物业管理公司的预算控制与效率提升研究

王丽珍

摘要：文章旨在深入探讨物业管理公司在预算控制和效率提升方面面临的挑战，并提出可行的策略。物业管理对于现代企业至关重要，直接关系到公司资产的保值增值、员工工作环境的舒适性及客户满意度的提高。在面对不断变化的市场环境和经济压力的情况下，物业管理公司必须克服多重挑战，本研究将对预算控制和效率提升问题进行深入分析，随后提出一系列解决方案，以期为物业管理公司提供有效的指导和建议。

关键词：预算控制；效率提升；物业管理

市场经济体制不断深化改革，物业管理公司作为服务行业的重要组成部分，面临着日益激烈的市场竞争和多变的经济环境。为了追赶时代发展的步伐，提高市场竞争力，实现增收，物业管理公司必须在原有的财务管理体系基础上进行有效的预算管理和内部控制。物业管理公司在现代商业环境中负责管理和维护各种不动产资产，如办公楼宇、住宅、商业中心和工业物业等，对于业主和租户的日常生活和工作至关重要，物业管理的质量直接影响了客户满意度、资产价值和公司的声誉。在这一背景下，预算控制和效率提升成为物业管理公司不可或缺的重要议题。

一、物业管理公司预算控制与效率提升的重要性

预算控制对于确保物业管理公司的财务健康至关重要，通过制定明晰的预算和严格的成本控制，公司能够避免不必要的支出、降低运营成本并提高盈利能力，对于保持公司的经济可持续性和稳定性至关重要。效率提升对于提高服务质量和客户满意度至关重要，通过优化流程、提高工作效率和响应速度，物业管理公司能够更好地满足客户的需求，提供更高水平的服务。客户高度满意，不仅会延长合同期限，还会为公司带来口碑传播和业务增长的机会。物业管理公司还面临着不断增长的竞争压力。中国物业管理协会的数据显示，近六年来，我国的物业管理面积呈现逐年递增的趋势，如图1所示。在竞争激烈的行业背景下，物业管理公司想要有所突破提高核心竞争力，就必须进行精细化管理，控制公司经营成本。通过中国房地产 Top10 研究组发布的报告可以看出，行业百强企业2016年的人工成本在总成本中的占比为53.43%。2017年行业百强企业的人工成本在总成本中的占比为55.84%，2018 年人工成本占总成本的比例为57.84%。由于人民物质生活水平的提高和国民综合实力的提升，现阶段劳动力的价格也逐年上升，服务企业想要在激烈的市场竞争中脱颖而出，就只有通过提升预算控制和效率，公司才能在市场中脱颖而出，吸引更多客户并保持竞争优势。

二、预算控制与效率提升问题分析

（一）预算控制问题

1. 预算编制面临的挑战

预算编制在物业管理公司中不仅涉及资金分配，还关乎整个物业运营效率。但预算编制过程中面临着一系列严峻的挑战。市场环境的不确定性是预算编制的主要挑战之一，物业管理公司必须在不断变化的市场条件下制定预算，考虑到租金收入、维护费用、市场竞争等众多因素，不确定性使得预测未来的资金需求变得复杂和具有挑战性。预算编制要充分考虑公司的战略目标和长期规划，涉及将预算与公司的长期战略对接，确保资金分配符合公司的发展方向。然而，在实践中很多公司难以有效地将战略目标与预算编制过程结合，导致了资源的浪费和效率下降。预算编制还需要综合考虑公司不同部门的需求和利益，确保每个部门都能够获得足够的资金支持，但经常导致资源的分配不均衡和部门之间的竞争。预算编制过程中的数据可用性和质量也是挑战，公司需要准确的数据来支持决策，但在某些情况下，数据不完整或不准确会影响预算的准确性和可靠性。

2.预算执行中存在的问题

预算执行是物业管理公司成功实施财务计划的关键环节。然而，在实际操作中，预算执行面临多重复杂问题，影响了公司的财务稳定性和整体绩效。在日常运营中，物业管理公司会面临未预料到的费用增加或支出超出预算的情况，可能源于突发事件、紧急性维护需求、供应商价格波动等多种因素，超支会导致预算不稳定，难以实现财务目标。支出波动指的是在预算周期内，支出金额的波动或不一致性，可能是因为费用计划不合理、支出审批流程不透明或供应链管理不稳定等原因造成的。支出波动使公司难以实现财务预期，给财务规划带来不确定性。有效的预算执行需要定期的监控和反馈机制，确保支出与计划一致。但许多物业管理公司缺乏足够的监控工具和实时数据分析能力，导致问题在早期未被识别和解決。公司通常与多个供应商和承包商合作，管理这些供应商和合同是一项复杂任务。合同管理不善可能导致成本增加、服务质量下降，甚至合同纠纷。

