论如何提升血站档案管理规范化水平
——以陕西省渭南市中心血站为例

文/陕西省渭南市中心血站档案室 张锐

血站作为关键的血液供应机构，承担着保障血液安全和医疗服务质量的重要责任。有效的档案管理是确保血站运行顺利的基础[1]。然而，目前许多血站在档案管理方面仍存在着一系列问题。文章以陕西省渭南市中心血站为例，探讨如何解决这些问题，并提出相应的方法和措施，为其他血站开展档案管理工作提供相应经验支持以及实践指导，推动血站行业的发展。

一、血站档案管理的现状

血站作为血液供应和管理的重要机构，存储着大量的档案信息。然而，目前许多血站的档案管理普遍存在一些问题。首先，文件整理混乱，档案材料存放不规范，导致档案的查找和归档困难。其次，档案信息的准确性受到质量控制不足的影响，可能出现信息错误或遗漏的情况。此外，缺乏规范的档案管理制度，导致工作流程不清晰、责任不明确，对档案管理工作造成严重影响。

二、档案管理规范化的概念、原则与要点

（一）档案管理规范化的概念。推进血站档案管理规范化进程，有助于提升档案管理水平，提高档案的利用效率，加强信息安全和风险控制。血站应详细记录献血者的个人信息，包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等。此外，血站还应该记录献血者的健康状况、献血史、治疗史等相关信息，以便对献血者健康检查和评估提供依据。加强档案安全防护措施是保障档案管理规范化的基本要求，血站应采取多种安全措施，保障档案的安全性和完整性，避免档案的泄露和损坏。

（二）档案管理规范化的原则。在推行档案管理规范化的过程中，血站需要遵循一些档案管理的基本原则。首先，原则上档案应当按照制定的管理制度进行组织、保存和利用，不得任意删除或篡改档案内容。其次，档案管理应遵循档案保密原则，合理设置权限和访问控制，保护档案信息的安全性和机密性。同时，档案管理应注重规范化和标准化，建立统一的档案管理流程和规范，确保档案管理的一致性和可比性。规范整理是提高档案管理规范化水平的基础工作，血站应按照档案管理标准要求进行档案整理，确保档案分类明确、归档完整、保管有序。

（三）档案管理规范化的要点。1.优化血站档案管理机制。优化血站档案管理机制是基于血站实际情况，制定详细的文件档案管理机制，主要包含创建档案、借阅档案、归纳档案以及销毁档案四类。同时，血站应明确规定档案的保存期限和存储方式，以及档案的分类和编目方法。制度实施过程中，还应配备专门的档案管理人员，负责管理、整理以及维护档案等日常工作。通过工作实践的分析，可以采取以下方法。（1）规范档案管理流程：建立完善的档案管理流程，确保每个环节都能按照规定的步骤进行操作；（2）设立档案管理责任部门和岗位：明确档案管理的责任部门，设立高素质、高水平的档案管理团队或管理员，以便负责监督与管理档案，并为相关人员提供培训和指导；（3）制定档案管理手册和操作指南：编制档案管理手册和操作指南，详细规定档案管理的各项工作内容、标准和要求。上述文件应做到清晰明确，便于档案管理人员参考和执行。2.加强档案保管和整理。为了确保档案的安全和有序管理，加强档案保管和整理是必要的。血站应结合工作实际，采取以下措施。（1）建立档案室和设施：确保档案室符合档案保存的要求，包括环境温湿度控制、防火防水设施、安全存储架等，定期检查档案室的设施和环境，确保其正常运作；（2）制定档案保管规范和标准：制定档案的分类、编目、编号、装订和封存等规范和标准，档案应按照规定的方式进行整理和归档，确保档案的完整性和易于检索；（3）定期进行档案检查和清理：定期对档案进行检查和清理，清除过期和无用的档案，确保档案库内只保留有价值和必要的档案。需要注意的是，在档案清理过程中，要注意记录清理的过程和结果。3.推行电子档案管理系统。结合工作实践，可采取以下几类措施。（1）选择适合的电子档案管理系统：根据血站的需求和实际情况，选择功能完善、可靠性高的电子档案管理系统。系统应具备档案分类、索引、检索、存储和安全备份等功能，并与其他信息系统实现无缝集成；（2）进行电子档案的数字化处理：将纸质档案进行扫描和数字化处理，建立电子档案库。数字化过程中，要确保扫描质量和元数据的准确录入，以保证电子档案的可靠性和完整性；（3）建立权限管理和访问控制：通过电子档案管理系统，建立权限管理和访问控制机制，确保只有授权人员能够访问和修改档案信息。同时，记录所有档案的访问和修改记录，以便追溯和监督访问人员。4.培训和意识提升。为了提升档案管理人员的能力和意识，培训和意识提升是必要措施。结合工作实际，可以采取以下几点措施。（1）提供档案管理培训：定期组织档案管理培训，培训内容应根据岗位需求和实际情况进行针对性设计；（2）强化档案管理意识：通过内部通知、会议和宣传活动等方式，加强档案管理的重要性和规范要求的宣传，建立良好的档案管理文化，使每个人都意识到档案管理对工作的重要性和影响；（3）建立经验分享机制：鼓励档案管理人员之间开展经验分享和互学互鉴，通过开展定期会议或内部论坛等形式，分享成功案例、挑战和解决方案，促进档案管理工作的不断改进。在实际工作中，各科室上交的资料经过进一步的完善，按照分类、编号、电子登记、装订、打印目录等步骤进行处理，使血站的档案管理工作基本实现了信息化和规范化管理的目标。

