生物科技公司财务内部控制优化路径探讨

曹 英/文

生物科技公司作为当前国内高新科技领域的代表之一,为推动我国科研事业做出了巨大贡献。同时,生物科技公司内部运营机构复杂、投入资金总量大,对财务内部控制提出更高的要求。生物科技公司应结合内部控制基本要素,加强对资金与资产的控制,并规范企业各项会计实务处理流程与业务活动内容,实现会计信息质量、财务管理效率的提升。但从实践结果来看,由于大部分生物科技公司在日常经营中更注重技术革新与市场站位,其财务内部控制工作实施中还存在一定不足,必须采取有效的优化措施,为生物科技公司健康发展奠定基础。本文首先对生物科技公司财务内部控制重要性进行分析,然后探讨当前生物科技公司财务内部控制存在的问题,最后提出有效的优化路径。

财务内部控制是提升企业财务管理质效的关键,通过有效的财务内部控制能够进一步优化企业财务管理制度,帮助企业落实各项财务管理工作,控制企业成本,提升企业经济效益。当前,一些生物科技公司缺乏完善的财务内部控制意识,尚未构建健全的内部控制机制,导致其整体财务管理效果不佳。在市场经济不断深入的今天,生物科技公司面临的竞争压力增大,必须采取有效的财务内部控制措施,改善其内部控制水平,促进公司走向良性发展。

生物科技公司财务内部控制的重要性

近年来,我国生物科技公司数量逐渐增多,所面临的行业竞争压力逐渐增大,通过财务内部控制,能够有效梳理公司各项经济活动,进一步明确风险控制点。同时通过对公司运营中潜在的风险进行总结,找到风险管理薄弱环节,并针对不同风险类型,采取有效的风险管控策略,夯实公司财务工作,控制运营成本,为企业经济效益提升奠定基础。

具体来说:第一,生物科技公司实施财务内部控制能够为其业务开展奠定基础,保证公司资产安全、财务信息完整真实,为公司经营决策提供真实有效的信息依据。构建完善的财务内控体系能够为公司经济业务流转实施有效监督,保证各项经济决策实施到位。第二,对外提供生物科技专业服务是生物科技公司最重要的业务内容,实施有效的财务内部控制工作,有效梳理内部管理流程,能够提升对外服务的质量和效率,还能发现企业经营管理活动中潜在的问题,以便于采取有针对性的措施,进一步规范生物科技公司经营活动,降低财务风险,避免出现资源浪费问题。第三,实施财务内部控制能够切实提升生物科技公司管理水平,及时发现生物科技公司在经营过程中出现偏离战略目标的问题,还能进一步明确内部人员职能,把握整体经营方向,避免内部发生徇私舞弊等行为,为生物科技公司健康发展提供保障。

生物科技公司财务内部控制问题

财务内部控制环境仍需优化

第一,财务内控体系不够完善。很多生物科技公司在发展初期建立了内控制度,但内控制度不够完善,存在照搬范式的问题,与公司自身情况不符,缺乏针对性、独立性。生物科技公司领导层、管理层对财务内控工作不够重视,在财务部门中缺乏指导性文件,导致财务内控成为财务一个部门的责任,企业其他部门参与度、配合度较低,无法形成及时有效的反馈机制。财务人员依赖传统工作经验和现有规则,缺乏整体观念、大局观念,导致企业财务内部控制效果不佳。第二,对财务内控工作重视程度较低。部分生物科技公司重视产品研发和销售,忽视了财务内部控制,且受传统管理理念束缚,未能将财务理念融入日常管理,内部控制更侧重于事后控制,无法在公司内部形成一个有效的闭环管理模式。核算等基础财务工作已经占据了财务人员绝大部分时间,甚至需要加班,财务人员没有更多的精力参与财务内控。由于财务人员工作压力大、相关人才短缺,导致财务工作以日常流程为主,无法参与企业经营决策,导致财务内控工作缺乏相应的人文环境。

财务风险管控不到位

第一,缺乏事前控制。当前,很多生物科技公司未能设立专门的风险识别岗位,依靠管理层从经验角度识别风险,缺乏科学的风险识别机制,以致面对突发事件往往无法做出及时的反应,更多是事后解决和总结。并且公司内部没有设置专门的法务部门,将涉及法律的工作分配到财务部门甚至科研质量部门,严重影响财务风险管控水平。第二,缺乏相应的反馈机制。基于事后控制机制,生物科技公司应对风险整体工作机制不完善,缺乏应急管理制度、责任追踪制度等,在财务风险问题发生后未能持续跟进,也未能做好相应的后续评估,不能为后续同类型风险处理积累经验,导致重复性工作增加成本,也会增加企业财务风险管控机制建设的难度。

