浅析组织人事管理系统的开发与探索

［摘 要］国有跨国工程企业存在管理项目多、项目人员杂、人员流动大等特点，人力资源管理是企业管理中的难点和重點；再加之国有企业实行党管干部原则，在人力资源管理上区别于一般企业，对管理要求更加严格。因此，利用管理信息系统（MIS）提高国有跨国工程企业组织人事管理系统（以下简称“管理系统”）的科学性与有效性，是企业提高人事管理水平、增强人力管理效能、提高企业核心竞争力、促进企业高质量发展的关键成功因素。本文重点从实践及管理创新两个维度探讨组织人事管理系统开发工作中的规划、分析、设计、运行与维护四大环节。

［关键词］工程企业；信息系统；组织人事管理系统；人力资源管理；开发

1     运用SWOT分析法分析管理系统规划内容

运用SWOT分析，即基于内外部竞争环境和竞争条件下的态势分析，研究企业内部优势、劣势和外部的机会、威胁等决策信息。

1.1   外部机会分析管理系统规划

一是改革开放，随着中国加入世界贸易组织和“一带一路”建设的发展，一大批国有企业迎着“春风”走向世界舞台；二是国有跨国工程企业在业主国家多年积淀赢得良好口碑；三是中外管理经验融合碰撞，加速企业高质量发展；四是企业发展的稳定性和长久性，利于管理系统开发。

1.2   外部威胁分析管理系统规划

一是政治环境，主要涉及项目的存续，合约的履约风险问题；二是经济环境，主要涉及外部交易成本；三是法律、宗教环境，主要涉及项目劳资关系处理，劳动法律问题，宗教事务以及文化习俗问题；四是人文环境，主要涉及企业管理内部沟通成本以及外部交易成本问题，如企业所在地的社会治安以及社会治理情况直接影响企业管理费用高低［1］。

1.3   内部优势分析管理系统规划

国有跨国企业的内部优势主要体现在经验积累上，很多企业在国外市场开发上已经积累了几十年的工作经验，具有较为明显的优势；另外还有企业具有较好的信誉，主要表现在国家的政策支持和企业自身的资金、人员调整等的稳定性，对于开发组织人事管理系统，特别是专业性强、规模较大、稳定性强、理念革新较快的组织人事管理系统是有利的。

1.4   内部劣势分析管理系统规划

一是大型国有企业党政体系坚持党管干部原则，系统设计需要兼顾干部和一般人事管理的统一性和区别性。二是国有跨国工程企业管理工程多，人员多、流动性大，人员综合素质差异性大，系统需要兼具灵活性、安全性、稳定性、可操作性和实用性。三是工程项目人力资源管理业务繁多，系统流程繁简程度不易掌握。四是传统的流程化管理系统较刻板，无法全局着眼，难以发挥人力资源管理的激励、协调、创新潜力。

2     聚焦核心业务流程分析管理系统的功能定位

从整体架构看，管理系统按照便于管理的理念，主要包括两个并列层，即组工干部层和行政人事层。从员工个体来讲，员工从招聘到离岗，要经历的主要流程相同；在干部管理上则需要考虑干部的选拔环节。因此，干部管理环节是交织在员工管理的整个流程中的，并非单独区分，另成系统。综上所述，笔者认为，组织人事系统搭建中，业务人员应聚焦人事管理主流程，即招聘、入职、培训（贯穿始终）、试用、考评、调整、离岗七大环节；其中干部管理从“考评”分支，而后从“调整”切入，回归主流程。（如图1所示）

管理系统在功能定位上除了包含上述流程，还需考虑企业海外经营的特殊性、存续性和灵活性三方面内容。

2.1   海外经营的特殊性

系统功能定位上要考虑兼容业主国语言操作界面，安全访问权限设定和不同文化元素，并考虑当地法律政策。笔者认为，在国外干部人员管理系统的操作上要特别注意系统的安全性、稳定性和保密性，重要信息录入时可使用纸质加密在国内录入，在访问权限上可在国外访问基本信息。

2.2   管理项目的存续性

系统功能定位上要利于在主系统下建立和撤销各项目管理系统。各项目管理系统的建立要考虑好项目新建与项目结束后人事资料的导入及留存；同时在操作系统界面设计上尽量采用视窗操作，避免复杂的程序输入，以建立用户友好型操作系统界面为落脚点。另外，如果能实现系统使用者可以根据需要自行建立和撤销项目子系统，那么将大大提高集团化公司使用管理信息系统的效能。

2.3   管理系统的灵活性

系统开发应尽量发挥人力资源管理在企业管理中的激励、创新及协调作用。

3     通过综合分析研判探索管理系统的设计工作

U/C矩阵是一种企业系统规划方法。以字母U（Use）和C（Create）分别表示过程对数据类的使用和产生。

3.1   国有跨国工程企业组织人事系统的U/C矩阵

按照文章开始所讲，管理系统应具备招聘、入职、试用、培训、考评、调整、离职七大环节，在U/C矩阵设计中设定以上7个业务领域；以及面试公告、岗位说明、薪酬说明、面试测试、入职手续、岗级岗等、绩效考核、岗位培训、评先选优、职称评定、技能考评、组织推荐、组织考察、岗位调整、职级调整、薪酬调整、离职、辞退、退休19个数据项。

