新时代背景下事业单位档案资源数字化应用的机遇与挑战

王小曼

摘 要：新时代背景下，数字化技术的飞速发展给事业单位的档案资源管理带来前所未有的机遇与挑战。传统的档案资源管理方式已无法满足现代社会的需求，数字化转型成为事业单位档案管理的必然趋势。数字化技术为档案管理提供了高效、便捷的手段，使得海量信息得以完整、永久保存。但与此同时，信息安全、技术更新迭代以及人员素质等问题也凸显出来。因此，事业单位需审慎应对，确保数字化进程平稳推进，以更好地服务于各項工作的顺利开展。

关键词：新时代；事业单位；档案资源；数字化

中图分类号：G271文献标识码：A

随着科技的飞速发展，数字化技术已经成为各行各业变革的驱动力。对于事业单位而言，档案资源的管理与利用同样面临着数字化转型的迫切需求。在新时代背景下，档案资源的数字化应用不仅为事业单位带来前所未有的机遇，还带来诸多挑战。如何有效把握机遇，从容应对挑战，成为事业单位档案管理工作面临的重要课题。本文旨在深入探讨事业单位档案资源数字化应用的现状、机遇与挑战，以期为事业单位档案管理的数字化转型提供有益的思路与建议。

一、研究背景

随着科技的飞速进步，数字化技术已逐渐应用到各个领域，成为推动社会发展的重要力量。档案资源作为事业单位的重要资产，其数字化应用不仅是一个技术趋势，还是提高管理效率和提升服务质量的必要手段。在新时代背景下，事业单位档案资源的数字化应用不仅是适应时代发展的必然选择，还是推动事业单位档案管理创新、提高公共服务水平的内在要求。

1.档案资源数字化的发展趋势

近年来，全球范围内的档案资源数字化进程不断加速，传统的纸质档案管理模式正逐步被数字化管理模式所取代。数字化技术不仅使档案资源的存储、检索和利用更加便捷，还大幅提高了档案管理的效率和安全性。事业单位作为社会服务的重要机构，其档案资源的数字化应用不仅有助于提高档案的管理效率，还能为社会公众提供更加高效、便捷的档案信息服务。

2.事业单位档案资源数字化应用的重要性

一方面，传统的纸质档案管理方式不仅效率低下，还容易造成信息的丢失或损坏。通过数字化技术的加持，档案信息可以永久保存并随时快速检索，大幅提高了档案的利用效率。一方面，档案资源的数字化管理有助于加强档案信息的保密性，减少因人为因素导致的档案被遗失或泄密的风险；另一方面，数字化档案管理有助于实现档案资源的共享和远程利用，打破了传统档案管理模式下的时空限制，提高了档案的利用价值和社会效益。此外，事业单位档案资源的数字化应用还有助于提升单位形象和服务质量，有利于事业单位树立现代化、高效的管理形象，更好地履行社会服务职能。

二、事业单位档案资源数字化应用的意义

1.提高档案管理效率

（1）简化档案存储与检索流程。传统的档案存储方式往往依赖于实体材料，检索过程费时费力。而数字化技术的应用，使得档案信息可以被便捷地存储于电子媒介中，不仅节省大量的物理空间，还极大地提高了检索速度。通过关键词、日期或分类等多种方式，档案信息可以迅速被定位和获取，提高了工作效率。

（2）实现档案信息快速传递。在以往的档案管理模式下，信息传递受限于物理距离和传输介质。而数字化档案则可以实现即时传递，不受地域限制，使得异地查阅、调档等操作变得简单易行，加强了信息的流动性。此外，通过互联网或内部局域网，事业单位还可以实现档案信息的共享，增强了部门间的沟通与合作。

（3）提升档案信息利用率。数字化档案的优势在于其可编辑性和可复制性。传统的纸质档案在利用时往往面临原件受损或被遗失的风险，而数字化档案则可以通过复制或备份轻松解决这一问题。此外，数字化档案还支持多媒体内容，如图片、音频、视频等，丰富了档案信息的表现形式，使得档案信息能够更好地服务于单位决策和公共服务，提高了档案的社会价值。

2.促进档案信息资源共享

（1）易于备份和异地存储。传统的纸质档案在存储和备份方面存在诸多不便，而数字化的档案信息则可以通过云存储、硬盘备份等多种方式展开异地存储，在确保档案信息安全的同时，能够实现备份和复制，不仅保证了档案存储的安全性，还降低了档案丢失的风险。

