新时代背景下如何提高小型事业单位档案管理水平

摘 要：新时代背景下，小型事业单位也在不断深化改革创新，虽然在此过程中逐渐认识到档案管理对单位发展的重要性，并加大了对档案管理工作的重视程度，进一步采取有效措施优化和完善档案管理工作。但从目前来看，我国小型事业单位的档案管理遇到一些阻碍，不利于档案管理工作高效高质开展。为此，需要小型事业单位综合自身实际情况，并结合国家相关政策法规，采取有效措施不断提升档案管理水平，确保档案管理价值作用得以充分发挥，促进事业单位良好健康发展。文章分析了新时代小型事业单位开展档案管理的重要价值意义，探讨了新时代小型事业单位档案管理存在的不足之处，并提出了完善新时代小型事业单位档案管理的有效途径。

关键词：新时代背景下；小型事业单位；档案管理；不足之处；完善途径

中图分类号：G271 文献标识码：A

目前，我国仍有些小型事业单位存在資金经费少、人员编制有限、部门机构设置不健全等局限性，严重阻碍其日常工作高效有序地开展，也不利于事业单位服务社会、服务大众的核心价值的实现。由于小型事业单位自身的局限性，使其档案管理工作的开展也面临重重困难，因此，造成档案管理水平不高，严重制约小型事业单位健康长远发展。

一、新时代小型事业单位开展档案管理的价值意义

在新时代背景下，档案管理在小型事业单位的作用价值逐渐凸显，能够推进事业单位健康长远发展。档案管理的价值作用体现在以下几方面：一是档案管理具有较高的服务价值。档案管理不仅是各类档案的登记、分类、保存和调取，还涉及人事档案、科研项目档案、专项工作等档案合理、有效地使用，能够为各部门提供真实、准确的信息数据，能够更好地服务各部门的工作，使得档案管理具有较高的服务价值；二是档案管理能够推进单位治理工作开展。档案涉及内容比较多，主要记录事业单位日常经营活动和人员变动情况。并且，年限跨度较大，能够长时间记录保存单位各部门发展和管理的相关资料，为事业单位管理治理提供历史依据，推动事业单位良好健康发展；三是保证单位机密不被泄露。事业单位有些档案数据资料涉及单位工作机密，档案管理工作的高效规范开展，能够全面、有效地保护单位机密文件，避免其被泄露，造成不必要的损失；四是实现档案管理信息化建设。在新时代背景下，信息技术快速发展推动事业单位档案管理信息化建设，事业单位引入先进的档案管理系统及技术，将传统纸质档案资料转换成电子档案，有利于档案资料的长久保存。同时，档案管理信息化系统应用，能够提升档案工作效率，大大降低档案管理人力、物力的投入，实现事业单位档案管理的经济价值。

二、新时代小型事业单位档案管理存在的不足之处

由于小型事业单位自身局限性，使得档案管理工作日常开展遇到一些阻碍，不利于事业单位档案管理水平的提高，阻碍小型事业单位长远健康发展。目前来看，档案管理存在不足之处，具体包括以下几方面。

1.档案管理意识不强

有些小型事业单位存在资金经费少、人员编制有限和部门机构设置不健全等局限性，导致单位领导只重视日常业务工作的开展，忽略档案管理工作的重要性，造成事业单位工作人员档案管理意识不强，使得档案管理工作很难高效有序开展。由于缺乏档案管理意识，档案管理人员消极怠工、敷衍应付工作，不仅造成档案管理工作的积压，还会造成档案资料的遗失，严重阻碍档案管理工作开展。例如，有些事业单位虽然制定一系列科学、合理的档案管理制度，制定严格的档案登记、转接等流程，但由于工作人员缺乏档案管理意识，不能严格按照档案管理制度和流程完成档案管理工作，导致档案管理工作开展不规范、落实不到位，容易出现档案资料数据随意被篡改、档案资料遗失等问题。因此，会对事业单位日常工作造成不利影响，严重的会给事业单位造成巨大损失。

2.档案管理资金投入不到位

小型事业单位档案管理存在资金投入不到位的问题，严重制约档案管理工作高效高质开展。由于缺乏对档案管理资金的投入，使得档案管理设备设施比较陈旧落后，软硬件设置不合理、不到位，有的事业单位甚至没有引入现代化档案管理技术和设备设施，没有专门的档案管理办公室和档案保管室，严重影响档案管理工作效率和工作质量。另外，档案管理资金投入不到位，导致许多小型事业单位没有资金引入先进的档案管理信息化设备设施和技术，使得档案管理仍然沿用人工模式，由档案管理工作人员手工抄录、查询档案等。因此，在此过程中很容易造成档案数据遗失、数据被篡改等问题，在档案查阅翻动过程中，也会造成纸质档案的破损。并且，人工查找档案文件会花费大量的时间和精力，使得档案管理工作效率不高。