3.2   U/C矩阵正确性检验的三个方面

（1）完备性检验。每个数据类必须有一个产生者和至少有一个使用者；每个功能类必须产生或者使用数据类。

（2）一致性检验。每个数据类仅有一个产生者。如果有多个产生者的情况出现， 则会产生数据不一致的现象。

（3）无冗余性检验。这是指每一行或每一列必须有使用者或产生者［2］。

3.3   组织人事系统可优化方向

（1）完备性检验：评先选优、离职、辭退、退休，四项为不完备项。

（2）一致性检验：面试公告、面试测试、入职手续、岗位培训、评先选优、职称评定、岗位调整、职级调整、薪酬调整、离职、辞退、退休为不一致项。

（3）无冗余性检验：未发现冗余项。

经过检验后，管理系统可优化为招聘、入职、试用、培训、考评、调整、离职7个业务领域，以及岗位说明、薪酬说明、面试测试、入职手续、岗级岗等、绩效考核、岗位培训、技能考评、组织推荐、组织考察10个数据项。

3.4   优化后子系统划分

根据U/C矩阵子系统划分原理，可将管理系统的7个业务域划分为三个子系统，即将“招聘”“入职”

“试用”划分为一个子系统，命名为“入职”；将“培训”单独划分为一个子系统，命名为“培养”；将“考评”

“调整”“离岗”划分为一个子系统，命名为“调整”。

调整后的三个子系统存在流程上的逻辑关系，

即：入职—调整—培养—调整（调整和培养呈现循环模式）。

3.5   根据实际情况系统功能的增减和关联

不同企业应根据自身实际情况增减子管理系统下的数据项，如企业文化、党建工团等内容；同时，管理系统应根据实际情况与财务、行政、安全质量等系统关联，形成一些数据在企业管理平台共享和算法的关联，如组织人事系统中员工离职流程的审计环节与财务系统挂钩；员工的绩效考核流程与行政管理的“三重一大”“行为规范”“效能督查”等工作关联；员工的培养信息与组织干部系统关联等。

3.6   发挥人力资源管理的激励、协调、创新作用

3.6.1   如何做好目标导向动态管理，发挥人力资源激励作用

如图2所示，在实际操作中，绩效管理人员根据员工的考核值与目标偏离度，通过绩效反馈环节以及员工激励方式进行校正，使员工的目标偏离度最小并趋近于目标值。因此，业务人员可在绩效管理模块中设置相应算法，以员工平均偏离度以及目标值为标准，及时提醒人力资源管理者员工绩效目标偏离情况。

3.6.2   如何构建职级体系，发挥人力资源创新作用

人力资源管理学认为职级是一个系统概念，包括职系，如经营管理序列、生产研发序列、党政工团序列、营销策划序列；岗级，如总经理、总监、经理、主管、一般员工；岗等，不同职系的岗位通过岗等可以进行比较。笔者认为职级与企业战略和文化的关系是相互影响，相互促进的。劳动密集型企业如生产建设企业和兼具劳动密集型及知识密集型企业特点的互联网公司一般会将技术序列的岗位等级抬高；而金融行业更注重营销及管控，因此会相应抬高这类职系的岗位等级；一些运营型国有企业强调企业的平稳运行，在岗位等级设置上党政部门具有较高的管理权限。总体来讲，不同企业所建构的职级系统烘托了该企业的文化属性，表现了企业所处行业特征、战略导向、核心价值，是企业人力资源管理创新的重要切入点［3］。因此，业务人员可以在职级模块中模拟多种模型，方便人力资源管理人员参考薪酬福利、绩效考评、目标管理在不同模型中的变化。

3.6.3   如何调控子系统模式，发挥人力资源协调作用

经U/C矩阵优化后，子系统可设置为入职、培养和调整三个子系统模块。笔者认为，“培养—调整—培养”模式，应按照一定速度适当调控，避免该模式过速，呈现“内卷”趋势，造成员工疲倦；也应该避免速度过慢，呈现“脱扣”模式，造成员工懈怠。三个子系统间存在的关键事件、事件时间以及运行速度实际管理情况如下：

（1）试用期（转正评定），3个月，速度100%（极限）；

（2）半年考核/述职述廉（综合能力测评），6个月，速度75%（过快）；

（3）年终总结（干部储备），12个月，速度50%（正常）；

（4）履职培训（综合评定），24个月，速度25%（较慢）；

（5）二次合同签订（劳动合同续签测评），36个月，速度0%（极限）。

笔者认为人力资源管理者需要在“培养—调整—培养”模式中尽量协调，创造和谐的氛围，杜绝员工入职3个月内的重大人事调整和36个月以上无人事调整变化的情况；同时应尽量将重大人事变化控制在以年为单位的周期中进行，如岗级调整和薪酬调整、岗位动迁等。因此，业务人员可在管理系统中的试用、考评、调整模块中设计时间算法，提醒人力资源管理人员关注“内卷”和“脱扣”模型趋势。

4     按照系统性原则考虑管理系统的运行与维护

企业的信息管理系统的运行与维护是一个长期过程，既需要考虑系统的升级换代也要考虑系统用户的功能拓展，还要考虑系统的安全性与稳定性等。所以企业方应从长远角度考虑管理系统的使用，包括业务拓展、安全性、可操作性等。管理系统的开发者，应在设计通用系统的基础上嵌入适合不同企业的特色模块，同时注意系统使用的安全性与保密性。

主要参考文献

［1］托马斯·索维尔. 财富、贫穷与政治［M］.孙志杰，译.杭州：浙江教育出版社，2021.

［2］王永生，卢金钟.基于U/C矩阵分层分析方法的高校信息标准建设研究：以内蒙古自治区某本科院校为例［J］.内蒙古工业大学学报（自然科学版），2016（4）：293-296.

［3］张明辉.人力资源总监教你做薪酬［M］.北京：中国铁道出版社，2018.

［收稿日期］2023-08-09

［作者简介］唐家乐（1986— ），男，河北承德人，硕士，经济中级（人力资源管理师）/助理政工师，主要研究方向：管理科学与工程。