媒体如何发起“兵团作战”协同策展办会
——温州报业会务展览活动运行机制探索

文_苏亦锋

在报业转型融合发展的大背景下，各大媒体都在积极开展“新闻+商务”运营模式，积极参与会务展览、节庆活动的策划、执行和宣传报道。媒体承办执行一次大型会务展览活动，相当于开展一次“兵团作战”，需要经营、采编和后勤等各部门各“兵种”协同作战。如何才能打破媒体各部门各“兵种”间的条块分割，在通力合作中高效完成展会活动执行任务？温州日报经过多年执行会务展览活动的实践探索，总结出了项目负责制、全程统筹制、融媒跟进制和创业激励制等运行机制，取得了良好的效果，确保了多个会务展览活动顺利开展。

项目负责制：责任到人，一抓到底

承接并有序执行一个标的金额达几百万元甚至上千万元的会展项目，对于一家报社来说，是一个巨大的挑战。会展业是综合性服务业，涉及面很广，包含策展招商、活动策划、论坛会议、创意设计、展览展示、住宿餐饮、工程搭建、商务服务、宣传推广等。每一场会展活动的策划、营运，都需要整合报社内外各方资源，投入大量人力、物力和财力。对于涉及面广、内容丰富的大型会展项目，在策划组织和实施过程中，应该靠什么机制来高效管理运行？这是报社领导和会展活动执行团队边实践边思考的一个问题。

首要答案是“项目负责制”——通过大项目负责制和小项目负责制相结合的方式来管理项目运行。执行一次大型会务展览活动，首先要确定这个指挥“兵团作战”的“指挥员”。这个“指挥员”既是大型会务展览活动的总领导、总负责，也是全程对接甲方（委托方）的总对接、总联络，更是全程参与的总执行、总协调。目前从实际执行效果和甲方（委托方）反馈的情况看，有这样一位一抓到底、全程介入的项目总负责人，项目执行会更高效，甲方的用户体验也会更好。以2022温州文博会项目为例，首先确定项目总负责人，再由项目总负责人进行分工，确定各大小分项目负责人，再由各项目负责人组建小团队进行分工运作，让每个小团队议行合一、高效运作。

全程统筹制：定期跟进，统筹推进

项目人事责任明确后，作为项目总负责人如何才能及时掌握各项目运作情况，及时调整部署确保项目顺利推进？这就需要全程统筹制——事先计划方案、事中跟进比对、事后总结提高，将全过程跟进与关键点把控两者紧密结合，兼顾执行过程与结果。

一是制定项目方案和实施计划。我们在执行2022 温州文博会过程中，根据文博会总体方案，制定了2022温州文博会项目组织管理方案、任务分工表、工作进度表、现场岗位安排表、后勤保障方案、运输仓储管理方案和保洁管理方案等，明确每个人的职责分工和工作进度，将活动各项筹备工作纳入其中，使各个层面、各个阶段和各项工作目标明确、计划合理，做到人人有责任，事事有着落，为项目总负责人全面掌控各项筹备工作提供了基本保障。

二是进行定期汇报部署和计划检查比对。以2022温州文博会的策展统筹为例，项目组建立了启动动员、每周例会、会前动员等管理体系。启动动员会，是在2022 文博会筹备启动时召开动员大会，部署文博会任务分工，明确各岗位的职责分工和工作进度；每周例会，是由项目总负责人召集各项目负责人汇报上周目标工作完成情况和本周目标工作计划，并分析未完成工作的原因。会前动员，是在距离开展前15天左右召开的动员会，各项目组查漏补缺，并明确现场岗位安排，由总负责人协调解决和再动员部署。

三是会中工作巡查和每天展后总结协调。在展会开展期间，由项目总负责人和各项目负责人组成巡查小组，对各展区开展情况进行循环检查，发现问题及时解决。

四是会后客观评价和总结提高。展会活动结束后，项目总负责人牵头进行全面总结，客观、公正地评价各项目组的工作实绩和存在的问题，通过总结将行之有效的工作方法固定化、程序化和标准化。

融媒跟进制：融合推进，立体传播

媒体策展办会最大的优势是策划和传播。如何能最大限度地放大展会活动的传播效果和影响力？根据多年策展办会的实践经验，我们认为融媒跟进制很关键。展会活动和宣传报道不是简单叠加，而是融合推进。如果仅仅只是安排记者对展会进行宣传报道，这就凸显不出媒体策展办会的优势。我们的经验是从活动筹备开始，融媒团队就同步介入，一起参与活动策划，提出传播点子，提炼融媒报道亮点，提前统筹安排报道形式，开展立体传播。

以2023年6月18日举办的乐清石斛花开共富节为例，如何吸引更多的温州市民和温州周边居民来参与活动就成为活动策划和传播的一个重点。开始筹备时，活动策划团队和融媒团队就进行头脑风暴，策划推出大荆镇铁定溜溜石斛文化园的门票抽奖活动，以扩大影响、吸引人流。为期三轮的抽奖活动，共吸引了超过20万人次的线上参与。同时，融媒团队结合活动特点，推出了多个短视频报道，其中仅在抖音平台的播放量就超300 万。2023 乐清石斛花开共富节开幕当天，园区入口处排起长队，现场人气爆棚，活动效果非常好。

创业激励制：鼓励创新，激励创业

如何才能激发和调动策展执行团队的积极性？这是媒体转型大背景下需要思考的问题。如果仅仅依靠行政命令要求大家参与，很难激发大家干事创业的劲头，难以高效、顺利地完成一个个大项目的落地执行。这就需要我们探索出一条行之有效的运行机制，消除大家的后顾之忧，真正激发员工的积极性。

一般执行一个会展活动项目，需要经营、采编和行政后勤等各部门人员的深度参与。经营、采编的员工会担心参与执行会务后，原有的工作任务完不成怎么办？对行政部门员工来说，如果参不参与、干多干少一个样，也会影响他们的积极性。为了解决这些问题，温州日报尝试推出策划执行加分制，每个会务活动执行完毕后，由项目总负责人和各分项目负责人一起给所有参与人员打分，根据每个人投入的工作量、完成项目的质量、考量加班加点等综合表现给出一个合适的分数。这个分数对参与的记者来说相当于额外增加的稿分，对于经营和后勤的员工来说可以折算成奖金。

同时为激发员工干事创业的热情，调动大家参与执行会展项目的积极性，对于特别出彩的会展活动项目，报社根据项目的社会效益和经济效益，综合考量给予总编辑嘉奖。另外，对于优秀的创业创新人才，温州日报报业集团将进行年度评选表彰。