医院档案管理的现状及对策分析

摘 要：医院档案管理工作是通过对医院内部产生的大量数据资料展开整合应用，为医院各项工作活动提供详尽的数据参考。目前，在医院开展档案管理工作的过程中还存在着一定的不足之处，亟须加以改进。文章针对医院档案管理现状展开研究，分析了思想意识、制度和基础设备设施等方面的问题，并提出了相应的解决对策，以期形成更加完善的医院档案管理模式，进一步促进医院可持续发展。

关键词：医院；档案管理；信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A

档案管理对于医院的发展至关重要，作为对各类信息资料展开储存、分类、归纳管理的重要工作，在医院改革发展进程中起到重要的影响作用。因此，为促进医院可持续发展，应当高度重视档案管理的规范化建设，从多个角度分析档案管理工作中存在的问题，进一步强化档案规范化管理，全面提升档案管理工作的有效性，充分发挥档案资料的应用价值，有助于医院实现现代化发展。

一、档案管理对于医院的重要性

当前，我国为医疗卫生服务工作制定了众多配套的管理制度，并颁布了相应的优惠政策，不断推进医疗卫生服务事业和发展。在这一过程中，医疗卫生服务机构增加了服务类型，以充分适应社会服务需要，促使医院档案信息不断增加，大量的档案数据导致医院档案管理工作面临着一定的难题。开展档案管理工作，便于为医院发展提供科学的管理决策参考。进入数字化时代，数据成为重要的资源，通过档案管理，对其中具有较高应用价值的数据加以整合，便于为医院的各项工作提供支撑，有助于医院整体医疗质量的提升。同时，在众多的医院档案资料中蕴藏着为医学研究提供参考的重要内容。开展档案管理工作，除了能够给医务人员提供帮助之外，还能够为医院的科研事业积累经验，提高医院整体的工作水平。因此，对于新时期医院的发展建设来讲开展档案管理工作至关重要，应当高度关注这一工作的实施。

二、医院档案分类

1.文字档案

医院档案复杂，文字档案则是医院日常活动中生成的文字记录等，以纸质版方案加以保存的方式，通常形成了各种报刊以及杂志等。在文字档案中包含了医院各项管理条例、各类服务活动跟踪记录以及改革进程的相关文件等内容。且医院包括科研技术等方法面的成果也将以文字档案方式加以备份记录，文字档案的覆盖面相对较广，是医院档案的主要类型。

2.影像档案

医院在开展各类专家研讨会议的过程中为更加清晰明确地对会议内容加以记录，大多数情况下选择以影像资料的方式全过程记录，进而所生成的影响资料加以妥善保存之后就成了医院重要的影像档案。医院在档案管理过程中，对影像档案的重视程度相对较高，这是由于该类型的档案关联医院的重要成就等内容，将会对医院今后的医疗技术升级提供有效参考。

3.数字档案

随着数字化发展改革，医院档案管理进入数字化进程之后，也相应地衍生出了数字档案类型。医院各项工作产生的海量数据均属于数字档案的分类归属，同时，在医院利用网络工作过程中所生成的图片、视频以及文章等，为节约储存空间，均将实现数字化的转化，从而不断累积形成了海量的数字档案。数字档案传播速度相对较快，便于随时取用。

三、医院档案管理工作现状

1.缺乏专业的管理意识

综合我国当前大多数医院开展档案管理的实际状况来看，最为突出的就是专业管理意识匮乏的问题。由于大多数医院领导更加关注医疗卫生服务质量，以打造老百姓满意的医疗服务为基准开展工作，导致对档案管理的关注度不足。医院领导认为档案管理的重要性较低，没有为档案管理制定合理的工作流程。医院长久以来秉持傳统的管理理念，档案管理人员大多为其他部门兼职人员，其专业水平不足，对于档案管理知识和技能了解较少，无法理解档案管理工作的重要性，也没有形成正确的档案管理工作意识，影响了医院档案管理的工作实效。

此外，在兼任档案管理工作的情况下，工作人员无法专注于档案管理工作，缺少对档案管理工作的耐心与责任心，在开展档案管理时可能会由于专业能力不足或是疏忽大意等造成档案丢失、损毁，或是在工作中出现拖延情况，难以及时处理档案，导致重要的档案整理不及时，难以充分发挥档案资源的作用，影响档案管理工作实效。

2.管理制度缺失

医院造成档案管理制度缺失的原因多种多样，包括前文中提到的医院领导重视程度不足，导致档案管理工作长期受到忽视，难以为其建立相适配的管理制度。另外，不够清晰明确的工作内容以及权责分配，也会造成医院档案管理混乱，难以高效开展档案管理工作，导致医院档案资料无法充分发挥有效作用。目前，众多医院开展档案管理工作时存在过于分散的问题，无法基于整体性的角度开展档案信息的收集与储存管理。