（二）效率提升问题

1. 现有流程中的瓶颈

流程中的瓶颈源于不充分的流程规划和设计，物业管理涉及众多工作流程，包括维护、维修、安全、清洁、供应链等，如果这些流程没有经过充分优化和设计，就容易导致效率低下。例如，维护工作在计划和实施之间存在断层，导致工作延误和不必要的停工。信息流程的不畅通也会导致效率瓶颈，在物业管理中，需要及时传递和共享信息，以便快速做出决策。如果信息流程不清晰或受到技术限制，会导致信息滞后，妨碍快速响应。例如，紧急维修请求由于信息传递的滞后而未能及时处理，增加了风险和不便。人力资源分配和调度问题也会导致效率问题，物业管理公司通常需要合理分配人员以满足不同任务和项目的需求。如果人员分配不当或没有足够的培训和技能，将会浪费时间和资源。例如，缺乏经验的员工在维修任务中浪费时间，而有经验的员工在低价值的任务上花费过多时间。流程的复杂性也是效率问题的一个根本原因，如果流程过于复杂或没有清晰的标准操作程序，员工难以理解和执行流程，导致错误和延误，标准化流程是提高效率的关键步骤之一。

2.人力资源管理面临的挑战

物业管理公司设置多种岗位，每个岗位都需要不同的技能和专业知识。招聘和管理拥有这些技能的员工，确保每项任务都能高效完成，是一个复杂而具有挑战性的任务。物业管理是劳动密集型行业，成本结构以人工成本为主，占到60%以上，对于人工成本的控制能力是决定企业盈利空间的关键因素。物业管理领域的员工周转率通常较高，意味着公司要不断招聘和培训新员工以填补空缺。高周转率会导致持续的人员流动成本，以及现有员工的额外负担，因为现有员工需要承担培训和帮带新员工的责任。在物业管理中，评估员工的绩效是确保工作高效完成的关键。然而，开展绩效评估涉及明确的指标和评估工具的建立，在实践中具有一定的复杂性。如何将绩效评估与奖励体系相结合，激励员工提高工作效率，也是需要解决的问题，合理分配人力资源以满足不同项目和任务的需求是一项重要任务。然而，解决这个问题需要精确地规划和协调，确保每项任务都有足够的人力支持，同时避免资源的浪费或过度利用。

三、预算控制策略

（一）预算编制策略

1. 数据分析和趋势预测

在物业管理公司的预算编制中，数据分析和趋势预测是十分必要的策略，有助于提高预算的准确性和可行性。数据分析的第一步是收集和整理相关数据，包括过去的财务数据、市场趋势、物料价格、工资水平等信息，数据可以提供编制预算所需的关键参考信息。一旦数据收集完毕，接下来的关键是对数据进行分析，数据分析涉及使用统计工具和方法，揭示过去的支出模式。通过深入分析历史数据，可以识别出在不同时间段内的开支变化和季节性波动，有助于更准确地编制预算。趋势预测是建立在数据分析的基础上的关键步骤。通过分析过去的趋势，可以预测未来的发展方向，包括对市场变化、通货膨胀率、行业趋势等因素的分析。趋势预测可以为公司提供更具前瞻性的预算，有助于应对未来可能出现的挑战和机会。数据分析和趋势预测也可以用于风险管理。通过识别潜在的风险因素，公司可以编制相应的预算，如建立备用预算，确保在不确定的经济环境中保持财务稳健。

2.智能预算工具的应用

智能预算工具依赖于大数据分析和高级算法，能够处理和分析庞大的数据集，使得管理公司能够更好地了解过去的支出模式，从而为未来的预算编制提供更为准确的参考。通过对历史数据的深入分析，预算工具能够识别出不同时间段的支出模式，如季节性波动或周期性维护需求，有助于更好地规划资源分配。智能预算工具具备实时数据更新和可视化功能，使物业管理公司能够随时跟踪和监控预算执行情况。管理人员通过可视化仪表板可以清晰地看到预算支出和实际支出之间的差距，及时发现潜在的问题，并采取纠正措施，有助于避免超支情况，提高了财务管理的效能。智能工具还允许进行预算模拟，使公司能够在制定預算时考虑各种情景和变化，进一步提高了决策的准确性和适应性。智能的预测和模拟能力有助于减少风险，更好地应对市场变化。智能预算工具的自动化功能能够大幅节约物业管理公司的时间和劳动力资源，传统的预算编制往往需要手工输入和计算大量的数据，而智能预算工具能够自动从各种数据源中提取信息，进行计算和分析，不仅提高了工作效率，还降低了错误的风险，确保了预算的准确性。

