面向烟草企业的内审系统应用研究

刘志杰 林硕

摘要：烟草企业因为产品的特殊性，其生产和管理的过程比其他制造业更加严格。在企业管理环节，内部审核的重要性也更高。在制造业信息化改造的过程中，烟草企业也进行了全面的信息化升级，其中包括了内审系统。文章对烟草企业内审的环节进行了全面的需求分析，提出主要功能模块，并对系统进行了设计和实现。在通过实际企业应用后，证明了本系统的可用性，对烟草行业的内审环节信息化改造提供了一定参考。

关键词：烟草生产；内部审核；信息化；企业管理

中图分类号：TP391 文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2024）05-0128-03

0 引言

随着社会经济的进步，传统的企业的管理模式已经不能满足客户和消费者的需求。因为在终端消费者手中的产品，需要不断提高质量和品质，并且还要符合国家的规范和标准要求[1-2]。特别是国家对于高速发展的经济和日益提高的消费需求，陆续出台一系列的标准规范，这对企业来说，传统的管理模式，例如作坊式、家族式等模式，不能够很快地适应这些变化和需求。因此，需要不断提高和改进企业的管理模式，并且审核自己的运营管理过程，去满足和符合国家相关标准和规范的要求[3-4]。

如何保证制度能够顺利地执行，企业一般都设立专门的部门，从整个企业管理和生产运营的角度，检查每一个步骤是否符合要求，其中一部分还会采用其他系统或模块的数据，对制度的执行情况进行判断和分析结果。目前大型企业比较常用的就是内审系统或者模块，对整个制度或标准的执行进行审核，并且对于没有执行的环节，指出明确具体的问题所在，提出整改意见，并且监督修改完成。在这个过程中，所有涉及的部门都要参与其中，在审核的过程中，所有相关的人员都要参与其中，并且还要有回执保证消息正确通畅地传达和流通。

在我国，烟草企业因为产品的特殊性，在管理上与其他制造业有些不同，而且监管更严格。特别是在产品质量管理流程、企业运营过程和人员管理等方面的要求更高，有很多的规范和准则需要遵守[5]。特别是在产品质量管理方面，企业更加重视质量管理体系的要求，这使得企业在产品质量管理上，能够实现一个闭环控制，更好地控制产品质量[6]。因此，烟草企业在内部审核方面，相对于其他的企业，更加需要一个信息化的内审功能模块或者软件系统，来让企业在质量管理等方面能够更好地执行相关的规范和准则[7-8]。

本文从烟草企业对内部审核软件的需求出发，结合烟草企业的实际需求，设计了面向烟草企业的综合指标管理的内审系统，对企业生产和运营管理所需要的标准和准则执行情况进行信息化管理，来解决烟草企业的实际问题。

1 内部审核系统的需求分析

因为产品的特殊性，烟草企业在生产和运用时，需要严格执行相关国家标准和准则，所以系统的设计也需要围绕这些方面展开，主要包括质量管理标准、环境管理标准和职业健康管理标准。其中比较重要的是质量管理标准。

对于质量管理标准，产品要求可由顾客规定，或由组织通过预测顾客的要求规定，或由法规规定。在某些情况下，产品要求和有关过程的要求可包含在诸如技术规范、产品标准、过程标准、合同协议和法规要求中。质量管理体系方法鼓励组织分析顾客要求，规定相关的过程，并使其持续受控，以实现顾客能接受的产品。质量管理体系能提供持续改进的框架，以增加顾客和其他相关方满意的机会。质量管理体系还就组织能够提供持续满足要求的产品，向组织及其顾客提供信任。采用质量管理体系的组织能对其过程能力和产品质量树立信心，为持续改进提供基础，从而增进顾客和其他相关方满意并使组织成功。

内审系统的功能，需要能够满足烟草企业对整个标准执行信息化管理的需求。所以在系统中主要包含内审准则设置、整改要求设置、内审通知、内审问题整改、内审归档和内审查询的功能。

2 内审系统功能设计

根据烟草企业的实际需求，设计了相关的功能模块，包括内审准则设置模块、整改要求模塊、内审通知模块、内审问题整改模块、内审归档模块和内审查询模块。每一个模块的具体功能设计如下。

2.1 内审准则设置

内审准则设置模块管理三大类别（质量管理标准、环境管理标准和职业健康管理标准）的内审准则。内审准则包含编号（不能重复）、类别（质量管理标准、环境管理标准和职业健康管理标准）、说明、创建时间、创建人、最后编辑时间、编辑人、状态（编辑中或者已启用）等。

在本模块中，可以按照准则类别、创建日期、编号、说明等条件进行查询，显示准则列表，并列出编号、创建时间、最后编辑时间、说明等信息。也可以对准则进行增加、修改、删除等操作。因为各项准则是内审的依据，所以准则也需要进行修订，需要提供相关功能去维护准则的状态，包括编辑中、已启动等，但已经使用的准则不能改回建立状态。在删除准则时，不允许删除已经占用或者启动的准则。