3.档案管理信息化建设有待加强

在新时代背景下，信息化管理技术得到突飞猛进的发展与进步，在档案管理领域应用比较广泛，档案管理逐渐引入大数据、云计算等先进的信息技术，能够将传统纸质档案转化为电子档案，弥补传统档案不易保管、存储的不足之处。并且，运用先进的信息技术，还能够提升档案管理工作效率和工作质量。虽然有些小型事业单位认识到档案管理信息化建设的重要性，加大对档案管理信息化建设的投入，积极引入先进的档案管理信息系统，但是对于档案管理系统运用只涉及档案录入、保存等内容，没有充分发掘运用档案管理系统分析、查询、转递等功能，使得档案管理信息化水平比较低。除此之外，信息化管理技术是依托互联网络实施开展的，需要维护互联网络安全，确保信息化档案管理的安全。有些小型事业单位虽然重视档案管理信息化建设，但是忽略网络安全环境的维护，使得信息化档案管理工作频繁失误，由于网络环境的不安全、不稳定，容易造成档案数据信息的被泄露、篡改等问题，给单位造成巨大损失。所以，需要进一步加强档案管理信息化建设，提高档案信息化管理能力，为档案管理营造良好、安全的网络环境。

4.档案管理机制不健全

小型事业单位档案管理还存在管理机制不健全的问题，有些小型事业单位受传统档案管理模式影响颇深，加上小型事业单位自身的局限性，导致单位档案管理机制不完善、不健全。一方面，受单位人员编制限制影响，部分单位没有设置专门的档案管理部门，也没有专业档案管理人员从事档案管理工作，而是由其他部门工作人员兼任，档案管理工作开展缺乏专业性和规范性，造成档案管理工作不严谨，容易使档案管理工作出错，档案管理工作价值作用难以发挥出来；另一方面，有些小型事业单位虽然设立专门档案管理部门，也聘用专业的档案管理人员，但还存在档案管理制度不完善、不合理问题，档案管理工作开展缺乏制度支持，给档案管理带来一些阻碍，增加了工作难度。除此之外，有些单位档案管理制度贯彻落实不到位、执行力度不够，没有严格按照制度规范管理档案，档案管理制度流于形式，造成档案管理频繁出现错误，不利于工作顺利开展。

5.缺少专业的档案管理人员

在新时代背景下，档案管理专业人才比较紧缺，由于小型事业单位自身的局限性，在人才引进方面处于劣势，导致小型事业单位档案管理人员十分缺乏，单位不得不安排其他工作人员兼职档案管理工作，由于不是专业的档案管理人员，不具备专业的档案管理技能，因此，单位档案管理能力水平不高。有的单位将经营业务活动放在工作首位，对单位档案管理工作不重视，资金、设备设施和人员等投入不到位，尤其是档案管理人员缺乏比较严重，有的单位没有专门的档案管理人员，往往将单位老员工安排到档案管理岗位或者由其他岗位员工兼职，档案管理水平不高，长期下去不利于档案管理工作的高效、有序开展。

三、完善新时代小型事业单位档案管理的有效途径

在新时代背景下，随着档案管理作用价值日益凸显，小型事业单位也应加大对档案管理工作的重视，积极拓展小型事业单位档案管理的有效途径，以提高档案管理水平，具体应从以下几方面入手。

1.增强事业单位档案管理意识

新时代背景下，小型事业单位应增强单位领导与员工的档案管理意识，积极借鉴其他单位优秀档案管理模式，不断学习档案管理相关知识，积累丰富的档案管理经验，充分认识档案管理对单位发展长远的价值作用。只有单位领导认识到档案管理的重要性，重视档案管理工作的投入和建设，单位员工才能上行下效，将档案管理工作放在心上，才能够促使各部门员工积极配合档案管理工作，也有利于档案管理人员严格按照档案管理制度和流程开展工作。并且，能够促使档案管理人员保持认真负责的工作态度，避免档案管理出现纰漏，确保档案资料不被泄露和篡改，保证档案管理工作的高效、安全开展。