财务内部控制活动尚未完善

第一,固定资产管理方面。生物科技公司固定资产涉及多个部门,但由于内部信息沟通不畅,各部门固定资产都有自己的管理制度,彼此缺乏配合,导致固定资产管理整体混乱。尤其是针对生物产品研发部门、销售部门等,自身工作量大,导致固定资产管理水平差,只能生硬执行现有制度,不懂得灵活变通。甚至一些部门认为固定资产管理并不是自己的责任,不愿意花费时间在固定资产管理上。另外,生物科技公司缺乏完善的固定资产保护意识,在日常办公、活动中存在资源浪费、分配不合理等问题,会增加公司采购成本;对固定资产盘点不到位,仅年终盘点清查,难免会存在账实不符的情况。第二,缺乏有效的内部牵制。生物科技公司在财务内控工作实施中,未能贯彻不相容岗位分离的原则,关键岗位未能实现有效轮岗,往往出现一人身兼数职。例如,很多时候生物科技公司出纳负责采购业务付款审批与执行、货币资金会计记录与审计监督,身兼数职缺乏彼此牵制和监督,容易滋生贪污土壤,同时也会导致工作量增加而出现失误。

财务内部控制信息系统不完善

第一,财务信息化系统不够统一。生物科技公司在实施财务内控信息化改革过程中,只有保证信息化与内控体系匹配均衡,才能更好地实现内控目标。当前,一些生物科技公司内控信息化系统不统一,导致各个信息化平台之间信息传递受阻,容易造成信息孤岛,不利于内部控制目标的实现。例如,A生物科技公司实际工作开展中所要用到的软件包括 IFS、PO online、CAPEX、 Oracle、SAP和 Concur。其中,IFS与PO online之间数据对接,但与其他系统之间数据接口不统一,相互之间不关联,以致企业IFS财务系统在利润表、资产负债表等汇算过程中依旧需要借助大量人工处理,导致财务工作整体效率偏低,也会影响企业财务报表数据的准确性。第二,财务信息化系统管理不到位。对财务内控信息化系统管理维护不当,未能安排专人负责,大多数情况是在系统出现问题时才会进行解决。事后解决的形式会严重影响工作效率,也无法发挥信息化系统的优势。同时,对信息系统访问权限规定不够明确,以致出现权限与岗位不匹配的问题,难以发挥信息系统对财务内控工作的价值。

财务内部控制监督体系缺乏科学性

第一,内部审计工作独立性不足。很多生物科技公司未能成立专门的审计部门,内审工作主要由财务人员负责,形成“既做裁判又做运动员”的尴尬局面,内部审计工作质量更多依赖于财务人员的职业操守,难免会影响财务内审的客观公正性,削弱了内审的作用,对生物科技公司长远发展造成不利影响。当然,一些生物科技公司中设立了监督岗位,但由于缺乏配合的约束机制,导致相互监督成为一句空谈,无法为财务内控体系建设提供帮助。第二,内审人员综合素质有待提升。内部审计是开展财务内部控制工作的重要途径,能够对企业经济活动实施有效监督。但内部审计人员综合素质决定了这项工作的质量,要求其不仅懂得财务、审计方面的知识,还应该了解企业运营流程、业务状况等。但目前很多生物科技企业内审人员往往由财务人员担任,其对公司主营业务了解程度不足,在内部审计工作中更多凭借相关凭证票据开展,无法深层次挖掘公司财务工作中存在的不足,无法为财务内部控制提供有效的依据。

生物科技公司财务内部控制优化路径

优化财务内部控制环境

第一,建立更加健全的财务内控体系。生物科技公司应该从财务内控制度入手,对公司内部各部门业务流程是否符合法律法规进行审核,并集中清理整治缺乏管理制度的问题,对财务内控制度进行更新,保证相关制度符合公司发展现状,保证制度的时效性、完整性,并将内控制度以书面形式下发到具体部门中,并对制度执行进行跟踪评价,收集各部门对内控制度的反馈意见,以便于实时改进和更新,保证财务内部控制制度的完善性。第二,加强公司财务内控组织建设,形成以财务部门为重心,各部门提供辅助的内控组织结构,进一步明确各岗位工作权限,形成各层级相互制衡的模式。坚持不相容岗位分离原则,避免一人身兼数职的问题,避免监督权过于集中。第三,树立财务内控意识。财务内控工作需要各部门之间紧密配合,生物科技公司领导层应该加强对财务内控工作的重视,并将财务内控纳入生物科技公司战略体系,为财务内控提供支持,形成上下统一认识,为促进企业内控目标实现奠定基础。第四,强化生物科技公司文化建设。通过生物科技公司文化建设帮助员工树立正确的价值观,同时引领员工思想、规范员工行为,增强企业内部整体凝聚力。在财务内部控制体系建设过程中,应该充分发挥员工的主观能动性,在生物科技公司文化统领下,让内控体系赢得更多员工的支持,将制度建设与精神文明建设有效结合起来。

