汽车零部件公司的采购管理流程优化分析

马晓兰

摘 要：随着汽车行业的快速发展，汽车零部件公司采购管理流程优化的重要性日益凸显，高效的采购管理流程不仅可以帮助公司降低成本，还可以提高供应链的稳定性，对于提升汽车零部件公司的核心竞争力具有重要意义。基于此，本文将围绕汽车零部件采购管理的特点、汽车行业的供应链概况、汽车零部件公司的采购管理现状展开探讨。并从转变采购理念、优化供应商选择和管理、订单管理与物流跟踪的优化、实现采购成本的过程控制、完善采购制度等方面入手，制定汽车零部件公司的采购管理流程优化措施，旨在为相关从业人员提供参考。

关键词：汽车零部件公司 采购管理 特点 现状分析 流程优化 措施

1 引言

采购管理作为汽车零部件公司核心竞争力的重要组成部分，业务涉及供应商的选择、采购计划的制定、采购订单的下达、物流配送以及质量控制等多个环节。很多汽车零部件公司均拥有相对完善的采购管理体系，但实际运作中仍然存在一些问题，导致采购效率低下、采购成本高等问题。若要解决相关问题，促进汽车零部件公司的可持续发展，需分析公司采购管理现状，找到问题所在再制定相应的优化措施，以提高采购效率，降低采购成本。

2 汽车零部件采购管理的特点

首先，汽车零部件采购涉及多个环节和供应商，包括但不限于原材料采购、零部件生产、物流配送等，汽车零部件的种类繁多，不同供应商之间的管理方式、生产产品的质量也有所不同，可见与其他行业相比，汽车零部件采购管理面临着更复杂的供应链网络。且汽车零部件的质量直接影响汽车性能和安全性，因此对零部件的质量要求非常高，必须确保所有零部件的质量均符合设计要求及相关使用标准；其次，汽车市场竞争激烈，汽车制造过程中供货稳定性是保证整车生产效率的前提，然而汽车零部件的研发、生产和销售周期较长，汽车零部件采购管理不仅要建立可靠的供应链伙伴关系，还要提前规划和预测需求，以保证产品质量和交货的准时性；最后，汽车零部件采购在整车成本中占据较大比例，如何在保障整车性能和质量的前提下降低成本，是當前很多汽车零部件公司亟待解决的问题[1]。

3 汽车行业的供应链概况

汽车行业的供应链指从零部件的供应到整车交付的所有流程，如原材料采购、零部件生产、整车装配、物流配送、销售和售后服务等环节。供应链体系包括物理流程和信息流程，涉及物流、信息流和资金流的流动，汽车供应链管理的目的是提高效率、降低成本、优化资源配置，以满足消费者对汽车产品的需求。我国汽车行业的供应链经过多年发展已经取得了一定的进展，但与国际汽车制造巨头相比，还存在一定差距。我国汽车工业公司一般物流成本占整个生产成本的比重较高，一般在20%以上，而国际上部分公司的物流成本可以控制在15%以内。此外，我国汽车行业供应链还存在信息流通不畅、协同能力不足、采购体系不够完善等问题。针对上述问题，我国汽车行业正在积极推进供应链的优化和升级，如加强供应商管理、优化供应商选择和评价机制、推进物流管理的现代化等提高物流效率和降低物流成本；加强采购管理，完善采购体系和规范采购流程等，以推动汽车行业供应链的健康发展[2]。

4 汽车零部件公司的采购管理现状

传统的采购流程通常需要经过多个环节，如需求分析、供应商寻找与评估、报价与谈判、下达采购订单等，这些环节耗时较长，导致采购周期延长，此外，由于缺乏有效的信息化管理系统，采购过程中的信息传递和协同效率低下，进一步增加了采购周期。由于采购过程中缺乏透明度和有效的成本控制手段，零部件公司的采购成本往往较高，又因与供应商不具备长期战略合作关系，导致公司难以获得较为优惠的采购价格。有些汽车零部件公司的供应商管理体系和质量控制手段相对滞后，难以充分保证供应商提供的零部件质量稳定，供应商质量的不稳定可能出现生产线停工和产品质量问题的出现，给公司带来重大损失。部分汽车零部件公司的采购管理信息化程度较低，采购效率和协同能力低下，信息化管理系统不完善的情况下，公司往往无法高效实现采购信息的实时更新和共享，也很难对采购数据进行深入分析和挖掘，不利于采购过程的精细化管理[3]。