2.加大对档案管理资金的投入力度

新时代背景下，小型事业单位要想确保档案管理工作高效高质开展，必须加大对档案管理的资金投入力度，需要在人力、物力和财力等方面给予适当支持。首先，需要加大对档案管理办公设备设施的资金投入，档案管理部门可以运用这部分资金购买现代化办公设备设施，以提高档案管理现代化办公水平，取代传统人工档案管理模式，不仅能够减轻档案管理人员的工作负担，还能够确保档案管理工作准确无误地开展，大幅度提高档案管理工作效率和工作质量；其次，单位应设置专门的档案管理办公室和档案保管室，配置专门的存储柜放置纸质档案文件，并设置有效的防火、防盗措施，确保纸质档案文件存储安全可靠，做到档案管理工作万无一失；最后，需要加大对档案管理信息技术的资金投入，不断优化和升级档案管理软硬件设备设施，进一步提高档案管理的信息化水平，不仅能够避免档案数据遗失或被篡改等问题的出现，还能够提高档案利用效率，更好地服务社会发展和大众需求。

3.加强档案管理信息化建设

如今，是信息化管理技术高速发展的时代，针对小型事业单位档案管理工作存在的信息化水平不高问题，单位应进一步加强档案管理信息化建设，以便能够使档案管理跟上信息时代发展的需求。一方面，单位应不断优化完善档案管理信息化系统，加大力度将纸质档案转换为电子档案，有利于档案资料的长期保存。利用系统的分析、查询等功能能够快速、有效查询目标档案文件，不仅提升档案管理工作效率，还能提高档案利用率；另一方面，单位除了需要深入挖掘和运用档案管理信息化系统的功能作用，还需要确保档案管理信息化系统运行环境安全、可靠。单位应不断升级网络安全防护软件，使用防火墙、杀毒软件等确保网络环境安全稳定运行，避免出现电子档案数据信息被泄露、篡改等问题。

4.完善档案管理机制

为提升小型事业单位档案管理水平，单位应结合自身实际情况不断完善档案管理机制。首先，单位应积极构建档案管理组织机构，应结合自身实际情况和档案管理工作需求，设置专门的档案管理部门，并配置独立档案保管室。同时，聘请专业档案管理人员开展档案管理工作，确保档案管理基础设备设施完备，为档案管理工作高效高质开展奠定基础；其次，单位还应结合自身实际情况，以《档案法》为准则，制定符合单位自身发展需求的档案管理制度，如档案登记制度、档案转递制度和档案使用制度等。同时，需要结合档案管理工作需求变化，不断优化完善档案管理制度，使档案管理工作开展有据可依；最后，档案涉及单位机密，为避免档案资料被泄露损害单位利益，需要单位制定严格的档案保密制度，将保密责任落实到人，确保档案资料不被泄露，有利于促进单位长远健康发展。除此之外，还应建立档案管理奖惩激励制度，对于档案管理优秀员工给予物质奖励和评优奖励，对于消极怠工的员工给予一定惩处，以此激励档案管理人员更好地投入本职工作。

5.建立专业的档案管理团队

小型事业单位为提高档案管理水平，还需要建立专业的档案管理团队，以便能够更加高效高质开展档案管理工作。首先，小型事业单位应结合自身需求，科学、合理制订档案管理人才引进计划，合理控制档案管理工作人员引进数量，针对专业人才紧缺、引進困难的问题，单位可适当放宽招聘条件，提高工作福利待遇，以便能够吸引更多优秀的档案管理人才，尽量避免单位其他部门工作人员兼职档案管理工作，使档案管理工作开展更加规范化；其次，应加强对单位档案管理人员专业技能培训，单位可定期组织档案管理人员学习先进的档案管理知识，并借鉴其他单位档案管理先进案例，不断积累档案管理经验，从而提升档案管理人员综合业务素质能力，有利于单位档案管理工作高效高质开展；最后，单位档案管理应适应信息化时代发展需求，加大对档案管理人员计算机信息技术的培训，单位应聘请专业计算机软件专家培训档案管理人员，确保档案管理人员熟练掌握计算机基本操作技能和档案管理系统操作技术，提高档案管理人员管理的信息化水平。

四、总结

综上所述，在新时代背景下，小型事业单位档案管理工作任重道远，需要事业单位采取有效途径不断提高档案管理水平。事业单位应进一步增强档案管理意识，不断加大对档案管理资金的投入力度。同时，需要加强档案管理信息化建设，不断完善档案管理机制，积极建立专业的档案管理团队，以此实现事业单位档案管理水平的提高，从而促进事业单位长远、健康发展。

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（作者单位：山东省郓城县经济开发区管理委员会）

作者简介：孙辉（1980—），女，汉族，山东郓城人，硕士，馆员，研究方向：档案管理。