加强财务风险管控

第一,明确财务风险管控目标。生物科技公司开展财务内部控制工作应该保证企业运营安全,保证生物科技公司各项经营活动都处于健康状态;同时通过风险识别、风险规避、风险处理等,保证企业经营效益;还应该将风险管控理念渗透到企业业务流程环节中,让相关工作流程更规范,对相关流程进行精简、优化,控制运营成本。第二,进一步优化财务内控风险管控流程。第一,风险识别、评估。要求生物科技公司对运营中内外风险进行有效识别,同时通过量化方式评估风险大小和结果。第二,风险应对。根据风险评估结果,制订有针对性的风险应对策略,包括风险规避、风险转移、风险减轻,同时也包括风险接受。第三,风险防范、跟踪反馈。建立事前控制为主的防范机制,并在风险应对结束后进行有效总结,分析风险表现形式、应对策略、可能造成的后果等,为后续类似风险防控奠定基础。

完善财务内部控制活动

第一,强化固定资产管理。引入先进的信息化管理系统,实现对固定资产从申购、审批一直到报废全过程的监控。同时建立固定资产管理责任制,根据固定资产使用部门实现归口管理,将管理责任具体到人。建立固定资产台账,强化固定资产管理宣传,在生物科技公司内部形成自觉爱护固定资产的习惯,避免浪费。第二,对财务岗位职责进行合理分配。坚持不相容职务分离模式,并加强对相关人员的培训工作,帮助新员工快速适应工作节奏,满足财务工作需求。

优化财务内部控制信息系统

第一,推动财务信息系统融合。通过整合现有信息平台,消除信息孤岛,努力实现企业内部信息数据共享。对各信息系统潜能进行挖掘,更好地掌握企业内部经营状况。仍然以A生物科技公司为例,针对当前A公司财务信息系统存在的问题,应该从IFS财务系统升级入手,可以增加利润表、资产负债表等自动生成功能,保证财务报表的实时性,避免手工报表造成的数据不准确、不及时等问题。根据公司长期发展目标,以IFS为主系统,促进现有多个信息平台向主系统融合。例如,可以将生物科技公司现有采购功能系统PO online取消,直接利用IFS系统中的采购功能模块,实现销存一体化管理,提升企业财务信息化水平,为财务内部控制工作实施奠定基础。第二,强化财务信息系统运行维护工作。生物科技公司应该安排专门人员负责财务信息系统运维工作,建立科学的日常维护保养制度。为了确保财务信息安全,需要根据不同岗位设置对应权限。第三,构建完善的内部沟通渠道。在生物科技公司内部应该构建积极的沟通渠道,积极收集和听取基层员工对内控工作的建议,将内部沟通作为企业一项制度化工作,激发员工参与的热情,帮助员工树立责任意识。

健全财务内部监督体系

为了保证内部审计监督职能的发挥,要求内审人员熟悉整个业务流程,能够深入各业务环节中。同时,应该加强对内部审计结果的使用,以审计结果为依据,逐渐完善财务内部控制体系,加强反思、反馈,对生物科技公司财务内控设计缺陷进行分析,进一步完善内控机制。另外,生物科技公司可以借助第三方审计机构,对生物科技公司财务内部控制工作展开外部审计,发挥内部审计和外部审计的联动性,更好地发挥审计职能,帮助企业建立更加健全的财务内部控制体系。

生物科技公司实施财务内部控制工作能够帮助企业控制成本、提高风险防范能力,是实现企业经济最大化目标的重要措施。当前,企业财务内部控制实施过程中还存在一定的不足,包括内部控制意识薄弱、内部沟通不畅、信息化系统不够完善、缺乏有效监督等,影响财务内控的质量。因此,必须采取针对性的措施,逐渐形成科学、完善的财务内部控制体系,为生物科技公司的健康发展保驾护航。