档案数字化管理在医院档案管理中的应用

摘 要：当前，随着数字化技术的不断发展和应用，档案数字化管理已经逐渐应用在各个行业领域，包括医院档案管理。现代医院事业的发展已经有了极大的进步，医学技术水平不断提升，医疗药物以及医疗设备设施的投入等，需要做好相应的档案管理，才能够保障医院在市场中的竞争地位，医院档案管理也逐渐受到人们的重视。医院要想做好档案管理，需要利用现代化的档案数字化管理手段，提高档案工作效率，完善档案信息。因此，文章对档案数字化管理在医院档案管理中的应用展开分析研究，从而提高医院档案管理工作效率，促进医院的可持续发展。

关键词：数字化管理；医院；档案管理

中图分类号：R197.3；G270.7文献标识码：A

引言

随着网络及电子计算机技术的发展，医院档案管理面临着变革。传统档案管理急需转变为数字化管理，从而适应当前信息化发展要求。通过对档案数字化管理在医院档案管理中的应用展开深入研究，可以为医院档案管理的改进和优化提供理论和实践依据。同时，将有助于推动医院档案管理的现代化进程，提升医院档案管理的水平和质量，为医院提供更好的服务和支持。通过探讨数字化管理与传统管理的异同，分析了档案数字化管理在医院档案管理中的重要作用，并对当前档案数字化管理在醫院档案管理中存在的问题展开分析，提出了医院档案数字化管理的相关措施，为促进医院档案数字化管理提供可行的途径。

一、数字化管理与传统管理的异同

1.数字化管理与传统管理的差异

建设数字档案室是档案工作适应时代发展的现实需要，也是必然趋势，不仅可以提高档案的服务能力，还能够提升医院的档案管理水平。以时间为界限来分析，数字化管理是医院传统档案管理的前进发展阶段，传统管理是档案数字化管理的前提基础，数字化管理可以让档案管理更加先进、方便、高效；从位置空间来讲，实现数字化管理在管理和利用上都不限于上班时间和特定场所，传统管理则需要在特定的办公场所，经管理人员审批后才可以利用。档案数字化管理是医院传统档案管理的一次技术、观念革新，数字化管理是传统档案管理的未来形势，利用网络和计算机改革现行管理模式，改善传统档案管理中存在的缺点及弊端，实现现代化管理。

2.数字化管理与传统管理的相同点

无论是数字化档案管理还是传统档案管理，其目的都是为了更好地保管、保护、利用和共享档案信息。两者都是为了确保档案信息的真实、准确、完整和安全，以便在需要时能够提供有效的支持和依据。两者都需要遵守相关的规章制度，如《档案法》《档案保护法》《档案保密法》等，以防止档案信息被滥用或被泄露。两者都对档案管理人员的素质有较高的要求。档案管理人员需要具备一定的档案管理知识、技能和经验，以便能够有效开展档案管理和利用。

二、档案数字化管理在医院档案管理中的重要作用

医院档案作为医院的宝贵财富，在医院的各个方面发挥着至关重要的作用，具体体现在以下几个方面：

1.提高档案管理效率

通过电子化处理和存储大量的医院档案信息，数字化管理可以极大地简化档案检索、传递和共享流程。以往纸质档案的烦琐工作流程，如翻阅、查找和复印等，现在可以通过电子界面快速搜索和获取所需档案信息。数字化管理使得档案信息的获取更加便捷的同时，还减少了人力资源的浪费，提高了工作效率。这种管理方式尤其适用于医院这样的大型机构，需要处理大量档案信息的情况。

2.加强档案数据安全

数字化管理可以设立权限限制，只有授权人员才能访问和修改档案信息。这种权限控制机制可以有效减少档案被非授权人员盗窃、破坏或丢失的风险。此外，数字化档案还可以实行多重备份和实时备份，进一步保障了档案信息的安全可靠性。在数据安全日益重要的今天，这种管理方式增强了医院档案的安全性。

3.空间和成本节约

数字化档案不再需要大量的物理空间实行存储，解决了纸质档案占地面积大的问题。数字化档案管理还简化了档案管理流程，减少了打印和复印等传统纸质档案管理所需的耗材成本。这些优势使得医院可以将更多的资源和资金用于提高医疗质量和医疗服务，从而实现更好的经济效益和社会效益。

4.改善医疗质量和管理

数字化档案提供了详尽、准确的患者病历和治疗记录，为医疗机构实行质量评估和医疗事故调查提供了重要依据。通过对档案中的数据展开统计和分析，医疗机构可以及时发现问题，提高医疗服务质量，并为科学决策提供依据。此外，数字化档案管理还有助于医疗机构实现信息共享和协同工作，提高整体的管理水平和效率。