5 汽车零部件公司的采购管理流程优化措施

5.1 转变采购理念

汽车市场经济发展呈现出多样化，汽车零部件公司的采购管理需要积极转变采购理念，迎合现代化发展，全面整顿原有的管理模式和管理理念，规避传统零部件采购观念的弊端影响，优化零部件采购管理流程。如在原有的节约成本、优化流程以及提升工作效率的理念基础上，拓展采购管理的范围，尽量将公司内部管理与发展供应链相结合。汽车公司还应该将零部件采购管理视为管理工作的核心内容，提高零部件资源的利用率，促进公司经济效益的可持续发展。在全球化背景下，汽车公司需要建立全球化采购理念，寻求与全球范围内的优秀供应商合作机会，提高采购资源的多样性和丰富性。同时，汽车公司还应加强供应链整合，与供应商建立长期稳定的战略合作关系，实现信息共享和协同优化，通过供应链整合，降低采购成本和风险，提高采购效率和产品质量，增强公司的市场竞争力。另外，汽车公司需要加强采购信息化建设，建立完善的采购信息管理系统，实现采购信息的实时更新和共享。通过数据分析工具对采购数据进行深入分析和挖掘，及时发现采购过程中的问题和瓶颈，为优化采购流程和提高采购效率提供科学依据。

5.2 实施标准化采购

推进零部件标准化，统一零部件规格和标准，减少零部件种类和定制化程度，提高零部件的通用性和互换性，以达到降低采购成本、提高采购效率、方便维修和替换等目的。建立集中采购和规模化采购机制，通过集中采购和规模化采购，将分散的、小规模的采购需求集中起来，形成大规模的采购订单，提高采购规模和议价能力。也能缩减成本投入、优化资源配置。标准化采购中应规范采购流程，建立完善的采购制度和流程标准，确保采购活动的规范化和程序化，如从需求分析、供应商选择、报价与谈判、合同签订、订单下达等各个环节进行规范管理，降低采购风险和成本。另外，物资采购体系应得到优化，具体可从优化采购组织结构和人员配置等方面入手，明确各部门的职责和分工，提高采购活动的协同效率。同时，加强采购人员培训和管理，提升采购人员的专业素质和职业道德水平，确保采购活动的专业性和规范性。而供应商管理方面，需要完善供应商选择、评估和监督机制，并通过一系列合同条款促使供应商提供质量可靠、价格合理的产品。日常运营中公司要保持与供应商的良好沟通，以便形成长期稳定的战略合作关系，实现信息共享和协同优化。

5.3 优化供应商选择

汽车零部件公司应制定科学的供应商评价体系，如质量、价格、交货期、服务等关键指标。选择供应商时，质量是最重要的考虑因素之一，要选择能够提供高质量产品的供应商，可以通过查看供应商的质量管理体系和产品检测流程来评估。价格也是选择供应商的重要因素，若价格过高会给汽车零部件公司带来经济压力，因此选择供应商时还需对比不同供应商的报价，在产品质量几乎对等的情况下选择性价比更高的供应商。交货期的评估则关系着生产线的稳定性和连续性，选择供应商时着重查看相关供应商是否存在频繁延迟交货的情况。另外，地理位置需纳入考虑范畴，尽量选择地理位置较近的供应商，以降低运输成本和时间成本。对现有供应商进行定期评价，筛选出合格的供应商，同时积极开发新的供应商，引入竞争机制，提高采购效率。为避免对单一供应商的过度依赖，还应积极开发新的供应商，开发新供应商时需做好市场调研工作，确保其符合公司要求。建立完善的供应商信息库，包括供应商的基本信息、历史交易记录、质量检测记录等，方便完成供应商筛选和管理工作。简化供应商选择流程，提高协同效率，借助大数据分析技术综合比较供应商的报价、交货期、质量等方面，选择最合适的供应商[4]。

5.4 需求预测与采购计划的制定

汽车零部件公司的需求预测指根据历史销售数据、市场趋势、行业动态等因素，对未来一定时期内的产品需求进行预测，为公司的生产和采购决策提供依据。相关人员通过分析历史销售数据，能够发现产品需求的规律性和趋势，在预测未来需求时，可以将历史数据作为重要参考，结合其他因素进行修正和调整。市场趋势是影响产品需求的重要因素之一，相关人员应密切关注行业发展趋势、市场需求变化、竞争态势等因素，以更准确地预测未来的需求。政策法规的变化可能会对汽车零部件的需求产生影响，因此还要关注相关政策法规的发布和实施，及时调整预测模型和策略。

基于需求预测结果，公司需要确定相应的采购策略，包括选择合适的供应商、确定采购数量、交货期等关键要素，在选择供应商时，要综合考虑供应商的供货能力、质量保证、价格等因素，确保供应商能够按时提供符合要求的零部件。根据采购策略制定具体的采购计划，如产品的品种、数量、时间、预算等，在制定采购计划时，还应考虑生产计划、库存状况、运输安排等因素，確保采购计划的可行性和合理性。鉴于汽车零部件采购周期相对较长，市场价格、供应商表现、库存状态等均容易与预测结果存在较大偏差，因此，必须持续关注相关影响因素，以便及时调整采购计划。