（二）预算执行策略

1.监控和反馈机制的建立

为确保预算的有效执行，物业管理公司要建立健全的监控和反馈机制。策略的关键在于实时性、准确性和全面性。监控和反馈机制是确保物业管理公司按照预算执行的关键工具，监控潜在的预算超支、支出波动或不正常的费用，从而使管理团队能够迅速采取纠正措施，防止问题进一步扩大。监控和反馈机制还为决策者提供了实时数据，以便更好地了解公司的运营状况。为了确保准确性，监控和反馈机制应基于可验证的数据源，如财务报表、采购记录和维护日志。数据源需要及时更新，以反映最新的支出和运营情况。确保准确性还需要数据的输入和记录过程是透明和可审计的，减少潜在的错误和不当操作。监控和反馈机制必须具备实时性，以便在出现问题时迅速采取行动，可以通过自动化工具来实现。如实时财务报告、支出跟踪软件及自动警报系统。实时性使管理团队能够立即识别任何超支或异常，并迅速采取措施来调整预算。为了确保全面性，监控和反馈机制应覆盖所有与物业管理相关的费用和支出，包括但不限于维护成本、能源费用、人力成本、设备采购和修复等各方面的支出。只有综合考虑了所有支出，才能全面了解物业管理的财务状况。在建立监控和反馈机制时，公司还应明确责任分工，确保负责人能够及时接收并处理监控数据。建立预算执行的报告和仪表板也是提高监控效果的有效方式，可以以可视化的方式展示数据，使决策者更容易理解和分析。

2.预算可调整性的强化

预算可调整性是确保公司物业管理公司在应对市场变化和不确定性时能够灵活应对的关键因素之一。在面临外部环境变化时，传统的预算执行方法可能变得不够灵活，需要强化预算的可调度性。为了提高预算的可调整性，公司应建立灵活的预算框架，可以通过采用滚动预算的方法来实现，即将预算周期分解为多个短期期间，如每月或每季度。公司可以更频繁地审查和调整预算，更及时地应对市场变化。预算可调度性的强化还涉及建立灵活的资源分配机制，公司应该具备在短时间内重新分配资源的能力，满足突发需求或变化的优先级，可以通过建立资源池和跨功能的资源团队来实现，确保资源的高效利用和灵活配置。预算可调度性还需要建立有效的决策支持系统，公司可以考虑采用高级数据分析和业务智能工具，更好地监控预算执行情况，发现潜在的问题并提供实时洞察，使得管理层能够基于实际情况及时决策，从而保持预算的灵活性和适应性。强化预算的可调整性也要建立与供应商和承包商灵活的合作关系，公司应与关键合作伙伴建立开放和灵活的合同条款，允许在必要时进行变更和调整，适应不断变化的需求和条件。

四、效率提升策略

（一）流程优化策略

1.流程重设计划

流程重设计划（Business Process Reengineering，简称BPR）是一种系统性的管理方法，旨在重新审视、重新设计和重新构建组织内的核心业务流程，以实现更高的效率和质量，提升客户满意度。对于物业管理公司，采用BPR方法可以深入改进，需要对当前的物业管理流程进行详细的识别和分析，包括了解每个流程步骤、涉及的部门和人员，以及流程中存在的瓶颈和延迟。要确定流程重设计划的具体目标，与公司的战略目标和客户需求一致。目标可以包括减少流程执行时间、提高服务质量、降低操作成本等。基于识别和目标设定的结果，开始重新设计物业管理流程，包括简化步骤、去除不必要的环节、引入自动化和数字化工具等。提供员工培训和变革管理支持，确保员工能够适应新的流程。BPR不是一次性的活动，而是一个持续改进的过程，要建立监测和评估机制，跟踪效果并进行调整和改进。引入适当的技术和信息系统，支持流程的自动化和数字化，帮助减少手动工作、提高数据准确性，并加速流程执行。通过流程重设计划，公司可以实现更高效、更灵活、更具竞争力的运营模式，提高服务质量，降低成本，提高客户满意度，实现可持续发展。

