大数据与档案：一种新型的数字化纽带

摘 要：随着互联网时代的到来，大数据技术蓬勃兴起，广泛应用于各行各业管理中，尤其是应用于档案管理中，为其带来了巨大机遇的同时，也带来了一定的挑战。大数据技术可以为档案管理提供更加高效、精确、智能的管理方式，是一种新型的数字化纽带，对档案管理提出了更高的要求。因此，要基于技术创新，将大数据应用于档案管理中，提升档案管理的工作效率与实效性，确保档案管理能与多元化服务对接，提升档案的准确性、安全性，为后续档案管理工作的系统化开展奠定基础。文章从大数据与档案方面实施探究，将数字化技术应用于档案管理中，以期能发挥大数据技术的优势，助推档案管理工作高效开展。

关键词：大数据；档案管理；数字化；应用

中图分类号：G270 文献标识码：A

随着大数据技术的普及和不断创新，档案管理面临着前所未有的机遇与挑战，让以往的纸质档案管理朝着电子化与信息化方向转变。特别是在医疗改革深入推进的背景下，基层档案管理的要求也逐渐提高，其档案管理的质量直接关系到单位整体的发展。通过将大数据技术应用于档案管理，可以有效提高档案管理的工作效率及时效性，实现多元化的服务，确保档案信息归纳、统计的准确性与安全性，从而推动基层档案管理工作朝着标准化的方向发展，促进单位整体的发展，更适应时代发展的需要。

一、大数据技术应用于基层档案管理的重要性

1.提升基层档案管理的效率

大数据技术凭借其强大的数据处理能力，能够将海量医疗数据精细化分类、整理和分析，无疑为基层单位提供了极大的便利。通过运用大数据技术，基层单位可以迅速查询到病患的病历、化验报告及影像资料等关键信息，实现病患信息的全面覆盖。这种高效的信息获取方式，不仅极大地提高了基层单位的工作效率，还降低了人力成本，使基层医疗资源得到更加合理的分配和利用。此外，大数据技术的运用还能够提升基层单位的服务质量。通过对病患信息的深度分析，基层单位可以更加准确地判断患者的病情和需求，从而为其提供更加个性化的诊疗服务。可见，大数据技术在医疗领域的运用，不仅可以提高基层单位管理和利用档案信息的效率，降低人力成本，还可以提升基层单位的服务质量，为患者提供更加优质的诊疗服务。

2.加强档案工作系统化推进

基层单位档案管理涉及病历、财务和人事等各类重要信息，其管理需要高度的准确性和保密性。然而，传统的管理模式存在诸多限制，如人力不足、信息保密性差等，导致资源分散，难以系统化。为了解决这一问题，需发挥大数据技术的作用，利用大数据打造档案信息管理平台，能有效丰富档案管理的手段与模式，提高管理的精准性和保密性。该平台可利用大数据技术对档案信息的审核及数据加密，从而确保信息的准确性和完整性。同时，对敏感信息加密处理，以保障数据的安全性和保密性。此外，该平台还优化了查阅权限，实现精细化管理，避免信息被泄露和滥用。该平台还能与各相关部门开展服务对接，进一步提升管理工作质量。通过实现信息共享和协同工作，可以大幅提高管理效率，减少重复工作，并确保信息的准确性和安全性。

二、大数据背景下基层档案管理存在的问题

1.基层单位档案管理观念落后

基层单位档案管理存在的问题主要包括管理意识淡薄、管理理念滞后以及管理手段单一，使得基层单位和基层工作者对档案工作的重视程度不足，影响了档案规范化建设的进程。例如，档案管理作为基层单位管理核心的重要性未得到正确认识，使得档案在基层单位中的重要作用难以发挥出来，对基层单位的管理工作与创新发展工作产生了阻碍，尤其是档案管理人员意识层面存在的问题，会直接制约基层单位的持续发展。

2.档案管理难以满足应用需求

通过持续优化和维护现有的档案管理设备设施，并及时更新设备设施，可以确保档案工作顺利实施，并充分发挥大数据技术在档案管理方面的优势，为基层单位提供更加精准和高效的服务。然而，一些基层单位对设备设施维护缺乏足够的重视，没有及时对技术更新和优化，导致档案管理软件和系统存在明显的滞后性，不仅影响了档案工作顺利开展，还限制了大数据技术在档案管理中的一些重要功能的运用。另外，基层单位档案管理改革需综合考虑大数据技术特点与技术需求，但在实际上，已有的设备设施仍无法满足档案管理工作的需求，难以为基层单位提供多方面的服务。