由于管理制度的缺失，在实际工作中档案管理人员无法厘清头绪，难以对档案内容展开科学、合理的分类，不了解哪些档案资料是对医院具有重要价值的，导致众多档案资料内容不仅受到忽视，还可能因管理不及时造成信息被泄露或丢失等情况，使医院受到重大损失。并且，由于相关管理制度不完善，使档案管理工作无法与其他科室之间的业务工作相互联系，形成了典型的信息孤岛，即使完成了档案整理、分类等基础工作之后，也无法根据不同科室业务的实际需求对档案资料加以利用，导致档案管理丧失了其本质作用。

3.基础设备设施落后

在医院进一步展开现代化建设的过程中，实现了医疗设备设施的更新优化，以先进的医疗设备设施为患者提供高质量的医疗服务。但是，由于档案管理工作长久以来不受重视，导致其存在严重的基础设备设施落后问题。大多数医院仍旧采用传统的管理办法，由人工采集、整合档案资料，并以纸质版的档案加以储存，将其集中放置于某一房间内。进入信息化时代，有的医院仍旧没有为档案管理工作提供充足的先进技术和设备设施，档案管理信息化水平相对较低，无法创建电子档案管理模式，不仅会影响医院档案管理工作效率，无法及时为医院提供重要的参考资料，还可能因为保存不当造成纸质档案的损坏、丢失等。医院整体档案管理的现代化水平相对较差，并未在行政预算中考虑档案管理现代化的支出，包括设备设施投入、用房面积和网络化管理等方面均存在着严重的不足。

四、医院档案管理优化举措

1.强化档案管理意识

第一，强化档案管理意识是医院开展档案管理工作的重要前提，保障医院内部能够有序开展档案管理工作，医院领导应重视这一问题。针对档案管理展开顶层设计，只有医院领导具备档案管理意识，才能够对档案管理工作中的不足加以指导，起到有效优化的作用。因此，医院领导应将档案管理作为医院现代化建设中的重要内容，提高档案管理水平，将其提升到与医疗业务建设同等的重要地位，并从医院各项工作建设的角度同步开展档案管理工作。第二，医院宣传部门应积极在院内开展档案管理重要性的宣传工作，通过向各部门积极宣传实施档案管理的必要性，促使每一位医院职工都能够提升重视程度，积极配合档案管理工作。例如，可以档案管理为主题在医院定期召开会议，结合针对档案管理所制定的管理条例以及工作文件等，向全体医院职工普及档案管理的重要性，要求全体职工积极配合，提高档案管理工作效率。第三，在医院定期开展有关档案管理法律法规的宣传学习，以印发宣传手册或组织知识竞答活动等方式，借助多元化手段开展全范围宣传，促使全体员工都能够高度重視档案管理工作，从而让档案管理与医院的日常工作形成紧密的连接，便于为档案管理提供工作支撑。第四，针对档案管理工作人员专业性不足的问题，医院应给予高度重视。医院可以通过良好的薪酬待遇，招聘档案管理专业人才，吸引众多优秀管理人才加入医院档案管理工作。通过招纳更多具有专业知识的档案管理人才，便于在医院开展系统化的档案管理工作。同时，为在职的档案管理工作人员提供更加专业的学习条件，开展定期培训，组织档案管理工作人员开展系统化学习，了解最前沿的档案管理知识，积极借鉴其他单位的档案管理工作经验，在充分了解档案管理相关法律法规之后，以更加专业的视角面对医院档案管理工作。通过医院领导提升专业管理意识，对当前医院档案管理工作当中的不足加以分析，基于多元角度提出科学、合理的解决对策，能够使医院档案管理工作更加良好的开展。

2.制定完善的管理制度

缺乏统一管理标准，是当前医院档案管理工作中的主要问题，由于未能制定合理的档案管理制度，使档案管理无法充分发挥其有效价值。针对这样的问题，医院需要根据档案管理实际情况做出分析，并结合医院今后的战略发展需求等制定完善的档案管理制度，确保档案管理工作与医院内部的其他工作之间形成关联，不仅能够促使各科室及时向档案管理部门传递重要的档案资料，还能够使档案管理部门根据整理完成的档案资料向各科室提供信息反馈，帮助各科室顺利开展业务活动。