2.技术集成和自动化

在物业管理公司实施流程优化策略时，技术集成和自动化是关键因素之一，可以显著提高工作效率、减少错误和降低成本。技术集成涵盖了将不同的软件和工具整合到一个无缝的工作流程中，实现数据共享、协作和实时信息访问。自动化则是利用计算机程序和系统来自动执行重复性任务，从而减轻员工的工作负担，减少了潜在的人为错误。技术集成允许物业管理公司将各种关键数据源整合在一起，包括资产信息、维护记录、成本数据和客户反馈等，数据的集成为决策制定提供了更全面的信息基础，使管理层能够更好地理解公司的绩效和挑战。例如，通过将物业管理系统与财务软件集成，管理团队可以更容易地跟踪预算执行情况，实时掌握成本变化，及时作出调整。自动化在流程中发挥了关键作用，尤其是在例行性任务的执行中。例如，自动化可以应用于设备维护计划的生成和执行，确保设备在需要时得到及时维护，同时减少了停工时间。自动化还可以用于客户请求的处理，如自动化响应常见问题，为客户提供快速而一致的服务，不仅提高了客户满意度，还减少了人工干预的需求，降低了人力成本。

（二）人力资源管理策略

1.培训与发展计划

在物业管理公司，培训与发展计划扮演着关键的角色，旨在提高员工的技能水平，增加其专业知识，并为他们提供机会参与持续学习。公司应通过员工需求分析来确定不同岗位的培训需求，可以通过定期的员工绩效评估来实现。根据需求，制定个性化的培训计划，确保员工能够获得他们所需的技能和知识。公司可以提供内部培训资源，如培训部门提供基本培训，还可以与外部培訓提供商合作，开展专业知识和技能培训，确保员工获得最新的行业信息和最佳实践经验。科技的迅速发展使得物业管理行业也在不断演进，公司应注重技术培训，确保员工能够有效地使用数字化工具和系统，提高工作效率，包括培训员工使用物业管理软件、维修设备、监控系统等。为确保培训计划的有效性，公司应建立跟踪和评估机制。通过定期的绩效评估、知识测试和员工反馈，可以评估员工的进步并根据需要进行调整。为员工提供明确的职业发展方向，鼓励他们在公司内部不断成长，制订晋升计划、轮岗制度和激励计划，提升员工的工作积极性和忠诚度。鼓励知识共享和团队合作是培训计划的关键组成部分，鼓励员工分享他们的知识和经验，促进团队学习和共同成长。

2.人员分配和绩效评估

在物业管理公司的人力资源管理策略中，人员分配和绩效评估占据举足轻重的地位，这两个方面的策略相互关联，可以有效提高公司的效率和绩效。要确保每位员工的职能和任务分配与其技能和专业背景相匹配，需要进行详细的职位分析，确定各项工作的具体要求，然后将员工分配到最适合他们的岗位上，有助于提高员工的工作满意度和工作效率。在人员分配中，强调任务的合理分配和协作是关键。公司应确保不同职能组之间的协作和沟通畅通无阻，以便更好地应对物业管理的各种挑战。跨职能团队的建立可以帮助快速应对紧急情况，同时提高工作流程的协调性。确定明确的绩效指标对于员工的评估和激励至关重要，指标应与公司的整体目标和部门的关键绩效要求一致。例如，可以采用基于关键绩效指标（KPI）的方法，明确定义业务效率、客户满意度、成本控制等方面的指标，以便对员工的绩效进行客观评估。绩效评估不应限于定期的年度评估，持续的反馈和改进机制应建立起来，以及时识别员工的优点和改进的机会。员工应定期与主管进行沟通，讨论目标和绩效进展，以便及时调整策略和行动计划。绩效评估还应与培训和发展计划相结合，对于绩效不佳的员工，公司应提供培训和发展机会，帮助员工提升技术和能力，从而更好地适应公司的要求。

五、结论

在市场经济体制不断深化改革的背景下，企业必须积极适应时代的变革，提升自身的市场竞争力，实现收入增长。在这个过程中，预算控制和效率提升凸显出其重要性，成为企业取得成功的关键因素。在预算控制方面，数据分析和趋势预测为公司提供了更准确的预算编制基础，使公司能够更好地理解过去的支出模式和未来的发展趋势。在效率提升方面，流程优化策略通过重新设计和简化物业管理流程，减少了浪费，提高了工作效率。预算控制和效率提升策略为公司提供了关键工具和方法，帮助其更好地管理财务资源，提高服务质量，降低成本，实现稳健发展。物业管理公司应将这些策略视为长期战略目标的一部分，不断追求卓越，以满足客户需求。

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（作者单位：福州新投发展集团有限公司）