2.2 整改要求设置

整改要求模块是将内审的审核结果反馈给被审核方，包括对照的准则内容、存在的问题和可能存在的问题都记录下来。这样被审核对象可以知道如何整改，并且知晓违反了哪些准则和要求。

因为在各种部门的实际工作流程中，问题的种类比较多样，所以该模块需要有较高的自由度，在操作中使用者能够对问题有较大的描述空间。在设计上，界面可能会比较简单，能够固定的内容只有选择涉及的相关准则。所以这个模块的功能可能看起来简单，但是非常重要。

2.3 内审通知

在进行内部审核之前，首先需要通知到审查对象，并且在通知中应该能够详细地通知审核的时间、范围、内容和对象。在这一模块中，需要给审查对象提供详细的信息。信息包括但是不限于内审标题和编号、参照的标准和准则、审核的类型、审核的目的、审核时间、审核的范围和对象，以及相关联的人员信息。对于以上信息，在录入时，需要将系统中已有的相关信息进行选择，审核的要求则需要详细描述，参照的标准和准则需要准确。在整个审核的流程中的人员，也需要记录在其中。因为这个模块记录的信息，是审核的重要部分，其结果可以帮助改正企业管理流程中的问题，也可以证明企业管理的规范化和现代化。

同时，内审通知信息，也需要具备一般信息系统的增删改查等功能，方便信息的读取和修改。因为审核的时候需要参照相关的标准和准则，所以这部分内容必须通过点选完成，而不是手动输入，可以保证信息的准确和严谨。在确认填写的信息无误后，可以发布给相关的用户，通知其在规定时间完成审核流程。

2.4 内审问题整改

在完成审核后，需要将内审的结论反馈给审核对象，特别是对于不符合标准要求的方面，需要提交不符合报告，记录问题，并且提出整改措施，使其在整改后能够符合准则和标准的要求。内审问题整改模块，需要记录审核中发现的不符合标准要求的内容，并且结合标准提出改进措施。所以，在不符合报告中需要记录对审查内容的描述，特别是不符合要求的方面，也要选择不符合的准则、标准名称和条目清单。同时，也要对不符合的部分提出整改意见，让其能够尽快符合相关要求。

内审问题整改也需要对记录的信息实现查询和增加修改功能，作为企业管理的关键信息，提交给管理人员，用于后期数据分析和定期总结。

2.5 内审归档

内审归档模块，负责将内审通知和内审整改通知等内审文档进行归档，方便未来的总结和数据分析。通过选择文档类型，可以查询不同类型的内审文档，也可以设置更多的查询条件。将需要归档的内审文件进行归档操作。

2.6 内审查询

在内审归档模块，同时也实现了内审查询的部分功能，在内审查询模块还需要能够查询其他类型的内审文档和记录，例如内审通知等。另外，在内审查询模块中，不需要归档功能，需要的是内审显示功能，将查询的内审文档显示出来。虽然内审查询模块和内审归档模块部分功能重叠，但是并不能完全地覆盖，所以需要用2个模块去分别实现。

3 系统的实现

本文的面向烟草企业的综合指标管理的内审系统，是对企业进行信息化管理改进，所以系统建立时，需要企业有一定的信息化基础。那么本系统可以建立在现有信息化平台上，或者与企业现有的信息化管理系统结合，对部分数据统一管理，防止企业在信息化建设上出现数据冗余和不一致的情况。

本系统可以独立开发，也可以基于现有系统的架构开发。在实际应用中，人们在某烟草企业中设计并开发了综合指标管理的内审系统。其内审通知模块界面如图2所示。

4 结论

本文针对烟草企业的信息化改造需求，对其内审系统进行信息化升级，将现有的人工审核方式提升为企业信息管理平台的一部分，而且将各个审核的标准和准则集中到一起，大大提高了企业内审的效率，并且审核报告更全面，更易于用户查阅和分析。通过对实际企业的开发和部署，证明了这一系统的可用性和高效性，对烟草行业展开更广泛的信息化、智能化提升有着实际的意义。

参考文献：

[1] 张艮水，郭子国，兰志超，等.数字化管理下的烟草生产管理升级与转型[J].上海轻工业，2023（3）：99-101.

[2] 赵坤.烟草生产企业基于信息化系统的全员全过程全系统设备运维管理探讨[J].中国设备工程，2022（14）：23-25.

[3] 王武林，常建，曹珊.职业健康安全管理体系与烟草企业安全生产标准化融合运行研究[J].中小企业管理与科技，2022（6）：170-172.

[4] 楊钧源.烟草企业安全生产标准化建设实践与思考[J].中国市场，2021（27）：77-78.

[5] 杨钧源.烟草企业安全生产管理信息系统设计与实现[J].中国管理信息化，2021，24（10）：90-91.

[6] 卢建平.浅谈烟草企业安全生产标准化建设[J].科技资讯，2021，19（4）：93-95.

[7] 钟琳，程思军，沈军，等.基于大数据拓扑设计的烟草生产全流程质量智慧追溯系统设计[J].微型电脑应用，2022，38（8）：66-69.

[8] 杨锐.烟草生产企业产销存精益管理研究[D].北京：北京化工大学，2023.

【通联编辑：梁书】