作为极具条理性的工作，档案管理工作内容复杂，对管理人员的综合素质要求更加严格，因此，开展医院档案管理工作必须建立在规范的管理规章制度基础上，才能够对档案管理流程加以规范。通过制定严格的管理制度，对档案归档、交接等重要环节加以监督管控，确保在移交档案时能够做好相应的准备工作。例如，医院档案管理人员离职时需要移交档案，在管理制度中应要求一次性全面清理保管档案，及时催还借出档案，若不能够归还应查明原因，整理借据并标注具体情况，并为所需移交的档案编制报表撰写交接工作说明。同时，还要求接收人员在交接时仔细查验档案，在充分了解前任档案管理人员的工作情况与内容之后，由交接双方在每一环节签字盖章确认无误，顺利完成交接。

通过严格的档案管理制度，对每一工作环节提出要求，能够对档案管理工作人员的行为加以约束，促使每一位档案管理人员都能够保持认真负责的态度开展工作，避免在工作中出现推卸责任、敷衍了事等问题。通过制定管理制度，避免过于随意地开展档案管理工作，确保档案管理在医院能够顺利开展，为医院的现代化建设奠定基础。此外，医院应根据《档案法》《医院卫生档案管理办法》等相关法律法规的要求，从符合医院自身发展的角度，充分结合工作实际内容，创建完善的管理流程，确保每一工作环节有章可循，借助明确的制度约束，打造严肃的工作环境。与此同时，在管理制度中应纳入统一化的管理考核机制，对应具体的业务内容，创建一致的考核评价工作，激发员工工作的积极性。

3.打造信息化档案管理条件

为适应医院的现代化发展需求，除了满足医院各项医疗设施的更新引进之外，还应为医院档案管理打造良好的信息化硬件条件。电子档案管理模式是在现代化信息技术广泛应用之下所形成的全新模式，现阶段已经逐步普及。因此，医院应及时开展电子化档案管理建设，为档案管理工作投入充足的建设资金，以充分满足各项信息化基础设备设施的投入。

医院领导应当与档案管理部门的专业人员展开研讨，分析实现医院档案管理信息化建设工作所需采购的设备设施，列出详细清单之后，为基础设备设施的筹备下拨资金，购买先进的信息化管理设备设施，以实现医院现代化档案管理。其中，最为基础的就是硬件设备设施的准备工作，包括在医院内部创建专属的档案管理部门以及资料储存库房等。为满足电子档案管理工作，应准备充足的计算机等设备设施，配备配套的除湿机、空调等，避免档案储存室的温度过高导致设备负荷过大而出现故障造成档案丢失。同时，设置电子档案室之后，需要装置配套的防火、防盗等安保系统，为档案安全提供保障，并在档案室内外安装监控设备，及时监控档案室周围情况，避免可疑人员随意出入篡改或盗窃档案资料。

在满足档案管理工作信息化的硬件基础条件之后，为了保障档案资料安全，需要引进专属的档案管理软件，通过构建专属档案管理系统，创建便捷的管理程序，为每一位档案管理人员分别设置登录工号以及密码，实现一人一号保密登录。借助专用软件完成档案管理信息化工作，并配备照相机、打印机、扫描机和计算机等设备，完成档案资料的快速输入。登录管理系统之后就可以通过检索关键字即时获得对应的档案资料信息，转变了以往传统档案管理模式下检索速度慢、储存量小的状况，显著提高了医院档案管理效率。

同时，结合医院的实际状况，可以创建局域网管理模式。通过部门联网，使档案管理部门与院内其他部门之间形成即时联系模式，便于实现档案资源的快捷交互应用，促进资源共享，充分满足医院科研、医疗等各方面的使用需求，全面提高医院发展水平。档案管理人员还可以借助更加先进的信息技术提升自身工作水平，不断学习，总结工作经验，做好档案的开发与编研工作，利用大数据技术精准提取海量档案中的高价值信息，深入挖掘整理档案信息，根据医院发展要求，编制不同主题的专题档案，如医学信息、医疗事件等。基于全方位、多角度的整理，提高档案管理服务水平，为医院高质量发展建设提供助力。

五、结束语

进入发展新时期，医院逐渐转向现代化管理模式，应当重视档案管理工作的重要性。但目前，医院档案管理工作中还存在缺乏管理意识、管理制度缺失和信息化能力较差等问题，应及时通过采取相应的措施加以解决，开展高质量的档案管理工作，有助于为医院综合发展提供数据支撑，从而实现医院的现代化发展。

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（作者单位：鞍山市结核病医院）

作者简介：王军凯（1987—），男，汉族，沈阳辽中人，本科，馆员，研究方向：医疗机构档案资源建设。