新形势下建设项目档案管理工作探讨

文/福建华电可门发电有限公司 曾莹

近年来，随着现代社会的不断发展及科技水平的不断提高，建设项目规模不断拓宽，建设项目管理模式和方法在不断发生变革。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出，到2025年，“档案资源建设迈出新步伐。档案资源覆盖面更加广泛、内容更加丰富、形式更加多样、结构更加优化，档案‘应归尽归、应收尽收’有效落实。”[1]这为建设项目档案资源管理提出了总目标。《中华人民共和国档案法》《建设项目档案管理规范》的实施为建设项目档案管理提出了具体的方法和要求。新形势下，建设项目档案应与时俱进，突破传统管理的束缚，紧随时代发展的步伐，寻求适合的管理模式和手段，从而促进建设项目档案的不断发展。本文结合笔者自身工作经验，分析总结建设项目档案的作用和目前存在的主要问题，深入剖析主要原因，提出应对策略。

一、建设项目档案的含义与作用

建设项目档案是在工程建设活动中形成的，经过鉴定、整理并归档，真实记载了项目建设过程的记录。它涵盖了整个建设项目从酝酿、决策到建成投产全过程中形成的应当归档保存的文件，包括文字、图纸、图表、声像、实物等各种形式的材料。因此，建设项目档案与建设项目息息相关，互相依存，能为全面鉴定建设工程质量提供依据，在后续企业的经营发展中发挥重要作用。首先，建设项目档案是项目建设全过程的真实记录。建设项目档案涵盖从项目立项开始到项目竣工验收全过程的各种形式的文件材料，各项指标数据、性能参数等是建设过程中取得的真实记录，可为后续的生产运行管理提供科学的依据。其次，建设项目档案是有力的法律依据。建设项目档案客观地记录了建设期间的具体情况，文件上具有真实的历史印记，如负责人和有关人员的亲笔签名、单位或负责人的印章、事件过程中的原始声音和影像等。这些原始材料和历史凭证，可以作为查考、编研和处理问题的有力依据。例如，用地审批文件和征地补偿协议可以作为处理征地补偿纠纷案件的法律依据[2]。最后，建设项目档案可以为后续项目的发展提供信息支持。完整的建设项目档案可以为后期项目的检修、改造的决策和方案提供科学可靠的信息支持，让决策者能够清晰地了解到建设项目的审批过程、建设环境、施工过程、投产竣工等各个环节的具体情况，使决策者可以因地制宜地采取正确的措施，避免决策者“走弯路”，造成时间延误或资源浪费。

二、建设项目档案管理存在的主要问题

笔者针对以往参与的火电、抽水蓄能、风电、光伏等多类建设项目档案过程检查和专项验收中出现的问题情况进行分析总结，将目前建设项目档案存在的问题分为四大类。

（一）文件归档不完整。1.单份文件组成部分不完整。如文件缺页、红头文件缺少收文办理单或发文稿纸、文件缺少部分附件、合同缺少合同审查单或部分附件等。2.关联性文件不完整。例如，合同缺少商谈会议纪要或补充协议、设计变更文件缺少执行反馈文件或变更图纸、各项检查的问题清单缺少整改闭环文件、请示与批复文件不对应或有遗漏、报告的历次修改稿和最终稿有缺失等。3.同一事项过程文件不完整。例如，原材料进场报审缺少见证取样记录或质量证明文件、评标过程文件缺少评标记录或中标通知书、施工记录缺少部分工序、质量验收记录缺少部分分项或检验记录等。4.各种特殊载体档案的缺失。例如，照片、音视频、探伤底片、矿样等相关档案资源，极容易丢失。

（二）文件信息不准确。1.文件数据前后不一致。例如，试验报告上数量和内容与见证取样记录台账不一致、原材料跟踪记录领用数量和使用部位与施工记录不符等。2.各类报审表、评定表格不准确。例如，表格形式不符合国家和行业规范、意见填写不准确、签章手续不完备等。3.未以原件进行归档。例如，使用扫描件、复印件归档且未说明原件存放单位和加盖公章。4.竣工图编制不准确。例如，个别设计变更未在竣工图上体现或不符合项目实际情况、竣工图编制总说明和分册编制说明内容与实际情况不符等。