总的来说，档案数字化管理在医院档案管理中具有重要作用，可以提高档案管理效率、加强数据安全、节约空间和成本、改善医疗质量和管理，不仅是医院档案管理现代化、信息化发展的必然趋势，还是医疗机构实现科学决策和精细化管理的必要手段。

三、当前档案数字化管理在医院档案管理中存在的问题

1.高成本投入

数字化档案管理在医院档案管理中的实施需要一定的资金投入，包括购买和维护专用的硬件设备设施、软件系统以及开展培训和技术支持。这些投入可能对医院的财务造成一定压力，尤其是对于小型医院来说。医院需要考虑数字化档案管理系统的成本，包括硬件设备设施、软件系统、数据存储以及网络安全等方面的费用。此外，医院还需要考虑人员培训和技术支持的费用，以确保数字化档案管理系统的正常运行和维护。这些投入对于医院来说可能需要长期的投入和持续的维护，因此，医院需要充分考虑这些因素，并做好相应的财务规划和预算。

2.管理人员素质不高

人是档案事业发展的根本依靠，也是决定档案管理水平的第一位因素。目前，医院的档案数字化管理任务是由传统档案管理人员兼负，这部分人员只熟悉传统档案管理模式，而缺乏数字化管理知识和操作技能，无论在知识结构、业务能力、解决处理问题能力等方面都不同程度存在或多或少的欠缺，未能适应档案数字化管理业务的开展，影响数字化档案管理工作的实施与开展。

3.缺乏统一的管理制度

在实际操作中，由于医院各部门之间缺乏良好的沟通和协作，常常导致档案资料重复或者利用率较低的现象，对医院档案的稳定性产生一定的影响，并可能导致医院档案数据被泄露，最终对档案的安全性能造成严重的影响。不同医院或部门之间可能使用不同的数字档案系统和数据格式，也会导致档案的共享和整合存在一定的困难。

4.数据安全和隐私保护问题

医院档案管理存在一些数据安全与隐私保护问题，可能会影响患者信息的安全和隐私。医院档案管理中，患者信息通常包含在档案中，如果档案管理系统存在安全漏洞或未经授权的访问，患者信息可能被泄露，对患者造成严重后果。一些医院档案管理系统可能没有实施数据加密，可能会导致患者信息在传输过程中被截获。此外，病毒或恶意软件等也可能会攻击档案管理系统，导致数据损坏或丢失。

四、医院档案数字化管理问题的解决措施

1.加大资金投入

医院档案数字化管理的资金投入是确保数字化档案系统高效、安全运行的基础。医院需要在预算中合理规划并适当增加对数字化档案管理的资金投入，以推进数字化档案管理的发展，提高工作效率和信息安全性。首先，硬件设备设施升级是数字化档案管理的基础，医院需要投资购买高性能的服务器、存储设备和计算机等，以支持大规模档案数据的存储和处理。同时，医院还需要定期对硬件设备设施实行维护和更新，确保系统的稳定性和正常运行；其次，软件系统采购和维护也是数字化档案管理所必需的。医院需要选择适合自己需求的档案管理系统，包括购买相应的授权、订阅服务或合作开发等。同时，医院需投入资金对系统实施全面维护，包括更新版本、修复漏洞、保持与相关系统的兼容性等，以确保档案管理系统始终处于一个高效、安全的状态。此外，培训和技术支持也是非常必要的。医院应投入资金为档案管理人员提供培训课程，使其掌握数字化档案管理的技术和操作方法。同时，医院需要与软件供应商建立良好的合作关系，确保及时获得技术支持和维修服务，以便在出现问题时能及时响应和解决；最后，建立风险预防机制也需要资金投入。医院需要投入资金来购买高效的防火墙、安全软件和监控系统，以保护档案系统的安全。此外，还需定期开展安全检测和评估，投入资金来改进和加固系统的安全性，防止黑客入侵和信息被泄露等风险。