3.档案管理人员技术水平不足

大数据技术对于基层单位而言，是一项极具挑战性的技术。它需要在多种网络协议和格式下，对设备设施系统性能和网络功能有严格的要求。只有这样，才能为档案管理工作提供有效帮助。例如，为了有效管理档案，基层单位需要运用大数据技术对大量的信息数据展开快速、准确地分析和统计。然而，实际情况却是基层单位缺乏对档案管理人员的专业培训，导致档案管理人员在技术应用和创新方面能力不足，档案管理人员无法独立开发适合大数据应用的软件程序。同时，基层单位的技术维护人员主要关注系统的功能稳定，而缺乏技术创新和解决技术问题的经验，在面对一些复杂的大数据技术问题时，无法独立解决，制约了大数据技术充分发挥作用。

4.未建立完善的管理规范体系

基层单位在管理档案时应建立和完善大数据技术管理体系，以避免技术滥用和系统功能缺失。然而，实际上多数单位并未建立完善的档案管理体系，已有的档案工作存在诸多的安全漏洞，致使管理效率较低，影响档案管理工作的质量。而规范化的档案管理体系作为基层单位管理有序开展的举措，由于基层单位档案管理的工作内容并未统一，在协调层面存在诸多的问题，对大数据技术的应用产生了一定的负面影响。加之大数据技术并未发挥保密性与便捷性的特点，会导致基层单位档案管理工作质量长期停滞不前。

三、大数据技术应用于基层档案管理的策略

1.转变管理理念，实现管理目标

虽然现阶段已经有诸多的基层单位认识到大数据技术是一种新型的数字化纽带，充分认识到其应用于档案管理中的重要性。但在整体上，基层单位的管理层并未充分转变档案管理思想，仍将大数据技术视为资料存储的工具，并没有充分认识到大数据技术对基层单位的社会和经济效益的巨大潜力。首先，需要转变档案管理人员的管理理念，让他们充分认识到大数据技术的作用和重要性。例如，基层单位可以组织活动，邀请专业的技术人员为档案管理人员开展大数据技术的培训和讲解，让管理人员能了解大数据技术的原理和应用方法。还可以制定激励政策，鼓励档案管理人员在管理工作中积极应用大数据技术，提高档案管理人员的工作效率与积极性；其次，增强基层单位领导对大数据技术的认识，以获取领导层的支持。例如，各科室的主管和基层单位领导者需要积极参与应用大数据技术的管理工作，确保大数据技术的充分运用，以推动基层单位档案管理工作顺利开展；最后，加强宣传工作，转变档案管理人员的管理观念。从以往的保存功能转变为对资料的分析与使用，改变纸质档案管理形式，提高档案在基层单位中的服务功能。例如，通过开展各种形式的宣传活动，如讲座、培训及展览等，并宣传档案的重要性和价值以及展示成功的案例，调动档案管理人员的工作热情，提高对工作的重视度。可见，应用大数据技术能更好地管理、分析与利用档案信息，能提高基层單位的工作效率与服务质量，带来更多的经济效益与社会效益。因此，需大力推广大数据技术在基层单位的应用，助推基层单位的持续发展。

2.完善设备设施管理，建立保障机制

为了适应新时代发展背景下基层单位档案管理工作的需求，基层单位需要建立一套完善的设备设施管理与保障机制。为此，基层单位需要对档案管理信息化设备设施及大数据技术应用实施具体的规划和要求，解决基层单位档案管理设备设施的相关问题。为了实现这一目标，需制定统一的设备设施管理与维护制度，定期开展检查。例如，在设备设施管理与维护时，要充分考虑其特点与使用要求，制订适当的维护计划与操作流程，并定期检查和维护，确保其始终处于良好的工作状态。针对检查中发现的设备故障、系统漏洞问题，需第一时间采取针对性的措施解决，减少故障的发生率，提高设备设施的可靠性与稳定性，确保档案管理信息的安全，防止信息被泄露、攻击，为用户提供优质的服务。此外，还要建立设备设施报损及应急维护管理机制。例如，对损坏的设备设施要第一时间报损、更换等，及时解决档案管理存在的技术问题，降低设备设施故障的影响，助推档案管理工作顺利开展，为基层单位工作的持续开展提供有力的支持。通过这样的措施，可以确保档案管理设备设施始终处于最佳状态，为档案管理工作提供稳定的支持，提高档案工作效率与服务的质量，推动基层单位档案管理工作顺利开展。