三、档案管理规范化的实施与效果评估

（一）档案管理规范化的实施步骤。1.设立明确的管理责任和权限。在实施档案管理规范化之前，明确管理人员权限与责任，将工作落到实处。2.制定档案管理流程和规范。制定严谨合规的档案管理流程，是实现档案管理规范化的必要条件。依据血站自身情况，构建具有科学、合理的档案管理操作程序和标准，明确各环节的具体要求和标准，确保档案管理工作的一致性和规范性。3.建立专门的档案室和设施。为有效管理档案，血站应建立专门的档案室和设施。档案室应具备良好的环境条件，包括适宜的温湿度、防潮防尘措施等，以保证档案的安全和保存质量[2]。4.制定档案保管规范和标准。确保实现档案管理规范化的重要举措，就是构建标准化档案保管规范标准。血站档案保管举措住院号包含存放档案位置、文件分类和编号方法、档案保管期限等，确保档案的整理、存储和归档按照统一的标准进行。5.进行档案数字化和电子化处理。对于已有的纸质档案，进行数字化和电子化处理是推行档案管理规范化的重要步骤。通过扫描和录入等方式，将纸质档案转化为电子档案，方便档案的存储、检索和利用，减少纸质档案的占用空间和管理成本。

（二）档案管理规范化的效果评估。1.构建数字化管理系统。传统的纸质档案管理容易出现遗漏和丢失的情况，而数字化管理系统可以更好地保护档案的完整性和安全性，实现快速检索与更新档案。同时，数字化管理系统自动生成报表和统计数据，方便管理人员进行决策和分析。2.提升数据准确性和完整性。确保数据准确性与完整性，为提升档案管理水平奠定坚实的基础，强化档案信息的录入与更新工作，减少错误和遗漏的发生，提高档案信息的质量和可靠性。3.加强档案信息的保密性和安全性。规范化的实施能够加强档案信息的保密性和安全性。通过建立权限和访问控制机制，限制档案信息的访问范围，确保档案信息只对授权人员可见。此外，采取适当的技术手段和安全措施，保护电子档案的存储和传输过程中的安全性，防止档案信息的泄露和损坏。4.提升工作效率和服务质量。档案管理规范化的实施可以提升工作效率和服务质量。规范的档案管理流程和操作规范，使档案管理工作更加有序和高效，减少重复劳动和错误。有效的档案检索和利用能够为血站的决策和业务提供快速、准确的档案支持，提高服务效率和质量。