（2）提升信息协同效应。数字化技术的应用为事业单位的档案管理工作带来了巨大的便利，有利于档案信息资源的共享。传统的档案管理方式由于受到存储介质的限制，信息的传播和使用受到很大的约束。而数字化技术的应用打破了这一限制，使得档案信息可以轻松地在网络上展开传播和分享，不仅提高了信息的使用效率，还有助于推动信息的交流。也就是说，数字化技术的应用打破了传统档案管理中的信息孤岛现象，提升了不同部门、不同地区之间的信息协同效应，使档案信息能够在更广的范围内发挥其价值。

（3）提升档案信息的社会价值。事业单位的档案信息不仅是对单位工作的记录，还是对社会历史的重要记录。数字化技术的应用使得这些档案信息能够更加广泛地传播和使用，进一步提升了其社会价值。而对于事业单位来说，数字化技术的应用使得档案信息可以更加方便地被检索、利用和传播，从而更好地满足社会对档案信息的需求，提升了档案信息的社会价值，使事业单位的档案信息能够更好地服务于社会公众，提升事业单位的公共服务形象。

3.保证档案信息安全

传统纸质档案在长期保存过程中，容易受到物理因素（温湿度、光照等）和人为因素（误操作、盗窃等）的影响，导致档案损坏或丢失。而数字化档案则可以通过数据加密、备份、恢复等多种技术手段，确保档案信息的完整性。对于一些涉及敏感信息的档案，数字化技术可以通过设置访问权限、加密存储、动态监控等方式，有效防止信息被泄露，不仅保护了档案的安全，还维护了事业单位的声誉和利益。

三、事业单位档案资源数字化应用的挑战

1.技术难题

（1）黑客攻击与病毒侵害威胁。在这个信息爆炸的时代，数据成为宝贵的资源，黑客利用系统漏洞或恶意攻击，窃取或破坏档案数据。档案信息一旦遭到攻击，轻则导致数据被泄露，重则导致系统瘫痪、数据损坏或丢失，不仅对事业单位的正常运作造成严重影响，还可能涉及国家安全问题。

（2）数据被泄露、损坏或丢失的风险。档案资源数字化的过程涉及大量数据的迁移、存储与处理。在这个过程中，任何一个环节的疏忽都可能导致数据的丢失或损坏。同时，由于数据的高度集中、易复制性和易传输性，一旦管理不善或出现技术故障，可能会导致重要档案信息被泄露、损坏或丢失，造成的后果不堪设想。因此，事业单位需要建立完善的数据备份和恢复机制以及实施严格的数据访问控制和审计机制，以确保数据的完整性。

（3）技术更新与维护成本。为了确保档案资源的有效管理与利用，事业单位需不断更新技术与设备设施。技术的更新换代意味着更高的成本投入。此外，设备设施的日常维护与数据备份也需要持续的资金支持，对于一些经费有限的事业单位来说是一个不小的挑战。

2.管理难题

（1）档案管理流程需要调整。传统的档案管理流程往往基于实体档案的管理，而数字化技术的应用使得档案的存储、检索和使用方式发生了深刻变化。因此，事业单位需要重新审视并优化档案管理流程，确保数字化技术应用进程中档案的完整性、安全性和可追溯性。

（2）档案管理人员素质不高。 过去，档案管理人员开展工作可能主要依赖于经验和对实体档案的熟悉程度。但现在，他们需要掌握相关的信息技术，如数据管理、信息安全等，以应对数字化技术带来的挑战。档案管理人员不仅需要具备基本的档案管理知识，还需要具备一定的信息技术素养，如数据管理、网络安全等方面的知识。此外，管理人员还需要不断更新自己的知识结构，以应对数字化档案管理中的新挑战。因此，加强档案管理人员的培训和教育成为事业单位必须重视的环节。

（3）管理制度不完善。数字化档案管理涉及多个环节和多方利益相关者。因此，事业单位需要建立一套完整的管理制度来规范各方的行为和责任。管理制度应包括档案的收集、存储、检索、利用、安全等方面，以确保数字化档案管理的规范化和有效性。

3.法律与道德难题

（1）数字档案信息的隐私保护问题。对于事业单位来说，在将实体档案转化为数字档案的过程中，如何确保个人或组织的隐私不被泄露成了一个亟待解决的问题。一旦信息被非法获取或滥用，后果不堪设想，不仅涉及法律层面的责任，还是对事业单位道德底线的考验。

（2）数字档案信息的真实性保障问题。事业单位档案资源的数字化应用是一个复杂而系统的工程，需要在推进过程中始终保持清醒的头脑，既要充分利用数字化技术带来的便利，也要时刻警惕其中的风险。其中，档案信息被篡改或伪造的风险非常大，会影响到档案信息的真实性和可信度。因此，如何确保数字化档案的真实性、完整性，防止信息被恶意篡改，是事业单位在档案数字化过程中必须面对的挑战。