3.加强队伍建设，发挥管理作用

要想助推基层单位档案管理工作高质量开展，就要正确认识在档案管理中应用大数据技术离不开专业化的人才，是助推档案管理工作开展的前提保障。因此，基层单位档案管理工作要想充分发挥价值，需要培养更多专业的人才，确保基层单位档案管理信息化建设工作的顺利实施，发挥大数据技术的作用。首先，加大培训工作。基层单位需明确档案管理工作的内容与方向，针对性地开展相对应的培训工作，促使档案管理人员能有序利用大数据技术辅助开展工作。例如，针对档案管理工作开展大数据专业知识、档案管理专业知识、计算机操作方法及管理专业技能等方面的培训，确保档案管理人员能符合岗位发展需求，发挥自身的最大化作用；其次，重视职业道德与素养的培训。例如，培训中应该注重培养档案管理人员的职业操守和责任心，让档案管理人员明确自己的职责和使命，认识到档案管理的重要性及其对社会发展、公民权益的特殊意义，并教育他们遵守职业道德规范，如诚实守信、尊重隐私、保守机密等；最后，面向社会招聘具备理论与实践能力的复合型人才，满足单位发展需求。例如，在招聘人才时，挑选一些具备计算机专业知识、大数据专业知识和档案管理能力的人才，确保能推动档案管理工作稳定、持续开展，助推基层单位的持续发展。

4.规范管理体系，确保总体质量

建立规范化档案管理是提升基层单位档案管理工作的关键，应依据医疗、业务工作和管理要求明确各项管理规范，注重细节把控，确保大数据技术在标准化管理体系下按规范开展。首先，依据档案信息安全等级、调用时效的差异，对档案实施规范化管理。例如，基层单位需要充分了解和掌握各类档案信息的安全等级和调用时效等信息差异，以便根据实际情况对档案管理规范调整。在调整过程中，基层单位还需要注重规范性档案管理技术应用体系的构建，以确保该体系能够在实际工作中发挥最大的作用。同时，还要解决部分违规操作问题。例如，基层单位需要加强对档案管理工作的监督和管理，及时发现和纠正违规操作行为，以保障档案信息的安全和完整；其次，在档案管理工作中应用大数据技术时，应综合考虑各类因素对设备设施与技术的影响。在具体实施过程中，基层单位需要结合自身实际情况，针对可能出现的各种风险因素制定相应的应急预案。例如，对于设备设施故障问题，可以预先制定故障应急预案，包括备用设备设施的准备、技术故障的应对措施等。对于自然灾害等不可抗力因素，應做好灾害预警和灾后恢复工作，确保档案资料的安全与完整性。对于人为因素，应加强人员培训和管理，建立健全监督机制，防止人为破坏或泄露档案信息的情况发生。此外，基层单位还需要不断加强与相关部门的沟通与协调，以便在遇到问题时能够迅速获得支持和帮助，还要定期开展应急演练和培训，提高档案管理人员的应急处理能力，确保在突发情况下能够迅速应对，减少外界风险因素对档案管理工作的影响。

5.强化现代化建设，突出技术优势

为加强基层单位档案管理的现代化建设，必须注重大数据技术应用的前瞻性，并全面强化大数据技术的应用能力。为此，基层单位档案管理必须紧跟时代步伐，重视大数据技术的创新工作。在现有的基础上，充分研究各类技术在基层单位档案管理工作中的实际应用效果。通过详细了解各种技术的实用价值和技术优势，选择适合基层单位档案管理改革和工作创新的大数据技术。例如，通过将人工智能技术和大数据技术应用于基层单位档案管理体系，能助推大数据技术全方位地运用于档案管理中，解决以往档案管理技术滞后与缺失问题，确保档案管理朝着现代化方向发展。此外，助推档案管理的现代化建设还需建立完善的协同机制。例如，大力推进各部门的沟通与合作，让各部门实现良好的交流、合作，解决以往存在的信息壁垒，并鼓励技术人员和档案管理人员围绕大数据技术创新管理工作，实现基层单位档案管理工作的多元化开展。通过此种模式，能促使基层单位档案管理形成长效化机制，提高其档案管理水平，更好地满足时代发展需求。

四、结语

综上所述，基层单位的档案管理离不开大数据的支持，需要充分发挥大数据技术的作用，将其应用于档案管理中，确保能充分发挥大数据技术的最大化价值，创新已有档案管理模式，提高管理质量与效率，助推基层单位的持续发展。

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（作者单位：莒县阎庄街道卫生院）

作者简介：窦凤伟（1985—），女，汉族，山东莒县人，本科，审计师，研究方向：档案管理。