四、推行血站档案管理规范化的相关培训和意识提升

（一）培训和教育的重要性。提升血站档案管理规范化水平的主要方式之一，就是强化提倡档案管理培训工作。针对档案管理人员的实际情况，定期组织开展人员培训，有效提升相关工作人员的理论知识以及专业技能，提升血站档案管理水平。

（二）档案管理规范化培训的内容和方式。档案管理规范化培训的内容应包括档案管理制度和规范，介绍档案管理的基本原则、标准和要求，让工作人员了解档案管理的框架和基本规范。1.档案整理和分类。培训工作人员如何进行档案整理和分类，包括文件归档、编号、索引等操作技巧。2.档案保管和存储。介绍档案保管的基本要求，包括档案室环境控制、保密措施、防火防灾等方面的知识和技巧。3.培训员工如何使用电子档案管理系统，具体包括电子档案的录入、检索、备份和恢复等操作。培训方式可以采用课堂培训、在线培训、实际操作演练等形式，根据不同岗位的需求进行有针对性的培训安排。

（三）提升工作人员的档案管理意识和能力。为了提升员工管理意识和能力，血站可以采取以下措施。1.内部宣传和交流。组织档案管理经验交流会议，分享成功的案例和问题解决经验，激发工作人员对档案管理的兴趣和参与度。2.培训和培养专业人才。定期组织档案管理培训，提高工作人员的专业知识和技能。3.定期检查和督导。定期进行档案管理的检查和督导，及时发现问题和不足，并采取相应的改进措施，促使工作人员保持高度的档案管理意识和责任感[3]。

五、档案管理规范化的监测和评估

（一）监测档案管理规范化水平的指标和方法。为了确保档案管理规范化水平的持续提升，血站需要建立监测机制，制定相应的指标和方法[4]。第一，文件整理和归档准确性，检查文件整理和归档的准确性，包括文件分类、编号、索引等是否符合规范要求。第二，档案保管和存储条件，评估档案室的环境控制条件，以确保档案的安全保存。第三，档案数字化和电子化进展，评估档案数字化和电子化的进展情况，包括电子档案系统的应用程度、数据完整性和安全性等方面。

（二）定期评估档案管理的效果。第一，档案管理的效率和准确性，评价档案管理的效率和准确性，比较标准化实施前后的差异和改进效果。第二，数据质量和信息安全，评估实现标准化管理档案，是否会对血站管理数据信息造成影响。第三，工作人员满意度和参与度，通过调查问卷或面谈等方式，了解工作人员对档案管理规范化的满意度和参与度，收集意见和建议[5]。

六、档案管理工作的实操与展望

2019年，陕西省渭南市中心血站认真贯彻落实领导的指示，加强档案管理，得到了血站各部门的大力支持，档案建设不断加强，服务创新有序开展，档案综合管理水平稳步提升。首先，档案管理工作要求各科室按时收集资料，严格按照相关规定，管理多类型血站档案，确保不同档案信息的规范性、合理性以及准确性。同时，血站将档案分成几个部分，以电子文档的方式进行管理，提高档案的检索速度和管理效率，全面完善了检索档案管理系统。此外，血站还加强了档案资料的保管和保护工作，采取了一系列措施，如专人管理、定期检查、防尘消毒、档案温湿度管理等，确保档案资料的安全和完整。

未来，血站将继续重视档案管理工作，将其放在工作中的重要位置。血站将合理应用信息技术，提高档案管理的信息化水平，更好地满足信息化时代的需求。档案管理是一项专业的工作，需要具备一定的知识和技能。血站应定期组织档案管理人员参加相关培训课程，不断提升其专业水平。

七、结语

通过建立档案管理制度、加强档案整理和保管、推行电子档案管理系统以及培训意识提升等多个方面入手，优化以及改进档案管理流程、提升工作人员的档案管理意识、定期评估档案管理的效果，从而达到档案管理规范化的目的。只有多角度、全方位规范血站档案管理流程，才能确保血站档案管理的规范化，为保障血液安全和规范化管理提供有力支持。