（三）文件排列不系统。第一，分类号错误，不符合相关行业标准规范要求；第二，未遵循文件的形成规律进行排列，如原材料进场报审和复审报告分开组卷难以查找、施工文件未按照工序进行排列、同分类号下不同施工单位形成的案卷随意穿插排列等。

（四）文件整理不规范。1.著录不规范。例如，档号、案卷题名、文件题名、时间、责任者等重要著录信息填写不规范。2.装订不规范。例如，文件未拆订装订、装订位置或使用材质不符合标准规范等。3.书写制成材料不规范。例如，纸张过薄或尺寸不规范、使用复写纸或热敏纸、使用不耐久墨水进行书写等。4.数字化不规范。例如，电子文件缺页漏页错页、歪斜变形，出现黑线黑点、挂接错误等。5.特殊载体整理不规范。例如，照片档案、录音、录像档案的著录、载体、装具、存放方法不规范等。

三、主要原因

（一）文件形成周期长，保存不易。建设项目建设工期较长，而文件材料是和建设项目同步产生的，因此，文件材料的形成周期也较长，给文件材料的保存带来了很多不良影响。如保存环境不良，文件霉变；经办人员变动，文件材料流转中断[3]；文件材料不准确，但相关人员已离开，导致无法修正；文件材料收集不够系统，竣工文件难以实现组卷齐全等。

（二）文件材料产生单位多、数量大，管理压力大。建设项目的环节多，需要多家单位配合完成。从立项到竣工投产，涉及评估、勘察设计、监理、物资招标采购、施工、调试等环节，有时需要数十家单位参与建设。这些单位在建设过程中的每一个步骤、每一项施工任务均会产生施工文件，文件来源多、种类多、数量多，给档案管理工作带来了巨大的管理压力。

（三）档案管理意识淡薄。在建设过程中，各单位往往更加关注施工进度、施工安全、施工管理等方面的工作，忽视了项目档案管理，这给项目档案管理工作带来巨大阻碍。各单位未能充分认识到项目档案管理的重要性，未建立有效的项目档案工作体制机制或未能正常运作，项目档案的收集整理工作与施工进度不同步，甚至出现施工完成后尚未开展档案收集整理工作的情况，导致了许多前期文件、施工记录、检验报告的丢失。

（四）档案人员专业水平较低。建设单位档案人员多是转岗后才开始从事档案工作，对工程项目不够熟悉，专业水平有待提高。施工单位往往不够重视档案人员的专业素养，在实际工作中多为项目技术人员兼职档案管理工作，无法对项目档案进行专业管理，生产资料常出现不符合规范表式、签字盖章及意见签署不规范不完整、文件传递不规范、文件不具备系统性等问题，导致文件难以查找，文件格式或内容不符合工程档案管理要求，对整个工程档案的完整性和系统性造成了巨大影响。

四、新形势下建设项目档案管理工作的优化策略

（一）建立档案管理网络，强化组织领导。建设项目档案管理是工程管理的重要组成部分，要强化项目档案管理，就必须实现项目档案与项目建设的同步管理。在工程开工时，应明确负责项目档案工作的分管领导，建立由建设单位、监理单位、设计单位、施工单位等单位组成的建设项目档案管理网络[4]，在制度中规定每个岗位人员的档案管理工作职责，与项目建设的进度、质量、安全管理工作同部署、同安排、同组织、同考核，落实统一管理、统一标准、统一要求、各负其责、同步进行的管理模式，确保建设项目的各类档案收集、整理、保管、归档等工作的有序进行。

