刍议如何管理电力系统档案

张爱贞

【摘要】尽管文档管理是企业发展的基础，但是依然被大部分企业所忽视，电力系统也是如此。本文将结合当今社会里电力系统企业对于档案管理中存在的一些问题进行说明，并进一步讨论如何提升电力系统企业档案管理的水平。

【关键词】电力系统；档案管理

随着社会的不断进步，人口素质的不断提高，越来越多的人已经开始意识到良好的档案管理，有利于企业的平稳发展。电力系统的档案包括原始数据设计规划和电力的生产信息，具有极强的系统性、缜密性和科学性，多年累积的电力系统档案可以推进整个行业的发展，但是，在目前的电力系统档案的实际工作中存在着一些不容忽视的问题，值得关注。

一、电力系统档案管理的重要性

电力系统行业具有极强的技术性和科学性，这直接导致了电力系统档案是极为繁琐和复杂的，因此档案管理工作十分艰巨。首先，电力系统的档案记载着企业发展的原始数据，而电力行业的快速发展，正是建立在这些原始数据的基础之上的；其次，电力系统的档案记录着各个地区电力的生产和供求信息，电力企业每年都会提前对于其管控地区的电力需求进行合理的预测，然后根据预测的结果安排明天的生产计划，在电力系统档案数据的支持下，企业对于用户用电量需求的预测将更为准确，而电力生产计划也更为周详。

二、目前电力系统档案管理的现状

（一）从业人员素质低且变动频繁

根据电力行业的特点，企业在招收电力系统从业人员时，往往会挑选那些电力专业的毕业生，他们有着较强的电力系统专业知识，但是对于文档管理是初学乍练十分陌生的。而电力企业往往会安排那些年迈、多病的员工到档案管理岗位，这些员工只有电力方面的专业知识，对于文档管理毫无经验，再加上年龄较大，接受新鲜事物的能力较差，在实际工作中经常会出错，导致电力系统档案管理工作出现混乱。在这样的混乱局面出现多年之后，反而在人们的潜意识里已经将文档管理工作岗位默认为一个“闲职”、一个养老的地方，在个别电力系统企业，甚至会出现企业领导将个人的亲属安排在档案管理岗位进行过度，待时机成熟之时，立刻将其调离。而档案管理工作本身是一项极为复杂、繁重且责任重大的工作，将在岗的工作人员在未进行工作交接的情况下立即调离，对于新接手的人来说是极为困难的，如果新接手的员工是一个毫无档案管理工作经验的新人，是极有可能在未来的工作出现档案遗失或档案混乱的情况的，进而给企业带来不必要的损失。

（二）企业领导重视不足

在当前的电力系统企业之中，仍存在个别领导轻视对于电力系统档案的管理，将全部的精力投入到生产建设之中。在他们看来，档案管理是一项十分独立的工作，文档资料只不过是废纸一堆，毫无使用价值。因此，企业的档案管理制度松散，毫无约束性。

（三）档案管理投入不够

在企业领导对于档案管理工作不够重视的情况下，企业自然不会为档案管理工作给予更多的资本投入。但是随着企业的不断发展，所形成的档案也越来越多，现有的档案室已无法容纳更多的档案，同时，档案室已多年未更新防虫措施，大量珍贵的文档存在被虫食的隐患。

三、解决电力系统档案管理工作中出现问题的措施

（一）提高从业人员素質

在电力系统企业进行人员招聘时，不应只招聘电力系统专业的人员，应该考虑到档案管理工作的实际需要，招聘一些档案管理方面的人才，并对其进行必要的岗位专业培训。在选择档案管理从业人员时，应充分考虑到档案管理工作的重要性，选择工作能力强的人，以应付档案管理繁重的工作；选择业务能力强的人，以应付电力系统档案的复杂性；选择有耐性并抗压能力强的人，以应付档案管理工作带来的巨大压力。由此可见，档案管理工作是一项十分艰巨的工作，而档案管理的从业人员要求也是极高的。

（二）提高企业领导的重视程度

要用事实来转变企业领导过去错误的思想，经过不断的说明情况，培养其档案管理意识，从根本上改变领导对于档案管理工作的态度。在实现这个初步目标之后，要组织企业的领导班子，结合企业的实际情况和电力系统档案工作的特殊性，制定出一个严谨的档案工作管理规定，并要求档案管理从业人员严格按照管理规定的内容进行工作，同时，在企业员工到档案室借阅资料时，也必须严格执行档案管理规定，避免了因为员工借阅而遗失档案情况的发生，以保证档案管理工作有序进行。

（三）加大对于档案管理工作的力度

在改变企业领导对于档案管理工作态度的情况下，要加大企业对于档案管理工作的投入。首先，要扩大档案室的空间，以满足日益增多的文档存放；然后，采购档案管理工作所需要的硬件设施，将老旧失修的替换掉，并增加防虫措施，防止文档被虫食；最后，要提高档案管理工作人员的薪酬待遇，在端正了对于档案管理工作的态度后，明确了档案管理工作实际上是十分艰巨的，在提高了对于档案管理工作要求的同时，也应该适当的增加档案管理从业人员的薪金。

（四）结合现代化技术提高档案管理水平

随着科学技术的不断进步，现代化信息技术应该为工作和生活提供了很多的便利。电力系统的文档工作在现代化信息技术的支持下，可以实现快速提升工作水平的目标。例如，可以将纸质的文档转换为电子版文档，既为档案的存放节省了空间，同时也避免了文档被虫食的情况。同时，利用最新的文档管理软件，档案管理人员可以文档分类更为细化，为将来查找文档提供的极大的便利。

四、结论

电力系统档案是十分重要的，各电力系统企业应加大对于档案管理的力度。不但要将工作能力强、责任心强并有耐性的员工安排在档案管理的工作岗位；而且要加大对于档案管理的投入，提升档案管理的硬件设施，为档案管理工作的顺利开展打下良好的基础；同时，要加强思想教育工作，为档案管理的从业人员灌输其工作的重要性，加强其使命感。尽管要搞好电力系统的档案工作是一项十分艰巨的任务，有大量的工作需要安排，困难重重，但是只要企业能够坚定信心，由企业领导带头，上下一心，就一定可以管理好电力系统的档案，并为企业的平稳发展奠定坚实的基础。

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