四、事业单位档案资源数字化应用的策略与建议

1.技术方面

（1）加强技术研发与创新。加强技术研发与创新是事业单位档案资源数字化的重要保障。当前，数字化技术快速发展，事业单位应紧跟技术发展步伐，不断探索新技术、新方法在档案资源数字化中的应用。例如，利用人工智能技术展开档案分类、索引和检索，提高档案查询的效率和准确性。利用云计算技术实现档案资源的分布式存储和高效管理，确保数据安全可靠。通过不断的技术创新，事业单位可以更好地应对数字化带来的挑战，推动档案资源数字化的深入发展。同时，事业单位还需要建立健全数字化技术管理制度，规范技术应用和操作流程，保证数字化技术应用的可靠性。

（2）提高技术应用的经济性。提高技术应用的经济性也是事业单位档案资源数字化过程中必须考虑的问题。在推进档案资源数字化的过程中，事业单位应充分考虑数字化技术的应用成本以及带来的效益，合理配置资源，避免浪费。例如，在选择数字化设备设施时，应充分比较不同设备设施的性能、价格和后期维护成本，选择性价比最高的。在数字化技术应用的过程中，优化工作流程，提高工作效率，降低人工成本。通过提高技术应用的经济性，事业单位才能实现档案资源数字化的可持續发展。

2.管理方面

（1）调整档案管理流程，优化管理方法。事业单位需要全面审视传统的档案管理流程，优化或重构不适应数字化环境的管理环节。同时，不断优化管理方法，采用科学的管理工具和技术，提高档案管理的效率和保证档案呈现的准确性。例如，在档案分类上，应充分考虑数字化档案的特点，制定更为细致、科学的分类标准；在档案存储上，应加强云存储、数据加密等技术的应用，确保档案数据的安全性；在档案的利用上，应积极探索智能检索、数据挖掘等手段，提高档案的利用效率。

（2）加强档案管理人员的培训与引进。数字化档案管理对从业人员的素质提出了更高的要求。事业单位应加强对现有档案管理人员的培训，使他们掌握数字化档案管理的基本技能与知识，如计算机操作、数据安全防护、数字档案管理系统使用等。同时，事业单位也应积极引进具备数字化技术背景的专业人才，为档案管理队伍注入新的血液。

（3）完善档案管理制度，强化制度执行力度。事业单位应建立健全档案管理制度，明确数字化档案的收集、整理、存储、利用等环节的具体要求，做到有章可循。此外，事业单位还应加大制度的执行力度，通过定期检查、内部审计等方式，确保各项制度落到实处，发挥其应有的作用。

3.法律与道德方面

（1）加强数字档案信息的隐私保护。在推进档案资源数字化的过程中，事业单位应充分尊重和保护个人隐私。除了在法律层面采取措施外，事业单位还应在日常操作中加强对员工的隐私保护意识培训，确保每一位员工都能将尊重和保护个人隐私内化为自己的行为准则。在档案资源数字化过程中，相关部门应严格遵守国家相关法律法规，对涉及个人隐私的档案信息展开特殊处理，确保个人隐私不受侵犯。同时，事业单位应建立完善的档案信息保密制度，采取加密、水印等技术手段，防止档案信息被非法获取和滥用。

（2）建立数字档案信息真实性保障机制。其一，通过采取一系列技术手段和管理措施，如数字签名、时间戳、版本控制等，确保数字档案在生成、传输、保管和利用过程中的真实性。此外，对于涉及法律效力的数字档案，应定期展开第三方公证或认证；其二，采用加密技术加密处理数字档案信息，确保信息在传输和存储过程中的安全性。同时，合理设置数字档案的访问权限，控制信息访问范围，防止未经授权的访问；其三，加强与相关部门的合作与沟通，共同制定数字档案信息的真实性保障标准和规范，推动行业的健康发展。

五、结语

新时代背景下，事业单位档案资源数字化应用既带来了诸多机遇，也面临着一些挑战。数字化技术的应用为档案管理和服务提供了更为便捷、高效的方式，促使档案信息实现了资源共享、备份、协同操作等，极大提升了档案的价值和影响力。然而，技术难题、管理难题、法律和道德难题等随之浮现。事业单位需全面审视这些挑战，不断优化管理流程，完善制度，提高人员素质，并充分利用数字化技术，推动档案管理的持续创新和发展。

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作者单位：枣庄市卫生健康服务中心