（二）加强宣传培训，打造高质量档案管理人才队伍。1.加大宣传力度，提高对档案管理工作的重视程度。建设单位应组织工程人员和档案管理人员深入学习贯彻《中华人民共和国档案法》《建设项目档案管理规范》等相关法律法规和行业标准，转变以往“重工程进度、轻档案管理”的思想观念，提高对项目档案重要性的认识，促进管理水平的提升[5]。2.配备专职档案管理人员，保持档案管理人员的稳定。相关单位需要加强档案管理人才的储备工作，通过培训和进修深造等方式，逐步提高人才的业务素质和管理能力，建立一支专业的人才队伍[6]，形成人才管理体系，为档案管理事业的快速稳定发展奠定坚实的基础。

（三）重视收集整理，强化过程管控。资料收集是建设项目档案管理的基础。首先，要根据国家和行业有关规定，结合建设项目实际情况，制定一个适用于本项目的档案管理制度，确定档案归档范围和保管期限，明确列出需要归档的文件材料范围、归档责任人、归档时间、归档份数、保管期限等。建设单位档案管理部门在工程开工之前应向各参建单位进行档案技术交底，传达建设单位相关的归档实施细则、文件归档范围和档案保管期限表、档案分类方案，强调有关规定要求，让各参建单位在资料收集、整理和组卷的过程中有章可循、有规可依。其次，要将档案管理工作纳入建设活动业务流程，明确可研、初设、招投标、施工、设备开箱、质量监督到竣工验收各个阶段产生文件的质量要求，为工程项目文件材料收集的完整性奠定坚实的基础。最后，在施工过程中，档案人员要参加工程协调会，了解工程进展情况，再根据工程具体的进度及时对项目资料进行检查，对不合格的资料提出整改意见，并及时督促整改，对未按要求进行整改的参建单位依据项目档案管理制度及合同约定进行追责。

（四）发挥合同作用，保障档案质量。建设项目的工期长、参建单位多，为保证项目文件材料归档的齐全、完整，有必要在合同中明确各单位的归档责任和归档要求。在与制造商、供应商、施工、设计、调试、监理等单位签订合同协议时，应约定档案专项条款或专项协议，明确各单位移交档案的内容、质量、数量、时间和违约责任，并与合同付款挂钩，如“未按要求进行资料管理，一次扣3000元；未严格要求施工单位管理资料，一次扣2000元”。在合同付款时，切实做到档案检查问题整改不到位、档案审核不通过，合同付款申请不得通过；档案未按要求移交，不得支付合同档案专项保证金等。通过以上措施全面有效地控制项目档案和设备随机资料的完整性。

（五）提高信息化水平，提升工作效率和质量。相关单位应建立健全档案管理信息系统，利用信息化管理方式，提高管理效率。计算机技术和通信技术的发展和广泛应用，从根本上改变了人们的生活方式，推动了生产经营工作方式的变革。档案管理信息系统是信息技术在档案管理领域的具体应用，通过网络平台对档案信息资源进行处理、整合和开发，为生产、经营和管理提供优质、高效的服务。主要做法是：将建设项目文件材料归档范围和保管期限表、档案整理和归档程序、档案分类规定等嵌入档案信息管理系统，实现对项目文件的智能控制；各参建单位在权限范围内向档案信息管理系统内输入文件目录，上传电子文件，实现线上线下同步管理；有需求的部门通过档案管理信息系统进行查询、借阅、归还管理，提高档案工作效率；档案部门通过相关部门的实际要求及日常工作需要，利用大数据等信息化工具对档案信息进行编研，形成可有效辅助企业经营的编研成果，进一步发挥档案的重要价值。

五、结语

建设项目档案管理工作是建设项目工程管理工作的重要组成部分[7]，对企业后续的经营发展至关重要。建设单位应顺应时代发展趋势，积极研究档案管理新理念，探索使用档案管理新方式，提升建设项目档案管理的工作效率和文件归档质量，保障项目档案的齐全、完整、准确、系统，为建设项目的运行、改造、扩建及其他同类型项目建设的科学决策提供客观、真实的信息支撑。