2.全面提高档案管理人员素质

提升医院档案数字化管理人员的素质是非常重要的，因为他们是数字化档案管理系统的主要使用者和管理者，其素质直接影响数字化档案管理的质量和效率。医院可以定期组织数字化档案管理培训，包括内部培训、外部培训和在线培训等形式。培训内容可以包括数字化档案管理的理论知识、操作技巧、数据安全和隐私保护等方面。通过不断提升知识和技能，管理人员可以适应新技术的发展和应用，提高数字化档案管理的质量和效率。还可以选择具有良好口碑和行业影响力的数字化档案管理系统，并通过培训和指导来帮助管理人员熟练使用系统。医院在招聘数字化档案管理人员时，可以注重候选人的专业背景和经验。拥有数字化档案管理或相关领域经验的人员可以更快地适应数字化档案管理工作，并提供专业知识和技能。此外，医院还可以通过组织面试或测试来评估候选人的数字化檔案管理能力。医院可以建立激励机制，鼓励管理人员学习和提高自己的技能。例如，医院可以提供培训费用补贴或奖励，给予晋升机会或增加薪酬等激励措施，以激发管理人员的学习热情并提高他们的专业素质，不仅能够引导管理人员持续自我提升，还增加了其数字化档案管理中的积极性和主动性。医院可以通过引入先进的管理理念和技术，提升数字化档案管理团队的素质，为医院提供更专业、安全和高效的数字化档案管理服务，进而提高医院整体的信息化水平和服务质量。

3.建立统一的医院档案数字化管理制度

通过统一的数字化档案管理规章制度，规定各部门在数字化档案管理中的职责和权限，明确各个岗位的责任界定、分工以及数字化档案的收集、整理、存储、传输和使用等方面的操作流程，确保数据的有效交流和利用。医院应制定统一的数据标准和格式，包括电子档案的存储格式、数据交换格式和数据接口标准等。另外，制定数据共享策略，及时与医院信息有效对接，并实现信息资源共享。明确哪些档案数据可以共享，包括但不限于患者信息、医疗记录、诊断信息、治疗方案等。确定共享给哪些部门或人员，如其他科室、医院、科研机构以及患者家属等。医院应根据自身需求选择合适的档案管理系统，确保系统能够满足数字化档案管理的各种需求，如数据存储、检索、备份、权限管理等。医院还应建立重要的档案管理体系，根据国家的发展政策，并针对现代医院在市场的发展情况，建立具备个性化、稳定的档案管理体系，并做到责任到人，使医院档案管理者能够重视档案管理，并积极开展医院档案数字化管理。

4.加强数据安全与隐私保护管理

医院需要制定严格的安全管理制度，规范档案的收集、存储、传输和使用。包括制定数据收集和存储的规范、设定数据传输和使用权限、定期审查和更新管理制度、建立应急响应机制等。医院应选择具有安全认证和可靠技术的档案管理系统，确保系统的安全性，对于敏感数据采用加密技术处理，包括对数据在传输过程中的加密、解密以及在存储时的加密存储，加密技术可以有效防止未经授权的访问，确保数据的安全性和保密性。医院将根据数据的重要性和敏感性选择适当的加密算法，并定期实行密钥更新，以确保加密持续有效。医院还应对档案管理系统实施严格的访问控制机制。首先，系统将根据用户角色和权限实行身份验证，确保只有授权人员能够访问和操作数据。其次，访问控制机制还包括审计跟踪和日志记录，以便于跟踪和调查任何可能的不当访问行为。最后，采用多层次的安全策略，如基于角色的访问控制、数据分类和标记等，以确保数据的安全性。为了确保数据的安全性和完整性，还应对数据定期备份，备份数据将存储在安全的数据中心或云存储服务中，以防止数据丢失或损坏。备份周期将根据数据的敏感性和重要程度来确定，并定期测试以确保备份的可用性和恢复能力。医院还应考虑使用灾难恢复策略，以便在发生意外事件时能够迅速恢复数据，减少损失。通过以上措施，医院可以加强对档案数字化管理的数据安全与隐私保护管理，确保患者信息的安全和隐私。

五、结论

档案数字化管理在医院档案管理的应用已经成为发展趋势，数字化档案管理方式不仅能够提升医院档案管理人员的专业水平，还能够提升工作效率，确保档案信息的完整性，节省了档案信息的查询时间，加强了对数据安全的保护，改善了医疗质量和管理。在数字化档案管理的应用下，工作人员的管理水平以及综合素质也得到了全面提升，对促进医院在市场的竞争力具有一定的重要性。数字化有效实行是一个漫长的过程，需要所有人员共同努力。所以，应加大对医院档案数字化管理的资金投入，全面提高档案管理人员的综合素质，建立统一的医院档案数字化管理制度，加强数据安全与隐私保护管理，提高医院档案管理的工作效率。

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（作者单位：菏泽市第二人民医院）

作者简介：王哲（1984—），男，汉族，山东菏泽人，本科，馆员，研究方向：档案管理。