解,形成WBS-OBS-ABS的二维矩阵框架。通过分解结构在任务单元、组织单元和成本单元之间建立对应关系,梳理出项目研制成本与工作内容、组织单元的关系。

3.3.4 甘特图

通过进度图来显示计划、成本、进度随着时间进展的情况。项目实施阶段的概算应该按研制寿命周期编制,在业务工作分解基础上,将项目工作包与项目团队或职能部门结合,通过甘特图将对应责任人的经费任务包,定义开始和结束时间,将一个会计年度的工作包集合,形成年度预算。

3.4 规范项目经费支出,推进项目成本精细化核算

结合项目整体预算和年度预算,规范项目的经费支出,以WBS-ABS为管控基线,严格超出费用的审批流程,避免经费计入项目的随意性,防止超项目任务范围开支。在核算中引入项目工作包信息,细化项目核算内容,实现项目计划、项目预算、项目成本的有效衔接,推进项目成本精细化核算。建立项目跟踪反馈与监督检查机制,对项目经费进行中期检查控制,跟进项目进展情况,提高科研项目经费的使用效率,提升科研项目的整体管理水平。

3.5 搭建信息化平台,构建“业财一体化”信息管理系统

借助信息化平台,将信息系统功能深入项目管理前端并覆盖项目研制全过程,实现信息有效共享和管理决策支持,打通财务核算、项目管理、合同管理等通道,实现财务系统、科研项目管理系统、SAP系统、质量管理等系统的集成和联动达到与项目有关的信息可以快捷实时的在项目管理系统中抓取和呈现,为构建科研管理体系提供支撑,从整体上提高项目经费管控的精准度和科学性,提升科研项目经费管理水平。

4 成效分析

4.1 完善科研项目预算管理水平,推动公司业财融合步伐

基于科研项目预算的管理“业财融合”是项目管理的新方向和新方法。财务人员通过业财融合全面参与科研项目研制,从项目立项、样机研制、鉴定试验和结题验收等工作参与其中,全面掌握项目研制过程,将项目管理流程、理念和基础研发活动融入财务人员的工作中,做到心中有数,全程管控经费情况。科研人员也能通过业财融合增加对产品价格的了解,从而在产品设计阶段提高性价比。

4.2 提高科研项目预算管理效率,有助于实现产品的目标价格

开展基于WBS框架的科研项目预算,在设计方案和研制阶段,在满足武器装备各项技术指标的前提下,优化调整设计方案,提高产品性价比,达到成本和质量“双控制”的要求。改变从前粗放的产品核算管理、临时抱佛脚似的审价模式,调动各个业务部门共同参与的联动协同机制,在研制过程中,需要提前做好各产品的成本费用控制,做好科学的、切合实际的、执行率高的科研项目预算,从而满足军方对军工企业的以目标价格为导向的需求。

4.3 夯实科研项目预算管理基础工作,提升产品市场价值

通过以基于WBS框架的科研项目预算的理念,围绕项目研制生命周期管理,积极探索其存在的不确定性,尽量避免各种风险,提高财务管理水平和项目管理的精准度。科学的科研项目预算是将不确定因素降到最低,将预算管理做到标准化、流程化,最大限度地发挥其管理优势,以提升产品的市场价值,实现公司的经济发展目标。

5 结束语

本文针对军工企业科研项目预算管理,探寻在业财融合的基础上,如何能够以项目计划管理和科研项目预算管理为基础,运用WBS-OBS-ABS 项目管理工具,构建了科研经费预算管理体系。在加强实际操作过程中,将预算管理和项目管理有机融合,形成高价值链工作流程,并从财务角度反映和控制科研项目管理,为科研项目保驾护航,并促进企业业财融合进程,提高企业经济效益,增强我国国防力量。