5.5 订单管理与物流跟踪的优化

汽车零部件公司应采用先进的订单管理软件和物流跟踪系统，实现订单信息的实时录入、查询和更新，通过信息化管理帮助领导层更好地掌握订单状态和物流情况，提高管理效率和准确性。制定标准化的订单处理和物流跟踪流程，确保每个环节都有明确的责任人和操作规范，减少操作失误，并使客户订单得到及时、准确地响应。建立跨部门协作机制，促进销售、生产、采购、物流等部门的有效沟通，定期召开会议分享信息，解决实际问题。设置关键指标（KPIs）来监控订单处理速度、准时交货率、运输成本等，并根据实际需求预测和历史销售数据，合理安排库存水平，避免库存积压和浪费，针对异常情况或突发事件，建立应急响应机制，制定应急预案，明确应对措施和责任人，以确保在订单处理或物流跟踪中出现延误、错误或其他问题时，能够迅速响应并解决。考虑引入第三方物流服务提供商，利用其专业能力和资源优势来提高物流效率和准确性[5]。

5.6 实现采购成本的过程控制

汽车零部件公司需要制定明确的采购策略，明确采购的目标、原则和流程，有助于确保采购活动的有序进行，减少不必要的成本和风险。选择合适的供应商是控制采购成本的关键，公司应对供应商进行评估和选择，同时，与供应商建立长期合作关系，确保稳定的供应渠道。采购前提前制定谈判策略，明确谈判目标，就价格、交货期、产品质量等方面达成一致，合同条款必须清晰、明确且符合法律法规，以避免后续的合同纠纷。可采用集中采购与批量采购模式来获得更大的议价能力，降低采购成本，通过整合需求，集中采购资源还可以降低采购次数，缩小物流成本和人力成本。打造电子化与自动化的平台和系统，高效处理询价、报价、订单处理、交货期管理等工作，减少人为错误和沟通成本。

5.7 人才发展与储备

采购管理优化需要具备专业知识和技能的采购人才，汽车零部件公司可以通过内部培训、外部培训、参加行业会议等方式，提高采购人员的专业水平，培养具备谈判技巧、供应商管理、成本分析等能力的专业采购人才。为了确保采购人才的稳定供应，公司可以建立人才储备库，通过建立人才档案，定期更新和维护，公司可以随时了解和掌握具备潜力的采购人才的情况，为未来的采购管理优化提供人才保障。加强公司内部跨部门的交流与合作，促进采购与其他部门的协同工作。通过交流和合作，公司可以发现并培养具备采购潜力的员工，促进其向专业化方向发展。鼓励员工持续学习和进修，积极参加行业培训跟上市场和技术的变化。公司内部也应营造良好的公司文化，为人才的成长和发展提供良好的环境。

5.8 完善采购制度

汽车零部件公司应明确各个部门和人员在采购过程中的职责与分工，确保采购活动的顺利进行，建立清晰的层级关系和责任归属，避免出现职责重叠或空白。制定详细的采购流程与规范，包括供应商筛选、询价与报价、合同签订、订单下达、验收入库、付款结算等各个环节的流程和标准。确保采购活动的每一步都有明确的操作指南和审批权限。同时，完善供应商评估与管理体系，以便对供应商进行全面、客观地评价，过程中应适时调整评估标准来应对变化的市场环境。强化采购信息记录与档案管理，确保采购活动的每一步都有详细地记录，这些记录包括但不限于采购计划、供应商信息、订单详情、验收报告等。制定详细的采购预算，严格控制采购成本，避免资金浪费问题，并使采购活动尽量不超出预算范围。另外，建立完善的监督与激励机制，对违规行为进行及时纠正和惩罚，对表现优秀的部门和个人及时奖励，激发相关人员的工作积极性。

6 结语

综上所述，通过研究汽车零部件公司的采购管理流程优化发现，优化后的采购管理流程对于汽车零部件公司而言，既能有效提高采购效率，降低成本，又能充分保障零部件的质量，同时在供应商选择与管理方面也能起到很好的作用。若要进一步改善采购管理流程，汽车零部件公司还需积极转变采购理念，实施标准化采购，合理预测供应需求，做好订单管理和物流跟踪等工作，不断完善采购管理体系，以适应持续变化的市场环境。

参考文献：

[1]孙晓敏.风力发电公司物资采购及管理流程优化探究[J].中国招标，2023（08）：119-121.

[2]廖小平，黄守道，谢林君.汽车制造公司零部件采购和物流管理研究[J].时代汽车，2023（05）：154-156.

[3]朱理益.汽车零部件行业采购和库存管理存在的问题及改进策略探讨[J].公司改革与管理，2021（23）：219-220.

[4]马欣然.高速公路机电系统工程项目优化采购管理流程分析[J].运输经理世界，2021（27）：158-160.

[5]于斌，梁新，康伟佳.精益视域下采购管理流程再造的优化——以A公司为例[J].价值工程，2020，39（27）：39-42.